Store Audit: Bí Quyết Quản Lý Cửa Hàng Và Giám Sát Bán Lẻ Hiệu Quả

Nắm bắt những gì đang xảy ra tại cửa hàng của bạn, từ hàng hóa, trưng bày đến tình trạng của cơ sở cửa hàng, v.v. sẽ giúp bạn đưa ra các quyết định cần thiết để thúc đẩy doanh số bán hàng và phát triển bền vững.

Nhưng làm thế nào để làm điều đó? Store audit (giám sát bán lẻ) là câu trả lời dành cho bạn. Để giúp bạn tiến hành kiểm tra cửa hàng hiệu quả hơn, chúng tôi đã nghiên cứu và tổng hợp những thông tin cần thiết trong bài viết hôm nay. Khám phá ngay trong nội dung bài viết sau đây.

quản lý chất lượng cửa hàng bán lẻ

Store audit (giám sát bán lẻ) quan trọng như thế nào?

Tầm Quan Trọng Của Store Audit

Đối với chủ sở hữu cửa hàng, dữ liệu về cửa hàng của họ được lưu trữ trên các bảng tính khác nhau. Nó thường xuyên lỗi thời và không thể được coi là đáng tin cậy và chính xác.

Điều này đặc biệt quan trọng khi các nhà bán lẻ sử dụng nó để phân bổ đúng số lượng nguyên vật liệu cho các cửa hàng. Thông qua giám sát bán lẻ, bạn có thể biết thông tin chi tiết về cửa hàng của mình để thực hiện các hoạt động điều hành một cách tốt hơn.

Tốt nhất là bạn nên biết nhiệm vụ nào đang được tiến hành tại các cửa hàng và chúng có được tiến hành đúng theo như kế hoạch được đề ra hay không.

3 Loại Giám Sát Bán Lẻ (Store Audit)

Bạn có thể thực hiện giám sát bán lẻ theo 3 cách như sau:

Kiểm Tra Trực Tiếp

Auditor (người làm nhiệm vụ kiểm tra) sẽ đến thăm các cửa hàng được chỉ định và đánh giá số lượng phụ kiện và đồ đạc tại địa điểm. Người quản lý tạo bảng câu hỏi để kiểm toán viên hoàn thành tại các cửa hàng, tính toán trong vài tuần dựa trên chi tiết dữ liệu bạn muốn thu thập.

Sau khi bảng câu hỏi đã được quyết định, các đánh giá viên được đào tạo về cách thực hiện đánh giá cửa hàng bán lẻ đúng cách và các cuộc đánh giá kiểm tra được gửi trên một số cửa hàng, mất khoảng một tuần.

Khi bắt đầu đánh giá toàn bộ cửa hàng bán lẻ, đánh giá viên có thể đến khoảng bốn cửa hàng, vì vậy khung thời gian sẽ dựa vào số lượng đánh giá viên và cửa hàng bán lẻ.

Điều đó không có nghĩa là có nhiều kiểm toán viên hơn sẽ tiến hành quy trình kiểm toán nhanh hơn và có thể dẫn đến giảm chất lượng dữ liệu thu thập được.

kiểm tra chất lượng cửa hàng bán lẻ

Auditor kiểm tra trực tiếp tại cửa hàng

Ưu điểm:

Trách nhiệm thuộc về auditor
Đảm bảo số lượng audit được thực hiện
Các thông tin khác, như hình ảnh, được thu thập đầy đủ

Nhược điểm:

Mất thời gian
Chi phí cao nhất
Có thể xảy ra sai sót

Giám Sát Bán Lẻ Trực Tuyến

Auditors sẽ sử dụng các công cụ kiểm tra trực tuyến như FieldCheck để tạo khảo sát và yêu cầu người quản lý khu vực hoặc cửa hàng thực hiện kiểm tra nội bộ.

Đối với đánh giá trực tuyến, FieldCheck giúp đánh giá viên tạo câu hỏi trực tuyến trên hệ thống và cung cấp công cụ giao tiếp cho nhóm thực hiện đánh giá cửa hàng ảo.

FieldCheck thay đổi danh sách kiểm tra trên giấy bằng danh sách kỹ thuật số, cung cấp cho auditor một cách nhanh chóng hơn để tiến hành giám sát bán lẻ mà không lo mất giấy hoặc tổng hợp số liệu từ bảng tính.

