​​​​​​​ERP Là Gì? Liệu Hệ Thống ERP Có Phù Hợp Với Doanh Nghiệp Vừa Và Nhỏ?

Là nhà hoạch định doanh nghiệp, chắc hẳn bạn sẽ quan tâm đến những phần mềm hỗ trợ cho việc quản lý và vận hành hiệu quả hệ thống của các phòng ban, bộ phận trong bộ máy tổ chức. 

Một trong những cách giải quyết dành cho các doanh nghiệp có quy mô lớn chính là áp dụng phần mềm quản lý vào trong quy trình hoạt động để có được những lợi ích lâu dài.

Việc ứng dụng hệ thống ERP sẽ giúp bạn có cái nhìn đầy đủ về tình hình của doanh nghiệp, có thể dễ dàng theo dõi và hiểu rõ những gì đang xảy ra. Chính vì vậy, ERP rất hữu ích đối với các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô kinh doanh và trong nhiều lĩnh vực khác nhau.  

Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết sau đây về khái niệm của phần mềm ERP và các giải pháp hệ thống khác nhau. Liệu các công ty có quy mô nhỏ và kinh phí thấp có áp dụng được hệ thống này hay không? Và họ sẽ áp dụng như thế nào?

ERP có phải là phần mềm quản lý doanh nghiệp?

ERP Là Gì?

ERP là từ viết tắt của cụm từ Enterprise Resource Planning, nghĩa là Hoạch định Tài nguyên Doanh nghiệp. Phần mềm ERP có thể hiểu đơn giản là một mô hình công nghệ cung cấp các giải pháp để quản trị toàn bộ quy trình từ sản xuất, phân phối, đến bán hàng, kế toán, và các hoạt động cốt lõi khác của doanh nghiệp như quản trị. 

Cách ERP hoạt động cũng giống như bộ não của con người - kết nối và truyền thông tin đến các bộ phận riêng lẻ trong bộ máy tổ chức của doanh nghiệp. 

Để hiểu rõ hơn, hãy cùng đi sâu vào tìm hiểu ý nghĩa của từng từ viết tắt tạo nên thuật ngữ ERP: Enterprise - Resource - Planning

ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning

Enterprise (Doanh Nghiệp)

Mục đích chính của hệ thống ERP là tích hợp tất cả công việc giữa các phòng ban và toàn bộ chức năng của một doanh nghiệp vào chung một phần mềm máy tính duy nhất (all-in-one). Việc kết nối và đồng bộ cơ sở dữ liệu theo thời gian thật giúp các bộ phận có thể chia sẻ thông tin và tương tác với nhau nhanh chóng và thuận tiện hơn. Hơn nữa, việc tự động hóa các quy trình trong doanh nghiệp còn giúp hạn chế sai sót trong quá trình xử lý nghiệp vụ như nhập sai dữ liệu. 

Resource (Tài Nguyên) 

Tài nguyên hay nguồn lực của doanh nghiệp bao gồm những gì mà một tổ chức sở hữu và sử dụng để tạo ra giá trị, có thể kể đến công nghệ, tài chính, nguồn nhân lực. Ứng dụng hệ thống ERP vào trong doanh nghiệp đòi hỏi doanh nghiệp phải tận dụng được toàn bộ nguồn tài nguyên của mình và biến chứng thành dữ liệu thuộc hệ thống, để dễ dàng quản lý và khai thác. 

Để làm được điều đó, cần có sự trao đổi thông tin kỹ lưỡng và làm việc chặt chẽ giữa người quản lý với nhà tư vấn trước khi bắt đầu triển khai hệ thống ERP. 

Nguồn lực doanh nghiệp bao gồm máy móc, con người,...

Đây là giai đoạn doanh nghiệp phải thay đổi rất nhiều để có thể "chuẩn hóa dữ liệu". Cụ thể là, doanh nghiệp phải:

• Luôn cập nhật tình trạng, thông tin về các nguồn lực của doanh nghiệp đầy đủ và chính xác. 
• Xây dựng lịch trình và kế hoạch hợp lý để các bộ phận có thể phối hợp một cách nhịp nhàng.
• Khai thác nguồn lực triệt để và hiệu quả nhất.

Giai đoạn này sẽ quyết định hơn 50% sự thành bại của một hệ thống ERP và cũng chiếm phần lớn chi phí đầu tư trong suốt quá trình triển khai hệ thống ERP. 

Planning (Hoạch Định)

Trong quản trị kinh doanh, hoạch định là một bước vô cùng quan trọng, giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru và đưa ra định hướng cụ thể cho quá trình cải tiến nội bộ cũng như cách hoạt động của tổ chức.

Hệ thống ERP trước hết sẽ tính toán và dự báo các khả năng phát sinh trong quá trình điều hành sản xuất, kinh doanh. Sau đó, hỗ trợ công ty lên kế hoạch và vạch ra hướng đi rõ ràng cho doanh nghiệp với các nội dung công việc và nghiệp vụ cần thiết. 

