5 Ưu Thế Vượt Trội Của Phần Mềm Quản Lý Chuỗi Cửa Hàng Bán Lẻ
Mô hình kinh doanh chuỗi cửa hàng bán lẻ có khá nhiều ưu điểm phù hợp với nhu cầu tiêu dùng của đại đa số người dân Việt Nam hiện nay. Chính vì thế, thị trường bán lẻ ngày càng phát triển nhanh chóng trong những năm gần đây, đòi hỏi các doanh nghiệp bán lẻ cần thay đổi tư duy kinh doanh để có thể duy trì khả năng cạnh tranh và đứng vững trên thị trường.
Một trong những giải pháp hữu hiệu nhất đó là áp dụng công nghệ, phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng vào trong các vấn đề quản trị, vận hành hệ thống, quản lý con người, v.v.
Trong bài viết hôm nay, hãy cùng FieldCheck tìm hiểu những khó khăn xoay quanh vấn đề quản lý, nhược điểm của cách quản lý truyền thống, và lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng, trước khi tham khảo danh sách các phần mềm tốt nhất trên thị trường của chúng tôi.
Những Vấn Đề Làm Các Nhà Quản Lý Chuỗi Đau Đầu
Bên cạnh những lợi ích khi mở rộng quy mô kinh doanh lên chuỗi bán lẻ như tăng độ nhận diện thương hiệu và tiếp cận nhiều khách hàng hơn, một số khó khăn mà các nhà quản lý chuỗi cửa hàng có thể gặp phải bao gồm:
1. Quản Lý Tính Đồng Bộ Trưng Bày Hàng Hóa Ở Mỗi Cửa Hàng
Khi phải quản lý nhiều cửa hàng, một trong những vấn đề đau đầu và khó xử lý nhất đối với một doanh nghiệp chính là hàng hóa.
Theo báo cáo nghiên cứu thị trường, nhà bán lẻ mất trung bình khoảng 7-12% doanh thu mỗi tháng do không kiểm soát tốt hàng hóa và chi phí kinh doanh.
Ngoài yêu cầu quản lý kho hàng chặt chẽ và chuyên nghiệp nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm, doanh nghiệp cũng cần lưu ý đến khía cạnh trưng bày hàng hóa bên trong cửa hàng.
Việc đảm bảo tính nhất quán trong trưng bày sản phẩm ở mỗi chi nhánh cửa hàng khắp các hệ thống ảnh hưởng rất lớn đến việc bán hàng cũng như quyết định mua hàng của người tiêu dùng.
Tuy nhiên, không nhiều doanh nghiệp có thể đồng bộ hóa cách trưng bày tại các cửa hàng trong chuỗi bán lẻ của họ, tức là sắp xếp sản phẩm theo một quy tắc chung giống nhau xuyên suốt các cửa hàng.
Đồng bộ hóa trưng bày tại mỗi điểm bán là vấn đề không dễ quản lý
2. Quản Lý Chấm Công Nhân Viên
Hầu hết nhân sự trong ngành bán lẻ thường là nhân viên thời vụ, làm việc bán thời gian nên thường không có tính gắn bó cao với doanh nghiệp.
Việc quản lý nhân viên tại các cửa hàng bán lẻ chính vì thế gặp không ít bất cập, đặc biệt là vấn đề chấm công và tính lương cho họ. Nhà quản lý khi chấm công cho người lao động cần quan tâm đến hai vấn đề sau:
Quản Lý Check In/Out
Thông thường, các nhân viên bán hàng sẽ thực hiện khai báo giờ đến làm việc (check-in) và giờ tan làm (check-out) để người quản lý có thể tính công dựa trên số giờ làm việc của nhân sự đó theo ngày hoặc tháng. Đối với những nhà quản lý phải giám sát số lượng lớn nhân viên thì việc phải ghi nhận thời gian làm việc của từng nhân viên là cả một vấn đề lớn.
