Flowchart Là Gì? Ứng Dụng Flowchart Để Trực Quan Hóa Quy Trình Nghiệp Vụ

Flowchart là một trong bảy công cụ thống kê kiểm soát chất lượng nổi tiếng của người Nhật bên cạnh các công cụ khác như Control Chart (Biểu đồ kiểm soát), Cause and Effect Diagram (Sơ đồ nhân quả), Checksheet (Phiếu kiểm tra), v.v. 

Ngày càng nhiều doanh nghiệp trên khắp thế giới áp dụng các công cụ này, đặc biệt là Flowchart, vào trong các quy trình sản xuất cũng như hoạt động kinh doanh của công ty. 

Vậy Flowchart là gì mà lại được sử dụng rộng rãi và phổ biến đến như vậy? Ngoài việc hỗ trợ trình bày kế hoạch một cách rõ ràng và quan, công cụ phân tích quy trình điển hình này còn giúp doanh nghiệp/ tổ chức của bạn nhìn thấy được bức tranh toàn cảnh và xem bạn đang ở đâu trong quy trình tổng thể.

Trong nội dung bài viết ngày hôm nay, bạn sẽ được khám phá quy tắc và các bước vẽ lưu đồ cũng như một số ví dụ phổ biến của Flowchart.

Định Nghĩa Flowchart Là Gì?

Flowchart, có cách viết khác là flow chart, khi dịch sang tiếng Việt có nghĩa là biểu đồ, sơ đồ. Trong kinh doanh, Flowchart thường được gọi là lưu đồ quy trình hoặc ngắn gọn hơn là lưu đồ, dùng để mô tả một quá trình, hệ thống hoặc thuật toán máy tính. 

Theo Wikipedia, lưu đồ này có thể thể hiện giải pháp cho vấn đề cần giải quyết từng bước từng bước một, với các bước công việc được hiển thị dưới dạng các loại hình hộp khác nhau theo thứ tự và được nối với nhau bằng các mũi tên để thể hiện dòng điều khiển. 

Flowchart có thể được sử dụng với nhiều mục đích đa dạng như xây dựng tài liệu, lập kế hoạch, nghiên cứu, cải tiến, hỗ trợ các hoạt động đào tạo, hoặc truyền đạt các quy trình phức tạp dưới dạng một sơ đồ trực quan rõ ràng và dễ hiểu.

Mỗi tổ chức, công ty sẽ có những quy trình và cấu trúc riêng. Bạn được phép điều chỉnh và sửa đổi biểu đồ để minh họa cho nhiều mục đích khác nhau, cho dù là thiết kế quy trình sản xuất, quản trị hay dịch vụ của doanh nghiệp.

Flowchart - Sơ đồ quy trình

Lịch Sử Của Lưu Đồ

Lưu đồ ban đầu được Frank Gilbreth giới thiệu vào năm 1921 như một phương pháp dựa trên đồ họa để diễn tả quy trình, trong một bài thuyết trình của ông có tiêu đề “Sơ đồ quy trình: Những bước đầu của quá trình tìm ra cách tốt nhất để làm việc” tại Hiệp Hội Kỹ Sư Cơ Khí Hoa Kỳ (ASME), theo Wikipedia. 

Vào đầu những năm 1930, các công cụ của Gilbreth nhanh chóng được đưa vào chương trình giảng dạy kỹ thuật công nghiệp bởi kỹ sư công nghiệp Allan H. Mogensen. Sau đó, ASME đã thông qua một hệ thống ký hiệu cho các biểu đồ luồng quy trình và vận hành, bắt nguồn từ công trình gốc của Gilbreths.

Flowchart là công cụ đã có từ lâu và vẫn phổ biến đến tận bây giờ

Tại Nhật Bản, Kaoru Ishikawa (1915-1989), một nhân vật quan trọng với nhiều sáng kiến chất lượng trong sản xuất, đã xếp lưu đồ vào trong danh sách những công cụ quan trọng để kiểm soát chất lượng. 

