Retail Auditing Như Thế Nào Là Tốt Nhất Trong Thời Đại Số?
Retail auditing hay kiểm soát bán lẻ hiệu quả sẽ giúp các nhà quản trị quản lý việc kinh doanh của mình tốt hơn. Tuy nhiên, câu hỏi đặt ra là làm thế nào để tiến hành một cuộc retail auditing chuẩn chỉnh, nhất là trong thời đại số hiện nay. Cùng FieldCheck tìm hiểu trong nội dung sau đây.
Kiểm Soát Bán Lẻ Là Gì Và Lợi Ích?
Kiểm soát bán lẻ (Retail auditing) là hoạt động thu thập dữ liệu quan trọng hay đánh giá liên quan đến sản phẩm, bán hàng, buôn bán, tuân thủ, định giá, điều kiện cửa hàng, thông tin cạnh tranh và nhiều yếu tố khác góp phần vào doanh số bán lẻ. Phương thức này là yếu tố thiết yếu để các thương hiệu và nhà bán lẻ tối ưu hóa hiệu suất trên toàn bộ hoạt động kinh doanh của họ.
Một thương hiệu có thể tiến hành auditing để đảm bảo các sản phẩm của mình phù hợp trong các cửa hàng bán lẻ và các đối tác bán lẻ của mình, đảm bảo tuân thủ đầy đủ các tiêu chuẩn về thương hiệu, bán hàng, định giá và trưng bày sản phẩm.
Retail auditing là quá trình không thể thiếu của các nhà bán lẻ
Nhà bán lẻ có thể tiến hành kiểm tra để có ý tưởng rõ ràng hơn về sản phẩm và thương hiệu nào đang tạo ra doanh thu, cũng như để đo lường các yêu cầu về hàng tồn kho, diện mạo cửa hàng và hiệu suất của nhân viên.
Retail auditing toàn diện sẽ nắm bắt các điểm dữ liệu chính ảnh hưởng đến thành công bán lẻ. Điều quan trọng cần lưu ý là kiểm toán bán lẻ không nhất thiết phải thu thập khối lượng dữ liệu. Kiểm toán chất lượng nắm bắt đúng dữ liệu – thông tin tình báo bán lẻ có liên quan trực tiếp đến một thương hiệu hoặc doanh nghiệp bán lẻ cụ thể.
Mục tiêu của kiểm tra là biến dữ liệu bán lẻ có liên quan này thành thông tin chi tiết về bán lẻ có thể hành động để đưa ra các quyết định kinh doanh có tính toán và tự tin.
Các điểm dữ liệu chính thu được trong retail auditing có thể bao gồm:
- Khối lượng bán sản phẩm hoặc thương hiệu
- Điều kiện cửa hàng
- Bán hàng/Trưng bày sản phẩm
- Định giá sản phẩm
- Tình báo cạnh tranh
- Hàng tồn kho/Cổ phiếu
- Hiệu suất đội hiện trường
- Cam kết của khách hàng
Tại Sao Phải Số Hóa Retail Audits?
Thay vì tiếp tục áp dụng các phương pháp truyền thống, các nhà bán lẻ hiện nay đang dần dịch chuyển, hòa nhịp vào làn sóng số. Nguyên nhân đến từ những lợi ích mà giải pháp số mang lại. Cùng tìm hiểu các lý do sau đây:
#1. Giảm Thiểu Đáng Kể Sai Sót Do Con Người
Giải pháp số về store audit giúp loại bỏ sự phụ thuộc vào giấy tờ. Theo cách truyền thống, các đại diện kiểm soát bán lẻ sẽ đến từng cửa hàng để đánh giá chất lượng hoạt động và ghi chép trên giấy, sau đó lưu trữ tài liệu an toàn và bảo mật.
Tuy nhiên, ngày nay, các giải pháp store audits dựa trên đám mây cho phép họ lưu trữ dữ liệu sản phẩm và lượt ghé thăm cửa hàng trên điện thoại, máy tính bảng hoặc thiết bị nào khác. Dữ liệu này được lưu trữ an toàn và chỉ dành cho các bên được ủy quyền.
Không những vậy, thay vì dùng những bảng câu hỏi bằng giấy, các đại diện kiểm tra có thể chọn câu trả lời trong danh sách câu hỏi trên điện thoại hay còn gọi là digital checklist.
