Tại Sao Cần Đánh Giá Hiệu Suất Của Nhân Viên Và Cách Thực Hiện
Quá trình quản lý hiệu suất là rất quan trọng trong việc thúc đẩy nhân viên của bạn, nâng cao chất lượng công việc và giữ cho họ cảm hứng hàng ngày. Có rất ít nghi ngờ rằng đánh giá hiệu suất của nhân viên là một phần quan trọng đối với sự tiến bộ của bất kỳ tổ chức nào.
Nếu bạn có ý định giới thiệu đánh giá hiệu suất, muốn cải tiến và cập nhật cách tiếp cận của công ty hoặc cần một hướng dẫn tham khảo, đây là tất cả những gì bạn cần biết.
Đánh Giá Hiệu Suất Của Nhân Viên Là Gì?
Một cuộc kiểm tra chính thức và thường xuyên đối với công việc của một nhân viên trong một thời kỳ cụ thể được gọi là đánh giá hiệu suất của nhân viên, còn được gọi là đánh giá hiệu suất hoặc đánh giá hiệu suất.
Các nhà quản lý đánh giá và xem xét hiệu suất tổng thể của một nhân viên trong một cuộc đánh giá. Mục tiêu là xác định điểm mạnh và điểm yếu của họ, cung cấp phản hồi mang tính xây dựng và hỗ trợ họ đặt ra các mục tiêu phát triển trong tương lai.
Mẫu đánh giá hiệu suất nhân viên
Các nhà quản lý thường hoàn thành việc đánh giá nhân viên mỗi năm một lần, với các cuộc kiểm tra định kỳ cả năm. Nhà tuyển dụng có thể sử dụng quá trình đánh giá này để đặt mục tiêu rõ ràng và theo dõi thành tích của nhân viên. Dữ liệu thu được trong quá trình đánh giá có thể hướng dẫn các lựa chọn liên quan đến việc tăng lương, thăng chức và dư thừa.
Đánh giá nhân viên thường liên quan đến đánh giá của người quản lý về hiệu suất của nhân viên và sự tự đánh giá của nhân viên về thành công của họ. Đánh giá hiệu suất phải được đo lường dựa trên các mục đích cụ thể bằng cách sử dụng các số liệu đã được thiết lập.
Dù bạn sử dụng kỹ thuật nào hoặc tần suất bạn tiến hành sự đánh giá, một cuộc họp được thiết kế tốt và hoàn thành sẽ giúp tăng sự tham gia của nhân viên và thiết lập nền tảng để tổ chức của bạn tạo ra văn hóa phản hồi và cải tiến liên tục.
Tại Sao Đánh Giá Hiệu Suất Lại Quan Trọng?
Cả nhân viên và người sử dụng lao động đều có thể hưởng lợi từ các đánh giá về hiệu suất của nhân viên. Cùng với những lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp, đánh giá nhân viên chuyên nghiệp cũng tạo thêm động lực cho những người lao động mong muốn được đánh giá điểm mạnh và điểm yếu của họ và phát triển sự nghiệp của họ.
Hãy xem những lợi ích khác mà đánh giá hiệu suất có thể mang lại cho bạn và công ty của bạn.
Đối Với Nhà Tuyển Dụng
Người sử dụng lao động thường xuyên theo dõi hiệu suất của nhân viên và đánh giá thường xuyên có thể được lợi rất nhiều. Thông qua các cuộc thảo luận và cuộc họp chuyên sâu, họ sẽ hiểu rõ hơn về các thuộc tính và động lực của nhân viên.
Các nhà lãnh đạo có thể truyền đạt các yêu cầu cho nhóm của họ, công nhận những người hoạt động hàng đầu của họ, giải quyết các khiếu nại và xung đột càng sớm càng tốt, đồng thời thúc đẩy động lực và sự tham gia.
Hơn nữa, đánh giá hàng năm có thể cung cấp cái nhìn sâu sắc quan trọng về các quy trình tuyển dụng trong quá khứ và hiện tại để giúp công ty cải thiện các thủ tục trong tương lai.
Các công ty có thể ghi nhận và khen thưởng những nhân viên có năng lực, cũng như phát hiện và hỗ trợ những người đang gặp khó khăn. Sự tương tác cần thiết để làm cho quá trình đánh giá đủ đảm bảo rằng bạn vẫn nhận thức được các yêu cầu và mối quan tâm của lực lượng lao động của bạn.
