Tại Sao Zalo Không Thể Là Công Cụ Giao Tiếp Kinh Doanh Tối Ưu
Giao tiếp đóng một vai trò quan trọng trong bất kỳ tổ chức và công ty nào được tạo thành từ các loại nhà quản lý và nhân viên khác nhau. Cụ thể, mỗi người đều có quan điểm và cá tính riêng.
Vì vậy, điều cần thiết là phải có thông tin liên lạc tốt để đảm bảo các doanh nghiệp có thể hoạt động trơn tru và thành công. Các nhà quản lý hiệu quả nhất là những người biết giao tiếp và sử dụng nó trong môi trường tổ chức.
Có thể nói, giao tiếp đóng vai trò là công cụ cho phép ban lãnh đạo thực hiện chức năng quản lý của mình. Có nhiều loại giao tiếp trong một tổ chức.
Một số sử dụng email trong khi một số sử dụng các ứng dụng nhắn tin như Zalo để liên lạc hoặc trao đổi thông tin giữa các nhân viên trong công ty. Có thể nhận thấy làn sóng chuyển đổi số đang lan rộng trên phạm vi toàn cầu.
Zalo là ứng dụng giao tiếp công việc phổ biến nhất tại Việt Nam (Theo: Q&Me)
Nhiều người không muốn bị bỏ lại phía sau đang thực hiện bước nhảy vọt về kỹ thuật số trong các hoạt động điều hành của họ, bao gồm cả truyền thông.
Nắm bắt xu hướng này, nhiều tổ chức toàn cầu đang giới thiệu các công cụ giao tiếp kinh doanh được hỗ trợ bởi công nghệ như sản phẩm SaaS (Phần mềm dưới dạng Dịch vụ) làm công cụ giao tiếp nội bộ.
Việt Nam không phải là một ngoại lệ; tuy nhiên, giai đoạn công nghiệp này là sơ bộ để giới thiệu SaaS lần đầu tiên và hầu hết được hỗ trợ bởi ứng dụng nhắn tin Zalo cho các hoạt động.
Ưu Điểm Và Nhược Điểm Khi Sử Dụng Zalo Như Công Cụ Giao Tiếp Kinh Doanh
Zalo là một trong những công cụ giao tiếp kinh doanh trực quan và dễ dàng cho mọi người sử dụng. Nó mang lại sự thuận tiện cao cho người dùng, tước đi cơ hội tích lũy thông tin để có những hành động và phân tích tốt hơn.
Hãy xem xét những ưu và nhược điểm của công cụ giao tiếp này.
Ưu Điểm
#1. Zalo rất dễ sử dụng
Không thể phủ nhận rằng ứng dụng nhắn tin này không yêu cầu bất kỳ đào tạo riêng nào cho người dùng trước khi sử dụng.
Ngoài ra, nó hỗ trợ giao tiếp hình ảnh/văn bản theo thời gian thực mà không gặp bất kỳ rắc rối nào.
Zalo rất dễ sử dụng
#2. Hỗ trợ cơ chế thời gian thực
Một điểm mạnh khác của Zalo là nó hỗ trợ liên lạc theo thời gian thực. Theo đó, cả người gửi và người nhận đều có thể nhận được tin nhắn ngay lập tức và nhanh chóng. Điều đáng nói là Zalo cũng dễ dàng chia sẻ thông tin qua văn bản, hình ảnh và video.
#3. Khả năng thâm nhập cao
Như bạn có thể biết, hầu hết người dân Việt Nam đang sử dụng ứng dụng nhắn tin này. Ngoài ra, có ít vấn đề riêng tư hơn ở Việt Nam. Nói cách khác, công cụ giao tiếp này mang lại khả năng thâm nhập cao cho người dùng.
Nhược Điểm
#1. Thiếu quản lý dữ liệu
Vì Zalo về cơ bản được phát triển dưới dạng ứng dụng nhắn tin nên nó không có chức năng quản lý dữ liệu. Theo đó, khi người dùng gửi thông tin qua nền tảng này, dữ liệu không thể được tích lũy để so sánh hoặc phân tích, do đó không hữu ích cho các hành động và lời khuyên.
#2. Sự thiếu hiểu biết trong ban quản lý
Vì không thể kiểm soát các tin nhắn nên thông tin quan trọng có thể bị mất trong các cuộc trò chuyện giữa người giám sát và nhân viên.
Trước đây, khi ban quản lý muốn truy cập một phần thông tin, họ cần cuộn lên hoặc tìm kiếm từ khóa cho thông tin đó, việc này có thể mất thời gian và không hiệu quả.