Số hóa công việc retail audit giúp giảm thiểu sai sót do con người
#2. Cung Cấp Các Biểu Mẫu Audit Có Thể Tùy Chỉnh Theo Từng Yêu Cầu
Đây là những biểu mẫu câu hỏi kỹ thuật số có khả năng tùy chỉnh, cho phép các thương hiệu và nhà bán lẻ chỉnh sửa việc thu thập và báo cáo dữ liệu theo các yêu cầu cụ thể của họ.
Ngoài ra, phương thức này còn có thể tự động hướng dẫn các nhóm hiện trường trả lời các câu hỏi chính và nhập các chỉ số hiệu suất chính. FieldCheck cung cấp tính năng digital checklist giúp các chủ cửa hàng có thể tạo lập các bảng câu hỏi trên nền tảng số một cách dễ dàng.
Không những vậy, khả năng tùy chỉnh linh hoạt còn giúp các nhà bán lẻ nhanh chóng thay đổi các bảng kiểm tra sao cho phù hợp với tình hình doanh nghiệp.
#3. Cung Cấp Thông Tin Thời Gian Thực Giúp Đưa Ra Quyết Định Nhanh Chóng Và Kịp Thời
Có lẽ lợi thế lớn nhất của các giải pháp kỹ thuật số là tốc độ hay kiểm toán theo thời gian thực. Dữ liệu về cửa hàng và thị trường được thu thập và được tổng hợp ngay lập tức thành các báo cáo tùy chỉnh giúp tiết lộ thông tin chi tiết rõ ràng để cải thiện hoạt động bán lẻ và bán hàng.
Theo đó, các cấp quản trị làm việc tại văn phòng có thể gọi các báo cáo này theo thời gian thực để họ có thể sử dụng thông tin để đưa ra các quyết định bán lẻ sáng suốt và hiệu quả.
#4. Cung Cấp Các Hình Ảnh/Video Chân Thực
Dân gian ta có câu “trăm nghe không bằng một thấy”. Ta có thể thấy được hình ảnh chân thực sẽ mang lại giá trị cao hơn ghi chép bằng chữ.
Đó cũng là lý do tại sao phần mềm retail auditing tốt nhất nên có tính năng chụp ảnh theo thời gian thực. Những bức ảnh này trở thành bằng chứng rõ ràng về diện mạo của cửa hàng và sản phẩm, việc tuân thủ bán hàng, tuân thủ trưng bày quảng cáo, hay sử dụng không gian kệ và các yếu tố quan trọng khác dẫn đến việc kinh doanh bán lẻ thành công.
Cung cấp hình ảnh/video chân thực
#5. Số Hóa Dữ Liệu Để Lưu Trữ Và Truy Xuất Dễ Dàng Khi Cần
Như có đề cập ở mục ở trên, các dữ liệu khi được số hóa đều được đồng bộ lên hệ thống thay vì được lưu trữ dưới dạng giấy tờ truyền thống. Phương thức này giúp các nhà bán lẻ có thể yên tâm về vấn đề an toàn thông tin cũng như tránh được sự ảnh hưởng của các yếu tố bên ngoài môi trường.
Ví dụ, các nhà quản lý sẽ yên tâm về các vấn đề hư hỏng do nhiệt độ, độ ẩm hay lem chữ đối với các tài liệu giấy.
Không những vậy, vì các dữ liệu đều được lưu trữ nhờ công nghệ điện toán đám mây, nên chúng có thể được sử dụng mọi lúc mọi nơi chỉ cần có quyền truy cập. Ngoài ra, việc xuất hay tải dữ liệu cũng trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
Phương thức này sẽ thay thế được cách làm truyền thống là tìm đến các tủ đựng tài liệu, dựa vào danh mục được thống kê để tìm kiếm các thông tin cần thiết. Việc sử dụng cách thức này sẽ giúp tiết kiệm được thời gian tìm kiếm cũng như di chuyển đến nơi lưu trữ.
Chỉ với một thiết bị di động, người dùng được cấp quyền có thể truy cập và truy xuất dữ liệu một cách dễ dàng và nhanh chóng.
#6. Giao Tiếp Hiệu Quả Giữa Các Tuyến
Hiện nay, hầu hết mọi người đều dùng các thiết bị thông minh. Phần mềm auditing tận dụng lợi thế này để tăng hiệu quả giao tiếp giữa các tuyến hay phòng ban khác nhau. Dù là cấp quản lý tại văn phòng hay là nhân viên thị trường làm việc tại các cửa hàng, họ đều có thể giao tiếp thuận tiện bằng điện thoại.