Quản Lý Việc Thay Ca/Đổi Ca
Ngoài quản lý giờ vào làm và tan làm của nhân viên, người quản lý còn phải theo dõi cả ca làm việc của các nhân viên để phân công nhân sự trong trường hợp có nhân viên muốn đổi ca làm cho nhau, hoặc nhờ nhân viên khác làm giùm khi bận việc riêng.
Thế nhưng, không phải lúc nào chủ cửa hàng hoặc người quản lý trực tiếp cũng có mặt thường xuyên tại cửa hàng và quản lý một nơi duy nhất. Điều này dẫn đến một số nhân viên sẽ trốn làm đi ra ngoài, nghỉ ca hoặc đổi ca mà không thông báo với ai. Những lúc như vậy, sẽ rất khó cho doanh nghiệp trong việc quản lý nhân viên của mình, thậm chí không thể tránh khỏi những sự cố và mất mát đáng tiếc có khả năng xảy ra.
Bất cứ mô hình kinh doanh nào cũng cần quản lý chấm công nhân viên một cách hiệu quả
3. Quản Lý Hàng Tồn Kho, Hàng Sắp Hết Hạn Sử Dụng
Trong một cửa hàng, hàng tồn kho bao giờ cũng được lưu trữ và bảo quản ngay tại bên trong nhà kho của cửa hàng. Đây cũng là nơi có giá trị lớn nhất - chiếm gần một nửa tổng giá trị tài sản của một doanh nghiệp.
Việc quản lý hàng tồn kho giúp doanh nghiệp có thể nắm bắt kịp thời tình hình kinh doanh của cửa hàng (doanh thu), chất lượng sản phẩm, và số lượng hàng còn lại trong kho. Đối với ngành hàng thực phẩm - ăn uống, doanh nghiệp phải thường xuyên tổ chức kiểm tra và đánh giá chất lượng hàng tồn kho, để có thể xử lý những sản phẩm sắp hết hạn sử dụng hoặc tìm cách tiêu thụ những mặt hàng này nhanh chóng.
Quản lý tồn kho cửa hàng
Tất nhiên, là quản lý của một chuỗi cửa hàng đồng nghĩa với việc bạn phải kiểm tra kho hàng của nhiều cửa hàng khác nhau, cũng như giải quyết rất nhiều các vấn đề phát sinh khác liên quan đến quá trình xuất - nhập hàng hóa, quá trình giao nhận hàng, v.v. Với số lượng công việc lớn như vậy, nếu không có công cụ hỗ trợ, chắc chắn sẽ là một nhiệm vụ không hề đơn giản dành cho các nhà quản lý.
Xem thêm : Hướng Dẫn Các Bước Sử Dụng Hệ Thống Quản Lý Hàng Tồn Kho
4. Quản Lý Doanh Thu
Quản lý doanh thu là một vấn đề thường gặp khi chủ doanh nghiệp bán lẻ mở rộng quy mô kinh doanh. Khi số lượng cửa hàng tăng, nhà quản lý chắc hẳn sẽ gặp khó khăn trong quá trình kiểm soát và đánh giá tình hình kinh doanh một cách chính xác nếu chỉ điều hành theo cách thông thường.
Việc tính toán và ghi chép sổ sách sẽ khiến bạn không còn nhiều thời gian để kiểm soát tốt các vấn đề tài chính của công ty như quản lý tài sản, tổng doanh thu bán hàng, tình hình lợi nhuận giữa các chi nhánh, hay đánh giá hiệu quả đầu tư. Các báo cáo tài chính cũng là một vấn đề khá đau đầu mà bất cứ nhà quản lý nào cũng phải đối diện mỗi ngày.
5. Quản Lý Hư Hỏng Trang Thiết Bị Để Kịp Thời Khắc Phục
Việc thường xuyên theo dõi cơ sở vật chất và sửa chữa kịp thời khi thiết bị tại cửa hàng gặp vấn đề là điều tất yếu giúp cho cửa hàng duy trì được hiệu suất kinh doanh cũng như giảm thiểu các rủi ro. Bất kể sự cố ngừng hoạt động nào xảy ra trong quá trình vận hành cửa hàng, dù là trong một thời gian ngắn, cũng có thể dẫn đến tổn thất không đáng có cho doanh nghiệp.
