7 Lưu Ý Quan Trọng Để Có Một Chiến Lược KPI Hiệu Quả

Tiếp nối chuỗi bài viết về KPI, FieldCheck tiếp tục nghiên cứu 7 lưu ý quan trọng để có một chiến lược KPI hiệu quả. 

Thông qua những thông tin có trong bài, FieldCheck hy vọng sẽ cung cấp được những thông tin cần thiết giúp doanh nghiệp xây dựng được chiến lược đúng đắn, mang lại hiệu quả như mong muốn. 

KPI Là Gì?

Như đã đề cập trong bài viết trước đây, KPI là thuật ngữ viết tắt của Key Performance Indicator. 

KPI là gì?

Đây là chỉ số giúp doanh nghiệp đánh giá công việc, và phản ánh được tiến độ thực hiện mục tiêu được đề ra trong kế hoạch. KPI không chỉ được thể hiện qua số liệu mà còn được đánh giá qua tỷ lệ và chỉ tiêu định lượng phù hợp với các đặc thù công việc của các đối tượng khác nhau.

Doanh nghiệp thường xây dựng chiến lược KPI trên nhiều cấp độ khác nhau, vừa sử dụng như mục tiêu vừa làm thang đo tiến độ thực hiện và kết quả thực hiện công việc.

Một số KPI tập trung vào chinh phục mục tiêu chiến lược tăng trưởng chung như:

• Tăng bao nhiêu % doanh thu trong tháng
• Hoàn thành bao nhiêu dự án trên phạm vi n
• Tìm kiếm bao nhiêu khách hàng trong x thời gian
• Tuyển dụng n nhân viên trong mốc thời gian cụ thể

Tại Sao KPI Quan Trọng?

​​Tầm quan trọng KPI nằm ở những lợi ích mà nó mang lại, không những đối với cấp quản lý mà còn cả với nhân viên trong doanh nghiệp.

Lợi ích của hệ thống KPI với doanh nghiệp

1. Với Cấp Quản Lý, Lãnh Đạo

Ngoài ra, thiết lập KPI cũng giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả khi nghiệm thu các công việc sau khi được hoàn thành, đánh giá được kết quả mà công việc mang lại cho doanh nghiệp có tích cực hay không.

Theo đó, ban lãnh đạo có thể đảm bảo được mục tiêu theo như kế hoạch và tầm nhìn mà doanh nghiệp hướng đến có đạt được như kế hoạch đề ra hay không.

2. Với Nhân Viên

Khi ban lãnh đạo đề xuất các chiến lược KPI, nhân viên có thể nắm bắt được mục tiêu cho từng công việc. Ngoài ra, nhân viên cũng chủ động trong quá trình theo dõi tiến độ hoàn thành các nhiệm vụ so với KPI đề ra trong kế hoạch.

Một trong những lợi ích mà KPI mang lại cho nhân viên là giúp họ có được động lực khi làm việc, cuối cùng đạt được mục tiêu ra.

Bên cạnh đó, KPI cũng giúp nhân viên phát hiện sớm các nhược điểm hiện có trong quá trình làm việc của bản thân.

Nếu bị chậm tiến độ hoàn thành công việc, nhân viên cũng dễ dàng nhận biết và có được các hành động cải thiện kịp thời. 

Thông qua chiến lược KPI được thiết lập, ban quản trị của doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi hiệu suất làm việc của các nhân viên nhanh chóng, chính xác và minh bạch. Từ đó, cấp quản lý hay nhân sự có thể đề xuất về thực hiện các chế độ thưởng phạt phù hợp.

Các Loại KPI Hiện Có Trong Doanh Nghiệp

1. Chỉ Số KPI Chiến Lược

KPI chiến lược là tập hợp các mục tiêu ảnh hưởng lớn để tình hình hoạt động của tổ chức, giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan như KPI doanh thu hay KPI về thị phần.

Chỉ số đo lường KPI

Ví dụ cụ thể cho loại KPI này có thể được hiểu như sau:

• Trong Q1, doanh nghiệp đặt KPI 100 tỷ lợi nhuận, tăng trưởng 20% so với cùng kỳ năm trước. 

Mục tiêu KPI chiến lược thường sẽ được các nhân sự cấp cao trong tổ chức hoặc doanh nghiệp đề ra dựa trên tầm nhìn hiện có của doanh nghiệp. Chỉ số mục tiêu này thường liên quan đến tình hình tài chính cũng như là các tiềm lực và nội lực của doanh nghiệp.