Giải pháp cho phép người dùng trao đổi, báo cáo sự cố, và tiếp nhận thông tin liên quan đến công việc ngay trên hệ thống mà không cần sử dụng bất kỳ phần mềm nhắn tin hay gửi email nào khác.
Như bạn có thể thấy, khi mọi thao tác đều có thể thực hiện trên cùng một phần mềm, nhân viên và cấp quản lý sẽ thực hiện các nhiệm vụ của mình dễ dàng và thuận tiện hơn. Chưa kể, quy trình làm việc có thể được nâng cao và trở nên suôn sẻ hơn.
#7. Quản Lý Lộ Trình Và Kiểm Tra Tiến Trình Làm Việc Của Nhân Viên Dễ Dàng
Các giải pháp retail audit toàn diện, chẳng hạn như giải pháp được cung cấp bởi FieldCheck, phần mềm quản lý bán lẻ hàng đầu, có tính năng theo dõi vị trí làm việc để đảm bảo các nhóm nhân viên hiện trường tuân thủ đầy đủ lịch trình ghé thăm các cửa hàng được giao.
Phần mềm theo dõi tiến trình của họ trong ngày để đảm bảo nhân viên làm việc ở đúng địa điểm, thời gian, và thu thập đúng loại dữ liệu.
Quản lý lộ trình nhân viên hiệu quả
Quy Trình Kiểm Tra Bán Lẻ Toàn Diện
Dưới đây là một số bước giúp bạn hiểu rõ cách thức mà hoạt động audit được thực hiện ở mọi khía cạnh của cửa hàng để bạn có thể đạt được vận hành bán lẻ một cách hiệu quả. Hãy tiếp tục đọc để tìm hiểu!
#1. Lên Lịch Trình Thực Hiện Audit
Hãy dành thời gian thích hợp để tiến hành audit (kiểm tra và đánh giá) cửa hàng của bạn. Thời gian lý tưởng là trước khi cửa hàng mở cửa và sau khi đóng cửa.
Thậm chí, bạn cũng có thể thực hiện công việc audit vào những lúc cửa hàng vắng khách, như giữa buổi sáng hay đầu giờ chiều. Việc này còn tùy thuộc vào thời điểm cửa hàng mở cửa các ngày trong tuần và cuối tuần.
Khi lên lịch thời gian cho việc kiểm tra cửa hàng của bạn, có nhiều khía cạnh khác nhau cần được xem xét.
Các quy trình được tổ chức tốt có thể chỉ yêu cầu kiểm tra hàng năm hoặc hàng quý, trong khi các quy trình mới hoặc phức tạp hơn có thể cần phải kiểm tra hàng tháng, nếu không nói là hàng tuần.
Thời gian lý tưởng để thực hiệu retail auditing là trước khi cửa hàng mở cửa và sau khi đóng cửa
#2. Đặt Ra Các Mục Tiêu Rõ Ràng Và Thực Tế
Bạn cần xác định xem mình sẽ thực hiện loại audit nào và lên danh sách những thứ cần kiểm tra và đánh giá trong cửa hàng. Một số loại audit có thể thể đến là kiểm tra vận hành, visual merchandising (bán hàng trực quan), hay đánh giá an toàn của cửa hàng.
Một danh sách câu hỏi khảo sát và các đầu mục trong checklist sẽ là hướng dẫn chỉ đường cho bạn xuyên suốt quá trình audit và tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều. Bạn có thể dễ dàng đánh dấu hoàn thành để bỏ những mục đó ra khỏi danh sách, và biết những hạng mục đã được kiểm và những mục nào chưa hoàn thành.
Ví dụ, khi đánh giá an toàn cho cửa hàng, bạn sẽ phải xem xét những rủi ro tiềm ẩn về điện, nước, máy báo cháy bằng cách đi kiểm tra và ghi chú lại nếu có bất kỳ thiết bị nào có khả năng gây nguy hiểm cho cửa hàng.
Mục tiêu của lần kiểm tra này là để loại bỏ đi những nguy cơ gây cháy nổ, hư hỏng trang thiết bị tại cửa hàng và lên kế hoạch thực hiện sửa chữa kịp thời nhằm đảm bảo môi trường an toàn tốt nhất có thể cho tất cả mọi người.
