Workflow Là Gì? Định Nghĩa, Cách Xây Dựng Và Ví Dụ Thực Tế

Workflow là một khái niệm dùng để chỉ luồng công việc nhưng nó đồng thời cũng là một công cụ phát triển tư duy tiến trình và là công nghệ mới đóng góp cho những bước đột phá quan trọng của ngành công nghệ thông tin. 

Trong nội dung bài viết hôm nay, FieldCheck sẽ giải đáp cho bạn những định nghĩa xoay quanh mô hình workflow trong lĩnh vực kinh doanh. Bên cạnh đó, bạn cũng sẽ hiểu rõ tầm quan trọng của workflow là gì cũng như các bước để có thể thực hiện hóa các mục tiêu công việc của mình với kết quả tối ưu nhất.

Workflow - Công cụ phát triển tư duy tiến trình

Workflow Là Gì?

Workflow trong tiếng Anh là từ ghép của của hai danh từ work (công việc) + flow (luồng, dòng chảy). Khi được dịch ra tiếng Việt, workflow có thể hiểu là luồng công việc, dòng chảy công việc, hoặc quy trình làm việc. Nó bao gồm chi tiết các nhiệm vụ cần phải hoàn thành và trình tự của từng đầu mục công việc thể hiện dưới dạng một sơ đồ quy trình.

Dựa vào mô hình phân luồng công việc, trưởng nhóm và những người quản lý có thể theo dõi và kiểm soát việc thực hiện các nhiệm vụ một cách hợp lý và khoa học để tránh tình trạng chồng chéo giữa các nhiệm vụ và gây rối loạn nhịp làm việc trong team.  

Nhờ đó, việc sử dụng workflow hỗ trợ các cá nhân, tổ chức hoàn thành nhanh chóng các mục tiêu công việc theo đúng trình tự cụ thể, giúp nâng cao hiệu suất và giảm thiểu những sai sót không đáng có.

Sơ đồ quy trình công việc hay còn gọi là Workflow

Workflow Và Quy Trình Công Việc Có Phải Là Một?

Theo như định nghĩa ở trên, workflow được hiểu là một quy trình làm việc với các đầu mục công việc được sắp xếp có trật tự theo hệ thống chuẩn hóa. Tuy nhiên, workflow thực chất chỉ mô tả trình tự các nhiệm vụ, trong khi đó quy trình là một thuật ngữ rộng hơn.

Thông thường, một quy trình công việc sẽ dựa vào nhiều dữ liệu, báo cáo và biểu mẫu cần thiết thì mới có thể xác định được từng đầu mục công việc và thiết lập nên các bước của quy trình. 

Nói chính xác hơn, workflow là một công cụ hay là phương pháp sắp xếp công việc được trình bày dưới dạng một sơ đồ. Còn khi nói đến quy trình, đó là cách thức mà chúng ta thực hiện một chuỗi các hoạt động đã được đặt ra theo thứ tự ưu tiên để đạt được một mục đích cụ thể.

Quy trình là một thuật ngữ rộng hơn workflow

Ví dụ về quy trình bán hàng của một nhân viên sales: 

Trước tiên, nhân viên đó phải hiểu rõ sản phẩm/dịch vụ mà doanh nghiệp của mình cung cấp, sau đó thu thập thông tin trên thị trường và tìm kiếm khách hàng tiềm năng. 

Giai đoạn tiếp theo có thể là chuẩn bị cho cuộc gặp gỡ với khách hàng để  trình bày về sản phẩm/ dịch vụ. 

Cuối cùng là giải quyết các yêu cầu mà khách hàng đề ra. Sau khi chốt được đơn hàng sẽ tiếp tục theo dõi để chăm sóc khách hàng.

Giá Trị Của Workflow

Theo Wikipedia, workflow được thiết kế để đạt được mục đích là xử lý công việc theo đúng các trình tự, quy định và tiêu chuẩn đặt ra. Các quá trình biến đổi của vật lý, quá trình cung cấp dịch vụ và quá trình xử lý thông tin,...  là một trong số những ví dụ sử dụng sơ đồ luồng công việc.  