2. Chỉ Số KPI Hoạt Động

KPI hoạt động giúp đo lường hiệu suất của doanh nghiệp trong thời gian ngắn. 

Ví dụ: Doanh nghiệp đặt KPI về chi phí vận chuyển hàng tháng vào khoảng VND20 triệu đến VND30 triệu.

Việc thiết lập KPI hoạt động như thế sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát được chi phí bỏ ra cho các hoạt động doanh nghiệp trong một mốc thời gian nhất định. 

Khi có bất kỳ dấu hiệu nào vượt KPI hoạt động được đề ra, cấp quản lý có thể thực hiện các hành động cần thiết để điều tiết lại chi tiêu trong bộ máy hoạt động của doanh nghiệp.

Xác định hệ thống KPI quan trọng 

3. Chỉ Số KPI Chức Năng

Loại KPI này sẽ gắn với từng chức năng cụ thể ví dụ như KPI tài chính, KPI chăm sóc khách hàng. Bộ chỉ số KPI này sẽ liên quan trực tiếp đến các bộ phận/phòng ban của doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, KPI chức năng cũng có thể được phân loại thành chiến lược hoặc hoạt động.

4. Chỉ Số Dẫn Dắt Và Chỉ Số Kết Quả (Leading & Lagging)

4.1. Chỉ số kết quả (Lagging)

Chỉ số này thể hiện kết quả cuối cùng chứ không đưa ra được cách cải thiện. 

Ví dụ: số đơn hàng mà doanh nghiệp có được trong một khoảng thời gian cụ thể.

4.2. Chỉ số dẫn dắt (Leading)

Đây là chỉ số thể hiện được tiến trình và giúp cấp quản lý có thể đánh giá trước kết quả có thể nhận được.

Ví dụ: chỉ số dẫn dắt thể hiện số cuộc gọi và số tiền quảng cáo (tăng thì sẽ giúp tăng đơn hàng).

Doanh nghiệp cần phối hợp xây dựng cả 2 chỉ số này hợp lý để tăng hiệu suất.

Xem thêm: Top 5 phần mềm quản lý KPI tốt nhất hiện nay

7 Lưu Ý Để Có Một Chiến Lược KPI Hiệu Quả

1. Chọn Các KPI Quan Trọng Nhất

Bước quan trọng nhất khi xây dựng chiến lược về KPI đó chính là khảo sát và đánh giá kỹ lưỡng để có thể lựa chọn ra các KPI thích hợp với tình hình hoạt động và tính chất của doanh nghiệp. 

Doanh nghiệp có thể thực hiện các bước nghiên cứu, khảo sát dựa vào những đặc điểm vốn có của doanh nghiệp cũng như con số mục tiêu mong muốn đạt được trong một khoảng thời gian nhất định.

Một số mẫu KPI dành cho các phòng ban khác nhau mà doanh nghiệp có thể lựa chọn như sau:

KPI giúp đánh giá năng lực làm việc của nhân viên thêm chính xác

1.1. KPI cho HR

• Số lượng hồ sơ ứng tuyển
• Tỷ lệ hồ sơ đạt yêu cầu so với tổng số hồ sơ nhận được
• Chi phí trung bình trên mỗi bộ hồ sơ
• Nhân viên mới là bao nhiêu
• Chi phí khi tuyển một nhân viên mới là bao nhiêu
• Chi phí dùng để đào tạo một nhân viên mới
• Thời gian trung bình từ khi đăng bài tuyển dụng đến bước nhận thử việc là mất bao lâu
• Thời gian gắn bó của một nhân viên với doanh nghiệp
• Mức độ hiểu biết của nhân viên với văn hóa công ty như thế nào
• Các sự kiện được tổ chức nội bộ
• Mức độ hài lòng của nhân viên với doanh nghiệp như thế nào?

