Quản Trị Năng Suất Công Việc Hiệu Quả Cho Doanh Nghiệp

Quản trị năng suất công việc là vấn đề được các nhà quản lý ưu tiên hàng đầu trong vận hành doanh nghiệp. Các xu hướng quản trị năng suất mới ra đời giúp doanh nghiệp có nhiều sự lựa chọn để cập nhật, nâng cấp bộ máy của mình.

Vậy làm thế nào để quản trị năng suất công việc hiệu quả? Phương pháp nào giúp nâng cao năng suất lao động, đánh giá hiệu quả của từng nhân viên một cách đơn giản, nhanh chóng nhất? 

Hãy cùng FieldCheck tìm hiểu trong bài viết ngày hôm nay nhé!

Quản Trị Năng Suất Là Gì?

Quản trị năng suất công việc là quá trình cải thiện năng suất lao động liên tục thông qua việc đặt các mục tiêu cá nhân, đội nhóm, phòng ban, chi nhánh,...phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp.

Quá trình quản trị năng suất bao gồm: Đặt ra mục tiêu chung, thiết lập kế hoạch hành động, theo dõi, đánh giá tiến độ công việc, phát triển kiến thức, kỹ năng của nhân sự. Đánh giá năng suất, hiệu quả công việc của từng nhân viên.

Tóm lại, đây là một quá trình diễn ra liên tục, lâu dài. Các cấp quản lý cần trao đổi, thảo luận với nhân viên để xây dựng mục tiêu, thiết lập kế hoạch, theo dõi, trao đổi, thảo luận và đánh giá tiến độ công việc thường xuyên.

Quản trị năng suất công việc là bí quyết thành công của doanh nghiệp

Vì Sao Nhà Quản Lý Cần Quản Trị Năng Suất Của Nhân Viên?

Quản trị năng suất công việc là nền tảng giúp nhân viên nỗ lực hơn khi thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp. Từ đó, xây dựng một quy trình quản trị năng suất hiệu quả nhất.

Thông qua quy trình quản trị năng suất các cấp nhân viên và quản lý sẽ nhiệt huyết hơn trong công việc. Đồng thời, biết được rằng họ đã mang đến cho công ty những giá trị gì.

Khi đặt ra các mục tiêu về năng suất, nhân viên sẽ biết được họ cần phải làm gì để mang lại hiệu quả tối ưu nhất. Bên cạnh đó, loại bỏ những công việc ít quan trọng, không mang lại giá trị cho công ty.

Trong quá trình quản trị năng suất, người quản lý phải thường xuyên trao đổi, thảo luận qua các cuộc họp, cập nhật tiến độ liên tục, đào tạo nhân sự và phản hồi về hiệu quả làm việc của nhân viên.

Thông qua đó, các cấp quản lý và nhân viên có thể xác định nhanh chóng khối lượng việc tồn, hiệu quả công việc, để thay đổi linh hoạt các kế hoạch kinh doanh và hoạt động của doanh nghiệp.

Các Nhân Tố Ảnh Hưởng Đến Năng Suất Công Việc

Có rất nhiều nhân tố gây ảnh hưởng đến hiệu suất công việc của người lao động. Một số tác nhân chính gây ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình quản trị năng suất công việc của doanh nghiệp bao gồm: 

• Vốn nhân lực gồm kỹ năng làm việc, kinh nghiệm, kiến thức chuyên môn của nhân viên,...Đây là những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất lao động.
• Vốn vật chất gồm công cụ sử dụng trong quá trình làm việc, phần mềm hỗ trợ giúp tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí.

• Tri thức công nghệ gồm những hiểu biết và cách tạo ra sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ chất lượng nhất. Tối ưu hiệu suất kinh doanh và hỗ trợ doanh nghiệp phát triển bền vững.

