Phần Mềm ERP Là Gì? Tính Năng Và Lợi Ích

Quản trị doanh nghiệp hiệu quả chưa bao giờ dễ dàng với các nhà quản lý. Đây là yếu tố quan trọng nhất trong quy trình phát triển kinh doanh. Phần mềm ERP ra đời với mục đích giúp nhà quản trị điều hành doanh nghiệp dễ dàng, hiệu quả hơn. Dưới đây là một số thông tin quan trọng về phần mềm ERP nhà quản trị doanh nghiệp không thể bỏ qua.

Phần Mềm ERP Là Gì?

ERP (Enterprise Resource Planning) là hệ thống phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Phần mềm ERP tích hợp nhiều tính năng hiện đại với các chức năng đa dạng, phù hợp với mọi nhu cầu quản lý của doanh nghiệp. Phần mềm có nhiệm vụ đáp ứng nhu cầu hoạt động của các phòng ban một cách nhanh chóng, tự động và thống nhất.

Ứng dụng phần mềm vào quản lý giúp dữ liệu của tất cả các phòng ban được tích hợp trên hệ thống duy nhất. Thông qua đó, tài nguyên của doanh nghiệp được tối ưu, tạo nền tảng cho sự phát triển nhanh chóng và bền vững.

Một trong những tính năng quan trọng nhất của phần mềm ERP là có thể chia sẻ thông tin, dữ liệu tự động giữa các bộ phận, không gây gián đoạn trong quá trình vận hành.

Với phần mềm ERP, tất cả các phòng ban sẽ làm việc trên một nền tảng thống nhất. Ứng dụng đáp ứng yêu cầu công việc nhanh chóng và cung cấp, truyền tải thông tin chính xác, hiệu quả. Hiện nay phần mềm ERP được ứng dụng rộng rãi để tạo sự kết nối chặt chẽ trong doanh nghiệp. Đồng thời giúp quá trình trao đổi thông tin giữa các phòng ban đơn giản, nhanh chóng hơn. 

ERP là hệ thống phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

Đặc Trưng Của Phần Mềm Quản Lý Doanh Nghiệp ERP

Phần mềm ERP có nhiều ưu điểm vượt trội với các chức năng đặc trưng dưới đây.

1. Thiết Kế Theo Hệ Thống Module Chức Năng

Phần mềm tích hợp nhiều module có chức năng riêng biệt. Ứng dụng giúp xử lý nghiệp vụ cụ thể theo từng chuyên môn. Các nhu cầu đặc trưng của từng phòng ban đều được ứng dụng xử lý nhanh chóng, hiệu quả.

1.1. Phân Hệ Tài Chính - Kế Toán

Đây là chức năng đầu tiên các doanh nghiệp lựa chọn khi ứng dụng phần mềm ERP trong quản lý. Phân hệ tài chính - kế toán (FICO) của phần mềm có nhiều tính năng nổi bật như:

• Quản lý công nợ
• Lập kế hoạch tài chính
• Thanh toán tài chính
• Báo cáo chuyên sâu, đa chiều

ERP giúp doanh nghiệp lập kế hoạch kinh doanh

1.2. Quản Lý Mua Hàng

Phần mềm thực hiện các chức năng như: 

• Tạo mới, phê duyệt đề nghị mua hàng
• Lập và in hoá đơn
• Quản lý yêu cầu đổi, trả hàng
• Theo dõi tiến trình mua hàng
• Đánh giá nhà cung cấp và lập báo cáo chi tiết.

1.3. Quản Lý Bán Hàng

Module phần mềm có chức năng quản lý và tối ưu hiệu quả các hoạt động kinh doanh bán hàng cho doanh nghiệp, bao gồm:

• Lập kế hoạch, chính sách và quy trình bán hàng.
• Quản lý đơn hàng
• Quản lý công nợ kinh doanh
• Thông báo kịp thời các hạng mục cần điều chỉnh.