1.2. KPI cho Marketing

• Số lượng dự án mà ban marketing thực hiện
• Kinh phí khi thực hiện các dự án
• Tỷ lệ chi phí chi cho hoạt động Marketing với doanh số thu được
• Tỷ lệ hoàn vốn
• Số lượng inquiry hay lead nhận được là bao nhiêu
• Tỷ lệ chuyển đổi là bao nhiêu
• Chi phí cho mỗi lead
• Số lượng bài viết có trên các kênh marketing
• Số lượt tương tác cho các nội dung đã được đăng
• Xếp hạng content trên Google
• Tỷ lệ người đọc dành thời gian trên website là bao lâu
• Số lượng organic visitor

1.3. KPI cho Sales

Bộ phận Bán hàng (Sales) thường sẽ tập trung vào các KPI như sau:

• Doanh số trong một tháng/quý/năm
• Chỉ số tăng trưởng doanh số
• Số lượng hợp đồng nhận được
• Tỷ lệ chuyển đổi từ lead sang chốt deal thành công
• Doanh số thu được từ bán chéo và up sales
• Độ hài lòng với sản phẩm và dịch vụ của khách hàng

2. Xác Định Cách Sử Dụng KPI Với Những Người Liên Quan

Khi thiết lập chiến lược KPI, một trong những việc quan trọng nữa là xác định những người liên quan với hệ thống KPI. Có hai phương pháp mà doanh nghiệp có thể sử dụng như sau:

Cách 1: Các phòng ban/bộ phận tự đề xuất ra các KPI cho riêng nhóm của mình. 

Trong trường hợp này thì cấp quản trị sẽ đảm nhiệm vai trò giúp chỉ đạo cách thức để có thể đảm bảo KPI được thực hiện theo đúng kế hoạch.

Theo cách này thì người chịu trách nhiệm để đề xuất ra chiến lược KPI là các trưởng phòng. Đây là lực lượng nhân sự có thể hiểu rõ về tình hình hoạt động nhóm cũng như yêu cầu ở từng vị trí khác nhau trong cùng phòng ban/bộ phận.

Ưu điểm:

• KPI mang tính khả thi cao và làm rõ được các chức năng cũng như nhiệm vụ các các bộ phận khác nhau.

Nhược điểm:

• Vì các phòng ban/bộ phận tự đặt KPI nên cách thức này có thể gặp vấn đề về tính quan như trưởng bộ phận đặt KPI quá thấp so với mong muốn cũng như kế hoạch chung của toàn công ty.

Để có thể giải quyết được nhược điểm này đòi hỏi doanh nghiệp cần thực hiện bước kiểm định từ các nhân sự cấp cao trong công ty.

Cách 2: Nhân sự cấp cao sẽ quyết định KPI cho từng bộ phận trong doanh nghiệp

Trái ngược với cách làm trên, phương pháp thiết lập KPI từ nhân sự cách cao sẽ đảm bảo được tính khách quan cũng như khả năng đạt được mục tiêu chung của toàn công ty.

Ưu điểm

• Phương pháp có tính khách quan và khoa học dựa trên mục tiêu chung của toàn thể doanh nghiệp

Nhược điểm

• KPI có thể không đúng với nhiệm vụ hay chức năng của từng phòng ban và bộ khác nhau.

Đối với vấn đề này, chiến lược KPI cần được xây dựng khi có sự thẩm định và đánh giá chức năng của từng bộ phận nhân sự. Đồng thời cần có sự trao đổi giữa nhân sự cấp cao và trưởng nhóm phòng ban.

Xây dựng hệ thống KPI thích hợp với doanh nghiệp

3. Gắn với mục tiêu tổng thể

Khi xây dựng bộ KPI trên toàn doanh nghiệp dù bằng cách thức nào thì điều kiện tiên quyết vẫn là xem xét liệu bộ KPI có gắn với mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp hay không.

Lý do là vì nếu thiết lập KPI một cách rời rạc mà không có sự gắn kết với mục tiêu chung của doanh nghiệp sẽ dễ dẫn đến tình trạng doanh nghiệp không thể đạt được kết quả mong muốn trong chiến lược phát triển cũng như tầm nhìn doanh nghiệp.

Để có thể minh hoạ cho bước thực hiện này, bạn có thể tham khảo sơ đồ dưới đây.

4. Viết KPI theo công thức SMART

Nối tiếp bước gắn KPI với mục tiêu tổng thể, nhân sự chịu trách nhiệm về việc thiết lập kế hoạch KPI có thể ứng dụng công thức SMART để hoàn thiện.

• S (Specific): Mục tiêu cụ thể
• M (Measurable): Mục tiêu đo lường được
• A (Attainable): Mục tiêu đạt được
• R (Relevant): Mục tiêu dựa trên thực tế
• T (Timebound): Mục tiêu thời hạn

Mô hình SMART trong xây dựng hệ thống KPI

Thực tế cho thấy, khi chiến lược KPI được thiết lập mà không dựa trên công thức SMART không những ảnh hưởng đến đánh giá mà có thể dẫn đến hiệu quả kém lạc quan cho toàn bộ phận quản trị.