4 Bước Cơ Bản Trong Quy Trình Quản Trị Năng Suất

Quy trình quản trị năng suất công việc gồm 4 bước sau:

1. Lập Kế Hoạch (Plan)

Đây là bước đầu tiên trong quá trình quản lý năng suất. Ở bước này người quản lý và nhân viên cần thống nhất với nhau các mục tiêu cần đạt được trong kế hoạch sắp tới. Mục tiêu công việc cần tuân thủ nguyên tắc SMART bao gồm: 

• Specific (S): Sự rõ ràng, cụ thể.
• Measurable (M): Có thể đo lường được.
• Attainable (A): Tính khả thi của mục tiêu.
• Relevant (R): Tính thực tế của kế hoạch.
• Timebound (T): Thời hạn hoàn thành.

Kế hoạch công việc cần được điều chỉnh linh hoạt. Người quản lý và nhân viên đưa ra các mục tiêu dài hạn, ngắn hạn theo tuần, tháng, quý, năm. Trong quá trình làm việc cần có thể thay đổi kế hoạch để đảm bảo mục tiêu phù hợp với giá trị cốt lõi và định hướng kinh doanh chung.

Kế hoạch công việc cần được điều chỉnh linh hoạt

2. Hành Động (Act)

Ở bước hành động, các cấp quản lý, nhân viên sẽ tiến hành triển khai vai trò, nhiệm vụ của từng cá nhân. Kế hoạch làm việc cá nhân của mỗi người phục vụ cho mục tiêu chung của doanh nghiệp.

3. Theo Dõi Và Giám Sát Tiến Độ (Track)

Trong quá trình triển khai kế hoạch, nhân viên và các cấp quản lý cần có sự trao đổi qua lại. Điều này giúp bạn xác định rõ những khó khăn gặp phải, cách giải quyết và khắc phục vấn đề phát sinh. Thông qua đào tạo và phản hồi liên tục để đưa ra kế hoạch điều chỉnh, thay đổi phù hợp.

4. Đánh Giá (Review)

Sau mỗi chu kỳ, 1 tháng, 3 tháng, 6 tháng, 1 năm, quản lý và nhân viên cần có những cuộc họp để báo cáo, phân tích, đánh giá kết quả công việc. Thông qua báo cáo để rút kinh nghiệm, góp ý và bàn luận về mục tiêu, kế hoạch trong giai đoạn tiếp theo.

Đánh giá năng suất thường xuyên để có phương pháp điều chỉnh phù hợp

Phân Tích Mô Hình Quản Trị Năng Suất

Hai bước quan trọng nhất trong quy trình quản trị năng suất công việc là theo dõi (Track) và thực hiện (Act). Nhà quản lý phải thường xuyên theo dõi, đôn đốc thực hiện công việc nghiêm túc và hiệu quả. Khuyến khích nhân sự tối ưu hoá kế hoạch cá nhân để đạt mục tiêu và về đích đúng hẹn.

Bên cạnh đó, bạn cần thường xuyên feedback, phản hồi công việc. Hỗ trợ đào tạo nhân viên, đồng hành cùng nhau vượt qua khó khăn. Đồng thời giải quyết các vấn đề phát sinh nhanh chóng.

Tóm lại, quy trình quản trị năng suất không nhất định phải thực hiện đầy đủ 4 bước. Tuy nhiên nhất định phải triển khai hành động và theo dõi liên tục trong thời gian dài làm việc. 

Ngoài ra, nhà quản lý cần đánh giá chính xác hiệu quả làm việc của nhân viên theo mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Triển khai hành động và theo dõi liên tục hoạt động của nhân viên bằng phần mềm FieldCheck

Xu Hướng Quản Trị Năng Suất Hiện Đại

Xu hướng quản trị năng suất hiện đại được các tập đoàn lớn như: Microsoft, Deloitte, Adobe, General Electric,...áp dụng là quy trình quản lý năng suất liên tục.

Các cuộc họp trao đổi được thực hiện liên tục theo tuần, tháng, quý và năm. Việc trao đổi thường xuyên giúp các cấp quản lý và nhân viên có sự thống nhất chung khi lập kế hoạch hành động và mục tiêu kinh doanh. Bám sát kế hoạch giúp nâng cao năng suất và hiệu quả khi làm việc.