Chính vì thế, việc có mục tiêu audit rõ ràng ngay từ đầu sẽ giúp bạn tập trung vào vấn đề và tạo ra kết quả như mong đợi. Và cần lưu ý thêm mỗi một loại audit sẽ có các mục tiêu và kết quả khác nhau.
#3. Ghi Lại Những Thứ Cần Thay Đổi
Trong quá trình thực hiện kiểm tra từng đầu mục trong danh sách của bạn, hãy nhớ take note lại các vấn đề cần được cải thiện hoặc thay đổi (nếu có). Việc làm này giúp bạn dễ dàng lên danh sách những hành động và các bước tiếp theo cần phải làm để khắc phục tình hình.
Lấy ví dụ khi bạn đang thực hiện audit đối với bán hàng trực quan. Nếu phát hiện một số mặt hàng ở phía cuối góc cửa hàng bán không được tốt, bạn cần ghi chú lại để di chuyển sản phẩm ra gần cửa ra vào hoặc thay đổi cách trưng bày cho sản phẩm trở nên thu hút và nổi bật hơn.
Ghi lại những thứ cần thay đổi
#4. Phân Công Nhiệm Vụ Cho Nhân Viên Tới Cửa Hàng
Một khi đã xác định được các vấn đề cần phải giải quyết tại cửa hàng, đây là lúc bạn phải báo cáo cho người quản lý và những người chịu trách nhiệm để có sự phân công nhiệm vụ cho hợp lý.
Việc giao nhiệm vụ như thế nào là tùy thuộc vào bạn. Quá trình audit cửa hàng là cơ hội đào tạo hữu ích cho các nhân viên mới. Còn nếu quỹ thời gian eo hẹp không có đủ cho bạn để thử thách nhân viên thì lúc này, những thành viên có nhiều kinh nghiệm hơn sẽ thích hợp để thực hiện các tác vụ này và hoàn thành chúng một cách chúng nhanh chóng mà ít có sai sót.
Trong trường hợp này, công nghệ quản lý các nhiệm vụ của cửa hàng bán lẻ có nhiều tác dụng và có thể mang lại hiệu quả cao trong xử lý công việc.
Việc áp dụng hệ thống và phần mềm vào trong quá trình audit bán lẻ cho phép tất cả các bên liên quan xem được những việc cần thực hiện, theo dõi tiến trình của nhiệm vụ, công việc đã được hoàn tất chưa, và nhận được những phản hồi liên tục nếu có thay đổi xảy ra.
Nhờ vậy mà các cửa hàng có thể đạt được sự tuân thủ trong quá trình vận hành và bán hàng tốt hơn.
#5. Theo Dõi Sát Sao Và Đưa Ra Phản Hồi
Sau một thời gian cho phép nhất định để nhân viên hoàn thành các tác vụ được giao, bạn cần theo dõi và kiểm tra để đảm bảo các thay đổi cần thiết được thực hiện và những sự cải thiện được lên kế hoạch đã được thực hiện.
Nếu tình trạng của cửa hàng vẫn không có bất cứ sự cải thiện nào sau khi cửa hàng đã được thực hiện audit thì đội ngũ tại cửa hàng của bạn có lẽ cần một vài góp ý để làm tốt hơn.
Theo dõi sát sao và đưa ra phản hồi
Kết Luận
Trên đây chúng tôi vừa cung cấp một số thông tin ngắn gọn và đầy đủ nhằm giúp bạn hiểu rõ hơn về kiểm tra và đánh giá cửa hàng bán lẻ với tầm quan trọng và những lợi ích rõ ràng mà một kế hoạch audit tốt có thể mang lại.
Biết cách tiến hành kiểm tra cũng rất cần thiết để cải thiện cửa hàng của bạn bất kể quy mô của chúng có như thế nào. Nếu bạn cần sự hỗ trợ hiệu quả cho một chuỗi cửa hàng đã có uy tín, thì các giải pháp FieldCheck sẽ giúp việc thực hiện đánh giá tuân thủ thông qua thiết bị di động trở nên đơn giản hơn rất nhiều.
Đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để nhận bản demo miễn phí và trải nghiệm danh sách kiểm tra kỹ thuật số của chúng tôi trên tay bạn ngay hôm nay.
Tìm hiểu cách FieldCheck có thể hỗ trợ doanh nghiệp của bạn
