Six Sigma Là Gì? Cách Amazon Cải Tiến Để Đứng Trên Đỉnh Cao
Six Sigma là gì? Đây là một trong những quen thuộc đối với những người chưa từng tiếp xúc với khái niệm này trước đây. Nói một cách ngắn gọn thì Six Sigma là một tập hợp các phương pháp giúp doanh nghiệp có thể thực hiện cải tiến và thay đổi một cách chính xác hơn.
Câu hỏi đặt ra là làm thế nào mà mô hình này lại phát huy được hiệu quả như vậy? Khám phá câu trả lời của bạn trong các nội dung sau đây.
Six Sigma - Phương pháp cải tiến doanh nghiệp
Six Sigma là gì?
Six Sigma là gì? Đây được xem là phương pháp giúp cải tiến quy trình quản lý chất lượng và quy trình kinh doanh bằng cách dựa vào thống kê nhằm tìm ra các lỗi cũng như xác định nguyên nhân, xử lý các lỗi để tăng tính chính xác cho quy trình.
Tuy nhiên, Six Sigma (6 Sigma), về bản chất, không phải là hệ thống quản lý chất lượng như là ISO 9001. Thay vào đó, hệ phương pháp cung cấp hệ tư duy mới cho doanh nghiệp.
Theo đó, thay vì doanh nghiệp tập trung giải quyết sản phẩm lỗi, phương pháp vượt trội hơn là đầu tư vào quy trình để cải thiện và ngăn các lỗi có thể xảy ra. Phương pháp này sẽ dễ dàng tạo ổn định và hoàn hảo cho hoạt động kinh doanh và quá trình sản xuất.
Hệ phương pháp Six Sigma ứng dụng biện pháp thống kê nhằm để đếm số lỗi phát sinh trong quá trình. Sau đó, doanh nghiệp có thể dựa vào đó để có thể tìm giải pháp khắc phục và giải quyết sao cho như không lỗi.
Theo tiêu chuẩn của mô hình Six Sigma, một quy trình không được có hơn 3-4 lỗi trên 1 triệu sản phẩm (cơ hội).
Six Sigma dựa vào thống kê nhằm tìm ra và xử lý các lỗi
Các Cấp Độ Sigma
Trên thực tế, quy trình Six Sigma có thể đạt mức hoàn hảo chạm 99,99966%. Đây được xem là cấp độ thứ 6 Sigma với độ lệch chuẩn, đại diện cho cấp độ trưởng thành của quy trình.
Lean Six Sigma
Lean là phương pháp sản xuất trên được phát minh bởi thương hiệu Toyota với mục đích xóa bỏ vấn đề lãng phí, bất hợp lý trong quy trình sản xuất. Theo đó, phương pháp có thể hướng các hoạt động tổ chức trở nên tinh gọn nhất có thể.
Lean Six Sigma kết hợp giữa phương pháp Lean và Six Sigma. Trong khi Lean giúp giảm chất thải, chi kỳ sản xuất thì Six Sigma giúp hỗ trợ điều chỉnh tính chính xác cho quá trình.
Lean Six Sigma
6 Lợi Ích Không Ngờ Mà Six Sigma Mang Lại Cho Doanh Nghiệp
Six Sigma giúp tiết kiệm chi phí hoạt động cho doanh nghiệp. Ví dụ, năm 1985, thương hiệu nổi tiếng Motorola một thời là doanh nghiệp tiết kiệm khoảng 17 tỷ USD nhờ sử dụng Six Sigma.
Ngoài ra, hệ phương pháp này cũng giúp General Electric tiết kiệm 12 tỷ USD trong giai đoạn 1995 – 2000. Theo một nghiên cứu của ASQ, hơn 50% tên tuổi Fortune 500 sử dụng Six Sigma và tiết kiệm được hơn 400 tỷ USD.
Jennifer William chia sẻ rằng: “Không có ngành công nghiệp nào không thể hưởng lợi từ Six Sigma”, miễn là nó được thực hiện theo một quy trình xác định.”
Sau đây là sáu lợi ích chính nhờ hệ phương pháp Six Sigma mang lại các doanh nghiệp:
#1. Tăng Tỷ Lệ Khách Hàng Trung Thành
Khi tìm được các vấn đề trong các hoạt động vận hành, hệ phương pháp Six Sigma sẽ tập trung vào yêu cầu từ khách hàng. Vì thế, nó có tính định hướng của khách hàng cao.