Quản trị năng suất công việc bằng ứng dụng công nghệ trên điện thoại di động chính là giải pháp hoàn hảo cho doanh nghiệp. Hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đều quản lý bằng phần mềm để tối ưu thời gian, chi phí và nhân sự.

Phần mềm quản trị năng suất công việc trên điện thoại di động

Những Hạn Chế Trong Hệ Thống Quản Trị Năng Suất Truyền Thống

Các phương pháp quản trị năng suất công việc truyền thống không còn phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp. Bởi phương pháp này có nhiều hạn chế khi quản lý như:

1. Thiếu Tính Khách Quan

Phương pháp quản trị truyền thống thường mang tính chủ quan khi đánh giá năng lực của nhân viên. Điều này dẫn đến tình trạng thiếu công bằng và sự chính xác.

Việc đánh giá năng lực mỗi năm 1 lần khiến người quản lý không thể ghi nhớ hết các sự kiện liên quan. Điều này dẫn đến nỗ lực của nhiều nhân viên sẽ không được công nhận gây tâm lý bất mãn.

Phương pháp quản trị truyền thống thiếu chính xác do chủ quan

2. Thực Hiện Thủ Công

Phần mềm công nghệ ra đời đã thay thế cho việc quản trị năng suất công việc bằng sổ sách. Ứng dụng công nghệ có chi phí phù hợp, các tính năng quản lý thông minh, giao diện dễ sử dụng giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí.

3. Quy Trình Chiếu Lệ

Ở nhiều doanh nghiệp, khi cần đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên, nhà quản lý chỉ tích “Đạt” hoặc “Không đạt”. Một số doanh nghiệp khác chấm điểm từ 1-10 mà không có sự phản hồi, nhận xét đi kèm.

Đây chính là lý do khiến nhân viên “dậm chân tại chỗ”, quản lý kém hiệu quả, ngăn cản sự phát triển của doanh nghiệp.

4. Thay Vì Tập Trung Vào Việc Đào Tạo, Doanh Nghiệp Lại Đánh Giá Quá Mức

Trước các cuộc họp thảo luận, đánh giá hiệu suất, nhân viên thường lo lắng bởi họ sợ những lời phán xét từ quản lý.

Để cuộc họp diễn ra thoải mái và hiệu quả, bạn cần chú trọng thời gian đào tạo nhân viên. Dành cho nhân viên những lời khen ngợi trước khi góp ý giúp họ vui vẻ hơn và phát huy toàn bộ khả năng của mình.

Những Yếu Tố Nào Tạo Nên Một Quy Trình Quản Trị Năng Suất Hiệu Quả?

Để quản trị năng suất công việc hiệu quả, doanh nghiệp không thể bỏ qua những yếu tố dưới đây.

1. Thiết Lập Mục Tiêu

Thiết lập mục tiêu chính xác và truyền đạt đầy đủ thông tin đến các phòng ban là điều kiện cần trong quản lý năng suất.

Nhân viên cần hiểu rõ thông tin, vai trò, mục tiêu của mình trong kế hoạch hành động của doanh nghiệp. Điều này giúp họ có niềm say mê và hứng thú hơn khi làm việc.

Nhà quản lý cần điều chỉnh mục tiêu cho từng cấp. Họp để trình bày mục tiêu chung của doanh nghiệp, định hướng và kế hoạch hành động cụ thể. Thông qua các dữ liệu nhân viên sẽ tự thiết lập, bổ sung thêm danh sách công việc trong kế hoạch hành động cá nhân. Tinh thần chủ động và trách nhiệm với công việc của mỗi người là điều kiện đủ để kế hoạch đạt hiệu quả như mong muốn.

Thiết lập mục tiêu và kế hoạch hành động

2. Minh Bạch Trong Giao Tiếp Và Cộng Tác

Tính cách của người quản lý có ảnh hưởng nhất định đến nhiệt huyết của nhân viên. Bởi họ luôn mong muốn được giao tiếp, cộng tác lành mạnh với đồng nghiệp đáng tin cậy.

