Các Cách Quản Lý Ngày Nghỉ Phép Của Nhân Viên Hiệu Quả

Quản lý ngày nghỉ phép của nhân viên chưa bao giờ dễ dàng với bộ phận nhân sự. Đặc biệt là khi đến kỳ nghỉ lễ, bộ phận nhân sự sẽ phải đối mặt với các công việc tồn đọng trong thời gian đó.

Không sắp xếp tốt kế hoạch làm việc và lịch nghỉ phép khiến công việc bị tồn đọng, thiếu chuyên nghiệp, doanh thu giảm,... Quản lý ngày nghỉ phép khoa học giúp công việc luôn trơn tru, không bị ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để quản lý ngày phép hiệu quả. Hãy cùng FieldCheck tìm hiểu trong bài viết ngày hôm nay.

Các Cách Quản Lý Ngày Nghỉ Phép 

Dưới đây là một số phương pháp quản lý ngày nghỉ phép nhân viên phổ biến hiện nay.

1. Quản Lý Qua Phần Mềm Tin Nhắn (Zalo, Tin Nhắn, ...)

Quản lý ngày nghỉ phép bằng phần mềm tin nhắn, Zalo, Messenger,...được nhiều doanh nghiệp ứng dụng. Phần mềm tin nhắn có khả năng lưu trữ, quản lý tài liệu và tập tin được trao đổi trong các nhóm chat.

Quản lý ngày nghỉ phép qua phần mềm tin nhắn chỉ phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ. Đối với các doanh nghiệp lớn phương pháp này sẽ gây khó khăn trong việc thống kê dữ liệu. Bên cạnh đó, thông tin có thể bị thất lạc khi có dữ liệu quan trọng khác được gửi lên nhóm chat.

Ngoài ra các phần mềm nhắn tin như Zalo, Messenger chưa được cập nhật tính năng theo dõi ngày công. Tính năng chính của các ứng dụng này là trao đổi thông tin, trò chuyện và gửi file dữ liệu có sẵn. 

Điều này gây ra nhiều bất tiện nếu ứng dụng để quản lý ngày nghỉ phép vì cấp quản lý khó có thể truy xuất lại được thông tin ngày nghỉ phép lần sau.

Quản lý ngày nghỉ phép bằng phần mềm tin nhắn Zalo

2. Quản Lý Bằng Excel

Quản lý ngày nghỉ phép bằng Excel là mô hình được ứng dụng ở nhiều doanh nghiệp. Đây là ứng dụng miễn phí cho phép thiết lập dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng cập nhật cho từng cá nhân.

Để theo dõi ngày phép bằng Excel mang lại hiệu quả, bộ phận nhân sự cần tiến hành theo một quy trình cụ thể, bao gồm:

• Tạo bảng theo dõi ngày công gồm: Làm đủ ngày, làm nửa ngày và nghỉ không phép, nghỉ phép cả ngày trong mức được hưởng. 
• Sử dụng hàm để tính công và ngày nghỉ phép.
• Tính giờ làm việc.  
• Tính ngày phép năm.

Quy trình quản lý ngày phép bằng Excel khá rắc rối và phức tạp nếu nhân viên chưa có kinh nghiệm. Bên cạnh đó, phương pháp này cũng dễ xảy ra sai sót khi nhập dữ liệu. 

Quản lý ngày nghỉ phép bằng Excel

3. Quản Lý Qua Hệ Thống Riêng Của Từng Công Ty

Hiện nay nhiều doanh nghiệp sử dụng hệ thống quản lý nhân sự riêng. Hệ thống này cho phép bộ phận nhân sự thống kê, quản lý ngày nghỉ của từng cá nhân theo quy định một cách đầy đủ, chính xác, linh hoạt. Bên cạnh đó, nhân viên cũng có thể chủ động quản lý quỹ ngày nghỉ phép của mình.

4. Quản Lý Qua Phần Mềm SaaS

Hiện nay, các nhà cung cấp dịch vụ đang đẩy mạnh việc cho ra các giải pháp SaaS, giúp doanh nghiệp có thể quản lý các hoạt động trong doanh nghiệp một cách hiệu quả, trong đó có việc quản lý ngày phép.

Quản lý ngày nghỉ phép bằng phần mềm SaaS được xem là giải pháp tối ưu vận hành cho doanh nghiệp trong thời đại công nghệ 4.0. Đây là giai đoạn các doanh nghiệp tập trung vào công cuộc chuyển số.

Mọi dữ liệu đều cần được tối ưu qua ứng dụng thông minh, dễ sử dụng, bảo mật tốt và cập nhật nhanh chóng. Ứng dụng phần mềm SaaS trong quản lý ngày nghỉ phép, giúp cập nhật nhanh chóng, chính xác mọi dữ liệu.

Ngoài ra, giải pháp công nghệ này còn cho phép truy cập dữ liệu từ các thiết bị kết nối Internet và cài đặt trình duyệt Web mà không gặp bất kỳ trở ngại gì về địa lý cả. Quản lý và nhân viên có thể theo dõi ngày nghỉ phép trực tiếp trên ứng dụng. 

