Review Top 8 Phần Mềm Quản Lý Dịch Vụ Hiện Trường Tốt Nhất Năm 2022

Phần mềm quản lý ngoại cần FSM là một trong những giải pháp quản lý được thiết kế cho các nhân viên hiện trường hoặc các nhóm làm việc bên ngoài thị trường nhằm hỗ trợ họ xử lý công việc một cách hiệu quả. Những công việc đó trước đây luôn được thực hiện một cách thủ công, bao gồm các công việc liên quan đến gọi điện cho khách hàng hay đưa giấy tờ trực tiếp đến các kỹ thuật viên dịch vụ hiện trường, nhân viên văn phòng và các khách hàng.

Khi phải phục vụ nhiều đối tượng khách hàng với các nhu cầu và địa điểm khác nhau, việc cung cấp dịch vụ khách hàng đặc biệt và tận dụng nguồn lực hiệu quả không phải là điều dễ dàng. Chính vì vậy, với sự ra đời của phần mềm quản lý dịch vụ hiện trường, các kỹ thuật viên hoạt động bên ngoài có thể theo dõi tiến trình công việc mọi lúc và mọi nơi.

Hoạt động dịch vụ hiện trường

Phần Mềm Quản Lý Dịch Vụ Hiện Trường (FSM) Là Gì?

Nhìn chung, phần mềm quản lý dịch vụ hiện trường hay ngoại cần (FSM) cơ bản là một nền tảng phần mềm như một dịch vụ (SaaS), cung cấp khả năng quản lý và hỗ trợ các kỹ thuật viên hiện trường, nhân viên văn phòng ở nhiều ngành nghề có thể làm việc thông qua các thiết bị hoặc công cụ di động.

Vì dịch vụ hiện trường là công việc di động, giải pháp FSM cho phép nhân viên nội bộ và bên thứ ba thực hiện nhiều công việc tại hiện trường hơn mà không cần đợi chuyển thiết bị trở lại nhà cung cấp dịch vụ.

Các doanh nghiệp khi triển khai phần mềm FSM có thể đạt được nhiều mục tiêu khác nhau, như tiết kiệm thời gian và cải thiện hiệu suất hơn.

Quản lý dịch vụ tại hiện trường là một giải pháp tập trung hỗ trợ các công ty trong việc kiểm soát, đơn giản hóa và tích hợp các hoạt động hàng ngày do nhân viên hiện trường và nhân viên văn phòng thực hiện để quản lý tốt hơn và minh bạch hơn.

Giải pháp quản lý dịch vụ hiện trường là một nền tảng SaaS

Phần mềm FSM cho phép các nhà quản lý giám sát, phân công nhân lực nhằm thực hiện các đơn hàng yêu cầu công việc đồng thời quản lý tài sản và hàng tồn kho, phân công, lập lịch, ghi lại các hoạt động vận hành thực tế và đo lường năng suất.

Giải pháp phần mềm này cũng cho phép nhân viên hiện trường nhận được các yêu cầu và lịch trình dịch vụ, báo cáo công việc, thu tiền khách hàng và liên hệ với nhóm nhân viên văn phòng.

Các Tính Năng Quan Trọng Của Phần Mềm FSM

Giải pháp dịch vụ hiện trường di động hỗ trợ các doanh nghiệp dịch vụ lập lịch và theo dõi các hoạt động bên ngoài bằng cách hiển thị chi tiết công việc ưu tiên, hướng dẫn đến địa điểm làm việc, thông tin liên hệ của khách hàng và dữ liệu về các bộ phận cần thiết cho đại diện.

Ngoài ra, các nhà quản lý có thể sử dụng FSM để xử lý các đơn đặt hàng công việc, sắp xếp các nguồn lực bên ngoài và theo dõi lịch sử khách hàng. Dưới đây là một số chức năng tiêu chuẩn cũng như các tính năng nâng cao mà phần mềm dịch vụ hiện trường có thể cung cấp cho các doanh nghiệp bao gồm:

Quản Lý Đơn Hàng Công Việc

Chức năng chính nhất của phần mềm FSM là công cụ quản lý thứ tự công việc. Tính năng này cung cấp cho nhân viên văn phòng và kỹ thuật viên hiện trường quyền truy cập vào phiếu nhiệm vụ và thông tin cần thiết để hoàn thành dự án.