Do đó, nếu là người lãnh đạo bạn hãy phản hồi thường xuyên và trao đổi thẳng thắn, trung thực với nhân viên ngay khi thấy có vấn đề.

3. Sự Ghi Nhận Của Nhân Viên

Bất cứ nhân viên nào khi làm việc cũng đều mong muốn được ghi nhận. Nhà quản lý biết quan tâm đến cảm xúc của nhân viên và luôn chính trực trong hành động sẽ được đón nhận.

Để quản trị năng suất công việc hiệu quả, nhà quản lý cần ưu tiên vấn đề công nhận và khen thưởng lên hàng đầu. Điều này sẽ kích thích nhân viên nỗ lực hơn trong công việc để đạt mục tiêu nhanh chóng. 

Để làm được điều đó, cần có một chuẩn đánh giá năng suất minh bạch và khoa học. Kết quả đánh giá cần được thể hiện rõ ràng để nhân viên có thể hiểu rõ ràng.

4. Phát Triển Nhân Viên

Thường xuyên tổ chức các khóa đào tạo, trau dồi kỹ năng giúp nhân viên trở nên xuất chúng hơn. Điều này giúp nhân sự có mong muốn được gắn bó lâu dài với doanh nghiệp, có cơ hội thăng tiến và phát triển. 

Đổi lại, khi nhân viên làm việc năng suất và hiệu quả, doanh nghiệp cũng đạt được những thành tựu tốt hơn. 

5. Phản Hồi Thường Xuyên Và Đánh Giá Trung Thực

Quản trị năng suất công việc hiệu quả là thường xuyên đánh giá và phản hồi chính xác hiệu suất làm việc, kết quả thực hiện kế hoạch của nhân viên.

Sự tương tác qua lại được thực hiện dễ dàng, nhanh chóng bằng thiết bị điện tử. Điều này giúp nhân viên và doanh nghiệp nắm bắt mọi thông tin ở thời điểm hiện tại để có phương pháp xử lý tình huống hiệu quả nhất.

Thấu hiểu được nhu cầu của doanh nghiệp cũng như của nhân viên, FieldCheck được phát triển với nhiều tính năng chuyên biệt giúp việc quản lý năng suất công việc trở nên đơn giản và minh bạch hơn.

Với mục tiêu tinh giản quy trình thực hiện các công việc như báo cáo doanh số hay các công việc ngoài thị trường nói chung, FieldCheck tích hợp các danh sách kỹ thuật số (Digital checklists). 

Theo đó, thay vì sử dụng giấy bút để thực hiện công việc, nhân viên có thể sử dụng các thiết bị di động gọn nhẹ và hoàn thành công việc chỉ với những thao tác đơn giản. Ngoài ra, nhân viên không phải dành thời gian để gửi mail hay nhắn tin báo cáo; giờ đây, công việc đã được thay thế với FieldCheck.

Thực hiện thao tác dễ dàng trên di động

Ngay khi nhân viên thao tác bước hoàn thành công việc, kết quả sẽ được ghi nhận ngay lập tức theo thời gian thực trên hệ thống. Quản lý có thể kiểm tra các hoạt động làm việc của nhân viên ngay trên thiết bị của mình bất kỳ khi nào và bất kỳ đâu. 

Thông tin cũng được minh bạch rõ ràng hơn, giảm thiểu được tình trạng gian lận trong thực hiện công việc theo phương thức truyền thống.

Ngoài ra, cả quản lý và nhân viên đều có thể kiểm tra lại năng suất làm việc trên ứng dụng, được thể hiện dưới dạng số và biểu đồ trực quan. Từ đó, việc đánh giá cũng trở nên khoa học và thuyết phục hơn.

Trên đây là một số thông tin và giải pháp có thể giúp bạn quản trị năng công việc tối ưu. Chúng tôi hy vọng bạn sẽ tìm được câu trả lời trong bài viết hôm nay. Chúc bạn thành công