Một người quản lý đang thảo luận về hiệu suất của nhân viên
Trong bối cảnh tốc độ phát triển nhanh chóng của nhiều công ty, đánh giá kết quả hoạt động hàng năm có thể là một trong những dịp hiếm hoi khi các nhà tuyển dụng cung cấp sự củng cố tốt theo kế hoạch và phản hồi hữu ích cho nhân viên của họ.
Điều này nâng cao tinh thần của nhân viên và văn hóa công ty và góp phần phát triển mối quan hệ bền chặt giữa công ty và nhân viên. Người lao động thấy sức lao động của họ được đánh giá cao và quan trọng như thế nào có thể giúp giảm bớt sự thay đổi của nhân viên.
Đối Với Nhân Viên
Đổi lại, người lao động có thể nắm bắt rõ hơn những gì họ làm tốt và nơi họ có thể học hỏi, và họ có cơ hội nêu lên mối quan tâm hoặc cung cấp nhận xét và đề xuất cho cấp trên của họ. Ngoài ra, họ sẽ biết những gì công ty mong đợi ở họ.
Nhân viên có thể nghe lời khuyên, đánh giá cao và phản hồi cho những nỗ lực của họ và được biết về bất kỳ khiếm khuyết nào trong hiệu suất hoặc hành vi của họ.
Đánh giá kết quả công việc là cơ hội lý tưởng để nhân viên xem xét mức lương, tham vọng nghề nghiệp và những gì họ cần làm để đạt được điều đó. Nó cũng có thể cung cấp các đánh giá khách quan về các cá nhân dựa trên các tiêu chí đã được thiết lập, có thể có giá trị để xem xét hợp lý các chương trình khuyến mãi, tăng lương và tiền thưởng.
Đánh giá hiệu suất là thời điểm tốt để tăng lương
Các nhà quản lý và nhân viên có thể thiết kế một kế hoạch tăng trưởng nhằm cải thiện kỹ năng của nhân viên đồng thời mang lại lợi ích cho tổ chức bằng cách xác định các điểm mạnh và các lĩnh vực cần cải tiến. Nó có thể mở đường cho sự phát triển nghề nghiệp và thành tích lâu dài của nhân viên và có thể mở ra cánh cửa thăng tiến trong tương lai.
Đánh giá chuyên môn cung cấp một loạt các biện pháp khuyến khích khác ngoài lương thưởng, bao gồm thời gian nghỉ và tiền thưởng, để bày tỏ sự đánh giá cao đối với những người có thành tích tốt và vượt quá mong đợi của công ty.
Cách Đánh Giá Hiệu Suất Của Nhân Viên
Dưới đây là một số cách có thể giúp bạn chuẩn bị tốt cho việc đánh giá hiệu suất của nhân viên:
Thiết Lập Hệ Thống Các Tiêu Chuẩn Và Mục Tiêu
Tiêu chuẩn hiệu suất xác định những gì bạn muốn nhân viên làm và cách họ nên thực hiện nhiệm vụ. Những kỳ vọng này áp dụng cho tất cả nhân viên giữ vai trò như nhau. Ví dụ: tiêu chuẩn hiệu suất của nhân viên bán hàng có thể là doanh số 10.000 đô la mỗi tháng. Đảm bảo những kỳ vọng của bạn có thể đạt được và gắn trực tiếp với hiệu suất của nhân viên.
Các mục tiêu, không giống như các tiêu chí về hiệu suất, nên được tùy chỉnh theo điểm mạnh và điểm thiếu sót của mỗi nhân viên. Một nhà thiết kế đồ họa nên hoàn thành một khóa học về chương trình phần mềm mới để làm việc hiệu quả hơn; Ví dụ, một kế toán viên phải đạt được chứng chỉ quốc tế về kế toán công.
Các tiêu chuẩn thực hiện đánh giá
Khi bạn đã xác định được các tiêu chuẩn và mục tiêu cho từng bộ phận và nhân viên, hãy viết chúng ra và phổ biến cho nhân viên của bạn. Do đó, nó sẽ thông báo cho nhân viên của bạn về kỳ vọng của bạn và những gì họ phải hoàn thành trong suốt cả năm để có được đánh giá chuyên môn tốt.