Bên cạnh đó, áp dụng workflow vào trong công việc còn đem lại rất nhiều lợi ích cho tổ chức, doanh nghiệp. Không những giúp tối giản hóa các bước khi thực hiện dự án cá nhân, mà workflow còn mang lại hiệu quả cao nhất khi làm việc nhóm.

Workflow đem lại rất nhiều lợi ích cho tổ chức, doanh nghiệp

1. Thiết Lập Quy Trình Rõ Ràng Và Trực Quan Hơn

Nếu chỉ liệt kê các đầu mục công việc theo thứ tự từ trên xuống mà không thể hiện được tính logic và liên kết giữa các nhiệm vụ, bạn sẽ khó mà hình dung được bức tranh toàn cảnh của cả dự án hay công việc mà bạn đang quản lý.

Đó là chưa kể đến những dự án đòi hỏi sự tham gia và phối hợp của nhiều phòng ban, đội nhóm khác nhau. Khi vận dụng workflow để truyền tải thông tin dưới dạng sơ đồ, các đầu mục công việc sẽ được thể hiện một cách trực quan và sắp xếp có tổ chức giúp các nhà quản lý nắm bắt và theo dõi tiến trình của dự án nhanh chóng và thuận lợi hơn.

Bằng phương pháp sơ đồ tư duy trực quan, màu sắc và hình ảnh của workflow còn hỗ trợ cho quá trình ghi nhớ thông tin của người nhìn hiệu quả hơn.

Workflow mang đến một cách thể hiện quy trình rõ ràng, trực quan

2. Đơn Giản Hóa Quy Trình, Loại Bỏ Các Nhiệm Vụ Không Cần Thiết

Workflow đặc biệt quan trọng đối với những dự án có quy mô lớn và cần nhiều bước.

Khi doanh nghiệp có quá nhiều hoạt động phức tạp và khối lượng công việc lớn, việc thiết kế quy trình công việc hợp lý là vô cùng cần thiết để phát hiện những nhiệm vụ và vai trò dư thừa, tránh lãng phí thời gian và sự chồng chéo trong các hoạt động.

Workflow giúp bạn loại bỏ được khá nhiều hoạt động dư thừa bị lặp lại và sắp xếp công việc khoa học hơn, tiết kiệm thời gian cho các công việc khác.

Việc triển khai các hoạt động hằng ngày cho phép doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ hoạt động từ đầu đến cuối, có những thay đổi cần thiết để cải tiến quy trình gọn gàng hơn.

Đơn giản hóa quy trình

3. Cải Thiện Quá Trình Làm Việc Nhóm

Công việc được sắp xếp và quy định theo dòng chảy sẽ giúp các thành viên trong team làm việc thuận lợi hơn. Các đội nhóm trong quá trình thực hiện dự án sẽ tự biết cách phối hợp với nhau.

Trưởng nhóm chỉ cần quản lý và điều phối công việc dựa trên tiến độ thể hiện trên mô hình workflow. Điều này không những hỗ trợ quá trình xử lý công việc nhịp nhàng mà còn hạn chế những xung đột và mâu thuẫn có thể xảy ra khi làm việc nhóm.

4. Giúp Đưa Công Việc Vào Trật Tự

Khi sử dụng workflow, người dùng sẽ biết được những vấn đề nào cần phải giải quyết và thứ tự ưu tiên để xử lý các vấn đề đó.

Cụ thể hơn, nhìn vào một sơ đồ của workflow bạn sẽ biết được cách để bắt đầu một công việc cụ thể, các bước thực hiện, và mục tiêu có thể đạt được khi hoàn thành công việc đó. 

5. Giảm Thời Gian Xử Lý Và Chi Phí Vận Hành

Việc áp dụng sơ đồ workflow vào trong doanh nghiệp sẽ giúp nhà lãnh đạo và các nhà quản trị xác định được đâu là phương án tốt nhất để phát triển kinh doanh, cũng như hợp lý hóa các hoạt động của tổ chức.

Khi tiến độ công việc được đẩy nhanh, doanh nghiệp sẽ cần ít tài nguyên hơn trong quá trình hoàn thành mục tiêu đề ra, giúp giảm chi phí và gia tăng lợi nhuận tối đa.