Nói một cách dễ hiểu thì các rủi ro có thể xảy ra như sau:

• Khi KPI không thỏa mục tiêu cụ thể (Specific), nhân viên không hiểu rõ ràng được công việc của mình, và kết quả mong muốn cho công việc của mình là gì.
• Khi KPI không thỏa mục tiêu đo lường (Measurable), kết quả nhiệm vụ được giao sẽ trở nên không có ý nghĩa.
• Và nếu đặt KPI không có tính khả thi, nói cách khách là không thực tế (Realistic) hay không thể thực hiện được (Achievable), nhân viên có thể cảm thấy thấy chán nản vì mục tiêu quá xa vời, từ đó dẫn đến thiếu động lực khi thực hiện công việc.
• KPI không có thời hạn hay Timebound sẽ khiến nhân viên không biết nên làm công việc trong thời gian như thế nào, dẫn đến tình trạng khó kiểm soát tiến độ thực hiện công việc.

5. KPI Luôn Phải Rõ Ràng

Một điều cần lưu ý nữa khi thiết lập KPI đó là sự chính xác rõ ràng trong mỗi mục tiêu. Điều này có nghĩa là các tiêu chuẩn cần được thể hiện một cách ngắn gọn, xúc tích, chứa đầy đủ các thông tin cần thiết như: 

• KPI đó cho mục tiêu gì?
• Con số cần đạt được? 
• Nhân sự liên quan đến KPI là ai? 
• Cách thức đánh giá KPI như thế nào? 
• Thời gian kết thúc đánh giá cho mỗi KPI là ra sao?

Khi xác định KPI một cách chi tiết và rõ ràng như vậy sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các vấn đề không đáng có như sự chồng chéo trong công việc hay trách nhiệm của nhân sự. Khi KPI đạt được hay không, sự không rõ ràng sẽ có thể dẫn đến tranh cãi giữa các nhân sự. 

Chính vì vậy, khi xây dựng bất kỳ chiến lược KPI nào, người chịu trách nhiệm cần liệt kê đầy đủ các thông tin liên quan để người tiếp nhận thông tin có thể hiểu kỹ càng về chiến lượng, và không có bất kỳ sự mơ hồ nào giữa các bên liên quan.

6. Luôn Đánh Giá, Cập Nhật

Doanh nghiệp khi thực hiện các nhiệm vụ để đạt KPI, cần thường xuyên theo dõi để kịp thời điều chỉnh phù hợp với thị trường, khách hàng, tổ chức. 

Lý do chính là bởi vì trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ được giao, chắc chắn sẽ xảy ra một vấn đề không lường trước được. 

Chính vì thế việc theo dõi sát quá trình thực hiện KPI sẽ giúp cấp quản lý nhanh chóng và kịp thời phát hiện ra vấn đề và có được các hành động kịp thời để giải quyết. Từ đó, kết quả chung sẽ không còn bị ảnh hưởng.

Ví dụ: Khi thực hiện chiến lược KPI về doanh số phải đạt được lợi nhuận x tỷ trong Q1, các cấp quản lý cần theo dõi sát sao các báo cáo doanh số cho từng tháng riêng biệt.

Theo dõi hiệu suất qua KPI

Khi có bất kỳ tháng nào, doanh số không đạt được như mong đợi, cấp quản lý cần thực hiện nghiên cứu về những yếu tố khách quan và chủ quan ảnh hưởng đến kết quả tiêu cực về doanh thu của doanh nghiệp. 

Từ đó, doanh nghiệp có thể có được các hành động cần thiết đối với bộ phận sales để thúc đẩy và cải thiện doanh số cho các tháng sau, tính toán phần doanh thu cần phải bổ sung để có thể đạt được mục tiêu doanh số đã được đề ra trong kế hoạch.

7. Tránh Quá Tải KPI

Vấn đề này thường xảy ra khi chiến lược chỉ tiêu KPI được thiết lập bởi bộ phận cấp cao của doanh nghiệp. 

Mặc dù chiến lược có thể mang tính khách quan với tầm nhìn chung của doanh nghiệp, nhưng vì thiếu sự gần gũi với các bộ phận bên dưới nên có thể xảy ra trường hợp có quá nhiều chỉ tiêu KPI được đặt ra. 

Sự trải rộng của các chỉ số KPI trong các hoạt động doanh nghiệp mà không bám sát với tình trạng thực tế về nhân sự cũng như nguồn lực hiện có của doanh nghiệp có thể gây áp lực lên nhân viên, ảnh hưởng đến mức độ hoàn thành của chỉ tiêu KPI so với kế hoạch.