Theo Dõi Hiệu Suất Của Nhân Viên
Ghi lại và giám sát chặt chẽ năng suất nhân viên của bạn trong suốt cả năm. Tạo nhật ký cho từng nhân viên, dù là trên giấy hay điện tử. Bạn có thể ghi nhận bất kỳ tình huống đặc biệt nào hoặc các sáng kiến tốt và xấu do nhân viên đưa ra.
Cân nhắc cung cấp phản hồi kịp thời và ngay lập tức khi một cá nhân hoàn thành bài tập với mức độ đặc biệt xuất sắc hoặc khi họ xử lý sai một cách nghiêm trọng điều gì đó.
Thông báo cho nhân viên rằng bạn nhận ra và đánh giá cao nỗ lực của họ, hoặc nếu bạn không hài lòng về hiệu suất của họ. Ngoài ra, bạn nên đưa chính sách về kỷ luật nhân viên vào sổ tay nhân viên của công ty bạn.
Viết Đánh Giá Và Tổ Chức Cuộc Họp
Đánh giá hiệu suất bằng văn bản
Tùy thuộc vào chính sách của từng công ty, quy trình đánh giá kết quả hoạt động có thể diễn ra hai lần một năm hoặc hai năm một lần. Tuy nhiên, tốt hơn là nên đánh giá chính thức một nhân viên ít nhất mỗi năm một lần bằng cách soạn thảo bản đánh giá hiệu suất và lên lịch họp.
Đánh Giá Ngang Hàng
Nhiều doanh nghiệp đã áp dụng đánh giá ngang hàng như một chiến lược để cải thiện quy trình đánh giá truyền thống. Đó là quá trình nhận thông tin đầu vào ẩn danh về một nhân viên từ đồng nghiệp, đồng đội và đồng nghiệp về các yếu tố nhất định trong hiệu suất của nhân viên đó.
Kỹ thuật này mang lại cơ hội hiếm có để điều tra các kỹ năng và năng lực của nhân viên và hỗ trợ trong việc xác định các kỹ năng mạng, lãnh đạo, chuyên môn và hợp tác của một cá nhân trong một doanh nghiệp. Ngoài ra, đánh giá đồng nghiệp giúp phát hiện ra điểm mạnh và điểm yếu của mỗi nhân viên và sử dụng dữ liệu quan trọng này để đưa ra quyết định về lập kế hoạch kế nhiệm, làm việc theo nhóm và vị trí việc làm.
Đánh giá ngang hàng
Tự Đánh Giá
Tự đánh giá là một hành động quan trọng để nâng cao hiệu quả của quá trình thẩm định của bạn. Phương pháp đánh giá này cho phép nhân viên tham gia tích cực vào giai đoạn xem xét của họ. Do đó, nhân viên có thể lên tiếng thay vì chỉ đơn giản là người nhận phản hồi của người quản lý.
Tự đánh giá thiết lập mối quan hệ rõ ràng giữa nghề nghiệp của họ và quá trình đánh giá, thúc đẩy sự tương tác được cải thiện giữa nhân viên và quản lý.
Những nhân viên tích cực tham gia vào quá trình đánh giá sẽ tham gia nhiều hơn vào quá trình tổng thể, giúp người giám sát nắm bắt được nhiều hơn hiệu suất của cá nhân và ấn tượng của họ về nó.
Phương pháp tự đánh giá
Đánh Giá Xung Quanh Nhân Viên
Đánh giá xung nhịp của nhân viên có thể là sự phù hợp tốt giữa đánh giá thường xuyên và đánh giá hiệu suất toàn diện mỗi năm một lần. Đây là một đánh giá nhân viên ở quy mô nhỏ hơn được thực hiện thường xuyên hơn, chẳng hạn như hàng tuần hoặc hàng tháng.
Phản hồi xung thường được liên kết nhiều hơn với các cuộc khảo sát về sự tham gia của nhân viên. Tuy nhiên, nó cũng hoạt động tốt khi chia sẻ đầu vào một cách ngược lại vì nó đưa ra các chỉ số chi tiết và tiến hành nhanh chóng và đơn giản.
Phần Mềm Quản Lý Hiệu Suất Có Thể Giúp Bạn Như Thế Nào?