Quản lý trang thiết bị của cửa hàng là hoàn toàn phù hợp và thậm chí còn được ưu tiên áp dụng đối với một số mặt hàng. Một số mặt hàng khác sẽ yêu cầu hình thức bảo trì bảo dưỡng và chăm sóc thường xuyên. Nếu không có sự trợ giúp của phần mềm để quản lý và theo dõi thì công việc này sẽ tốn khá nhiều nhân lực và tài chính của doanh nghiệp.
Quản lý hư hỏng thiết bị trong cửa hàng để kịp thời khắc phục là vấn đề cần được quan tâm
6. Quản Lý Chất Lượng Nguồn Hàng
Một số người tiêu dùng có thói quen nghiên cứu và tìm hiểu nguồn gốc của sản phẩm trước khi mua hàng. Chính vì thế, việc đảm bảo chất lượng và nguồn gốc của mặt hàng mà doanh nghiệp cung cấp là điều vô cùng cần thiết.
Tuy nhiên, trên thực tế, nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa là một trong những thách thức không hề nhỏ mà đa số các chủ cửa hàng sẽ gặp phải khi hoạt động kinh doanh chính là. Vì một loại hàng hóa có thể đến từ nhiều nơi khác nhau và được sản xuất bởi nhiều nhà sản xuất khác nhau, và cũng không dễ để có được một nguồn hàng ổn định.
Chất lượng dịch vụ của cửa hàng có thể sẽ giảm sút nghiêm trọng do việc kiểm soát chất lượng nguồn đầu vào kém. Người quản lý cần dành ra nhiều thời gian và công sức để kiểm tra một lượng hàng hóa khá lớn được nhập vào các cửa hàng theo định kỳ.
Bên cạnh đó, cũng phải tìm hiểu kỹ hơn về quy trình sản xuất để có thể đáp ứng được yêu cầu khắt khe của thị trường cũng như có được nguồn hàng tạp hóa chất lượng cao.
Download miễn phí E-book: Quản Lý Vận Hành Chuỗi Bán Lẻ Trong Kỷ Nguyên Số
Các Phương Pháp Quản Lý Truyền Thống Và Những Bất Cập
1. Quản Lý Bằng Giấy Tờ, Sổ Sách
Đối với các doanh nghiệp nhỏ với nguồn lực hạn chế, sổ sách và giấy tờ là hai công cụ quản lý khá phổ biến. Phương pháp quản lý này chủ yếu liên quan đến việc ghi chép thông tin và giao nhiệm vụ trên giấy.
Mặc dù việc sử dụng sổ sách để quản lý kinh doanh là một phương án không tốn nhiều tiền, nhưng nó tương đối linh hoạt khi cho phép người ghi chép thêm hoặc bớt nội dung dựa trên nhu cầu cá nhân và có thể dễ dàng mang theo bên mình, chỉ cần có giấy và bút mà không yêu cầu thêm thiết bị nào khác.
Tuy nhiên một điểm hạn chế rõ rệt của phương pháp truyền thống này đó là khó khăn khi tra cứu và truy xuất thông tin. Nhà quản lý sẽ khó theo dõi luồng thông tin và lập báo cáo với các số liệu không được đồng bộ.
Ngoài ra, việc sử dụng giấy/ sổ tay không phải là một cách quản lý tối ưu do nó không có tính bảo mật, dẫn đến dễ bị lấy cắp hoặc làm hỏng, làm mất. Trường hợp thông tin cần lưu trữ quá nhiều thì số lượng số sách, tài liệu cũng khá nhiều và khó bảo quản, hoặc quá trình lưu trữ bị ngắt quãng khi phải thay sổ.
