OKR Là Gì? Phương Pháp Quản Trị Đỉnh Cao Của Các Ông Lớn Công Nghệ

Bên cạnh phương pháp đánh giá năng lực KPI, hiện nay nhiều doanh nghiệp đang dần chuyển sang sử dụng mô hình OKR. Vậy OKR là gì? Tại sao phương pháp này lại được nhiều tên tuổi lớn ưa chuộng?

Hãy cùng FieldCheck tìm hiểu trong nội dung bài viết ngày hôm nay!

OKR là gì?

OKR Là Gì?

OKR là gì? Nói một cách dễ hiểu thì phương pháp quản trị OKR là cách giúp tạo sự kiện kết trong nội bộ công ty và tổ chức nhờ vào việc kết nối mục tiêu của doanh nghiệp,phòng ban với mục tiêu của các cá nhân, cùng hướng đến kết quả cuối cùng cụ thể. 

Có hai đặc điểm chính trong phương pháp OKR là: cấu trúc và nguyên lý hoạt động. Để có thể tìm hiểu sâu hơn về hai đặc điểm này, cùng tìm hiểu trong nội dung sau đây.

Cấu Trúc Và Nguyên Lý Hoạt Động Của OKR

1. Cấu trúc

Phương pháp OKR xây dựng dựa trên hai câu hỏi:

• Mục tiêu - Objectives: đây là mục tiêu công ty, phòng ban và cá nhân.
• Kết quả trọng yếu - Key Results: những bước giúp đo lường để có thể chinh phục mục tiêu. Hệ thống giúp duy trì bộ máy cấp cao trong doanh nghiệp và tổ chức với cá nhân, giúp tạo liên kết giữa tầng mục tiêu có thể tác động lên nhau và cùng hướng mọi người tập trung vào một lối đi cụ thể.

2. Nguyên lý hoạt động

Điểm khác biệt của phương pháp OKR là dựa trên hệ thống quản trị mục tiêu sau đây:

• Tính đo lường được
• Tính tham vọng
• Tính hiệu suất
• Tính minh bạch

Phương pháp này có nguồn gốc từ Andy Grove của Intel Group và được John kế thừa và phát triển tại Google. Hiện nay, phương pháp quản trị OKR được ứng dụng tại nhiều tổ chức khác nhau như Hải quân Hoa Kỳ và Spotify.

Objectives Key Results

Vì Sao OKR Là Mô Hình Thay Thế Hoàn Hảo Cho KPI?

Sau khi tìm hiểu về khái niệm của OKR là gì, hãy tiếp tục khám phá về tầm quan trọng của mô hình này so với KPI. Nếu doanh nghiệp sử dụng KPI và muốn chuyển đổi qua dùng OKR, doanh nghiệp sẽ thường đánh giá KPI như là mục tiêu. Việc chuyển đổi hoàn toàn giữa hai mô hình sẽ cần có thời gian.

Phương pháp OKR giúp liên kết được tham vọng của doanh nghiệp và cấp quản lý và thực tế. Bằng việc chuyển đổi sang OKR, cấp quản lý sẽ thay đổi được việc đánh giá hiệu hiệu suất và tạo mục tiêu trong nhóm mà không gián đoạn các công việc hằng ngày. 

Bên cạnh đó, khi bắt đầu OKR, sẽ có nhiều vấn đề mà doanh nghiệp sẽ không phải đối mặt như trước đây. Những mục tiêu dài hạn giúp cấp quản lý và nhân viên biết được các công việc cần và nên làm (kết quả) và nguyên nhân (mục tiêu), tránh được tình trạng đi lệch hướng.

Bằng cách sử dụng OKR, các trưởng ban còn có thể mở rộng được đội của mình mà không bị gián đoạn công việc hay năng suất lao động. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng sử dụng kết hợp KPI và OKR để có thể quản lý nguồn lực tổ chức hiệu quả.