Cùng với sự tiến bộ của công nghệ thông tin, các lưu đồ giờ đây đã được ứng dụng một cách toàn diện và cho phép sử dụng hầu hết các biểu tượng ký hiệu để minh họa. Ngày nay, bên cạnh việc sử dụng lưu đồ để thiết kế các chương trình máy tính và thuật toán, các nhà quản lý doanh nghiệp và nhân viên vẫn hay ứng dụng vẽ sơ đồ để phục vụ cho các mục đích công việc khác nhau.

Lợi Ích Khi Ứng Dụng Flowchart Trong Doanh Nghiệp

Flowchart đóng vai trò như một lộ trình giúp thực hiện các quy trình quan trọng, thông qua việc phác thảo mục tiêu và tạo nền tảng để xây dựng nên các hành động cần thực hiện. 

Khi làm việc tại các công ty có quy mô vừa hay tại các tổ chức, tập đoàn lớn thì nhân viên thường xuyên phải lên ý tưởng và trình bày ý tưởng của mình cho một kế hoạch hoặc dự án chiến lược. Flowchart chính là một công cụ hữu ích hỗ trợ bạn thuyết trình hiệu quả và dễ dàng đưa ra quyết định.

Trình bày ý tưởng bằng lưu đồ

Việc lập sơ đồ luồng còn mang lại cho các doanh nghiệp những lợi ích sau: 

• Giúp trình bày giải pháp trực quan rõ ràng, dễ nhìn và dễ hiểu; và hỗ trợ ghi lại quá trình một cách ngắn gọn. 

Tương tự như với sơ đồ hình cây hay sơ đồ tư duy (mind map), nhưng Flowchart mang tính cứng nhắc hơn, ít màu sắc và hình ảnh hơn. Bù lại, với cách trình bày gọn gàng và khoa học, người xem vẫn có thể dễ dàng đọc hiểu và theo dõi Flowchart mà không cần giải thích dài dòng và không gây nhàm chán. 

• Lưu đồ cho phép các nhân viên brainstorm ý tưởng, cũng như vẽ ra bức tranh toàn cảnh về toàn bộ quá trình hoạt động và tính toán các tình huống, kịch bản có khả năng xảy ra. 
• Việc lập biểu đồ Flowchart cho các quy trình kinh doanh giúp doanh nghiệp giảm thiểu các sai sót và ngăn ngừa những thay đổi không mong muốn trong tương lai. 
• Hỗ trợ quá trình truyền đạt thông tin hiệu quả và hướng dẫn công việc bằng cách thiết kế các bước thực hiện của một quy trình phức tạp đến mọi nhân viên, phòng ban. 

Flowchart còn thể được ứng dụng như một tài liệu onboarding giúp nhân viên mới nắm được cách thức vận hành cũng như cấu trúc của tổ chức.

• Khi nhìn vào quy trình vận hành tiêu chuẩn, các nhà quản trị doanh nghiệp có thể nhận ra đâu là công đoạn cần loại bỏ hoặc cần cải thiện thêm. 

Từ đó, họ có thể phần nào đánh giá được sản phẩm đầu ra và sử dụng Flowchart để làm bản tham chiếu cho việc cải tạo và đổi mới quy trình sau này.

• Việc phát triển một sơ đồ quy trình nghiệp vụ không chỉ khuyến khích sự tương tác và giao tiếp hiệu quả hơn giữa những người tham gia mà còn cung cấp cho các nhân viên sự hiểu biết chung về quy trình vận hành của công ty. 

Flowchart còn có khả năng tập hợp các thành viên trong nhóm phù hợp và tạo thành bộ phận thu thập dữ liệu quan trọng.

• Ngoài ra, sử dụng Flowchart khi thực hiện bài nói giới thiệu, thuyết trình với khách hàng có thể giúp thu hút nhiều đối tượng tiềm năng với nội dung được trình bày sinh động và đa dạng. 

Với những ai ngoài ngành khi nghe, lướt qua bằng Flowchart cũng giúp họ nắm nhanh thông tin chính. 

Như vậy, Flowchart vừa đóng vai trò cốt lõi, giúp giữ kết nối giao tiếp giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp, vừa giúp mở rộng khả năng tiếp cận giữa doanh nghiệp với khách hàng.