Nguyên nhân là vì tất cả các nhiệm vụ đã gửi sẽ được tự động phân tích trên hệ thống để phân tích đồ họa chuyên sâu.

store audits trực tuyến

Store audit trực tuyến

Ưu điểm:

Chi phí thấp nhất
Kết quả nhanh
Các thông tin khác, như hình ảnh, được thu thập đồng thời
Triển khai nhanh

Nhược điểm

Nhân viên có thể không nhận được những gì được yêu cầu
Phụ thuộc vào quản lý khu vực/đồng nghiệp cửa hàng
Độ tin cậy có thể khác nhau

Kiểm Tra Kết Hợp

Loại kiểm tra chất lượng cửa hàng cuối cùng kết hợp hai phương pháp audit cửa hàng trực tiếp và trực tuyến. Chẳng hạn, FieldCheck có thể được sử dụng để tiến hành kiểm tra cửa hàng trực tuyến, nhưng các auditor bán lẻ có thể được chỉ định để tiến hành giám sát bán lẻ.

Ngoài ra, dữ liệu được thu thập từ các cuộc kiểm tra thực tế có thể được theo dõi và đánh giá bằng các cuộc kiểm tra ảo của các nhóm hỗ trợ. Khi chủ cửa hàng nắm bắt được dữ liệu đã xử lý, họ có thể nắm bắt xu hướng cửa hàng dễ dàng hơn và đưa ra quyết định quản lý tốt hơn.

Theo đó, các cửa hàng bán lẻ có thể hoạt động hiệu quả hơn và hạn chế rủi ro tiềm ẩn. Họ cũng có thể lưu và cập nhật dữ liệu cửa hàng một cách tập trung và cập nhật các thay đổi của cửa hàng theo thời gian thực.

store audits cửa hàng

Store audit kết hợp giữa trực tiếp và trực tuyến

Ưu điểm

Chi phí trung bình
Kiểm tra tại chỗ vật lý trên kết quả ảo và ngược lại cung cấp độ tin cậy cao hơn trong dữ liệu

Nhược điểm

Các kết quả không đảm bảo

Bốn Điều Cần Tránh Khi Audit Cửa Hàng

Trên đây là những lợi ích của việc audit cửa hàng bán lẻ, nhưng cũng chú ý là việc audit cửa hàng cũng có thể trở nên vô ích nếu chúng không được tiến hành đồng bộ và được phân tích chính xác. Hãy cùng tìm hiểu 4 điều cần tránh khi thực hiện audit cửa hàng.

#1. Phạm Vi Audit Quá Rộng

Có một câu nói, "Cố gắng làm quá nhiều việc dẫn đến không làm tốt việc nào trong số đó."

Câu châm ngôn này rất đúng đối với hoạt động audit cửa hàng bán lẻ vì nỗ lực nhồi nhét quá nhiều thứ vào một lần kiểm tra cửa hàng duy nhất có thể khiến việc xử lý các vấn đề lớn một cách thỏa đáng trở nên vô cùng khó khăn.

Do đó, tốt nhất là bạn nên xem xét cẩn thận nhu cầu của các cửa hàng của mình trong khi lên lịch kiểm toán bán lẻ tại một thời điểm. Tốt hơn là bạn nên xem lại khía cạnh nào của cửa hàng mà bạn muốn tiến hành kiểm tra.

Có một số trường mà bạn có thể kiểm tra tại các cửa hàng của mình như sau.

Hoạt Động Cửa Hàng

Đối với phần này, bạn sẽ đánh giá cách các cửa hàng của mình tiến hành các hoạt động vận hành khác nhau để đảm bảo chúng có thể đáp ứng các tiêu chuẩn bạn đưa ra. Ví dụ: bạn có thể kiểm tra cách các cửa hàng của mình xử lý hàng trả lại để xem xét liệu quy trình thích hợp có được tuân thủ hay không.

Một cuộc kiểm toán bán lẻ hoạt động thường diễn ra vào những thời điểm định sẵn trong suốt cả năm. Mặt khác, chúng có thể được tạo ra như một cơ chế hỗ trợ trước/sau cho các chương trình đặc biệt của cửa hàng hoặc các dịch vụ theo mùa.

Kiểm Tra Hoạt Động Bán Lẻ

Bạn có thể không biết điều này, nhưng kiểm toán bán hàng đang diễn ra phổ biến. Theo đó, kiểm toán viên sẽ kiểm tra các sáng kiến bán hàng trong các cửa hàng của bạn để xem liệu chúng có phù hợp hay không.

Các sản phẩm của cửa hàng có được hiển thị chính xác không?
Và các cửa hàng của bạn có tuân thủ kế hoạch của trụ sở chính không?

Trên đây là một số câu hỏi mà bạn có thể xem xét khi thực hiện kiểm toán bán hàng. Kiểm toán bán lẻ bán hàng cũng có thể được tiến hành theo mùa hoặc theo lịch trình định sẵn.