Ví dụ, các kỹ thuật viên có thể xem lịch sử công việc để biết những nhiệm vụ nào đã được thực hiện và đọc nhận xét của các nhân viên hiện trường khác. Trong khi họ đang ra ngoài làm việc, các nhân viên tại văn phòng hoặc người quản lý có thể sử dụng chức năng này để thêm công việc mới cho họ.

Quản lý đơn đặt hàng công việc

Quản Lý Khách Hàng

Việc quản lý nhân viên và khách hàng trở nên khó khăn hơn khi một công ty phát triển về quy mô. Trong bối cảnh đó, phần mềm dịch vụ hiện trường cho phép bạn tổ chức và lưu trữ thông tin khách hàng và nhà cung cấp một cách hiệu quả.

Quản lý khách hàng là một khía cạnh quan trọng của các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ hiện trường, đó là lý do tại sao nó có bộ công cụ riêng. Ít nhất, điều cần thiết là phần mềm FSM cung cấp cho công ty của bạn một cơ sở dữ liệu khách hàng chứa đầy đủ thông tin về khách hàng của bạn, bao gồm thông tin liên hệ, địa chỉ và hồ sơ dịch vụ của họ.

Khách hàng cũng có thể thực hiện, thay đổi hoặc lên lịch lại cuộc hẹn, nhận thông báo thời gian đến dự kiến của kỹ thuật viên và điền vào các bản khảo sát với các cổng thông tin và thông báo của khách hàng với các phần mềm FSM hiện nay.

Quản lý khách hàng

Tối Ưu Hóa Lộ Trình Di Chuyển

Hỗ trợ một lộ trình hiệu quả cho nhân viên ngoại cần góp phần đáng kể vào việc hoàn thành nhiệm vụ một cách nhanh chóng. Cụ thể, phần mềm FSM kết nối với GPS để giám sát vị trí của kỹ thuật viên và phương tiện vận tải của họ trong thời gian thực.

Ngoài ra, tính năng này hỗ trợ người dùng trong việc tạo đường dẫn hiệu quả trong khi vẫn cung cấp sửa đổi đường đi dựa trên các tiêu chí kinh doanh cho các lĩnh vực khác nhau của công ty bạn. Một số hệ thống quản lý dịch vụ hiện trường di động thậm chí còn cung cấp hướng dẫn từng chặng cho các kỹ thuật viên.

Tính năng định tuyến

Tính năng Xử lý Thanh toán & Lập hóa đơn

Chức năng nâng cao này cho phép các doanh nghiệp tạo và cung cấp báo giá tự động. Với giao diện truy cập tất cả các hóa đơn, nhân viên văn phòng của bạn sẽ tiết kiệm nhiều thời gian hơn để theo dõi các khoản thanh toán hiện có.

Lập hóa đơn hàng loạt, hóa đơn điện tử và xác lập giá cả là các tính năng phổ biến của các giải pháp FSM.

Thanh toán và xử lý hóa đơn

Kiểm Soát Hàng Tồn Kho

Đôi khi khả năng hoàn thành dự án của kỹ thuật viên trong lần làm việc đầu tiên phụ thuộc vào tình trạng có sẵn của một số bộ phận nhất định. Người sử dụng phần mềm có thể xem mức tồn kho và ước tính nhu cầu để tính toán số lượng mặt hàng họ phải đặt cho các yêu cầu trong tương lai. Người dùng cũng có thể thiết lập cảnh báo khi lượng hàng đạt mức xác định.

Bằng cách trả lời các yêu cầu dịch vụ kịp thời, người dùng có thể tiết kiệm thời gian trong khi chờ đợi đơn đặt hàng và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Quản lý hàng tồn kho

Sửa Chữa Và Bảo Trì

Tính năng này tạo điều kiện cho các chức năng cụ thể liên quan đến sửa chữa và bảo trì. Người dùng có thể sử dụng nó để thiết lập bảo trì phòng ngừa, giao nhận hàng hóa, kiểm tra bảo hành, quản lý các yêu cầu sửa đổi kỹ thuật và hợp lý hóa việc sửa chữa kho hàng.

Báo cáo bảo trì, chi phí sửa chữa và lịch sử cảnh báo cho người dùng khi công cụ, thiết bị hoặc phương tiện yêu cầu bảo dưỡng. Tất cả những khía cạnh này đều góp phần làm cho tuổi thọ của dụng cụ và thiết bị cao hơn, giúp tiết kiệm chi phí.