Quản lý bằng giấy tờ thường mất thời gian và dễ sai sót
2. Quản Lý Bằng Excel
So với sổ sách kế toán, phần mềm Excel là công cụ quản lý doanh nghiệp miễn phí được nhiều chủ cửa hàng nhỏ ưa thích. Công cụ này rất hữu ích trong việc quản lý cửa hàng với các bảng tính đơn giản và rõ ràng. Người dùng còn có thể xem được biểu đồ và dùng các ô công thức để thể hiện và tính toán chính xác các dữ liệu.
Phần mềm Excel được tích hợp hầu hết trên các thiết bị điện tử, máy vi tính và không yêu cầu bất kỳ nhà phát triển hoặc bất kỳ khoản phí bổ sung nào để sử dụng nó. Công cụ này có thể đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp với giao diện đơn giản, dễ thao tác, và hỗ trợ quản lý chuỗi cửa hàng một cách hiệu quả mà vẫn tiết kiệm chi phí.
Tuy nhiên, Excel có một số nhược điểm như yêu cầu người dùng phải có kiến thức tổng hợp về Excel để sử dụng và thành thạo sử dụng hệ thống các công thức của Excel để có thể áp dụng hợp lý cho cửa hàng của họ.
Hơn nữa, trên Excel không có chức năng phân quyền hạn theo vai trò cho từng cá nhân, chỉ có chia sẻ quyền xem và chỉnh sửa. Điều đó có nghĩa là chủ doanh nghiệp và người quản lý phải tự mình kiểm soát tất cả các tệp, còn khi giao quyền chỉnh sửa cho người khác, dữ liệu dễ bị sửa và xóa nhầm chỗ, và khó mà khôi phục lại dữ liệu.
Với tính bảo mật kém và dễ mất dữ liệu, Excel không phải là công cụ lý tưởng để quản lý doanh nghiệp. Ngoài ra, phần mềm Excel cũng không thể liên kết với bên thứ ba để xử lý các giao dịch tức thời và cũng không thể in các loại hóa đơn. Chủ cửa hàng không theo dõi được tình hình kinh doanh tổng quan thông qua báo cáo bởi Excel không hỗ trợ chức năng này.
Exel là công cụ phổ biến mà nhiều nhà quản lý đang sử dụng tuy nhiên ngày càng bộc lộ nhiều bất cập
Phần Mềm Quản Lý Chuỗi Cửa Hàng - Giải Pháp Toàn Diện Cho Quản Lý Chuỗi Cửa Hàng
Các phần mềm quản lý offline và online trên thị trường hiện nay được xem là giải pháp quản lý nhanh chóng và hiệu quả dành cho các doanh nghiệp bán lẻ, đặc biệt là doanh nghiệp kinh doanh theo chuỗi. Trong đó, phần mềm offline cho phép người dùng cập nhật thường xuyên và chính xác các số liệu mà không phải phụ thuộc vào Internet và tốc độ đường truyền.
Tuy nhiên, các phần mềm offline thường chỉ phát huy ưu điểm trong một thời gian nhất định và do sử dụng mạng nội bộ nên tiềm ẩn nhiều nguy cơ và dễ gặp trục trặc khi hệ điều hành có sự cố. Chưa kể, việc nâng cấp phần mềm cũng gặp khó khăn và yếu tố an toàn dữ liệu cũng không đảm bảo nên chỉ thích hợp với những cửa hàng có quy mô nhỏ, không chi nhánh và có lượng khách hàng vừa phải.
Trong khi đó, phần mềm online đang là xu hướng quản lý mới dành cho những nhà bán lẻ theo chuỗi, thay thế cho các hình thức quản lý truyền thống cũ.
Việc sử dụng phần mềm online để quản lý chuỗi cửa hàng sẽ giúp bạn thiết lập tiêu chuẩn và đồng bộ hoá chất lượng chuỗi cửa hàng nhằm đem lại trải nghiệm tốt nhất tại điểm bán cho các khách hàng của bạn. Từ đó, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu tối đa những sai sót và thất thoát không đáng có.