Ngăn Ngừa Mất Hàng Tồn Kho

Loại kiểm toán này nhằm mục đích cắt giảm lãng phí, trộm cắp, phá hoại và rủi ro. Cuối cùng, các cuộc kiểm toán diễn ra vào những thời điểm cụ thể trong năm và giúp củng cố cam kết của cửa hàng trong việc giảm hao hụt thu nhập tốn kém.

kiểm soát hàng tồn kho

Kiểm soát hàng tồn kho

Dịch Vụ Khách Hàng

Hoạt động kiểm tra dịch vụ khách hàng được thiết kế để đánh giá các hoạt động hỗ trợ khách hàng tại cửa hàng của bạn. Loại kiểm toán này sẽ được tiến hành vào những thời điểm xác định trước.

Điều đó nói rằng, việc thiết lập một cuộc kiểm tra bán lẻ ẩn danh có thể mang lại cái nhìn tổng quan đặc biệt chính xác về hiệu suất của nhân viên của bạn.

Sức Khỏe Và Sự An Toàn

Kiểm tra sức khỏe và an toàn có thể được tiến hành trong suốt cả năm để kiểm tra sự tuân thủ của cửa hàng với các quy định của chính phủ và hướng dẫn xử lý sản phẩm. Việc kiểm tra thường xuyên có thể xác định một số mối nguy hiểm tại nơi làm việc tại các cửa hàng.

khó khăn khi audit cửa hàng

Thực hiện audit quá rộng sẽ khiến việc xử lý vấn đề không được sâu sát và khó khăn

#2. Thực Hiện Giám Sát Bán Lẻ Thủ Công Và Tự Đánh Giá

Rõ ràng là các chủ cửa hàng muốn cắt giảm chi phí có thể thực hiện đánh giá thủ công hoặc phụ thuộc vào việc tự đánh giá. Mặc dù cách này có thể giúp tiết kiệm tài nguyên trong thời gian ngắn, nhưng nó có thể mang lại nhiều bất lợi hơn là lợi ích.

Quá trình thủ công gây tốn quá nhiều thời gian mà bạn có thể dành cho một khía cạnh khác để vận hành cửa hàng tốt hơn thay vì làm những công việc thủ công như vậy.

Mặt khác, việc tự đánh giá cửa hàng có thể đặt nhân viên và người quản lý quá nhiều trách nhiệm đánh giá cửa hàng thay vì nhờ bên thứ ba hoặc người quản lý khu vực thực hiện nhiệm vụ.

Điều đáng chú ý là việc tự đánh giá của cửa hàng không mang lại kết quả tích cực để giữ cho nhân viên có trách nhiệm. Những người chấm điểm công việc của họ sẽ để những thành kiến cản trở và sẽ không đủ quan trọng để đánh giá những nỗ lực một cách đúng đắn.

Vì vậy, câu hỏi đặt ra là, thay vào đó, chủ cửa hàng nên làm gì? Đối với người mới bắt đầu, nên tránh kiểm tra thủ công và thay vào đó sử dụng các quy trình kỹ thuật số.

kiểm tra cửa hàng

Kiểm tra cửa hàng thủ công rất mất thời gian và dễ xảy ra sai sót, nhất là với những chuỗi cửa hàng

Nhiều ứng dụng giám sát bán lẻ như FieldCheck hiện cho phép bạn tạo danh sách kiểm tra kỹ thuật số trong khi lên lịch các chuyến thăm cửa hàng bán lẻ và cung cấp công cụ giao tiếp để giữ mọi thành viên trên cùng một trang.

Bạn có thể nghĩ rằng việc sở hữu một ứng dụng giúp bạn thực hiện kiểm toán bán lẻ có thể là một khoản đầu tư lớn, nhưng hiệu quả và tiết kiệm thời gian trên thực tế khiến nó đáng giá hơn cả.

Một điều nữa, tốt nhất là tránh cửa hàng tự đánh giá. Thay vào đó, bạn có thể cần sự trợ giúp của các nhà quản lý khu vực để thực hiện kiểm toán và cân nhắc sử dụng các doanh nghiệp kiểm toán bên thứ ba để giúp bạn thực hiện điều đó.

Bạn có thể muốn kiểm toán viên kiểm tra xem cửa hàng của bạn có hoạt động như mong đợi hay không, phát hiện các vấn đề đang diễn ra và giúp bạn đưa ra các đề xuất phù hợp.

#3. Kiểm Tra Tài Liệu Không Chính Xác

Thông thường, nhiều chủ cửa hàng hiện nay không chuẩn bị đúng cách cửa hàng của họ để kiểm tra hoặc thực hiện công việc nửa vời trong việc ghi lại tất cả các phát hiện.

Kết quả là, bằng cách nào đó, họ có thể làm sai lệch tất cả các kết quả kiểm toán và làm giảm những lợi ích mà họ có thể nhận được.