Thông qua đó, quản lý có thể sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên dễ dàng thông qua số ngày tồn phép của họ.

Quản lý ngày nghỉ phép bằng phần mềm SaaS 

Ưu Điểm Của Những Cách Chấm Công Thông Dụng

Tham khảo ngay một số ưu điểm của các cách chấm công thông dụng như tin nhắn, Zalo, Excel, hệ thống riêng của doanh nghiệp.

1. Phổ Biến

Hầu hết những cách chấm công nói trên đều rất phổ biến tại các doanh nghiệp. Thông thường mỗi doanh nghiệp đều sử dụng ít nhất một phần mềm Chat như tin nhắn, Zalo,...để làm kênh giao tiếp, giao việc và quản lý hoạt động của nhân viên.

Excel cho đến nay vẫn là công cụ chính để lưu trữ, quản lý dữ liệu và phân công công việc được nhiều doanh nghiệp sử dụng.

Thông thường mỗi doanh nghiệp đều sử dụng ít nhất một phần mềm nhắn tin trong quản lý nhân sự

2. Tối Ưu Chi Phí

Zalo là một trong những ứng dụng nhắn tin miễn phí phổ biến hiện nay được nhiều doanh nghiệp ứng dụng để giao tiếp nội bộ. Ứng dụng quản lý ngày nghỉ phép bằng phần mềm nhắn tin như Zalo giúp doanh nghiệp tiết kiệm một khoản chi phí mua phần mềm.

Thông qua tin nhắn trên Zalo, người quản lý có thể giao việc và sắp xếp thời gian làm việc phù hợp với từng cá nhân; đồng thời, giúp cập nhật thông tin dễ dàng và phản hồi nhanh chóng.

3. Dễ Tiếp Cận

Ứng dụng tin nhắn như Zalo đã trở nên quá quen thuộc với người lao động. Bất cứ ai trong doanh nghiệp cũng có thể tiếp cận, chia sẻ thông tin trên ứng dụng. Nhà quản lý có thể đưa ra những cảnh báo quan trọng đối với các hạng mục cần giải quyết nhanh hoặc thu thập ý kiến.

Nhân viên có thể đăng ký ngày nghỉ phép trực tiếp trên nhóm. Bên cạnh đó, quản lý sẽ nhận được thông tin xin nghỉ phép, đi muộn, về sớm, của nhân viên khi ngay trên ứng dụng.

Ứng dụng tin nhắn Zalo quen thuộc với người lao động

4. Hệ Thống Riêng Của Công Ty Được Phát Triển Dựa Theo Tính Chất Của Công Ty

Thông thường, hệ thống riêng của công ty được thiết kế dựa trên đặc điểm kinh doanh, mô hình tổ chức của doanh nghiệp. Điều này giúp khắc phục những nhược điểm khi quản lý bằng tin nhắn, Zalo hoặc Excel, v.v.

Quản lý ngày nghỉ phép bằng hệ thống phần mềm riêng giúp tối ưu hóa công việc của bộ phận nhân sự. Ngày công của nhân viên được cập nhật trực tiếp lên hệ thống. Số ngày phép tồn hoặc nghỉ quá ngày phép được cập nhật nhanh chóng, chính xác.

Nhược Điểm Của Những Cách Chấm Công Thông Dụng

Bên cạnh các ưu điểm, quản lý ngày nghỉ phép bằng tin nhắn, Zalo, Excel,...cũng có nhược điểm nhất định.

1. Gây Khó Khăn Cho Người Tổng Hợp Dữ Liệu

Cứ đến kỳ nghỉ dài hoặc cuối tháng, bộ phận nhân sự thường phải mất rất nhiều thời gian, công sức để tổng hợp dữ liệu. Điều này gây áp lực lớn cho nhà quản lý nhân sự, đặc biệt là các doanh nghiệp lớn với số lượng nhân viên lên đến hàng ngàn người.

Quá trình tổng hợp dữ liệu có thể xảy ra sai sót nếu quản lý ngày nghỉ phép bằng tin nhắn, phần mềm nhắn tin như Zalo, Excel. Lý do là bởi vì các thông tin được nhập liệu thủ công, thời gian xin nghỉ phép của mỗi nhân viên khác nhau dẫn đến nhầm lẫn.

Quản lý bằng Zalo gây khó khăn cho người tổng hợp dữ liệu

2. Phát Sinh Nhiều Công Đoạn Xử Lý Dẫn Đến Tăng Chi Phí Không Cần Thiết

Quản lý ngày nghỉ phép bằng các phương pháp trên khiến doanh nghiệp phải tiêu tốn nhiều nhân lực cho từng giai đoạn vận hành. Chẳng hạn như, bộ phận nhân sự sẽ phải phân công người chuyên quản lý chấm công và ngày nghỉ phép.

Nhân viên chuyên tổng hợp, xử lý dữ liệu để tính lương, thưởng cho từng cá nhân,...Đó là chưa kể đến chi phí mua thiết bị chấm công khá tốn kém. Tất cả những điều này dẫn đến tăng chi phí không cần thiết.