1.4. Quản Lý Hàng Tồn Kho

Phần mềm ERP hỗ trợ quản lý kho hàng thông minh với module chức năng thực hiện nhiều nhiệm vụ. Trong đó phải kể đến các tính năng:

• Thiết lập danh mục hàng hoá
• Quản lý hàng tồn kho theo vị trí, hạn sử dụng
• Quản lý định mức tồn kho

1.5. Quản Trị Sản Xuất Và Tính Giá Thành

ERP được cài đặt chức năng quản lý các hoạt động liên quan đến sản xuất như:

• Lập kế hoạch sản xuất
• Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu
• Thiết kế công đoạn sản xuất
• Kiểm soát chất lượng sản phẩm

Chức năng kiểm soát chất lượng sản phẩm trong sản xuất

1.6. Quản Trị Dự Án Kinh Doanh

Phần mềm hỗ trợ lập kế hoạch, quản lý và tổ chức công việc. Đảm bảo dự án được hoàn thành đúng tiến độ trong phạm vi ngân sách được duyệt trước đó. Dự án đảm bảo chất lượng, hoàn thành mục tiêu và mục đích đề ra.

1.7. Quản Lý Dịch Vụ Sau Bán Hàng

Phần mềm ERP hỗ trợ kiểm soát các hoạt động bảo hành và chính sách hậu mãi hiệu quả. Bên cạnh đó ứng dụng còn cung cấp các báo cáo chi tiết. Ứng dụng cho phép người dùng đăng ký quy trình sửa chữa và tự động tính toán chi phí dịch vụ.

1.8. Quản Trị Quan Hệ Khách Hàng (CRM)

Phần mềm ERP cung cấp các giải pháp giúp khách hàng tiềm năng tin tưởng hơn vào sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Thông qua đó gia tăng tỷ lệ chuyển đổi, đồng thời mang đến sự hài lòng cho khách hàng. Một số chức năng chính có thể kể đến như:

• Quản lý chiến dịch tiếp thị
• Quản lý cơ hội bán hàng
• Quản lý đội ngũ PG và nhân viên thị trường
• Quản lý khách hàng tiềm năng.

Phần mềm ERP cung cấp giải pháp quản lý đội ngũ bán hàng

2. Các Chức Năng Được Tích Hợp Chặt Chẽ

Phần mềm ERP có sự liên kết chặt chẽ giữa các tính năng. Mọi thông tin lưu trữ trên ứng dụng đều được kế thừa và đảm bảo tính đồng bộ xuyên suốt theo thời gian thực.

3. Phân Tích Và Đánh Giá Chính Xác

Đây là ưu điểm nổi bật của phần mềm ERP. Các báo cáo được phân tích đa chiều, thực hiện kịp thời nhờ dữ liệu được cập nhật liên tục, xuyên suốt theo thời gian thực. Điều này giúp người quản lý đánh giá hiệu quả kinh doanh và điều chỉnh chiến lược hành động tốt hơn.

4. Cấu Trúc Linh Hoạt, Nâng Cấp Dễ Dàng

Phần mềm được thiết kế tùy biến theo quy mô, đặc thù của từng doanh nghiệp. Dù công ty bạn có quy mô lớn hay nhỏ, sản xuất, phân phối, thương mại hay dịch vụ ứng dụng đều có thể nâng cấp và thay đổi linh hoạt sao cho phù hợp.

5. Lưu Trữ Dữ Liệu Tập Trung

Tính năng nổi bật nhất của phần mềm ERP là lưu trữ dữ liệu tập trung trên cùng một hệ thống. Mọi số liệu từ: kế toán tài chính, mua hàng, bán hàng, kho bãi,… được cập nhật liên tục.

Bất cứ bộ phận nào của doanh nghiệp cũng có thể sử dụng. Nhà quản lý có thể phân quyền theo chức năng nhiệm vụ của từng cá nhân, phòng ban. 

Lợi Ích Của Phần Mềm ERP Mang Lại Cho Doanh Nghiệp

Ứng dụng phần mềm ERP trong quản lý, nhân viên là những người được hưởng lợi đầu tiên. 

ERP cải thiện năng suất công việc nhờ quá trình tự động hóa 

1. Tự Động Hoá Quy Trình Nhiều Bước

Phần mềm có khả năng liên kết, tự động hóa quy trình nhiều bước giúp năng suất công việc được cải thiện. Nhờ đó, nhân viên có thêm thời gian để tối ưu năng lực chuyên môn và đào tạo.