Việc đánh giá hiệu quả cũng trở nên kém thực tế vì tính có thể đạt được (Attentable) khi xây dựng hệ thống KPI là không có. Theo đó, hệ quả là việc xây dựng hệ thống KPI không mang lại được kết quả như mong đợi. 

Mà ngược lại, các chỉ tiêu quá nhiều sẽ khiến nhân viên chán nản, không có động lực làm việc và cuối cùng phải rời đi, không còn gắn bó với công ty.

Chính vì thế, khi xây dựng bất kỳ hệ thống các chỉ tiêu KPI nào, các nhân sự liên quan đều cần thực hiện cách khảo sát và đánh giá với tình hình thực tế và nguồn lực của doanh nghiệp. 

Đồng thời, sự xác nhận và ý kiến của các nhân viên và trưởng bộ phận/phòng ban cũng đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp có thể xây dựng được bộ KPI chiến lược.

FieldCheck Hỗ Trợ Doanh Nghiệp Giám Sát Mục Tiêu Chiến Lược KPI

Thấu hiểu nhu cầu của doanh nghiệp trong việc giám sát tiến độ thực hiện công việc cũng như độ hoàn thành của chỉ số KPI, FieldCheck ra đời với nhiều tính năng hữu dụng. 

Ứng dụng phần mềm FieldCheck trong giám sát chỉ số KPI

Các chức năng của giải pháp có thể giúp đánh giá hiệu suất làm việc của từng cá nhân từ bộ phận bán hàng tại cửa hàng đến bộ phận văn phòng. Một số lợi ích mà phần mềm FieldCheck có thể mang lại cho doanh nghiệp:

1. Theo Dõi Hiệu Suất Làm Việc Của Nhân Viên

Cấp quản lý có thể dựa vào các tiêu chuẩn được thiết lập trước đó và thực hiện các bài đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên ngay trên thiết bị di động.

Ngoài ra, dựa trên doanh số bán hàng được báo cáo dựa trên thời gian thực từ thiết bị của nhân viên, cấp quản lý có thể xem từ xa và đưa ra các đánh giá xác thực.

Dựa trên các chỉ số phân tích được cung cấp từ phần mềm và ứng dụng, nhân sự cấp quản lý có thể có cái nhìn bao quát về hiệu suất làm việc của nhân viên và có sự so sánh giữa các nhân sự.

2. Theo Dõi Hiệu Quả Hoạt Động Của Các Điểm Bán

Bên cạnh đánh giá năng suất làm việc của nhân viên, cấp quản lý có thể dùng phần mềm để quản lý các hoạt động tại các cửa hàng. Một số nhiệm vụ mà cấp quản lý có thể giải quyết với FieldCheck gồm có:

• Quản lý báo cáo doanh số
• Ghi nhận số lượng hàng tồn tại các cửa hàng
• Thực hiện chương trình trưng bày sản phẩm và cửa hàng 
• Thông báo các chương trình khuyến mãi và ra mắt sản phẩm mới trên ứng dụng
• Thực hiện các bảng khảo sát chất lượng kỹ thuật số, thay thế các phương pháp sử dụng giấy bút hay bảng tính truyền thống

Phần mềm hỗ trợ đánh giá hiệu quả trưng bày

Kết luận

Trên đây là 7 lưu ý quan trọng để có một chiến lược KPI hiệu quả. Tóm lại, để thiết lập được các mục tiêu hợp lý thì cấp quản lý cần có sự đánh giá và khảo sát trước thật kỹ lưỡng trước khi áp dụng cho bộ phận hay cho toàn doanh nghiệp.

Việc xây dựng bộ chỉ số KPI thông minh sẽ giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu chiến lược dễ dàng hơn, thúc đẩy sự phát triển bền vững nên có ở thời đại cạnh tranh gắt gao như hiện nay.

Ngoài ra, trong thời đại chuyển đổi số hiện nay, việc ứng dụng các phần mềm hỗ trợ giám sát mức độ hoàn thành KPI cũng giúp ích doanh nghiệp rất nhiều, giúp tiết kiệm thời gian cũng như nhân lực khi đánh giá các chỉ số KPI. 

Dựa trên nhu cầu thực tế, doanh nghiệp có thể tìm kiếm cho mình một giải pháp số phù hợp để có được công cụ hỗ trợ đắc lực cho quá trình quản lý của mình.