Giải pháp toàn diện cho quản lý chuỗi cửa hàng
Ngoài nhược điểm duy nhất là chi phí lớn và cần có sự kết nối với Internet, sử dụng phần mềm online là một giải pháp toàn diện cho các nhà quản lý chuỗi cửa hàng vì các lợi ích nổi bật sau đây:
1. Tạm Biệt Sổ Sách Cồng Kềnh, Dễ Sai Sót
Với phần mềm quản lý online dễ dàng cài đặt trên các thiết bị di động (điện thoại, máy tính bảng, laptop), giờ đây mọi hoạt động của cửa hàng đều nằm trong tay bạn. Từ việc theo dõi danh mục sản phẩm, hàng tồn kho, sản lượng bán ra, đến lợi nhuận và vị trí chính xác của từng cửa hàng.
Chỉ qua một vài thao tác, nhà quản lý có thể quản lý nhiều cửa hàng cùng một lúc mà không cần phải đến tận nơi và không phải mang theo nhiều sổ sách cồng kềnh hoặc lưu trữ nhiều tài liệu.
2. Quản Lý Trưng Bày Dễ Dàng
Không đơn giản chỉ là lấp đầy các quầy, kệ tại cửa hàng, quản lý trưng bày sản phẩm còn có tác dụng xây dựng hình ảnh thương hiệu cho doanh nghiệp. Sử dụng phần mềm giúp doanh nghiệp ghi nhận hình ảnh tại cửa hàng theo thời gian thực và cập nhật chính xác dữ liệu về sản phẩm và hàng hóa trưng bày tại cửa hàng.
Nhờ có sự hỗ trợ của phần mềm, nhà quản lý có thể dễ dàng kiểm soát mọi hoạt động trưng bày mọi lúc mọi nơi, đồng thời giải quyết các vấn đề thiệt hại (nếu có) ngay lập tức.
Quản lý trưng bày dễ dàng
3. Kịp Thời Phát Hiện Và Xử Lý Phát Sinh Nhờ Digital Checklist
Kiểm tra và đánh giá cửa hàng đóng vai trò quan trọng trong quá trình vận hành chuỗi cửa hàng, trong đó, digital checklist (danh sách đánh giá online) là tính năng không thể thiếu của một phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng.
Việc sử dụng digital checklist trên các thiết bị di động không những thuận tiện cho quá trình lưu trữ và chia sẻ dữ liệu, mà còn cho phép bạn duy trì quy trình một cách có hệ thống, hiệu quả và rõ ràng trong khi tuân thủ các tiêu chuẩn cao. Các ứng dụng danh sách kiểm tra trên điện thoại di động có thể giúp bạn thu thập dữ liệu nhanh hơn và hiệu quả hơn tại các chi nhánh của cửa hàng và yêu cầu nhân viên của bạn phải có trách nhiệm hơn.
Kịp thời phát hiện sự cố và gửi báo cáo theo thời gian thực
4. Quản Lý Chấm Công Tiện Lợi Và Linh Hoạt Cho Nhân Viên
Các phần mềm online còn tích hợp thêm tính năng quản lý nhân viên như chấm công (hỗ trợ check-in và check-out), tính lương, tính hoa hồng, với hệ thống bảng biểu được trình bày rõ ràng và khoa học.
Ngoài ra, áp dụng phần mềm vào trong quy trình quản lý còn giúp chủ doanh nghiệp nắm bao quát toàn bộ tình hình của nhân viên, cũng như nhìn được năng suất làm việc thông qua doanh số thể hiện trên hệ thống. Từ đó, có thể đưa ra chính sách khen thưởng hợp lý hoặc có kế hoạch đào tạo nhân sự kịp thời.
Quản lý chấm công rõ ràng và trực quan. Linh hoạt cho nhân viên
5. Kiểm Soát Hàng Tồn Hiệu Quả
Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng còn hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát được kho hàng. Theo đó, người quản lý có thể nhận biết được mặt hàng nào còn tồn nhiều và cần tiêu thụ trước, đồng thời, cũng nắm được những mặt hàng có nhu cầu cao và cần nhập về thêm thông qua chức năng theo dõi hàng tồn kho và báo động mức tồn kho tối thiểu.