2. Chuẩn Hóa Số Liệu Dễ Dàng

Phần mềm cho phép nhà quản lý phân quyền truy cập theo cấp bậc của nhân viên. Thông qua đó, bạn có thể kiểm soát thông tin, tài liệu chính xác. Quá trình cập nhật thông tin nhanh chóng, khoa học giúp nâng cao hiệu suất công việc.

Xem thêm: Quy trình số hóa tài liệu - Tối ưu hóa bảo mật dữ liệu

3. Phần Mềm ERP Hỗ Trợ Lên Kế Hoạch Sản Xuất

Phần mềm ERP hỗ trợ doanh nghiệp lên kế hoạch và kiểm soát quy trình sản xuất. Kiểm soát thời gian đặt hàng, cung ứng hàng hoá, nguyên vật liệu, công suất hoạt động, số lượng hàng tồn kho,...

Ứng dụng giúp hoạt động kinh doanh, mua bán thuận lợi, đúng quy trình, tránh tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt hàng hoá. Đồng thời, nó giúp quá trình thống kê và lập kế hoạch kỳ sau nhanh chóng, chính xác hơn.

4. Phân Tích Và Dự Báo Thị Trường

Phần mềm có khả năng cập nhật chính xác mọi thông tin theo thời gian thực. Nhà quản lý theo dõi các báo cáo của từng phòng ban trên hệ thống nhanh chóng.

Thông qua đó nắm bắt số liệu dễ dàng, trực quan theo thời gian thực. Từ các dữ liệu doanh nghiệp có thể phân tích xu hướng kinh doanh, dự báo tương lai, từ đó đưa ra chiến lược kinh doanh từ góc nhìn đa chiều, mang lại hiệu quả tối ưu nhất.

5. Chuyên Nghiệp Hoá Quy Trình Quản Trị Tài Chính, Kế Toán

Các nghiệp vụ liên quan đến tài chính - kế toán được ứng dụng tổng hợp chi tiết trên hệ thống. Nhân viên kế toán có thể giải quyết mọi dữ liệu bằng vài thao tác đơn giản.

• Phần mềm ERP hỗ trợ quản lý chứng từ, sổ sách an toàn. Tránh tình trạng hư hỏng, thất lạc.
• Tiết kiệm chi phí quản lý và lưu trữ dữ liệu.
• Xây dựng quy trình nghiệp vụ kế toán phù hợp với đặc thù của từng tổ chức.
• Xử lý thông tin nhanh chóng, tự động, chính xác, bảo mật tuyệt đối.
• Báo cáo và quản trị tài chính liên tục, không cần đợi thống kê cuối tháng.
• Thực hiện nghĩa vụ thuế, thủ tục hành chính nhanh chóng, tuân thủ pháp luật. 

6. Kiểm Soát Chặt Chẽ Thông Tin Khách Hàng

Phần mềm ERP hỗ trợ quản lý thông tin khách hàng bằng cách lưu trữ khoa học, chi tiết: họ tên, tuổi, địa chỉ, số điện thoại, sản phẩm yêu thích,…. Thông qua dữ liệu nhân viên sẽ tư vấn, hỗ trợ kịp thời, đúng trọng tâm. Từ đó mang đến trải nghiệm tốt nhất để khách hàng luôn tin tưởng, lựa chọn.

Phần mềm ERP hỗ trợ quản lý thông tin khách hàng

Hạn Chế Của Phần Mềm ERP

Mặc dù mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Tuy nhiên phần mềm cũng có những hạn chế nhất định.

1. Chi Phí Cao Nhưng Không Đáp Ứng Đầy Đủ Nhu Cầu Của Doanh Nghiệp

Phần mềm đòi hỏi chi phí sử dụng lớn nhưng đáp ứng được ít nhu cầu của doanh nghiệp.

Không cho phép tách lẻ từng ứng dụng phục vụ các công đoạn làm việc khác nhau nên chi phí lớn. Việc phải mua trọn gói ứng dụng dẫn đến lãng phí một số tính năng doanh nghiệp không sử dụng đến.