Sửa chữa và bảo trì

Công nghệ thực tế tăng cường (AR) được sử dụng trong các nền tảng dịch vụ thực địa hiện đại để tiến hành các chức năng như đào tạo, cung cấp thông tin và thu nhận kiến thức. AR có thể được sử dụng bởi các kỹ thuật viên để chồng một bản sao kỹ thuật số của máy mà họ đang cố định lên máy vật lý.

Phương pháp này cũng có thể cung cấp cho một kỹ thuật viên hướng dẫn về công việc bảo trì hoặc sửa chữa mà họ đang đảm nhận.

Các Lợi Ích Chính Của Phần Mềm FSM

Phần mềm quản lý dịch vụ hiện trường là một trong những nguồn lực quan trọng để các doanh nghiệp đạt được sự tuân thủ tốt hơn trong công ty và thúc đẩy trải nghiệm của khách hàng. Bên cạnh đó, phần mềm này có thể mang lại lợi ích đáng kể cho các bên liên quan theo một số cách, bao gồm:

Đối Với Kỹ Thuật Viên

Phần mềm hỗ trợ rất nhiều cho các kỹ thuật viên hiện trường khi họ sử dụng ứng dụng di động FMS với các tính năng phù hợp. Phần mềm dịch vụ hiện trường di động cho phép nhân viên bên ngoài ghi lại công việc của họ và xem họ đã lên kế hoạch cho những dự án nào khác.

Nhiều hệ thống phần mềm FSM cũng bao gồm một cơ sở kiến thức mà các kỹ thuật viên có thể sử dụng cho các nhiệm vụ khó khăn hơn.

Đối Với Người Quản Lý

Dịch vụ hiện trường đòi hỏi sự quản lý liên tục về nhân sự và các hoạt động tại hiện trường. Khó khăn này đã thúc đẩy các nhà phát triển tạo ra phần mềm FMS để giải quyết những hạn chế duy nhất của việc tiến hành các dịch vụ tại nhà hoặc kinh doanh.

Nó hỗ trợ trong việc quản lý các nhiệm vụ dự án, mua sắm thành phần, thời gian biểu và khách hàng. Nó cũng cung cấp các khả năng xử lý công văn, định tuyến và quản lý kỹ thuật viên.

Các giải pháp này cho phép người giám sát giám sát và kiểm soát các hoạt động hiện trường từ văn phòng, tăng hiệu quả và đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn.

Đối Với Doanh Nghiệp

Có vô số giải pháp FSM có sẵn cho cả doanh nghiệp nhỏ và lớn. Với mỗi bộ sưu tập các tính năng, phần mềm FSM hữu ích trong nhiều lĩnh vực và có thể đáp ứng nhu cầu của tất cả các ngành nghề.

Chính vì thế mà nhiều doanh nghiệp có thể đã bắt gặp ít nhất một sản phẩm phù hợp với công ty của họ.

Một số lĩnh vực mà doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm quản lý dịch vụ hiện trường là viễn thông, dịch vụ tiện ích điện - nước - ga, dịch vụ vệ sinh, chăm sóc sức khỏe, v.v.

Các đối tượng phần mềm quản lý dịch vụ hiện trường đem lại lợi ích

8 Nhà Cung Cấp Phần Mềm Dịch Vụ Hiện Trường Hàng Đầu

IFS

Hệ thống triển khai kết hợp quản lý vòng đời dịch vụ từ đầu đến cuối là IFS Field Service Management. Bạn có thể tải nó xuống các thiết bị của mình với nhiều hệ điều hành khác nhau như Windows, Mac và iOS, cho phép truy cập dữ liệu di động và thay đổi dữ liệu có liên quan.

Nó có thể được điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể của từng công ty và có thể phác thảo các kịch bản dịch vụ phức tạp để giữ cho mọi thứ hoạt động trơn tru. IFS còn hỗ trợ các công ty cải thiện dịch vụ khách hàng thông qua tích hợp vững chắc như các phần việc, giao dịch và quản lý dịch vụ.

Oracle

Là một phần của Đám mây Oracle, Oracle Field Service Cloud cung cấp cho các kỹ thuật viên và bộ phận quản lý hậu cần quyền truy cập vào một loạt các tính năng và lợi thế của công việc thực địa.