Sản phẩm của doanh nghiệp không chỉ cần không có lỗi mà phải đáp ứng được những kỳ vọng từ những người sử dụng để duy trì độ trung thành từ khách hàng.
Để có thể thực hiện được điều đó, doanh nghiệp nên xây dựng và tiến hành các cuộc khảo sát về khách hàng và hành vi của họ để có thể hiểu được tâm lý và yêu cầu của khách hàng.
6 Sigma giúp tăng tỷ lệ khách hàng trung thành
#2. Cải Thiện Văn Hóa Doanh Nghiệp
Khi xác định được vấn đề đang tồn đọng, doanh nghiệp có thể giảm tỷ lệ xuất hiện các vấn đề một cách đáng kể và phòng ngừa chúng xuất hiện lần nữa.
Nhờ vào đó, bạn có thể cắt giảm được những chi phí không đáng, tối ưu việc sử dụng ngân sách cho doanh nghiệp. Khi doanh số bán ra tăng mà chi phí giảm đồng nghĩa với việc lợi nhuận của doanh nghiệp cũng tăng theo.
#3. Giảm Chi Phí Và Tăng Lợi Nhuận Cho Doanh Nghiệp
Một trong những phương pháp giúp cải thiện sự gắn kết giữa nhân viên và doanh nghiệp là nhờ vào quá trình làm việc hoàn hảo. Đối với Six Sigma, con người là yếu tố quan trọng tương tự như tầm quan trọng của kỹ thuật.
Ngoài ra, hệ phương pháp này còn giúp giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình kinh doanh. Nguyên nhân là nhờ cách đo lường rõ ràng và minh bạch cũng như thái độ làm việc chủ động.
Nhờ đó, các cấp quản lý có thể định hướng cho nhân viên của mình tốt hơn dù bạn có thuộc kiểu hình doanh nghiệp như thế nào.
Giảm chi phí và tăng lợi nhuận
#4. Kỳ Vọng Tốt Hơn
Việc hướng đến tỷ lệ 3-4 lỗi/triệu giúp doanh nghiệp tạo lập kỳ vọng cao hơn. Theo đó, công ty có thể có khả năng đạt được những thành tích cao hơn.
Ngoài ra, hệ phương pháp Six Sigma còn giúp doanh nghiệp có thể phát hiện và giải quyết các vấn đề còn đang hiện hữu. Nhờ đó, cấp quản lý có thể đưa ra các quyết định phù hợp để có thể tháo gỡ những nút thắt này.
#5. Lập Kế Hoạch Chiến Lược
Hệ phương pháp giữ vị trí quan trọng trong toàn bộ tầm nhìn chiến lược của doanh nghiệp. Theo đó, khi một doanh nghiệp thực hiện sứ mệnh của mình, bên cạnh các mục tiêu và phân tích SWOT, hệ phương pháp giúp họ tập trung vào những lĩnh vực cần được cải thiện.
Ví dụ, nếu doanh nghiệp thực hiện chiến lược tối ưu chi phí thì hệ phương pháp có thể giúp giải quyết được những bước thực hiện chưa tối ưu, để đạt được thỏa thuận hợp lý nhất.
#6. Mở rộng kinh doanh
Khi doanh nghiệp giải quyết được các vấn đề tồn đọng và thiết lập được một quy trình đúng chuẩn hệ phương pháp Six Sigma, bạn sẽ có thể có khả năng mở rộng quy mô kinh doanh và bộ tiêu chí đo lường theo kèm.
Tăng khả năng mở rộng kinh doanh
Nguyên Tắc Của Hệ Thống 6 Sigma
#1. Nâng Cao Dữ Liệu
Các doanh nghiệp cần cân nhắc hai câu hỏi trước khi quyết định:
- Ứng dụng như thế nào vào hệ phương pháp Six Sigma sao cho hiệu quả?
- Dữ kiện/dữ liệu cần thiết?
Các thông tin về sử dụng Six Sigma không được dựa trên phán đoán mơ hồ mà cần phải có sự chính xác trong đo lường.