OKR là sự thay thế hoàn hảo cho KPI

Lợi Ích Của Phương Pháp OKR

Phương pháp này giúp hỗ trợ doanh nghiệp quản trị nhờ vào sáu lợi thế chính như sau:

• Cải thiện tính minh bạch: Phương pháp OKR giúp xây dựng được văn hóa minh bạch trong tổ chức và doanh nghiệp. Vì vậy, cả nhân viên và cấp quản lý có thể nắm tốt được kế hoạch và công việc của phòng ban và cá nhân.
• Liên kết doanh nghiệp chặt chẽ: Phương pháp OKR giúp kết nối hiệu suất được hiệu suất làm việc của các nhân viên trong doanh nghiệp, hướng đến mục tiêu cuối cùng. Theo đó, cấp quản lý có sẽ đảm bảo được mọi người đều đều đi chung một hướng.
• Trao quyền cho nhân viên: Nhờ vào việc nắm bắt rõ tình hình hoạt động tại doanh nghiệp và tổ chức, cấp quản lý sẽ có thể quyết định đúng đắn hơn. Bên cạnh đó, phương pháp còn có thể tạo thế chủ động cho nhân viên thực hiện và theo dõi công việc của mình.
• Tập trung vào vấn đề thiết yếu: OKR có thể sẽ đặt ra được 3-5 mục tiêu cho doanh nghiệp, giúp cả nhân viên và cấp quản lý ưu tiên những mục tiêu quan trọng.
• Nắm bắt được tiến độ thực hiện mục tiêu: Nhờ vào các chỉ số được thiết lập trong phương pháp, ban quản trị sẽ có được cái nhìn bao quát về tiến trình thực hiện công việc. Khi có bất kỳ vấn đề không mong muốn gì xảy ra, họ cũng có thể xử lý kịp thời và nhanh chóng.
• Cho kết quả vượt trội: Phương pháp OKR giúp cấp quản lý phát huy hết khả năng trong nhiệm vụ, giúp doanh nghiệp chinh phục được những kết quả ấn tượng.

Phương pháp OKR giúp doanh nghiệp tạo nên những kết quả vượt trội

Các Bước Xây Dựng Chiến Lược OKR Hiệu Quả

Trong quá trình thiết lập và lên kế hoạch cho phương pháp OKR sau khi biết được OKR là gì, có một số điểm bạn sẽ cần chú ý như sau.

Đối với Mục tiêu:

• Cần thiết lập mục tiêu rõ ràng, càng chi tiết càng tốt. Ví dụ: trong năm 2022 doanh nghiệp sẽ tiến hành mở rộng thị trường kinh doanh sang Trung Quốc thay vì chỉ nói mở rộng thị trường kinh doanh ra nước ngoài.
• Nên có 3-5 mục tiêu cho mỗi cấp độ
• Thông thường, mục tiêu thường được thiết lập vượt khả năng, tạo cảm giác khó khăn và thử thách. Ví dụ, Google cho biết khi đạt được khoảng 70% mục tiêu có thể được xem là thành công. Nếu hoàn thành được 100% thì là hoàn thành xuất sắc.

Đối với Kết quả:

• Doanh nghiệp sẽ cần tập trung vào ba kết quả chủ đạo cho từng mục tiêu khác nhau.
• Kết quả phải tổng hợp được bước nhỏ để thực hiện. Vì vậy, việc đạt kết quả then chốt sẽ tốt hơn đạt được mục tiêu.
• Đo lường hiệu quả được. Ví dụ, mở rộng 10 cửa hàng thay vì chỉ nói mở rộng nhiều cửa hàng hơn.
• Kết quả cần mô tả cụ thể sản phẩm đầu ra hơn thay vì chỉ hành động một cách đơn thuần.

Thiết lập OKR

Hướng Dẫn Chi Tiết Để Thiết Lập Phương Pháp OKR

Sau đây là hướng dẫn cụ thể để giúp các bạn có thể xây dựng được kế hoạch cho phương pháp OKR.