Rất mất thời gian để kiểm tra lại tin nhắn trong Zalo
#3. Không có PDCA
Vì tin nhắn từ nhân viên chỉ được gửi để báo cáo và người giám sát không có công cụ để tích lũy và phân tích dữ liệu, dữ liệu được thu thập này không hữu ích để cải thiện hiệu suất và hoạt động.
Có thể thấy rằng tốt nhất là quản lý dữ liệu từ trường theo thời gian thực. Lý do là phương pháp này sẽ giúp các giám sát viên thực hiện các hành động hiệu quả hơn. Nhưng câu hỏi đặt ra là, làm thế nào để làm điều đó?
Như đã đề cập trước đây, nhờ sự tiến bộ của công nghệ, các nhà cung cấp SaaS đã tung ra các ứng dụng của riêng họ để giúp các công ty quản lý các hoạt động điều hành của họ, bao gồm cả thông tin liên lạc một cách dễ dàng.
FieldCheck là một trong những nhà cung cấp tiên phong cung cấp giải pháp công nghệ một cửa cho nhân viên hiện trường sử dụng cho các nhiệm vụ của họ mà không cần sử dụng quá nhiều ứng dụng và phần mềm cho một ứng dụng.
Ứng dụng tự hào có các cuộc đối thoại tương tác mà cả người giám sát và người dùng di động có thể giao tiếp ngay trên ứng dụng hoặc công cụ quản trị trên web.
Các ứng dụng công nghệ SaaS là sự thay thế cần phải có cho Zalo trong việc giao tiếp doanh nghiệp
FieldCheck Cải Thiện Giao Tiếp Kinh Doanh Như Thế Nào
#1. Thông Báo
Thông báo dựa trên email mang lại lợi ích to lớn về quyền riêng tư và bảo mật cho thông tin của doanh nghiệp. Tuy nhiên, cũng có trường hợp thông tin bị tản mạn, bỏ sót.
Do đó, những người được cho là tiếp nhận thông tin không thể được thông báo kịp thời để có quyết định đúng đắn.
FieldCheck cung cấp một công cụ hiệu quả để người quản lý gửi thông báo của mình đến từng nhân viên cụ thể một cách dễ dàng. Theo đó, chức năng hoạt động dựa trên cơ chế Push Notification.
Chỉ với vài cú nhấp chuột, Quản trị viên có thể gửi thông báo kèm theo văn bản, hình ảnh, tài liệu và thậm chí cả URL video tới người dùng di động ngay lập tức hoặc tại một thời điểm đã lên lịch cụ thể.
Thông báo
#2. Báo Cáo Sự Cố
Một lợi ích khác của FieldCheck trong truyền thông là nó hỗ trợ người dùng báo cáo bất kỳ sự cố nào được phát hiện cho người phụ trách kịp thời để xử lý sau này.
Cơ chế là người dùng di động sử dụng FieldCheck để gửi ticket báo cáo sự cố thông qua chức năng Ticket Management. Ứng dụng di động hỗ trợ người dùng chụp ảnh, để lại bình luận và chú thích để giúp người được phân công nắm bắt chi tiết vụ việc tốt hơn.
Báo cáo sự cố
#3. Thu Thập Và Phân Tích Dữ Liệu
Để theo dõi hoặc truy tìm thông tin được gửi trong quá khứ tốt hơn, FieldCheck tối ưu hóa quy trình thu thập dữ liệu theo thời gian thực trong Dòng thời gian. Hơn nữa, nó cung cấp phân tích chuyên sâu cho từng nhiệm vụ đơn lẻ để Quản trị viên nắm được xu hướng của các số liệu.
Do đó, mọi người có quyền truy cập phù hợp đều có thể đăng nhập vào hệ thống và lấy dữ liệu họ cần.
Thu thập và phân tích dữ liệu
Kết Luận
Đó là tất cả những lý do khiến Zalo không thể là công cụ giao tiếp kinh doanh tốt nhất trong doanh nghiệp.
Ứng dụng SaaS như FieldCheck cung cấp nhiều công cụ hữu ích khác nhau để giúp giao tiếp diễn ra tốt hơn trong doanh nghiệp, cũng như xóa bỏ những thách thức do giao tiếp truyền thống, trên giấy tờ và trên bảng tính.
Nếu bạn quan tâm đến giải pháp FieldCheck, vui lòng liên hệ với chúng tôi:
