Chuyển Đổi Số Ngành Bán Lẻ: Nhật Bản Đã Thành Công Như Thế Nào

Chuyển đổi số (DX) đã và đang trở thành xu thế tất yếu trên toàn thế giới, bất kể tính chất ngành nghề. Tuy nhiên, hiện nay không có nhiều doanh nghiệp thành công trong việc chuyển đổi. Đặc biệt tại thị trường Việt Nam, ngành thương mại, bao gồm thương mại điện tử có xu hướng tăng trưởng vượt bậc. Các cửa hàng thương mại tại đây tăng nhanh về số lượng và quy mô. Bên cạnh đó, hành vi của người tiêu dùng cũng dần thay đổi, hòa chung với xu thế chuyển đổi số.

Trái ngược với bức tranh phát triển tích cực của một số doanh nghiệp bán lẻ, thì vẫn tồn tại một số tên tuổi đang bị đuối sức trong cuộc đua DX và dần bị bỏ lại đằng sau.

Cuộc đua chuyển đổi số đang dần định hình

Khác với thị trường Việt Nam, Nhật Bản là một trong những tên tuổi thành công từ sớm trong việc cung cấp hệ thống và quy trình vận hành trơn tru giữa các chuỗi cửa hàng.

FieldCheck đã nghiên cứu cách doanh nghiệp bán lẻ Nhật Bản tạo nên thành công trong bán lẻ với DX trong bài viết hôm nay. Chúng tôi sẽ đưa ra một số câu hỏi để bạn có thể tự vấn để có rút ra được thông tin hữu ích dành cho việc kinh doanh bán lẻ của mình.

Câu Hỏi 1: Nhân Viên Cửa Hàng Của Bạn Có Phát Huy Tối Đa Hiệu Suất Làm Việc?

Ở Việt Nam, có trường hợp nhân viên cửa hàng chán nản, ít chú tâm đến nhiệm vụ của mình. Thiếu sự chia sẻ thông tin giữa trụ sở chính và các cửa hàng. Cửa hàng bỏ sót thông tin sản phẩm/khuyến mại trong khi trụ sở chính không hiểu chuyện gì đang diễn ra tại mỗi cửa hàng.

Ở Việt Nam, có nhiều trường hợp nhân viên cửa hàng thường có xu hướng và tinh thần làm việc chán nản và ít chú tâm đến nhiệm vụ của mình. Không những vậy, việc trao đổi thông tin giữa bộ phận quản lý, văn phòng với nhân viên cửa hàng cũng còn hạn chế, ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu suất hoạt động tại các cửa hàng.

Một trong những vấn đề liên quan đến năng suất làm việc của nhân viên bán hàng tại cửa hàng là nhân viên thường bỏ sót các thông tin sản phẩm mới/khuyến mãi được đề ra từ trụ sở chính. Trong khi đó, các nhân viên back-office cũng không nắm được việc triển khai các chương trình khuyến mãi hay ra mắt tại các cửa hàng diễn ra như thế này.

Ở Việt Nam, nhân viên bán hàng tại cửa hàng thường xuyên bỏ sót thông tin từ trụ sở

Chính vì tính không hiệu quả trong giao tiếp nội bộ của các doanh nghiệp bán lẻ dẫn đến một số rủi ro nhất định như (1) kết quả nhiệm vụ không khả quan, (2) mất mát sản phẩm, tồn kho, (3) mất chi phí cơ hội từ những khách hàng tiềm năng do chất lượng phục vụ không tốt tại cửa hàng hay do không cung cấp đủ lượng hàng nhất định tại cửa hàng.

Một vấn đề nữa đó chính là việc thiếu kiến thức về sản phẩm, khả năng phục vụ khách hàng của nhân viên cửa hàng. Một số doanh nghiệp bán lẻ còn chưa tập trung đào tạo kỹ năng cho các nhân viên của mình, ảnh hưởng đến chất lượng phục vụ khách hàng tại các cửa hàng.