1. Xác định Mục tiêu và Kết quả

Cấp quản trị khi xây dựng OKR cần nêu được 3 đến 5 mục tiêu chính yếu của doanh nghiệp và công ty trong quý hoặc năm tiếp theo. Các mục tiêu này có thể xuất phát từ tầm nhìn và sứ mệnh của cấp lãnh đạo trong doanh nghiệp và công tuy. 

Tuy nhiên, họ sẽ cần phải linh hoạt đi từ số liệu cụ thể như “Tăng các chỉ số kinh doanh lên 100%” cho đến giá trị bền vững của công ty như “Sử dụng năng lượng thân thiện với môi trường để kinh doanh”.

Xác định mục tiêu là bước đầu tiên khi xây dựng OKR

Sau khi thiết lập được các mục tiêu, các đội nhóm cũng như phòng nhóm trong công ty có thể xác định kết quả cụ thể cần đạt được để chinh phục mục tiêu đó.

Ví dụ, nếu phòng Kinh doanh cần tăng kết quả kinh doanh lên 100%, thì cần đặt kết quả là tuyển 3 nhân viên kinh doanh.

Việc thiết lập được kết quả hiệu quả sẽ định hướng được mục tiêu cho các cấp độ tiếp theo cho doanh nghiệp và tổ chức.

2. Thiết Lập Hệ Thống Tổ Chức Và Quản Lý OKR

Mỗi doanh nghiệp với quy mô khác nhau có thể sẽ có cách theo dõi OKR khác nhau. Doanh nghiệp như Google đã có thể tự xây dựng được bộ công cụ nội bộ trong khi một số doanh nghiệp khác thì sử dụng những giải pháp quen thuộc khác như Microsoft Excel. 

Bên cạnh đó còn có các phần mềm chuyên dụng khác giúp theo dõi các chỉ số OKR như FieldCheck, Base Goal, Lattice, v.v. Dù chọn bất kỳ phần mềm nào, bạn cũng nên chuẩn bị kỹ lưỡng quy trình cụ thể trước khi thực hiện OKR. 

Vì nếu không làm như vậy, công việc sẽ có thể bị lộn xộn và công ty không thể tối ưu các giá trị mà phương pháp OKR mang lại.

Quản lý OKR

3. Phổ Biến Phương Pháp Với Các Trưởng Đội Nhóm, Bộ Phận

Điều cần thiết bạn cần làm tiếp theo đó chính là đặt lịch họp với các cấp quản lý để phổ biến kế hoạch đã được thiết lập cho phương pháp OKR. Buổi họp này sẽ cần chú ý các điểm sau đây:

• Khái quát về OKR
• Tại sao sử dụng OKR thay thế KPI?
• Cách sử dụng OKR trong nhiệm vụ. Ưu điểm và nhược điểm của OKR.
• Thảo luận về OKR.

Sau khi hoàn thành các bước này, trưởng phòng ban sẽ có thể nắm bắt được OKR của doanh nghiệp và công ty. Theo đó, có thể lên sẵn được kế hoạch cho Mục tiêu và Kết quả của từng đội nhóm của mình.

Phổ biến OKR đến đội nhóm

4. Phổ Biến Về Phương Pháp OKR Đến Toàn Thể Nhân Viên Trong Doanh Nghiệp

Sau cuộc họp với trưởng phòng ban, bạn sẽ cần phổ biến về OKR đến tất cả mọi người trong công ty. Giống như bước trên, bạn sẽ cần đảm bảo được lý do và tầm quan trọng của OKR đối với công ty.

5. Trưởng Phòng Làm Việc Với Mọi Người Trong Đội Để Thiết Lập Được Mục Tiêu Cá Nhân

Sau khi phổ biến OKR với phạm vi toàn công ty, cấp quản lý có thể hẹn với mỗi người trong đội nhóm để có thể thiết lập được các mục tiêu cá nhân. Đây được xem là cuộc họp hai phía: Cấp quản lý muốn mọi người trong nhóm làm gì và nhân viên mong muốn sẽ làm gì?