#2. Tập Trung Vào Khách Hàng
Giống các triết lý kinh doanh khác, hệ phương pháp Six Sigma cũng hướng đến khách hàng. Các cải tiến cũng như sửa đổi trong quá trình theo tiêu chuẩn cần được xác định theo nhu cầu và yêu cầu từ khách hàng.
#3. Hợp Tác Không Rào Cản
Để có thể sở hữu quy trình tối ưu, doanh nghiệp cần ứng dụng Six Sigma theo nguyên tắc hợp tác không rào cản giữa nhiều bộ phận khác nhau trong công ty từ chiều ngang, chiều dọc hay đan chéo.
#4. Quản Trị Một Cách Chủ Động
Six Sigma chủ yếu tập trung tìm kiếm, xử lý các vấn đề trong quy trình, giúp tăng tính chính xác cho quá trình, đồng thời ngăn ngừa và giải quyết các vấn đề gây ra sản phẩm lỗi.
#5. Tập Trung Hoàn Thiện Nhưng Có Thể Cho Phép Một Số Vấn Đề
Hệ phương pháp Six Sigma đặt ra tiêu chuẩn là 3-4 lỗi/triệu khả năng. Vì vậy, bạn không cần phải vội để đạt sự hoàn hảo 100%.
Các giải pháp cải tiến có thể gặp vấn đề và thất bại, chỉ cần trong giới hạn và bạn vẫn rút được bài học từ nó.
Six Sigma có những nguyên tắc mà doanh nghiệp cần nắm rõ khi áp dụng
Những Trở Ngại Khi Triển Khai Six Sigma
Với những lợi ích trong việc gia tăng lợi nhuận và làm hài lòng khách hàng, phương pháp Six Sigma là một trong những công cụ được nhiều doanh nghiệp và tổ chức quan tâm.
Thế nhưng, việc áp dụng Six Sigma vẫn còn một số điểm gây trở ngại cho những người lần đầu thực hiện và kể cả những doanh nghiệp đã từng áp dụng vẫn có thể gặp khó khăn với phương pháp này.
Chưa Nắm Rõ Kiến Thức Của Phương Pháp
Nhiều công ty khi chưa thực sự hiểu biết đầy đủ về phương pháp Six Sigma đã bắt tay vào triển khai với mong muốn theo kịp đối thủ hoặc là chỉ để gây ấn tượng với đối tác của công ty.
Tuy nhiên, việc chưa hiểu rõ các nguyên tắc cũng như cách triển khai hợp lý sẽ rất dễ dẫn đến áp dụng thất bại hoặc tiêu tốn các nguồn lực của doanh nghiệp mà không mang lại nhiều kết quả như mong đợi.
Việc thiếu kiến thức về 6 Sigma khiến việc áp dụng không mang lại hiệu quả
Khó Sắp Xếp Nhân Lực Cho Dự Án
Phân công nhân sự và lĩnh vực để triển khai Six Sigma là một trong những vấn đề đầu tiên mà ban lãnh đạo cần phải thảo luận và cân nhắc kỹ lưỡng để có thể đi đến quyết định cuối cùng. Giai đoạn này cần phải có sự đồng thuận của những người có quyền quyết định và các cấp lãnh đạo.
Để một dự án Six Sigma thành công đòi hỏi những người chịu trách nhiệm chính phải là những người sẵn sàng dành thời gian, tài năng và tiền bạc cho dự án.
Hơn nữa, một khi phải bố trí lại nhân sự đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải thực hiện một số thay đổi tạm thời trong bộ máy tổ chức, thậm chí là những thay đổi nhân sự lớn.
Khả Năng Điều Hành Còn Hạn Chế
Kết quả của một dự án Six Sigma tùy thuộc rất nhiều vào sự kiểm soát và điều hành của nhà lãnh đạo. Nếu quản trị điều hành kém thì khi đó quy trình cải tiến không phù hợp với mục đích của doanh nghiệp. Hoặc là dự án không đáp ứng được các mục tiêu chiến lược.
Một nguyên nhân nữa đó là dự án cải tiến chỉ tập trung vào kết quả thay vì tìm cách giải quyết từ nguyên nhân gốc rễ.
Hãy xem xét lại yếu tố trên để cân nhắc và điều chỉnh lại cho hợp lý.