Bên cạnh đó, tại thị trường Việt Nam, nhân viên cửa hàng vẫn chưa thể phát huy được khả năng làm việc của mình. Mô hình làm việc PDCA không được hoàn thiện do nhiều yếu tố tác động.

Ví dụ, nhân viên cửa hàng có xu hướng cố gắng đối phó với sự giám sát và quản lý từ cấp trên mà không định làm việc để đạt được kết quả tốt hơn.

Nhiệm vụ báo cáo công việc hằng ngày chỉ thuần để báo cáo, hoàn thành công việc, không đưa ra được các xu hướng hoạt động tại các cửa hàng, giúp các cấp quản lý có nền tảng đầy đủ để đưa ra các chỉ đạo hành động phù hợp.

Lý Do Tại Sao Nhân Viên Không Làm Việc Hết Sức Mình

Thông thường, khi nhân viên gặp vấn đề với hiệu suất làm việc, đó là do những yếu tố bên ngoài khác dẫn đến những thách thức mà người quản lý có thể giải quyết rõ ràng như là:

Thiếu hỗ trợ và nguồn lực
Không có các mục tiêu hiệu suất có thể đo lường được
Hiểu sai về tầm nhìn tổ chức
Không đủ cơ hội phát triển
Công việc và đào tạo kỹ năng không phù hợp
Xung đột giữa các thành viên trong nhóm
Ít cơ hội hợp tác giữa các nhóm

Các yếu tố kể trên nằm ngoài kiểm soát của nhân viên. Chính vì vậy, các cấp quản lý cần đối mặt với việc thay đổi văn hóa cũng như hệ thống quản lý tại nơi làm việc. Mặc dù kiểu chuyển đổi này với doanh nghiệp của bạn là phức tạp, nhưng về lâu dài nó sẽ giúp mang lại hiệu quả bền vững, giúp dẫn dắt tổ chức đi đến thành công.

Bằng cách tái cấu trúc văn hóa tổ chức bao gồm các cơ chế hỗ trợ, cơ hội phản hồi, phát triển chuyên môn, v.v., bạn có thể giúp nhân viên gắn kết với công việc của họ và đạt được các mục tiêu mà bạn đặt ra cho họ.

Cách Các Nhà Bán Lẻ Nhật Bản Kiến Tạo Nên Thành Công Với DX

Một trong những đặc điểm chung của ngành bán lẻ tại Nhật Bản là các cửa hàng đều triển khai dùng hệ thống để cải thiện việc giao tiếp giữa bộ phận hành chính văn phòng và bộ phận tại cửa hàng. Xu hướng này bắt đầu từ thương hiệu Uniqlo và mở rộng ra các nhãn hàng khác.

#1. Quản Lý Cửa Hàng Được Giao Nhiều Trách Nhiệm Hơn

Tại Nhật Bản, quản lý cửa hàng được giao nhiều trách nhiệm hơn với tư cách là nhân sự chính để duy trì hoạt động kinh doanh tại cửa hàng. Có 3 trách nhiệm chính dễ dàng nhận thấy trong hoạt động của các cửa hàng thời trang Nhật Bản.

Thông tin cần thiết được truyền đạt đầy đủ. Quản lý cửa hàng có thể nắm bắt những gì họ cần chuẩn bị để tối đa hóa cửa hàng.
Nhiều tương tác hơn giữa trụ sở chính và cửa hàng. Các cửa hàng, trụ sở chính và người giám sát thường xuyên thảo luận tốt với nhau dựa trên dữ liệu và thông tin chung.
Các hoạt động được tiêu chuẩn hóa trên khắp các cửa hàng để các bên liên quan so sánh và tham khảo các ví dụ về cửa hàng tốt.

Ngoài ra còn có nhiều cơ hội học tập cho cả quản lý và nhân viên trong ngành thời trang tại Nhật Bản.