Sau khi kết thúc buổi học, bạn sẽ cần đưa ra được các kỳ vọng của công ty với nhân viên và ngược lại. Nhờ vào việc tổ chức và duy trì những cuộc họp như thế sẽ giúp nhân viên cảm thấy được trao quyền quyết định về công việc, sự nghiệp của mình.

Thiết lập mục tiêu cá nhân

6. Trình bày về OKR

Sau khi bàn luận với các nhân viên, cấp quản lý có thể bàn luận về việc góc nhìn của nhân viên có ảnh hưởng đến OKR phòng ban hoặc của cả doanh nghiệp không.

Sau khi họ có thể thống nhất được OKR cho quý và năm, đây chính là lúc bạn cần trình bày về nó trong buổi bàn luận với toàn thể công ty và thống nhất đường lối đi trong thời gian sắp tới.

Trình bày về OKR

7. Quản Lý Và Theo Dõi OKR Cá Nhân

Trong giai đoạn quý và năm, cấp quản lý nên liên tục theo dõi và kiểm tra tiến độ thực hiện OKR nhân viên, nhằm mục tiêu đảm bảo toàn thể doanh nghiệp đang đi đúng kế hoạch ban đầu.

Câu Chuyện Về OKR Của Google

Ngay sau năm đầu tiên thành lập, Google đã áp dụng phương pháp thiết lập mục tiêu mà họ vẫn sử dụng cho đến ngày nay. 

Họ xây dựng dựa trên khung Mục tiêu và Kết quả chính mà hai nhà sáng lập Larry Page và Sergey Brin giới thiệu lần đầu tiên vào năm 1999 bởi nhà đầu tư mạo hiểm John Doerr. 

Khi John Doerr, một trong những nhà đầu tư của Google chia sẻ khuôn khổ Mục tiêu và Kết quả chính với Larry, Sergey và nhóm nhỏ của công ty, anh ấy đã giới thiệu thuật ngữ OKR trên slide thuyết trình của mình, đó là một cách tiếp cận quản lý giúp đảm bảo rằng một công ty tập trung nỗ lực của mình về các vấn đề quan trọng giống nhau trong toàn bộ tổ chức.

OKR bao gồm các mục tiêu và kết quả chính. Mục tiêu phác thảo những gì bạn muốn đạt được. Nó mang tính định hướng hành động, cụ thể và đầy cảm hứng. Kết quả chính cho bạn biết bạn sẽ đạt được mục tiêu và theo dõi tiến trình của mình như thế nào. 

Các nhà lãnh đạo của Google nhận ra rằng họ cần một nguyên tắc tổ chức và bởi vì OKRs theo hướng dữ liệu và linh hoạt, đó là một khuôn khổ hấp dẫn cho một công ty nhận ra tầm quan trọng của OKRs. 

Google là một trong những ông lớn công nghệ áp dụng rất thành công OKR

Ngoài ra, tính minh bạch được cung cấp bởi OKR cũng là một lợi ích cho Google, một công ty cam kết với một web mở và các hệ thống mở. Google không chỉ cam kết áp dụng OKR từ khi thành lập mà cho đến nay, OKR vẫn được áp dụng liên tục và hiệu quả. 

Google triển khai OKR ở ba cấp độ: cá nhân, bộ phận và công ty. Google thực hiện quy trình OKR hàng năm để đặt ra các mục tiêu lớn trong năm mà vẫn có thể được sửa đổi dựa trên những gì xảy ra trong năm, Google thường đặt 4-6 OKR mỗi quý. 

Google khuyến khích nhóm của mình đặt các mục tiêu hàng quý này càng cao càng tốt. Một trong những lợi ích của quy trình OKR là mọi người trong công ty đều tập trung vào cùng một mục tiêu. 

Vào cuối mỗi quý, các thành viên trong nhóm Google cho điểm các kết quả chính của họ trên thang điểm 0-1.  