Kết quả của một dự án Six Sigma tùy thuộc rất nhiều vào sự kiểm soát và điều hành của nhà lãnh đạo
Quy trình DMAIC áp dụng phương pháp Six Sigma hiệu quả
Khi thực hiện một dự án hay mục tiêu cụ thể nào đó theo phương pháp Six Sigma, bạn chỉ cần tuân thủ quy trình 5 giai đoạn trong DMAIC như sau.
Bước 1: Define (Xác Định)
Nhận định về khách hàng và các yêu cầu về chất lượng của sản phẩm là bước đầu tiên và rất quan trọng trong mỗi lần triển khai phương pháp Six Sigma.
Ở giai đoạn này, nhóm làm dự án cần phải xác định rõ dự án gắn liền với mục tiêu kinh doanh, và có thể đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng. Sau khi tự đánh giá mức độ đạt yêu cầu, bạn cũng cần thiết lập phạm vi và mục tiêu của dự án.
Cụ thể hơn, bạn cần trả lời những câu hỏi như "Quy trình sản xuất đang tồn tại những vấn đề nào?", "Mảng kinh doanh nào đang cần triển khai Six Sigma?'.
Bước 2: Measure (Đo Lường)
Tiếp theo là bạn cần thu thập dữ liệu cần thiết về những yếu tố ảnh hưởng đến quy trình. Các phép đo phải chính xác để đánh giá đúng năng lực hoạt động của hệ thống.
Bước này còn giúp bạn nhận diện các vấn đề phát sinh để tìm ra nguyên nhân của các lỗi sai.
Bước 3: Analyze (Phân Tích)
Sau khi thu thập xong toàn bộ dữ liệu để đánh giá, đây là lúc để phân tích xem khả năng thực hiện các mục tiêu với kế hoạch đã đề ra và kết quả thực hiện.
Mục đích là tìm ra mối liên quan giữa nguyên nhân gốc rễ và các yếu tố gây nên dao động quy trình khi không hoàn thành mục tiêu, để từ đó đưa ra các phương án dự phòng cho mỗi kế hoạch.
Bước 4: Improve (Cải Tiến)
Giai đoạn tiếp theo cần phải thực hiện sau khi tìm ra nguyên nhân của vấn đề chính là tìm cách để cải thiện quy trình. Doanh nghiệp cần tìm kiếm và xác định các hành động có thể thực hiện trước khi bắt đầu triển khai giải pháp cải tiến.
Có thể áp dụng nhiều công cụ từ đơn giản đến phức tạp để loại bỏ những điểm dư thừa trong quy trình và tiết kiệm thời gian cải tiến hơn.
Bước 5: Control (Kiểm Soát)
Bước cuối cùng nhưng cũng không kém phần quan trọng chính là theo dõi và kiểm tra thường xuyên để hoàn thiện kế hoạch hành động với những thay đổi cần thiết. Việc cần làm là lên kế hoạch giám sát để có thể kiểm soát mục tiêu một cách nghiêm túc và hiệu quả.
Quy trình DMAIC
Case Study Ứng Dụng Thành Công 6 Sigma Từ Các Công Ty Lớn
Kể từ năm 1986, Six Sigma đã được nhiều công ty trên thế giới áp dụng và trở thành phương pháp 'thương hiệu' cho các vấn đề phát triển công ty.
Sau khi Motorola phát triển những nguyên tắc này thành công và General Electric thực hiện sự có những thay đổi đáng kể bằng cách áp dụng những nguyên tắc đó thì nhiều công ty khác cũng đang cố gắng áp dụng Six Sigma với hy vọng có nhiều kết quả trong hoạt động kinh doanh của mình.
Hai trong số đó là nhà bán lẻ Amazon và công ty dược Catalent Pharma Solutions đã thành công trong việc nâng cao hiệu quả trong quá trình cải thiện sản phẩm của họ khi thực hiện Six Sigma.
Riêng đối với các doanh nghiệp trong nước, hiện vẫn chưa có nhiều ví dụ điển hình cho các trường hợp áp dụng 6 Sigma tại Việt Nam nổi bật.