Giảm thời gian xử lý và chi phí vận hành

Khi Nào Nên Áp Dụng Workflow?

Bạn có thể áp dụng phương pháp workflow cho hầu hết các công việc của mình, đặc biệt là những công việc hay dự án mà đòi hỏi nhiều bước để hoàn thành và sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều team.

Bởi lẽ đây là một công cụ tuyệt vời giúp đơn giản hóa sự phân công nhiệm vụ, giúp tiết kiệm thời gian và tối ưu hiệu suất của công việc. 

Ngoài ra, workflow còn hữu ích cho những doanh nghiệp có nhiều quy trình, nhiều bộ phận và đội nhóm lớn nhỏ khác nhau, những tổ chức cần cải thiện cách làm việc nhóm và muốn tiết kiệm công sức và thời gian.

Trong các hoạt động đời thường như nấu ăn, dọn dẹp, học tập, tổ chức sự kiện,... nếu áp dụng workflow một cách hợp lý cũng sẽ mang lại cho bạn các kết quả tích cực và tiết kiệm chi phí rất nhiều.

Những công việc hay dự án mà đòi hỏi nhiều bước rất phù hợp áp dụng workflow

Các Dạng Workflow

Nếu đã nắm rõ workflow là gì và những lợi ích của công cụ này, trong phần phần tiếp theo, bạn sẽ biết thêm workflow có những loại chủ yếu nào.

Thật ra, có rất nhiều cách để phân loại mô hình workflow. Một trong những cách cơ bản nhất đó là chia workflow thành hai nhóm theo trình tự thực hiện các task: tuần tự và song song.

Trình tự xử lý tuần tự (Sequential routing) 

Đây là loại workflow trình bày các bước và nhiệm vụ theo chuỗi trình tự cụ thể, tức là phải hoàn thành một bước trước khi bắt đầu các bước tiếp theo. Quy trình sẽ tiến triển dọc theo một đường dẫn tuần tự và giữa các task luôn có sự kết nối với nhau.

Sequential routing (Nguồn ảnh: frevvo.com)

Trình tự xử lý song song (Parallel routing)

Là loại quy trình có nhiều hơn một hành động được thực thi cùng một lúc. Với cách tiếp cận này, bạn có thể giải quyết đồng thời nhiều bước mà kết quả của các bước không phụ thuộc lẫn nhau.

Parallel routing (Nguồn ảnh: integrify.com)

Ngoài ra, chúng ta còn có thể chia workflow theo mục đích sử dụng trong môi trường kinh doanh:

Luồng công việc theo quy trình làm việc (Process workflow)

Process workflow bao gồm một chuỗi các nhiệm vụ hoặc các bước lặp đi lặp lại có thể dự đoán được. Dạng workflow này được sử dụng trong trường hợp bạn đã biết chính xác cách thực hiện sơ đồ như thế nào trước khi bắt đầu một tạo quy trình làm việc. 

Thông thường, các process workflow trong kinh doanh được thiết lập để xử lý không giới hạn các đề nghị phát sinh. Lấy ví dụ về một workflow phê duyệt yêu cầu mua hàng (purchase order). Ngay từ khi bắt đầu, các biến số đã được người khởi tạo cài đặt sẵn theo đúng trình tự để các yêu cầu mua hàng có thể được duyệt.

Process workflow (Nguồn ảnh: okbuy.vn)

Luồng công việc theo tình huống (Case workflow)

Khác với process workflow, ngay từ đầu người khởi tạo luồng công việc theo tình huống sẽ không biết chính xác trình tự của các bước và hướng đi cụ thể để hoàn thành nhiệm vụ.

Case workflow được hình thành rõ ràng và chi tiết hơn khi người dùng thu thập đủ các dữ liệu cần thiết và các task trong sơ đồ quy trình này có thể thay đổi theo từng trường hợp.

Chẳng hạn như yêu cầu hỗ trợ về vấn đề kỹ thuật đối với bộ phận IT hay yêu cầu giải quyết quyền lợi bảo hiểm.