Tại Nhật Bản, quản lý cửa hàng được giao nhiều trách nhiệm hơn

#2. Giao Tiếp Hiệu Quả Giữa Trụ Sở Chính Và Nhân Viên Cửa Hàng

Có nhiều thông tin liên lạc được trao đổi thường xuyên và liên tục, tăng tính hiệu quả trong việc giao tiếp giữa trụ sở chính và các cửa hàng, phục vụ cho việc tăng tốc hiệu suất làm việc của các bên.

Bạn có thể dễ dàng kiểm tra quy trình sau để xem cách giao tiếp giữa trụ sở chính và nhân viên cửa hàng trong các doanh nghiệp bán lẻ thời trang Nhật Bản.

Giải Pháp Dựa Trên Cách Thức Hoạt Động Của Cửa Hàng Thời Trang Nhật Bản

Được truyền cảm hứng từ các doanh nghiệp bán lẻ thời trang Nhật Bản, FieldCheck đã phát triển nền tảng một cửa hàng để hỗ trợ các nhà bán lẻ và chủ doanh nghiệp, bao gồm thương mại điện tử quản lý hoạt động điều hành của họ dễ dàng và hiệu quả hơn.

Chúng tôi đã phát triển một loạt các tính năng như danh sách kiểm tra kỹ thuật số, quản lý vị trí, phân tích thời gian thực, quản lý sự cố, thời gian nghỉ phép, v.v.

#1. Sử Dụng Dữ Liệu Để Tăng Cường Giao Tiếp Trong Cửa Hàng

Các doanh nghiệp thời trang Nhật Bản tự hào về sự giao tiếp hiệu quả và sâu sắc hơn giữa trụ sở chính và từng cửa hàng để tối đa hóa tiềm năng của cửa hàng. Với FieldCheck, nhân viên cửa hàng và quản lý có thể chia sẻ những nội dung sau:

Chia Sẻ Thông Tin

Chia sẻ những thông tin cần thiết với cửa hàng trưởng là điều rất cơ bản để họ hiểu nhiệm vụ và chịu trách nhiệm

Tin tức: Nhận sản phẩm hoặc thông tin khuyến mại kịp thời/Xem bất cứ lúc nào để kích hoạt kế hoạch của họ
Học hỏi: Cơ hội học hỏi những điều thúc đẩy họ hoạt động tốt hơn (kỹ năng sản phẩm, mục tiêu của công ty và kỹ năng mềm)
Tăng tính minh bạch: Giúp minh bạch hóa kết quả về hiệu suất làm việc của nhân viên, giúp nhân viên nắm rõ kết quả của công việc của mình.

FieldCheck giúp chia sẻ thông tin dễ dàng

Yêu Cầu Công Việc

Hoạt động theo định hướng nhiệm vụ và thu thập dữ liệu hiệu quả giúp minh bạch thông tin và hiểu rõ hơn về doanh nghiệp. Giám sát viên của cửa hàng yêu cầu báo cáo thường xuyên từ cửa hàng đến mặt tiền cửa hàng chính tốt nhất, bao gồm các nhiệm vụ báo cáo, khảo sát và danh sách việc cần làm.

Danh sách việc cần làm (Checklist): Danh sách việc cần làm nhất quán để duy trì chất lượng cửa hàng nhằm tạo ra cửa hàng hoàn hảo.
Báo cáo/khảo sát: Báo cáo thường xuyên để cập nhật tình hình hoạt động của cửa hàng và các vấn đề họ gặp phải. Thu thập phản hồi cho các hoạt động của HQ (thu thập ý kiến của quản lý cửa hàng)
Phân tích: Cơ hội để xem các nội dung gửi từ các cửa hàng để cải thiện

Các tính năng báo cáo, phân tích, danh sách công việc

Đánh Giá

Các hoạt động của cửa hàng vật lý và cửa hàng trên sàn thương mại điện tử sẽ trở nên rõ ràng hơn nhờ dữ liệu. Những phân tích, đánh giá của các nhà quản lý sẽ giúp tìm ra những tài năng và đưa ra những lời khuyên để công ty hoạt động tốt hơn.