Ví dụ, đối với các công ty sản xuất, phần mềm ERP có thể hỗ trợ nhà máy tính toán chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho mỗi đơn hàng/ sản phẩm dựa trên khả năng cung ứng, năng suất, tiến độ, và các yếu tố khác. Làm như vậy doanh nghiệp có thể tránh được tình trạng lượng tồn kho quá lớn gây đọng vốn, nhưng vẫn đủ vật tư để sản xuất. 

Trong quá trình sản xuất kinh doanh, ERP có thể giảm thiểu được các rủi ro xảy ra nhờ vào việc hoạch định chính sách giá, chiết khấu, mô hình sản xuất tối ưu và các phương án khác. 

Sự Khác Nhau Giữa ERP Và Phần Mềm Quản Lý Tài Chính

Phần mềm quản lý tài chính thường bị nhầm với ERP. Nhiều người nghĩ rằng phần mềm ERP, hay phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, chỉ là một cái tên khác của phần mềm quản lý tài chính. 

Và thực chất không phải vậy. Mặc dù hệ thống ERP cũng có một số đặc điểm tương đồng với hầu hết các hệ thống quản lý tài chính hiện nay, nhưng hai hệ thống này có sự khác biệt đáng kể về hình thức, chức năng và bảo mật.

Sử dụng phần mềm ERP giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả

Phần mềm quản lý tài chính thưởng sử dụng cho bộ phần tài chính của một tổ chức, bao gồm kế toán, quản lý doanh thu, quản lý chi phí, quản lý dự án, tài sản, trợ cấp, ... Ngoài ra, nó còn là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý dòng tiền hiệu quả, chẳng hạn như theo dõi dữ liệu tài chính, tài sản, quản lý nguồn vốn, dòng tiền... 

Trong khi đó, ERP xử lý toàn bộ quy trình kinh doanh. Một hệ thống ERP đầy đủ sẽ bao gồm các chức năng: 

• Kế toán tài chính (finance);
• Quản lý dự án (project management);

Quản lý dự án là một chức năng của giải pháp ERP

• Quản lý sản xuất (production planning and control);
• Quản lý mua sắm (purchase control);
• Quản lý chuỗi cung ứng (supply chain management);
• Quản lý đơn hàng (sales management);
• Quản lý dịch vụ (service management);
• Quản lý nguồn nhân lực (human resource management);
• Quản lý hàng tồn kho (stock control);
• Báo cáo quản trị (management reporting);
• Báo cáo thuế (tax reports);
• Và quản lý hiệu suất doanh nghiệp (enterprise performance management).  

Quản lý hiệu suất doanh nghiệp

ERP cũng tích hợp với các ứng dụng văn phòng để xây dựng cái nhìn tổng thể về khách hàng, bao gồm các giải pháp quản lý quan hệ khách hàng (CRM).

Tìm hiểu thêm: Phần mềm ERP là gì?

Như vậy, phần mềm quản lý tài chính không phải là phiên bản thu nhỏ của hệ thống ERP; hay phần mềm ERP cũng không phải đơn giản chỉ là hệ thống quản lý tài chính được "nâng cấp". Thay vào đó, phần mềm quản lý tài chính hoạt động như một trong những chức năng mà phần mềm ERP có thể cung cấp cho một tổ chức.

Các Loại Hệ Thống ERP

Hệ thống ERP có ba loại chủ yếu, hoạt động với các tùy chọn mô hình triển khai khác nhau, bao gồm ERP đám mây, ERP tại chỗ và ERP kết hợp.

ERP Tại Chỗ (On-Premise ERP )

Mô hình này còn được gọi là phần mềm ERP cục bộ, xây dựng và triển khai tại hệ thống máy chủ và thiết bị lưu trữ riêng trong nội bộ doanh nghiệp. Công ty sẽ toàn quyền kiểm soát dữ liệu và sở hữu 100% hệ thống sau khi triển khai. Tuy nhiên chi phí khởi tạo, bảo trì và xử lý sự cố rất đắt đỏ. Chi phí để nâng cấp hệ thống sau mỗi 5-10 năm cũng khá lớn. 

ERP Đám Mây (Cloud ERP)

Thay vì lưu trữ dữ liệu trên máy chủ, ổ cứng vật lý, thì với Cloud ERP dữ liệu được lưu trữ qua bên thứ ba. 

Phần mềm ERP dựa trên đám mây là một giải pháp dựa trên web, được gọi là Phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS), nơi một tổ chức truy cập và lưu trữ dữ liệu mọi lúc, mọi nơi chỉ cần có kết nối internet. Nhà cung cấp dịch vụ đám mây sẽ hỗ trợ liên tục, cập nhật, điều chỉnh và vá lỗi phần mềm nhiều lần trong năm.

Hệ thống ERP đám mây

ERP Kết Hợp (Hybrid ERP )

Là kiểu kết hợp cả hai loại hệ thống trên nhằm hỗ trợ tối đa nhu cầu của doanh nghiệp. Sự kết hợp của dịch vụ lưu trữ và triển khai khác nhau tùy theo nhà cung cấp. Hệ thống này có thể cung cấp cho người dùng ERP sự linh hoạt trong việc di chuyển giữa các mô hình phân phối hoặc tích hợp các lợi ích không có sẵn của mô hình triển khai hiện tại.