Rõ ràng, mỗi khách hàng sẽ có những yêu cầu cần giải quyết khác nhau nên người khởi tạo sẽ không biết được sẽ làm gì đầu tiên, nhưng chỉ sau khi yêu cầu đầu tiên xuất hiện, quy trình thực hiện và cách giải quyết công việc sẽ hiện ra rõ hơn. 

Case workflow (Nguồn ảnh: bmc.com)

Luồng công việc theo dự án (Project workflow)

Project workflow được tiến hành với cấu trúc tương tự như process workflow, bởi người tạo cũng đã nắm rõ các task cần phải làm và hướng thực hiện công việc.

Tuy nhiên, project workflow linh hoạt hơn ở thời điểm và cách thức thực hiện. Có nghĩa là thay vì bắt buộc phải tuân theo trình tự đã được định sẵn thì khi áp dụng project workflow, người dùng có thể thay đổi hướng thực hiện công việc và trình tự làm nhiệm vụ tùy theo tình hình thực tế của dự án.

Project workflow (Nguồn ảnh frevvo.com)

7 Bước Xây Dựng Workflow Hiệu Quả

Hiện nay có rất nhiều công cụ có thể hỗ trợ người dùng tạo workflow và tự động hóa quy trình quản lý luồng công việc hiệu quả. Sau đây là 7 bước hướng dẫn bạn tạo workflow cho dù bạn sử dụng bất kỳ phần mềm nào.

Bước 1: Xác định nguồn dữ liệu

Trước khi bắt tay vào xây dựng một workflow, bạn cần hiểu rõ cách thức hoạt động của quy trình công việc hiện tại. Sơ đồ nháp của workflow sẽ được phác thảo ra giấy hay bằng email. Ai sẽ là người phê duyệt những bản này và chúng sẽ được gửi dưới hình thức nào? 

Tất cả dữ liệu hình thành nên một workflow không chỉ có các biểu mẫu và quy trình vận hành mà còn bao gồm những cá nhân tham gia vào quá trình thực hiện công việc. Chính vì điều đó, bạn cần thảo luận với những người sẽ đóng góp vào quy trình này trước khi tạo ra một workflow để tìm ra những khó khăn họ mắc phải khi vận hành phương pháp hiện tại.

Bước 2: Liệt kê các nhiệm vụ cần làm

Sau khi tìm hiểu về cách thức thực hiện workflow và xác định nguồn dữ liệu, hãy sẵn sàng cho việc lên một danh sách các nhiệm vụ cần thực hiện nối tiếp nhau.

Nếu Workflow phức tạp thì sẽ có dạng một biểu đồ kèm theo đó là chuỗi công việc liên kết song song. Người dùng cần xác định rõ mục tiêu, cấu trúc dữ liệu để thiết kế nên một quy trình tương ứng.

Liệt kê các nhiệm vụ cần làm

Bước 3: Phân công vai trò, người chịu trách nhiệm cho từng bước

Ở giai đoạn này, khi đã liệt kê rõ từng nhiệm vụ cần thiết thì bạn cần xem xét những cá nhân nào phù hợp để lựa chọn tham gia vào quy trình workflow đã lập sẵn.

Một số task sẽ tự động chuyển sang thao tác tiếp theo mà không cần sự cho phép và một số ít phải có người phê duyệt mới được tiếp tục vận hành.

Lưu ý là trong bước này, bạn phải phân chia rõ trách nhiệm cụ thể cho từng cá nhân để họ có thể nắm bắt thực hiện một cách chính xác và nhanh chóng.

Bước 4: Vẽ sơ đồ cho quy trình làm việc

Đến đây là bạn đã có đủ những yếu tố quan trọng để có thể lên ý tưởng thiết kế tạo Workflow sao cho phù hợp với quy trình làm việc của mình.

Bạn có thể tham khảo một số phần mềm của Zoho, Creately, Base Workflow và các ứng dụng như Microsoft Excel, Microsoft Excel để vẽ sơ đồ workflow online hoặc offline. 

Tuy nhiên nếu tạo workflow online, bạn sẽ dễ dàng theo dõi tiến độ các nhiệm vụ theo thời gian thực để kịp thời can thiệp khi cần.