Một số doanh nghiệp cần dùng thêm các phần mềm đặc trưng khác để mọi quy trình hoàn thiện hơn. Nhưng ERP lại không thể tích hợp với các ứng dụng khác. Vì ERP đã được lập trình cố định.

Cấu trúc phần mềm ERP cồng kềnh và cứng nhắc. Chi phí sử dụng đắt đỏ nên doanh nghiệp cần cân nhắc khi sử dụng. 

2. Tốc Độ Triển Khai Chậm, Tốn Thời Gian Và Công Sức 

Khi mới triển khai ứng dụng phần mềm ERP cho doanh nghiệp, nhân viên sẽ phải mất khá nhiều thời gian để làm quen với nó. Cùng với quá trình tích hợp đầy đủ hệ thống khá cồng kềnh, gây mất thời gian khi cài đặt, hoàn thiện ứng dụng.

Ngoài ra vấn đề sao lưu, bảo mật, khôi phục dữ liệu cũng cần tính toán kỹ lưỡng để đảm bảo hệ thống vận hành trơn tru nhất.

3. Nhiều Rủi Ro Trong Quá Trình Sản Xuất, Kinh Doanh

Nhiều rủi ro có thể phát sinh trong quá trình sử dụng phần mềm. Chẳng hạn như có vấn đề phát sinh ở một công đoạn nào đó, các tính năng khác của ứng dụng sẽ bị tắc nghẽn, đình trệ. 

Điều này gây ảnh hưởng đến công việc của tất cả các bộ phận trong công ty. Cái giá phải trả khi ứng dụng phát sinh vấn đề là doanh nghiệp dừng hoạt động trước khi khắc phục được sự cố.

Rủi ro trong sản xuất có thể ảnh hưởng đến quá trình sử dụng phần mềm

4. Khó Nâng Cấp Khi Doanh Nghiệp Cần Thay Đổi

Hầu hết các giải pháp của ERP chỉ mạnh ở một lĩnh vực nhất định và yếu ở những phân hệ khác. Các doanh nghiệp luôn phải thay đổi, nâng cấp phần mềm công nghệ để phù hợp với sự biến động của thị trường. Tuy nhiên ERP lại gây khó khăn khi cần thay đổi tính năng hoặc cập nhật mới.

5. Không Thể Hoạt Động Khi Làm Việc Từ Xa

Phần mềm ERP chỉ có thể hoạt động khi nhân viên tới văn phòng làm việc. Nhân viên không thể chủ động, doanh nghiệp rơi vào cảnh gián đoán nếu thực hiện Work From Home hoặc làm việc từ xa. 

Trong trường hợp này doanh nghiệp cần một giải pháp công nghệ linh hoạt hỗ trợ liên tục mọi lúc mọi nơi để đảm bảo quy trình hoạt động trơn tru, hiệu quả.

Mô Hình Quản Lý Bằng ERP Phù Hợp Với Doanh Nghiệp Như Thế Nào?

Doanh nghiệp nên ứng dụng phần mềm ERP khi nằm ở một trong ba tình huống sau:

Thường xuyên sai sót khi nhập, xuất, chuyển dữ liệu. Chẳng hạn như: Chênh lệch số lượng hàng tồn kho, nhầm lẫn giao hàng, chồng chéo thông tin hoá đơn. Chất lượng sản phẩm/dịch vụ không đáp ứng nhu cầu của khách hàng,...

Doanh nghiệp tăng nhanh về khối lượng giao dịch kinh doanh, mở rộng quy mô, phòng tránh rủi ro phát sinh. Bộ máy quản lý doanh nghiệp cồng kềnh, hiệu quả kém.

Doanh nghiệp có sẵn nguồn kinh phí lớn, đảm bảo có thể triển khai ERP mà vẫn hoạt động bình thường.

FieldCheck là phần mềm hỗ trợ quản lý, có thể tích hợp với hệ thống ERP của công ty. Các nhà quản lý có thể sử dụng cả hai giải pháp để tối ưu hóa hoạt động của họ.