Đánh giá: Đánh giá hiệu suất của cửa hàng không chỉ từ doanh số bán hàng mà còn các KPI khác và các nhiệm vụ/báo cáo đã gửi.
Kiểm tra hiệu suất làm việc: Xác nhận việc nhận thông tin, giúp nắm được những nhân viên không phản hồi với thông tin
Khen thưởng: Khen thưởng cho những người có đóng góp tốt, để khuyến khích công việc của họ và là một phần tạo động lực cho nhân viên.

#2. Nhiệm Vụ Kiểm Tra Linh Hoạt Trong Một Ứng Dụng

FieldCheck cung cấp phân bổ nhiệm vụ nhất quán giữa tất cả các nhân viên cửa hàng. Có một số tính năng chính như sau có thể giúp người dùng thực hiện tốt nhất công việc quản lý.

Đếm hàng tồn kho
Kiểm tra SKU/Giá (có mã vạch)
Kiểm tra hàng hóa
Báo cáo sự cố (ảnh)

#3. Audit Cửa Hàng Thông Minh

Danh sách kiểm tra kỹ thuật số tại hiện trường cho mục đích đo lường chất lượng bán lẻ, v.v.

Tính năng tính điểm cho việc triển khai của từng cửa hàng giúp việc đánh giá hiệu suất làm việc của cửa hàng trở nên dễ dàng và rõ ràng hơn.

Khi có bất kỳ vấn đề gì phát sinh trong quá trình audit, các giám sát viên có thể trực tiếp để lại lời nhắn trên ứng dụng hay chụp ảnh để tăng độ chính xác cho việc chấm điểm của mình.

Tính năng audit cửa hàng thông minh

#4. Phân Tích Theo Thời Gian Thực Tạo Điều Kiện Cho Các Quyết Định Hành Động Nhanh Chóng

Khi kinh doanh cửa hàng, rủi ro về mất khả năng sinh lời trong quá trình vận hành cửa hàng đều tồn tại. Vấn đề đặt ra chủ yếu là làm thế nào để có thể giảm thiểu tổn thất tại các cửa hàng của bạn xuống mức tối thiểu.

Để làm được điều đó thì các cấp quản lý cần nắm bắt được tình hình hoạt động của từng cửa hàng, có cái nhìn bao quát về chất lượng hoạt động của các cửa hàng, và đánh giá được xu hướng hoạt động tại đây.

Một trong những công cụ hữu hiệu phục vụ cho mục đích trên đó chính là các phân tích thống kê. Các con số được thống kê tự động từ các nhiệm vụ của nhân viên cửa hàng có thể nói lên được chất lượng hoạt động của các đơn vị này ra sao.

Ngoài ra, cơ chế dựa trên thời gian thực giúp các con số trở nên minh bạch hơn, đồng thời giúp các cấp quản lý có thể đưa ra được các quyết định nhanh chóng, và dựa trên được các số liệu thực tế, giảm thiểu tính chủ quan trong các quyết định của mình.

Phân tích theo thời gian thực

Nếu bạn quan tâm đến giải pháp retail audit, vui lòng liên hệ với chúng tôi:

LIÊN HỆ NGAY

Phương Pháp Khác Để Tối Đa Hóa Năng Suất Của Nhân Viên

Bên cạnh các phương pháp được đề cập ở trên mà các doanh nghiệp bán lẻ Nhật Bản áp dụng, còn có các phương pháp khác có khả năng tối đa hóa năng suất của nhân viên.

1. Phân Tích Số Liệu Hiệu Suất

Một trong những khó khăn khi quản lý hiệu suất của nhân viên là khi cấp quản lý không nhận ra các điểm nghẽn trong quy trình làm việc tại công ty.