Thay vào đó, bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý ngày phép tích hợp chấm công để tiết kiệm nhân lực.

Gia tăng chi phí không cần thiết

3. Không Đảm Bảo Việc Lưu Trữ An Toàn Dữ Liệu

Do hạn chế về khả năng tài chính, các ứng dụng quản lý chấm công miễn phí thường có bảo mật kém. Dữ liệu của doanh nghiệp có thể bị rò rỉ, biến mất do virus tấn công.

Nghiêm trọng hơn là doanh nghiệp còn có thể bị đánh cắp dữ liệu dẫn đến những hậu quả không thể xử lý. Ở một số trường hợp, dữ liệu có thể bị mất nếu ai đó vô tình xóa nhầm khi thao tác. 

Những điểm bất lợi này thực tế đều có thể phòng tránh được nếu doanh nghiệp triển khai sử dụng phương thức quản lý ngày phép hợp lý.

4. Không Có Tính Kế Thừa Khi Quản Lý Bằng Excel, Zalo Hay Tin Nhắn

Quá trình xử lý thông tin trên Excel, tin nhắn hoặc phần mềm nhắn tin như Zalo thường khá cồng kềnh. Chính vì vậy, những dữ liệu do nhân viên tiếp quản trước đó rất khó bàn giao cho người sau nếu không có văn bản rõ ràng.

Điều này thường xảy ra khi quản lý ngày nghỉ phép bằng tin nhắn hoặc Zalo. Khi thông tin bị thất lạc, người tiếp nhận bàn giao sẽ gặp khó khăn trong việc xác minh ngày công cho nhân viên.

Đối với quản lý bằng Excel, người dùng phải am hiểu hàm tính của công cụ. Một số hàm Excel đơn giản nhưng một số khác thì khá phức tạp, dẫn đến việc khó khăn trong việc tính toán ngày công một cách chuẩn xác. 

Điểm Ưu Việt Của Phần Mềm SaaS So Với Những Cách Quản Lý Ngày Nghỉ Phép Thông Dụng

Ứng dụng phần mềm SaaS vào quản lý ngày nghỉ phép không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu, đơn giản hoá quá trình mà còn tiết kiệm tối đa chi phí quản lý nhân sự. Bên cạnh đó, nhân viên cũng cảm thấy thuận tiện hơn khi xin nghỉ phép, nghỉ nửa ngày hoặc đi muộn, về sớm, v.v.

Phần mềm cho phép nhân viên và nhà quản lý tiếp nhận đơn xin nghỉ phép mọi lúc, mọi nơi, không có sự giới hạn về thời gian. Chỉ với vài thao tác trên điện thoại di động, đơn xin nghỉ phép của nhân viên đã được gửi đi nhanh chóng. 

Theo đó, nhân sự liên quan có thể duyệt / từ chối đơn xin nghỉ phép ngay trên thiết bị của mình. Bộ phận nhân sự không cần phải đối mặt với hàng chục thậm chí hàng trăm lá đơn xin nghỉ phép gửi đến email mỗi ngày. 

Tình trạng trôi tin nhắn, bỏ sót đơn xin nghỉ phép của nhân viên cũng được khắc phục. Phần mềm SaaS giúp nhà quản lý phê duyệt đơn từ nhanh chóng, tiện lợi. Bên cạnh đó, thông tin được trao đổi ngay lập tức, không bị gián đoạn nhờ vào giải pháp công nghệ.

FieldCheck Giải Pháp Quản Trị Nhân Sự Hàng Đầu

Hiện nay, FieldCheck là một trong những giải pháp quản trị nhân sự hàng đầu được các doanh nghiệp lựa chọn. Phần mềm được tích hợp nhiều tính năng hiện đại, thông minh giúp người dùng dễ dàng trải nghiệm trên nhiều nền tảng.

Đặc biệt, với tính năng gửi đơn xin nghỉ phép ngay trên điện thoại di động, phần mềm FieldCheck giúp nhà quản lý tiếp nhận đơn và phản hồi ngay lập tức.

FieldCheck giải pháp quản trị nhân sự hàng đầu cho doanh nghiệp

Các loại đơn nghỉ phép như: nghỉ phép cả ngày, nghỉ phép nửa ngày, nghỉ không lương, làm việc tại nhà, xin đi làm muộn, xin về sớm,… sẽ được cập nhật, lưu trữ trên hệ thống theo thời gian thực.

Với FieldCheck quản lý ngày nghỉ phép không còn là vấn đề khó khăn với bộ phận hành chính nhân sự. Mọi vấn đề sẽ được quản lý nhanh chóng, chính xác từng chi tiết. 

Nếu bạn có nhu cầu tối ưu hoá quản lý chấm công bằng phần mềm công nghệ, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết.

Trên đây là một số thông tin liên quan đến quản lý ngày nghỉ phép bộ phận nhân sự không thể bỏ qua. 

Để tìm hiểu thêm về ứng dụng quản lý tối ưu nhất, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn trải nghiệm sớm nhất.