Nhằm tránh tình trạng này, chủ cửa hàng có thể bắt đầu bằng cách dán nhãn rõ ràng hàng tồn kho và đồ đạc của cửa hàng trước khi tiến hành bất kỳ cuộc kiểm tra nào.

Nếu các mặt hàng cụ thể bị giới hạn, tốt nhất bạn nên làm rõ điều đó bằng cách dán thẻ "Không kiểm kê" trên các mặt hàng trong cửa hàng. Các bước bổ sung này rất quan trọng, đặc biệt nếu nhân viên từ cửa hàng khác hoặc kiểm toán viên của bên thứ ba thực hiện kiểm toán.

Về nhiệm vụ lập hồ sơ audit, bạn có thể yêu cầu auditor chụp ảnh và ghi chú để mọi người đều thống nhất khi tiến hành phân tích kết quả.

Ví dụ: giả sử một số cách trưng bày bán hàng không tuân theo các nguyên tắc trong kế hoạch. Sau đó, kiểm toán viên lưu ý tất cả sự khác biệt có thể dẫn đến các mục hành động.

Điều đó nói rằng, nếu kiểm toán viên không ghi lại các vấn đề với các chi tiết như mô tả và hình ảnh rõ ràng, thì sẽ rất khó để đánh giá việc tuân thủ các tiêu chí mục hành động nhất định.

store audit tại cửa hàng

Kiểm tra không chính xác là một trong những sai sót lớn nhất khi thực hiện store audit

#4. Không Theo Dõi Các Hành Động

Giả sử một kiểm toán viên hoặc người quản lý thực hiện retail audit về cửa hàng cho một cửa hàng nhất định và có một số nhận xét và đề xuất hành động.

Đây được xem là hành động tốt, tuy nhiên nếu nhân viên cửa hàng không thực hiện bất kỳ bước nào về những đề xuất này, thì việc kiểm toán cửa hàng trước là vô ích.

Để ngăn chặn việc này xảy ra, cách tốt nhất là xử lý kịp thời từng vấn đề ngay khi có thể. Bạn có thể áp dụng một giải pháp để theo dõi tất cả các mục hành động để có kết quả tốt hơn.

Ví dụ: nếu bất kỳ tác vụ nào được thực hiện, bạn có thể đặt lời nhắc tiếp theo hoặc cảnh báo nếu tác vụ đó không được thực hiện tại một thời điểm nhất định.

Cách FieldCheck Cải Thiện Việc Retail Audit Một Cách Hoàn Hảo

Các chủ cửa hàng nên phân tích và sử dụng dữ liệu kiểm tra bán lẻ một cách nhanh chóng và hiệu quả, đồng thời có thể cập nhật tất cả các hoạt động của cửa hàng khi có các thay đổi và kiểm tra mới tại cửa hàng.

Ngoài ra, bạn sẽ cần đảm bảo nó được lưu trữ an toàn để các bộ phận chức năng khác nhau có thể truy cập. Phần mềm kiểm toán bán lẻ FieldCheck có thể cho phép bạn thu thập tất cả dữ liệu cửa hàng thường xuyên.

Điều đó nói lên rằng nếu tất cả dữ liệu được nhập trên tài liệu giấy và bảng tính, chủ cửa hàng có thể nhận được các phiên bản nhầm lẫn và lỗi do lỗi của con người.

FieldCheck hoạt động như một trung tâm quản lý và dữ liệu trung tâm cho tất cả dữ liệu cửa hàng được chia sẻ giữa các bên liên quan trong doanh nghiệp bán lẻ và thành viên cửa hàng.

danh sách audit cửa hàng

FieldCheck cho phép bạn thu thập và chia sẻ dữ liệu cửa hàng thường xuyên

Giải pháp kỹ thuật số của chúng tôi cung cấp thông tin cần thiết về đồ đạc, không gian và tính năng của các địa điểm từ xa của nhà bán lẻ. Nền tảng cung cấp quyền truy cập dễ dàng vào thông tin quan trọng trong thời gian thực.

Ngoài ra, điều làm cho hệ thống của chúng tôi nổi bật so với các sản phẩm SaaS khác là khả năng cung cấp danh mục tài liệu và ảnh lưu trữ để kiểm tra tính tuân thủ và khả năng hiển thị ngay lập tức.

Có thể nói rằng cơ chế của hệ thống được phát triển để cung cấp công việc tiếp thị tại cửa hàng tốt hơn nhằm thúc đẩy doanh số bán hàng.

Bạn cũng có thể tận dụng dữ liệu được thu thập và phân tích trong nền tảng FieldCheck để tiến hành một số chiến dịch thiết yếu thay vì dành thời gian tổng hợp thông tin và phân tích thông tin đó như các phương pháp thủ công.

quản lý chất lượng cửa hàng bán lẻ