ERP Có Phù Hợp Với Doanh Nghiệp Vừa Và Nhỏ?

Tình Trạng 

Trước đây, ERP là hệ thống gần như độc quyền dành cho các tổ chức, doanh nghiệp lớn vì một số rào cản sau đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs):

Chi Phí Khởi Tạo Và Vận Hành Đắt Đỏ

Khi triển khai một phần mềm ERP truyền thống, doanh nghiệp sẽ phải đầu tư một số tiền lên đến hàng trăm triệu đồng, bao gồm một bản giấy phép và chi phí trả trước cho việc sử dụng. Đây là một vấn đề khá đau đầu cho các doanh nghiệp như SMEs. 

Ngoài ra, để sử dụng được hệ thống cũng phải tốn một số tiền không nhỏ cho chi phí trả trước, cũng là một điều khó khăn đối với nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ. 

Chi phí là vấn đề rất lớn đối với SMEs

Không Sử Dụng Hết Chức Năng Của Phần Mềm ERP

ERP không cho phép tách lẻ từng chức năng riêng để đáp ứng cho các công đoạn làm việc khác nhau của doanh nghiệp mà cố định trong gói tổng hợp. Thế nhưng, đa số các doanh nghiệp vừa và nhỏ lại không cần dùng đến tất cả các chức năng của hệ thống ERP, khiến cho việc mua cả gói bị lãng phí. 

Chưa kể, những ứng dụng không cần thiết đó lại không thể xóa được, dẫn đến giao diện hệ thống trở nên cồng kềnh và rối rắm. 

Giải Pháp

Vậy câu hỏi đặt ra là, có cần thiết để đầu tư phần mềm ERP cho doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, và kiểu phần mềm nào sẽ phù hợp với các doanh nghiệp này? 

ERP phù hợp với doanh nghiệp như thế nào?

Khi mới bắt đầu hoạt động, nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ yêu cầu các nhân viên chủ chốt của mình phải làm việc với nhiều nhiệm vụ và vị trí khác nhau. Việc này rất dễ dẫn đến sai sót trong quá trình xử lý nghiệp vụ.

Bên cạnh đó, khi doanh nghiệp phát triển và mở rộng kinh doanh, nếu chỉ sử dụng các công cụ truyền thống thì khó mà quản lý và kiểm soát được toàn bộ hoạt động một cách trơn tru và nhanh chóng.  

Do vậy, sử dụng phần mềm ERP chính là một biện pháp cần thiết, góp phần hỗ trợ doanh nghiệp tự động hóa các quy trình từ sản xuất đến xử lý đơn hàng và các tác vụ văn phòng khác. 

Đặc biệt là các công ty hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ - tài chính, thì áp dụng ERP còn giảm được các chi phí không cần thiết và gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. 

Hiện nay, hai loại ERP cục bộ và ERP đám mây đã cải tiến rất nhiều đặc điểm để phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. 

Tuy nhiên, giữa thời đại công nghệ thông tin ngày càng phát triển, các hệ thống ERP cục bộ rất khó để bắt kịp sự đổi mới nhanh chóng của các công nghệ mới bởi mỗi lần nâng cấp là vô cùng tốn kém.

Trong khi đó, ERP lưu trữ đám mây (Cloud ERP) là một hướng đi mới với chi phí thấp và hiệu quả cao. Chỉ cần thanh toán một chi phí nhất định hàng tháng. Doanh nghiệp có thể lựa chọn dùng thử và các gói khác nhau tùy theo nhu cầu của mình. 

Đây chính là một giải pháp tối ưu, rất phù hợp tài chính cũng như khả năng các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Ngoài ra, nếu kết hợp hệ thống ERP với phần mềm FieldCheck - một giải pháp công nghệ mới dễ dàng tùy biến theo nhu cầu của công ty - sẽ mang đến sự linh hoạt và có thể tiết kiệm thời gian, nguồn lực một cách đáng kể cho doanh nghiệp.

Sử dụng phần mềm ERP kết hợp FieldCheck là một giải pháp thông minh

Một Số Tính Năng Nổi Trội Của FieldCheck

• Trưng bày hàng hóa: Cung cấp cơ sở dữ liệu trưng bày hàng hóa, báo cáo thị trường, báo cáo vấn đề.
• Checklist kỹ thuật số: Chấm điểm trực quan, chia sẻ ghi chú và theo dõi các hoạt động nhóm; cung cấp danh sách các việc cần làm; báo cáo được chia sẻ theo thời gian thực giữa các nhà quản lý.
• Quản lý nhân viên ngoài thị trường: quản lý định vị (kiểm soát khoảng cách, kiểm tra ID thiết bị, thông báo cho Admin); báo cáo doanh số; hỗ trợ tính tiền hoa hồng cho nhân viên; quản lý chấm công; quản lý năng suất.