Quy Trình Bàn Giao Công Việc Hiệu Quả Cho Doanh Nghiệp
Bàn giao công việc là quy trình không thể thiếu khi bạn rời sang một công việc mới. Vậy quy trình bàn giao công việc gồm những bước nào? Làm thế nào để bàn giao công việc hiệu quả? Dưới đây là một số gợi ý giúp bạn bạn bàn giao công việc chi tiết nhất. Thông qua bàn giao của bạn người mới có thể tiếp nhận và quản lý công việc hiệu quả hơn.
Bàn Giao Công Việc Là Gì?
Bàn giao công việc là chuyển giao lại tất cả các task list mình đã làm, đã hoàn thành và chưa hoàn thành cho người mới. Người có trách nhiệm quản lý, tiếp nhận công việc khi bạn chuyển vị trí hoặc nghỉ việc.
Bàn giao công việc giúp người mới nắm bắt được tình trạng công việc và tiếp tục hoàn thành nó. Quá trình bàn giao công việc hiệu quả phải bao gồm chia sẻ thông tin thực tế và chủ quan.
Chẳng hạn như, tìm đến ai để được hỗ trợ, điểm mạnh, điểm yếu của thành viên trong nhóm, đến đâu để lấy tài nguyên, đặc điểm nổi bật của khách hàng,...
Bàn giao công việc cho người mới khi nhân sự cũ nghỉ việc
Những Khó Khăn Khi Bàn Giao Công Việc Mà Không Có Phần Mềm Quản Lý Hỗ Trợ
Bàn giao công việc vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp. Đây là quá trình chuyển đổi thông tin giữa nhân viên cũ và mới. Mục đích là để trao đổi, bàn giao đảm bảo thông tin, dữ liệu không bị mất mát. Đồng thời giúp người mới tiếp nhận công việc và kế thừa các hạng mục người cũ chưa hoàn thành.
Khi bàn giao công việc mà không có phần mềm quản lý hỗ trợ, bạn có thể gặp phải những khó khăn như:
1. Nhiều Dữ Liệu, Gây Khó Khăn Khi Tổng Hợp Bằng Tay
Khi nghỉ việc hoặc chuyển vị trí, tất cả mọi công việc, dữ liệu sẽ được chuyển giao cho người mới. Lúc này khối lượng dữ liệu khổng lồ có thể gây mất thời gian, công sức tổng hợp. Tài liệu nếu không được thống kê một cách khoa học có thể gây khó khăn cho người tiếp nhận công việc sau này.
Bàn giao công việc thủ công gây khó khăn khi tổng hợp dữ liệu
2. Quy Trình Bàn Giao Công Việc Không Rành Mạch
Điều này dễ dẫn đến sai sót, thiếu tài liệu hoặc gây thất lạc dữ liệu trong quá trình bàn giao. Bên cạnh đó, người quản lý cũng gặp khó khăn hơn khi không biết nhân viên mới đã nhận được những gì từ người cũ. Ngoài ra, quá trình bàn giao công việc không rành mạch dễ gây ra các rắc rối khi người mới tiếp nhận công việc. Chẳng hạn như, không tìm thấy tài liệu cần thiết.
Không nắm bắt được quá trình và hiệu quả hợp tác của doanh nghiệp với khách hàng. Người mới không biết được ai có khả năng hỗ trợ mình trong quá trình làm việc,...
3. Dễ Bàn Giao Sai, Thiếu Dữ Liệu
Bàn giao công việc không có sự hỗ trợ của phần mềm rất dễ sảy ra sai sót. Sự nhầm lẫn số liệu giữa các dự án, khách hàng có thể gây ảnh hưởng đến công việc và hiệu quả kinh doanh của công ty.
Ngoài ra, bàn giao công việc thủ công còn dễ xảy ra tình trạng thiếu dữ liệu. Điều này khiến người mới gặp khó khăn khi làm việc và thường xuyên phải liên hệ với bạn ở thời gian sau đó.
Dễ sai sót trong quá trình bàn giao dữ liệu
Làm Thế Nào Để Bàn Giao Công Việc Hiệu Quả?