Sản phẩm này phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp. Nó dựa trên đám mây và có một số tính năng như kỹ thuật dự đoán và tự học, mã hóa địa lý chính xác, phản hồi tự động, khả năng di động, v.v.

Salesforce 

Salesforce Field Service hoặc Salesforce Service Cloud là một giải pháp dựa trên web để quản lý một loạt các nhiệm vụ cho các nhà quản lý và kỹ thuật viên hiện trường. Nó được thiết kế cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và cung cấp bộ bổ sung độc nhất vô nhị và đa dạng về nền tảng sử dụng các khả năng CRM nổi bật của SalesForce.

Phần mềm này có thể quản lý tài liệu, tác vụ dựa trên kỹ năng, dịch vụ định tuyến, báo giá, ấn phẩm giáo dục, điều kiện tồn kho và hàng tồn kho, quét mã vạch, v.v.

Salesforce Field Service cũng có thể giải quyết các sự cố bằng cách thông báo cho các nhóm vận hành dịch vụ của bạn và cung cấp cho họ khả năng hiển thị đầy đủ về các vấn đề này trong một không gian làm việc.

ServiceMax

ServiceMax là một giải pháp toàn diện cấp doanh nghiệp được xây dựng cho nhân viên phục vụ tại hiện trường và quản lý văn phòng để hỗ trợ quản lý các hoạt động thiết yếu bao gồm lập lịch trình tác vụ, quản lý hàng tồn kho, giới thiệu, định tuyến nhân sự, v.v.

Nó giải quyết các mối quan tâm quan trọng trong ngành dịch vụ hiện trường cho các công ty thuộc mọi quy mô và phạm vi. Vì nó dựa trên đám mây, người dùng có thể truy cập ServiceMax qua nhiều nền tảng và thiết bị (điện thoại di động, máy tính bảng hoặc máy tính để bàn, v.v.)

Nhà cung cấp phần mềm đã phát triển ServiceMax để đưa công cụ này vào các cơ sở hạ tầng CNTT mới và hiện tại trong các ngành khác nhau.

Dynamics 365

Sau khi được Microsoft mua lại vào năm 2015, FieldOne hiện được gọi là Microsoft Dynamics 365 Field Service, một gói phần mềm quản lý dịch vụ hiện trường đồng bộ hóa với các sản phẩm khác trong bộ Dynamics 365.

Nó cung cấp một loạt các mô-đun chính và độc đáo để giúp nhân viên hiện trường và quản lý văn phòng tương tự với các hoạt động thường ngày của họ. 

Dynamics 365 phù hợp cho các nhà cung cấp dịch vụ tại khu dân cư và thương mại quy mô vừa đến lớn vì nó mang lại tính di động trong thời gian thực, tự động hóa quy trình làm việc và hỗ trợ đa ngôn ngữ tuyệt vời trong kiến trúc dựa trên đám mây.

ServiceTitan

Nhà cung cấp phần mềm ServiceTitan mang đến giải pháp dựa trên đám mây để lập bảng chấm công, lịch biểu, quản lý hợp đồng, hóa đơn, liên lạc với khách hàng, bán hàng và tiếp thị cho các tổ chức vừa và nhỏ.

Đặc biệt, nó cho phép các doanh nghiệp hợp lý hóa hoạt động hàng ngày, tăng mức độ hài lòng của khách hàng và có được thông tin chi tiết về dữ liệu bất cứ lúc nào và từ bất kỳ vị trí nào. 

ServiceTitan sẽ tiết kiệm tiền và thời gian của bạn đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động và thu nhập lợi nhuận cuối cùng nhờ các tính năng báo cáo mạnh mẽ và tích hợp di động.

8 giải pháp quản lý dịch vụ hiện trường tốt nhất hiện nay

ServicePower

ServicePower là một nền tảng phần mềm của công ty cổ phần cùng tên. Chương trình được phân loại là "quản lý lực lượng lao động kết hợp", vì nó cho phép cả bên ngoài và các nhà cung cấp dịch vụ địa phương sử dụng.

Trong giao diện được sắp xếp hợp lý, hệ thống kết hợp một số dịch vụ và khả năng, bao gồm lập lịch trình được tối ưu hóa bởi AI, lập kế hoạch tuyến đường, quản lý bảo hành và yêu cầu, hỗ trợ khách hàng, cập nhật kho hàng động, v.v.