Cân nhắc kết hợp phần mềm quản lý hiệu suất vào quy trình thẩm định hàng năm để giảm áp lực chi phí cho các công ty nhỏ. Các công cụ nhân sự (HR) từ các nhà cung cấp phần mềm như Leena AI, Odoo, SurveyLab, Officevibe và những công cụ khác có thể hỗ trợ các doanh nghiệp vừa và nhỏ cung cấp cho nhân viên những phản hồi tốt và thường xuyên.
Một hệ thống quản lý hiệu suất tốt cung cấp các báo cáo thời gian thực và cải thiện giao tiếp giữa các nhân viên và người quản lý. Thêm vào đó, phần mềm quản lý hiệu suất có thể mang lại nhiều lợi ích đáng kể, bao gồm:
- Cung cấp phản hồi hữu ích của nhân viên chính xác và khách quan hơn.
- Thể hiện sự rõ ràng giữa các nhân viên và cấp quản lý.
- Giảm áp lực cho đội nhân sự và nâng cao hiệu quả của đội.
- Đảm bảo rằng nhân viên nhận được phản hồi theo thời gian thực toàn diện và nhất quán hơn.
- Kiểm tra dữ liệu hiệu suất cá nhân để xác định các lĩnh vực mà mọi người tỏa sáng và đặt họ vào các vai trò.
- So sánh các mục tiêu của nhân viên được thiết lập trong các chu kỳ xem xét với các giá trị và mục tiêu của tổ chức.
- Hướng dẫn bạn quy trình và lưu kết quả để tham khảo trong tương lai.
Nhưng ngay cả khi có sự hỗ trợ từ những phần mềm như vậy, việc biết phải nói gì và làm thế nào để truyền đạt nó vẫn rất quan trọng nếu bạn muốn quy trình đánh giá của mình tăng khả năng giữ chân và gắn kết của nhân viên.
Ứng dụng phần mềm giúp giảm bớt gánh nặng cho bộ phận nhân sự
Làm Thế Nào Để Triển Khai Phần Mềm Quản Lý Hiệu Suất?
Trước tiên, hãy học và nắm vững từ ngữ, phong cách và cách tiếp cận của bạn. Các nhà quản lý và nhân viên nhân sự sau đó phải dành thời gian biên soạn và sản xuất tài liệu làm nền tảng cho mỗi đánh giá hiệu suất trong công ty của bạn. Đó là nơi mà phần mềm quản lý hiệu suất có thể được hỗ trợ.
Vì quản lý hiệu suất ảnh hưởng đến mọi người trong tổ chức, mỗi cải cách trong lĩnh vực này cần được lên kế hoạch cẩn thận và được coi như một dự án chính thức với một nhóm dự án chuyên dụng.
Ngoài nhân sự, nhóm dự án của bạn nên bao gồm một số quản lý đường dây và nhân viên vì họ sẽ chiếm phần lớn người dùng hệ thống, vì vậy việc nhận được ý kiến đóng góp của họ là rất quan trọng.
Lập kế hoạch kinh doanh và phân công ngày tháng và trách nhiệm cho từng hạng mục trong kế hoạch. Đảm bảo chiến lược bao gồm toàn bộ vòng đời của dự án, từ việc lập kế hoạch và lựa chọn phần mềm đến việc công khai và liên tục đo lường thành công.
Ghi lại các yêu cầu hệ thống của bạn trước khi bạn bắt đầu chính thức lựa chọn phần mềm của mình. Một lần nữa, bạn nên làm điều này cùng với đội ngũ quản lý của mình để bạn có thể nắm bắt được quan điểm của nhiều loại người tiêu dùng. Chia nhu cầu của bạn thành những nhu cầu mong muốn và thiết yếu bởi vì không có hệ thống duy nhất nào phù hợp với tất cả các nhu cầu lý tưởng của bạn.
Nếu bạn chọn một công cụ đơn giản, trực quan, bạn sẽ không phải đào tạo nhân viên về cách sử dụng nó. Tuy nhiên, sẽ là tốt nhất nếu bạn duy trì các sắp xếp hỗ trợ để hỗ trợ những người không đặc biệt biết về máy tính hoặc những người dùng có câu hỏi hoặc mối quan tâm cụ thể về phần mềm.