Khi có ý định nghỉ việc, bạn cần bàn giao lại công việc chính xác và chi tiết nhất cho người thay thế. Để bàn giao công việc hiệu quả bạn cần lưu ý quy trình dưới đây.
1. Cập Nhật Mô Tả Công Việc
Bước đầu tiên trong quy trình bàn giao công việc hiệu quả là cập nhật mô tả công việc. Người bàn giao phải đảm bảo mọi thông tin chính xác tuyệt đối. Đồng thời mô tả công việc đơn giản, dễ hiểu nhất.
Mô tả công việc cụ thể bao gồm các Task List, KPI, mục đích, phương tiện làm việc và người hỗ trợ. Bên cạnh đó, bạn cũng cần mô tả thêm về những kỹ năng cần thiết giúp người mới làm việc hiệu quả hơn.
Ngoài ra bạn cần phải đào tạo nhân sự mới, giúp họ hiểu về doanh nghiệp, sản phẩm. Hướng dẫn họ sử dụng các công cụ nội bộ đến khi thành thạo. Theo sát và hỗ trợ nhân viên mới, giúp họ thực hiện trơn tru các công việc cụ thể trước khi bạn nghỉ việc.
Cập nhật mô tả công việc là vô cùng cần thiết khi bàn giao công việc cho người mới
2. Chuẩn Bị Thông Tin, Số Liệu Công Việc Được Tổng Hợp Trên Phần Mềm Quản Lý Công Việc FieldCheck
Để bàn giao công việc hiệu quả, sử dụng phần mềm hỗ trợ là vô cùng cần thiết. Với FieldCheck, mọi dữ liệu, thông tin bàn giao sẽ được cập nhật chính xác, chi tiết nhất. Thông qua list công việc được tổng hợp trên hệ thống bạn sẽ không bị sai sót, thiếu hụt khi bàn giao.
Một số thông tin, dữ liệu cần được tổng hợp trên phần mềm quản lý công việc giúp nhân viên mới tiếp cận dễ dàng hơn. Các thông tin bạn cần cung cấp bao gồm:
2.1. Danh Sách Deadline Người Đương Nhiệm Cần Làm
Danh sách này gồm list các công việc hàng ngày nhân viên cần thực hiện. Phần mềm FieldCheck với tính năng liệt kê danh sách công việc đơn giản sẽ giúp người mới có cái nhìn tổng quát hơn về nhiệm vụ hàng ngày của mình.
2.2. Thông Tin Về Các Dự Án Hiện Tại, Người Mới Cần Chịu Trách Nhiệm
Mục tiêu của dự án và kết quả mong đợi. Các bên liên quan, người hợp tác, hỗ trợ. Tiến độ hiện tại và thời gian hoàn thành dự kiến. Mọi thông tin về dự án cần được bàn giao chính xác, chi tiết nhất.
2.3. Các Thông Tin Quan Trọng Khác
Danh sách khách hàng, địa chỉ order sản phẩm, địa chỉ liên hệ và các yêu cầu chi tiết của họ. Thông tin liên lạc của quản lý, đồng nghiệp, nhân viên hỗ trợ và ghi chú về trách nhiệm của từng người.
Lưu ý về các khả năng có thể gặp phải và phương pháp giải quyết của bạn. Bổ sung thêm các thông tin cần người mới quản lý như kế hoạch phát triển cá nhân, điểm mạnh, điểm yếu của họ.
Bàn giao về quy trình, file, thông tin đăng nhập, tài khoản làm việc cụ thể,...Tổng hợp quy trình bàn giao công việc chuẩn, có chữ ký của cả hai người.
Một số thông tin cần bàn giao cho nhân viên mới
3. Lên Kế Hoạch Cho Nhân Sự Mới Để Tiếp Nhận Thông Tin
Đây là bước quan trọng trong quá trình bàn giao công việc hiệu quả. Trong tuần đầu tiên, nhân sự mới bắt đầu tiếp cận công việc. Lúc này bạn cần hỗ trợ họ làm quen với từng hạng mục. Khi người mới có một khởi đầu thích hợp sẽ dễ dàng hơn khi tiếp nhận công việc và hoàn thiện các dự án đang dang dở hiệu quả nhất. Đồng thời sự hỗ trợ của bạn sẽ giúp họ làm việc trơn tru hơn.