FieldCheck

Một giải pháp quản lý dịch vụ hiện trường di động khác mà chúng tôi đề xuất trong danh sách này là FieldCheck. Phần mềm được thiết kế dành cho tất cả các kỹ thuật viên hiện trường giúp họ cải thiện hoạt động và có hiệu suất tốt hơn.

FieldCheck cung cấp thông tin liên lạc và quản lý dễ dàng, nhanh chóng hơn, hiển thị rõ ràng hơn, cũng như hỗ trợ nhiều tính năng bổ ích cho nhân viên của bạn trong các hoạt động dịch vụ tại hiện trường.

FieldCheck bao gồm một ứng dụng di động giúp xử lý công việc nhanh chóng và một công cụ quản trị dựa trên web để phân tích thông minh và quản lý hiện trường. Theo đó, việc thu thập hoặc liên lạc dữ liệu dựa trên giấy tờ sẽ được thay thế bằng các ứng dụng di động để làm việc nhanh hơn, chất lượng cao hơn.

Câu Hỏi Thường Gặp

Phần Mềm Quản Lý Hiện Trường Nào Tốt Nhất Hiện Nay?

Mỗi phần mềm trên đều có thể đáp ứng nhiều nhu cầu của khách hàng khác nhau, và lựa chọn tốt nhất cũng như mức độ phù hợp còn tùy theo từng yêu cầu của doanh nghiệp đó. Theo như chúng tôi đánh giá, Dynamics 365 và Salesforce Service Cloud là một trong những phần mềm có bản dùng thử miễn phí cho các cá nhân và doanh nghiệp đang cần đến một giải pháp SaaS.

Trong khi đó, ServiceMax có đến hơn 450 khách hàng trên nhiều quốc gia và ngành công nghiệp, và SerivceTitan cung cấp tất cả các tính năng mà phần mềm FSM có thể cung cấp, từ theo dõi hoạt động, đến các biểu mẫu có thể tùy chỉnh, GPS và chữ ký điện tử. Nhưng những phần mềm trên đều có chi phí khá cao.

Chi Phí Cho Phần Mềm Dịch Vụ Hiện Trường Là Bao Nhiêu?

Phần mềm FSM có giá dao động từ $30 đến $300 mỗi tháng. Giá cả thường được xác định bởi số lượng người dùng truy cập vào nền tảng, khối lượng công việc được quản lý mỗi tháng và mức độ chuyên sâu của các khả năng mà giải pháp cung cấp.

Ngoài ra, một số phần mềm FSM có giá từ $18 đến $59 trên một người dùng mỗi tháng. Giá cho người dùng không giới hạn dao động từ $99 (đối với phần mềm định giá dựa trên người dùng) đến $630 mỗi tháng.

Thị Trường Phần Mềm Quản Lý Dịch Vụ Hiện Trường Lớn Như Thế Nào?

Thị trường quản lý dịch vụ hiện trường toàn cầu dự kiến sẽ đạt 5,7 tỷ đô vào năm 2026, tăng trưởng với tốc độ CAGR 11,9% (Tỷ lệ tăng trưởng hàng năm tổng hợp) trong giai đoạn dự kiến.

Năm 2021, thị trường quản lý dịch vụ hiện trường trị giá 3,2 tỷ đô. Đại dịch COVID-19 đã tăng cường sự thâm nhập của giải pháp dịch vụ hiện trường trên khắp các ngành dọc của ngành khi khách hàng tìm cách tận dụng các lợi ích của giải pháp dịch vụ hiện trường như mở rộng và tiết kiệm chi phí.

Bất chấp sự suy thoái kinh tế trên toàn thế giới, khoảng một nửa số công ty dịch vụ đang phát triển với tốc độ tương tự, không có tác động tiêu cực nào từ dịch COVID-19.

Kết Luận

Bài viết của chúng tôi đã cung cấp cho bạn một số thông tin hữu ích liên quan đến định nghĩa của phần mềm quản lý dịch vụ hiện trường, các tính năng và lợi ích quan trọng của FSM cũng như danh sách các phần mềm dịch vụ hiện trường tốt nhất trên thị trường.

Hy vọng rằng bạn có thể cân nhắc và lựa chọn giải pháp phần mềm phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình để giúp bạn tối ưu hóa công việc và hiệu quả hoạt động tại hiện trường.