Google OKRs đều phù hợp với tất cả mọi người, từ cấp trên cho đến tuyến đầu. Đó là một phần của hồ sơ nội bộ của Google. Không chỉ ai có thể nhìn thấy bàn thắng của nhau mà còn có thể nhìn thấy điểm số của nhau.

Tại Google, mọi người đều thấy các OKR của nhau

Điều này có vẻ đáng sợ, nhưng tại Google, cách làm này giúp mọi người hiểu những gì người khác đang làm.

Ví dụ: khi Rick Klau của Google Ventures đang làm việc trên trang chủ của YouTube, các OKR của anh ấy sẽ hiển thị với nhóm của anh ấy và mọi người khác trong Google. 

Họ có thể kiểm tra OKR của anh ấy, xem anh ấy đang làm gì và định hình hoặc lập mô hình mục tiêu của riêng họ và nhận hướng dẫn về cách họ có thể thiết lập OKR cho quý tiếp theo. Do đó, có thể tóm tắt những điểm chính trong việc triển khai OKR trong Google như sau:

• Kết quả chính là cụ thể và có thể đo lường được. Nhân viên tại Google có thể dễ dàng chấm điểm OKR của họ bằng một con số duy nhất (Google sử dụng thang điểm 0 - 1,0 để cho điểm từng kết quả chính vào cuối mỗi quý).
• Điểm tuyệt vời cho OKR là 0,6 - 0,7 (hoàn thành 60% -70%). Nếu một nhân viên liên tục nhận được điểm 1,0, thì mục tiêu OKR đó không đủ thách thức và tham vọng.
• Điểm thấp không phải là một điều xấu, và không bị ràng buộc với các hình phạt hoặc đánh giá nhân viên. Thay vào đó, OKR được sử dụng làm dữ liệu để giúp tinh chỉnh OKR của quý tiếp theo.
• OKR là công khai và minh bạch. Mọi người trong công ty có thể thấy những gì người khác đang làm, điểm OKR của họ và các nhân viên khác trong quá khứ và hiện tại.

Cách Uber Sử Dụng OKR

Uber là một công ty tiêu biểu trong việc áp dụng phương pháp OKR vào quản lý mục tiêu chiến lược. Hãy cùng nhìn lại “bản đồ” lộ trình phát triển của họ trong năm 2016.

Ví dụ trong mục tiêu I: Uber đặt mục tiêu độ phủ của tài xế trên hệ thống của Uber đạt ít nhất 20%. Theo đó, kết quả chính cần đạt được như sau:

• Tần suất xuất hiện của tài xế ở mỗi khu vực ít nhất là 25%
• Số lượng người lái xe tăng thêm 5.000.000 người trên toàn thế giới.
• Tăng thời gian lái xe trung bình của người lái xe lên 26 giờ/tuần

Một ví dụ khác là Uber đặt mục tiêu về mức độ hài lòng của khách hàng phải đạt 70%.

Uber là một công ty tiêu biểu trong việc áp dụng phương pháp OKR

Kết quả đạt được gồm có:

• Tiến hành đánh giá tài xế trên bảng 5 sao (Dựa trên đánh giá của khách hàng về thái độ và tỷ lệ hủy chuyến). Thông tin này được thể hiện minh bạch cho khách hàng.
• Giảm thời gian nhận hàng xuống dưới 10 phút.

Kết luận

Trên đây là các thông tin liên quan đến OKR là gì. Nói tóm lại, so với KPI phương pháp quản trị OKR cho thấy một số ưu điểm vượt trội về khả năng tạo tính liên kết trong nội bộ doanh nghiệp, tính chính xác và hiệu quả trong đánh giá năng suất hoạt động.

BÀI VIẾT LIÊN QUAN:

7 Lưu Ý Quan Trọng Để Có Một Chiến Lược Marketing Hiệu Quả

Top 5 Phần Mềm Quản Lý KPI Hàng Đầu Hiện Nay

Ứng Dụng Triết Lý KaiZen Để Cải Thiện Năng Suất Doanh Nghiệp