Quy Tắc Chuẩn Để Vẽ Flowchart Hiệu Quả

Một lưu đồ quy trình được thiết kế theo thứ tự đi từ trái qua phải và tự trên xuống dưới. Nếu bạn muốn vẽ Flowchart mang lại hiệu quả và độ chính xác cao, bạn cần tuân theo các tiêu chuẩn và quy tắc đã được thiết lập và thông qua trước đó. 

Cụ thể, có 3 quy tắc chính cần được đúng tuân thủ như sau:

1. Sử Dụng Nhất Quán Các Thành Phần Trong Flowchart

Hãy đảm bảo tính nhất quán của các yếu tố về hình khối, văn bản và đường chỉ dẫn (mũi tên) trong Flowchart. Trong đó: 

• Hình elip biểu thị điểm bắt đầu và kết thúc của một quy trình; 
• Hình chữ nhật mô tả các bước triển khai và cá nhân thực hiện; 
• Hình thoi dùng khi cần ra quyết định hoặc thi hành các lựa chọn; 
• Và cuối cùng là mũi tên dùng để chỉ dẫn các bước cần thực hiện tiếp theo. 

Quy tắc vẽ flowchart

2. Sắp Xếp Luồng Dữ Liệu Khoa Học Trên Cùng Một Trang

Flowchart cần được trình bày ngắn gọn và rõ ràng trên một trang duy nhất, để tối ưu tính hiệu quả cũng như hỗ trợ cho việc chia sẻ dễ dàng.  Có thể nói đây chính là một quy tắc then chốt của việc vẽ lưu đồ. 

Trong trường hợp Flowchart có kích thước lớn, người dùng có thể giảm tỷ lệ trang, điều chỉnh phông chữ đi kèm, điều chỉnh lại các bước cho hợp lý, hoặc là chia biểu đồ thành các tập hợp nhỏ. Một nguyên tắc nữa đó chính là "Keep it short and simple", nghĩa là hãy làm mọi thứ đơn giản lại, và luôn hướng đến sự ngắn gọn, rõ ràng trong mọi vấn đề.

Sắp xếp dữ liệu đơn giản và khoa học

3. Đặt Dòng Trả Về Phía Dưới Của Flowchart

Quy tắc còn lại đó chính là đặt dòng trả về phía dưới lưu đồ luồng. Chúng ta sẽ đọc văn bản từ đầu trang xuống một cách tự nhiên theo tuần tự, vì thế, mọi dòng trả ngược về trước cần đặt bên dưới. Nếu xuất hiện 2 dòng cần trả về thì tuyệt đối không được trùng nhau.

Ba Bước Vẽ Lưu Đồ

Khi nhìn vào hình ảnh của một lưu đồ, nhiều người sẽ nghĩ công việc vẽ Flowchart có vẻ đơn giản, chỉ là một vài ba biểu tượng với dòng chữ chú thích và các đường chỉ dẫn. 

Nhưng thực sự, để xây dựng được một biểu đồ luồng logic và chính xác thì không hề dễ dàng, nhất là đối với các doanh nghiệp lớn với nhiều quy trình phức tạp liên kết với nhau. 

Bước 1: Quyết Định Lưu Đồ Bạn Cần Cho Những Quy Trình Nào

Đầu tiên, hãy xác định quy trình mà bạn cần tạo Flowchart bằng cách hình dung các hoạt động có thể xảy ra trong đầu bạn. Đó có thể là sơ đồ quy trình bán hàng, quy trình đối phó sự cố, hoặc là một quy trình onboarding nhân viên mới. 

Sau đó, liệt kê các bước cụ thể theo thứ tự mà chúng có thể diễn ra. Đặt những câu hỏi như: “Điều gì xảy ra tiếp theo trong quá trình này?” và "Cần phải làm gì trước khi chuyển sang bước tiếp theo?"

Bước 2: Tìm Hiểu Kỹ Thông Tin Về Cách Quy Trình Hoạt Động

Tốt nhất là bạn nên tìm hiểu và thu thập tất cả các thông tin chi tiết có liên quan để có thể vẽ sơ đồ chính xác. Tham khảo ý kiến của tất cả những người chủ chốt tham gia vào hoạt động. 