Để hiểu rõ hơn về nhân viên của mình, bạn có thể triển khai phân tích số liệu về hiệu suất làm việc của nhân viên một cách thường xuyên và đều đặn.

Bằng cách này, bạn sẽ hiểu rõ thêm về nguyên nhân tại sao nhân viên của mình không hoàn thành được mục tiêu và phát huy tiềm năng của mình trong công việc.

Ngoài ra, bạn cũng có thể tổ chức đánh giá hiệu suất để tìm ra nguyên nhân sau các chỉ số hiệu suất. Khi biết được nguyên nhân, bạn sẽ có thể xây dựng được hệ thống với các mục tiêu rõ ràng. Từ đó, bạn sẽ có thể hỗ trợ nhân viên của mình tốt hơn.

#2. Tập Trung Vào Mục Tiêu

Khi nhân viên có kỳ vọng rõ ràng, họ sẽ có thể tập trung và định hướng rõ ràng cách thức cần làm để đạt được những kỳ vọng đó.

Để làm được điều này, bạn sẽ cần thiết lập mục tiêu rõ ràng để nhân viên hiểu rõ hơn về vai trò và trách nhiệm của bản thân để đáp ứng với sứ mệnh của công ty.

Ngoài ra, bản đồ quy trình công việc nhóm trực quan bằng hình ảnh cũng sẽ giúp nhân viên của bạn hình dung được cách các nhiệm vụ được kết nối và phục vụ với mục tiêu cuối cùng của tổ chức là như thế nào?

Bằng cách duy trì định hướng mục tiêu đúng đắn trong các nhóm, cấp quản lý có thể dễ dàng đo lường khả năng đạt KPI của nhân viên. Ngoài ra, điều này còn giúp hỗ trợ kịp thời theo thời gian thực bất cứ khi nào cần thiết.

#3. Giao Tiếp Có Mục Đích

Các cấp quản lý giao tiếp không tốt có thể dẫn đến sự bối rối trong nhân viên và khiến họ trở nên mất kết nối với vai trò của mình. Chính vì vậy, để có thể tránh được vấn đề này, bạn sẽ cần thực hiện giải pháp giao tiếp hiệu quả trong môi trường làm việc.

Khi nhân viên của bạn có thể hiểu rõ nhiệm vụ, công việc và mục tiêu của chúng, khả năng đạt KPI của nhân viên sẽ được cải thiện đáng kể.

Để làm được điều đó, bạn sẽ cần tạo được mô tả công việc với KPI rõ ràng, điều này sẽ giúp nhân viên nắm rõ được mình sẽ cần phải làm như thế hay tổ chức công việc của mình tốt hơn.

Lời Kết

Tóm lại, điều làm nên sự khác biệt của ngành bán lẻ Nhật Bản so với các thị trường khác là sự ứng dụng công nghệ trong việc vận hành của mình nhanh chóng và linh hoạt.

Từ bước tạo lập nhiệm vụ, giao nhiệm vụ, trao quyền cho nhân viên, trao đổi thông tin, audit, và phân tích theo thời gian thực, giải pháp số như sản phẩm SaaS từ FieldCheck đều được ứng dụng một cách đồng bộ, tăng tính nhất quán trong mọi hoạt động của cửa hàng và bộ phận văn phòng. Tất cả những yếu tố này đã góp phần kiến tạo nên sự thành công trong bán lẻ của thị trường này.

Thay vì sử dụng các phương pháp truyền thống để thực hiện các nhiệm vụ như danh sách kiểm tra trên giấy hoặc quản lý dựa trên bảng tính, các giải pháp được hỗ trợ bởi công nghệ như sản phẩm SaaS sẽ tạo ra quy trình làm việc được tiêu chuẩn hóa trong các hoạt động của nhà bán lẻ.