Vẽ sơ đồ cho quy trình làm việc

Bước 5: Kiểm tra quy trình công việc đã tạo

Giai đoạn kiểm tra vô cùng quan trọng nhằm đánh giá xem workflow mà bạn đã tạo có đi vào vận hành tốt hay không. Đây là bước cần có sự hợp tác của các thành viên cùng tham gia trong việc tạo nên workflow.

Việc tổ chức chạy thử nghiệm (pilot program) cũng cần thiết để giúp mọi người đánh giá đúng hơn trong việc tìm ra những điểm dư thừa để loại bỏ và giữ lại những nhiệm vụ cần thiết.

Bước 6: Hướng dẫn nhóm, tổ chức áp dụng quy trình làm việc mới

Workflow của bạn có thể hoạt động hữu hiệu nhưng nó vẫn là một sơ đồ với nhiều hình vẽ và chú thích nên sẽ trở nên phức tạp với những ai chưa từng tiếp xúc qua.

Hơn nữa, mặc dù mọi người đã rất tích cực đóng góp trong việc cung cấp thông tin, giúp bạn thiết kế và thử nghiệm quy trình này, nhưng họ vẫn còn chút nghi ngờ khi phải từ bỏ cách làm hiện tại của mình.

Tổ chức các buổi hướng dẫn và đào tạo mọi người cách áp dụng workflow sẽ khiến họ tự tin sử dụng hơn. Qua đó, từng cá nhân sẽ hiểu rõ vai trò cũng như nhiệm vụ của mình hơn triển khai workflow vào trong công việc. 

Hướng dẫn quy trình làm việc mới

Bước 7: Triển khai quy trình công việc mới

Cuối cùng, bạn cần chạy thử nghiệm một lần nữa quy trình Workflow đã tạo để chắc chắn không xảy ra sai sót khi vận hành. Việc làm này tốt nhất là chọn ra một nhóm nhỏ để áp dụng mô hình trong khoảng thời gian nhất định.

Khi đó, bạn sẽ có được kết quả đánh giá chính xác nhằm tiếp tục duy trì Workflow hay rút lại để điều chỉnh hoàn hảo hơn.

Ví Dụ Về Workflow

Workflow Cho Quy Trình Phê Duyệt Tài Liệu

Phê duyệt tài liệu là một trong những nhiệm vụ phổ biến và thường ngày ở hầu hết các doanh nghiệp và tổ chức thuộc nhiều lĩnh vực. Các bước thực hiện cụ thể như sau: 

• Lãnh đạo xem xét tài liệu -> đồng ý phê duyệt hoặc từ chối 
• Nếu phê duyệt -> quá trình hoàn tất, hoàn trả về cho người chịu trách nhiệm.
• Nếu từ chối -> khởi tạo nhiệm vụ 'cập nhật tài liệu' -> phân bổ cho người khởi xướng để gửi bản nháp mới

Workflow Cho Quy Trình Onboarding Nhân Viên Mới

Tất cả mọi nhân viên mới khi mới bước vào doanh nghiệp đều sẽ tham gia  quy trình onboarding hay còn gọi là quy trình nhập môn công ty. Đây là một văn hóa quan trọng mà doanh nghiệp cần phải có để có thể giúp nhân viên thích ứng và hòa nhập nhanh chóng với môi trường làm việc cũng như hiểu rõ công ty hơn.

• Phòng nhân sự lưu trữ thông tin cá nhân về nhân viên mới -> giới thiệu đến với các phòng ban
• Quản lý trực tiếp (reporting manager) giới thiệu các thành viên trong bộ phận
• IT cấp thiết bị hỗ trợ công việc và các vật dụng cần thiết khác
• Lãnh đạo phê duyệt hợp đồng thử việc

Tạm Kết

Trên đây là toàn bộ thông tin nhằm giải đáp cho những ai có thắc mắc về workflow là gì. Ngoài ra, chúng tôi hy vọng bạn cũng đã biết cách vẽ workflow và nắm rõ khi nào cần sử dụng công cụ này áp dụng chúng vào trong công việc một cách hiệu quả.