Để quá trình bàn giao công việc đạt hiệu quả tốt nhất, bạn nên cung cấp cho người mới tài liệu, sổ tay công ty, mô tả công việc, danh sách đồng nghiệp, công cụ làm việc, phần mềm hỗ trợ,...
Điều này giúp người mới biết được họ sẽ phải làm gì, nhiệm vụ là gì, liên hệ với ai,...để tránh bỡ ngỡ. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể giới thiệu trước người mới với đối tác, khách hàng giúp họ hợp tác hiệu quả hơn.
Lập kế hoạch công việc hoàn chỉnh trên phần mềm quản lý tự động. Điều này giúp cả nhân sự cũ và mới theo dõi, làm việc hiệu quả, tiết kiệm thời gian.
4. Hướng Dẫn Trực Tiếp Người Đương Nhiệm
Hướng dẫn trực tiếp, cầm tay chỉ việc là cách nhanh nhất giúp người mới hiểu phương thức làm việc. Thay vì bàn giao cho họ một đống dữ liệu, giấy tờ,...bạn hãy giúp họ biết cách phải làm gì với nó. Điều này giúp người mới nắm bắt công việc nhanh chóng, hiệu quả hơn.
Quá trình hướng dẫn công việc cho người mới có thể mất một vài ngày. Tuy nhiên dưới sự đào tạo trực tiếp của bạn nhân sự mới sẽ dễ dàng tiếp thu và tích lũy kinh nghiệm cho bản thân và áp dụng khi làm việc.
Ứng dụng FieldCheck giúp bạn đào tạo nhân viên mới bất cứ lúc nào, ngay trên điện thoại di động. Phần mềm hỗ trợ đào tạo không bị giới hạn về thời gian, không gian.
Quá trình tương tác, trao đổi được thực hiện trực tiếp trên tính năng chat. Mọi dữ liệu được cập nhật liên tục và share quyền sử dụng cho người có liên quan.
Với FieldCheck việc đào tạo chéo sẽ mang đến hiệu quả bất ngờ. Sự liên kết giữa nhân viên cũ và nhân viên mới giúp công việc được hoàn thành trơn chu, đúng tiến độ.
Gửi thông tin dễ dàng với FieldCheck
5. Chia Sẻ Thông Tin Đội Nhóm Nhanh Chóng Bằng Phần Mềm Quản Lý FieldCheck
Ứng dụng phần mềm quản lý FieldCheck trong bàn giao công việc giúp các thành viên cập nhật liên tục, chi tiết mọi dữ liệu nhanh chóng. Đặc biệt thông qua các dữ liệu đó, nhân viên mới có thể xem lại tình trạng công việc mọi lúc, mọi nơi, không bị quên hoặc bỏ sót.
Với FieldCheck bạn có thể chia sẻ thông tin thường xuyên. Hệ thống sẽ tự động cập nhật dữ liệu theo thời gian thực. Vì vậy, khi có nhân sự mới, họ chỉ cần dựa vào dữ liệu có sẵn để học hỏi, áp dụng kiến thực hữu ích cho công việc của mình.
Các thành viên trong team có thể trao đổi, chia sẻ kiến thức về công việc, khách hàng ngay trên ứng dụng. Nhân viên mới sẽ hoà nhập nhanh chóng khi được trực tiếp tham gia vào hội nhóm. Đồng thời, dễ dàng làm quen với các thành viên trong team để hỗ trợ nhau làm việc hiệu quả hơn.
FieldCheck hỗ trợ hoạt động trên mọi thiết bị điện tử như điện thoại, máy tính bảng, laptop,...Ứng dụng cho phép cập nhật dữ liệu cả online và offline, không giới hạn thời gian, địa điểm. Nhờ đó giúp nhân viên quản lý công việc hiệu quả.
Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm giúp bàn giao công việc hiệu quả, chuyên nghiệp, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ nhanh chóng.