Họ có thể là những nhà cung cấp, khách hàng và người giám sát. Bạn có thể tìm cách trò chuyện trực tiếp và sắp xếp phỏng vấn với từng người, hoặc là mở cuộc họp tập thể để thảo luận và chia sẻ các ý tưởng với nhau. 

Các bước tạo Flowchart

Bước 3: Bắt Tay Vào Vẽ Flowchart

Ngay khi đã nắm được đầy đủ thông tin trong tay, bạn có thể bắt đầu phát triển một lưu đồ bằng cách vẽ nó ra giấy. Bạn cũng có thể sử dụng các công cụ thiết kế như Adobe Photoshop (Ps), Adobe Illustrator (Ai), hay Canvas, để thiết kế sơ đồ bản mềm kỹ thuật số gây ấn tượng trên các thiết bị di động.

Một cách khác tiện lợi hơn dành cho những người không giỏi thiết kế đó là chọn một sơ đồ mẫu (template) trên Microsoft Excel để thiết kế một Flowchart đơn giản.

Vẽ Fowchart

Ví Dụ Về Flowchart Trong Thực Tế Công Việc

Flowchart được ứng dụng phổ biến trong rất nhiều lĩnh vực và ngành nghề đa dạng. Bên cạnh đó, một doanh nghiệp có thể có những quy trình nghiệp vụ khác nhau cho các bộ phận từ Hành chính - Nhân sự, Chăm sóc khách hàng đến các phòng sản xuất và bán hàng. 

Nhằm để người dùng dễ hình dung lưu đồ đưa vào thực tế ra sao, sau đây là vài ví dụ cụ thể: 

Quy Trình Onboarding Nhân Viên Mới

Mọi nhân sự mới trong công ty đều phải làm quen về văn hoá, bộ máy tổ chức cũng như quy trình công việc trước khi bắt đầu vào thực hiện các nhiệm vụ chính. 

Flowchart ứng dụng trong quy trình onboarding nhân viên mới

Mỗi công ty/ doanh nghiệp sẽ có một lưu đồ khác nhau cho quy trình onboarding nhưng cơ bản dựa theo các bước sau:

• Nhân viên mới hoàn thành hồ sơ và giấy tờ theo yêu cầu của nhân sự.
• Bộ phận HR sẽ tiến hành kiểm tra, nếu cần bổ sung hay chỉnh sửa thông báo ngay cho người mới biết.
• Nhân sự giới thiệu về cấu trúc cũng như các quy định của tổ chức.
• Cuối cùng là bàn giao trang thiết bị làm việc, đồng phục, mã chấm công, email công ty,... cho người mới.

Quy Trình Phê Duyệt Công Văn

Trên thực tế, mỗi ngày các bộ phận công ty đều phát sinh vài công văn cần sự phê duyệt. Việc luân chuyển công văn qua lại giữa nhiều email để phê duyệt đòi hỏi độ chi tiết và độ chính xác cao. Chưa kể tới việc chỉnh sửa rất dễ khiến chúng bị thất lạc, nhầm lẫn hoặc bỏ quên trong một hòm thư nào đó.

Vì thế, nội dung công việc này cũng cần có một sơ đồ chi tiết để triển khai đúng hướng, bao gồm các bước sau:

• Công văn được gửi đi.
• Nếu chúng không được chấp thuận, quá trình bị hủy bỏ. Ngược lại, người làm công văn sẽ tiến hành chỉnh sửa theo yêu cầu.
• Lưu trữ công văn trong một thư mục được quy định trước.
• Tự động gửi email xác nhận xét duyệt thành công tới người gửi công văn để hoàn tất quy trình.

Ứng dụng Flowchart trong quy trình phê duyệt công văn

Lời Kết

Hy vọng với những nội dung mà chúng tôi cung cấp ở trên, bạn sẽ có cho mình những kiến thức cần thiết để bắt đầu ứng dụng Flowchart vào trong các hoạt động kinh doanh và quy trình làm việc một cách hiệu quả. 

Đồng thời, với loại biểu đồ luồng, bạn có thể tạo ra nhiều ý tưởng thú vị và mang lại nhiều đóng góp hữu ích cho doanh nghiệp.