Amazon
Khởi đầu là một cửa hàng sách trực tuyến, Amazon.com khiến nhiều người nghi ngờ và nghĩ là điên rồ với ý tưởng bán hơn một triệu đầu sách trực tuyến. Tuy nhiên, không lâu sau đó, Jeff Bezos - CEO của Amazon đã biến cửa hàng online của mình từ một nơi chỉ bán sách thành một trong những nhà bán lẻ trực tuyến lớn nhất thế giới.
Vậy đâu là bí quyết để ông lớn thương mại điện tử này thành công đến như vậy?
Một trong những đặc điểm độc đáo của Amazon là tất cả quy trình, mọi trải nghiệm khách hàng và mọi tính năng đều có kế hoạch và lộ trình cải tiến. Và câu trả lời nằm ở Six Sigma.
Amazon là một ví dụ điển hình về việc áp dụng thành công Six Sigma
Trên thực tế, Amazon là một ví dụ điển hình về Six Sigma và là nguồn cảm hứng học hỏi cho bất cứ doanh nghiệp nào đang mong muốn cải thiện công ty của mình. Phương pháp này đã ăn sâu vào văn hóa của Amazon và là công cụ không thể thiếu cho việc phát triển những sản phẩm sau này của đế chế bán lẻ toàn cầu.
Cụ thể, Amazon đã áp dụng phương pháp này để loại bỏ các khiếm khuyết và cắt giảm chi phí trong quy trình sản xuất kinh doanh. Không chỉ trong lĩnh vực sản xuất hàng hóa, mà nhà bán lẻ nổi tiếng này cũng đã triển khai Six Sigma vào chiến lược kinh doanh của mình.
Từ năm 1999, Amazon đã đặt ra các tiêu chuẩn để hướng tới sự xuất sắc trong cách mà doanh nghiệp này vận hành mọi thứ. Sự ưu tú ấy được thể hiện qua những nỗ lực cải thiện trải nghiệm của khách hàng và thúc đẩy năng suất để gia tăng lợi nhuận.
Với hệ thống Andon (báo lỗi) ảo, một công cụ của Lean, công ty Amazon đã trao quyền cho nhân viên giải quyết các khiếm khuyết ngay lập tức và hiệu quả, góp phần giảm bớt các khiếu nại của khách hàng trong tương lai.
Công ty Amazon có quy tắc là chỉ tuyển những người tốt nhất và cho những người nhân viên này học một khóa đào tạo nâng cao của Lean Six Sigma.
Để có thể áp dụng triệt để phương pháp Six Sigma, Amazon còn tìm kiếm thêm sự hỗ trợ từ các công cụ khác như DMAIC, công cụ phân tích Nguyên nhân gốc rễ,.... để loại bỏ các công đoạn không hữu ích.
Catalent Pharma Solutions
Là công ty hàng đầu trong việc cung cấp giải pháp cho ngành dược, sinh học và các sản phẩm sức khỏe cho người tiêu dùng, Catalent Pharma Solutions phải đối mặt rất nhiều lỗi khi sản xuất hàng triệu đơn vị dược phẩm. Quy trình xử lý chính vì thế mà tốn nhiều thời gian hơn để phân tích các mẫu vật phẩm.
Hơn nữa, công ty cũng cần hệ thống mới để dự báo dao động trong quy trình cải thiện sản phẩm độc quyền của họ là Zydis.
Nhóm làm dự án đã thiết lập cơ sở dữ liệu để thu thập thông tin và hoàn thành biểu đồ kiểm soát để tạo thuận lợi cho việc cập nhập thông tin. Ngôn ngữ lập trình cho công nghệ tự động hóa phải linh hoạt và có thể dùng lại.
Sau 2 tuần thực hiện các thay đổi với ứng dụng Six Sigma, hiệu suất của công ty được cải thiện và Catalent Pharma đã ngăn chặn được việc thất thoát hai lô sản phẩm trị giá 50.000 bảng Anh.
Ứng dụng Six Sigma đã giúp hiệu suất của Catalent Pharma Solutions cải thiện rõ rệt
Kết Luận
Hy vọng với những thông tin hữu ích ở trên bạn đọc đã nắm được khái niệm và các lợi ích của Six Sigma là gì. Cũng như biết cách vận dụng những nguyên tắc và quy trình DMAIC cho hợp lý để thực hiện cải tiến thành công quá trình phát triển sản phẩm và dịch vụ của mình.
BÀI VIẾT LIÊN QUAN:
