Chuyển Đổi Số Trong Doanh Nghiệp: Hướng Đi Bền Vững?

Trong thời đại công nghiệp 4.0 chuyển đổi số trong doanh nghiệp không còn là sự lựa chọn. Nó đã trở thành xu hướng tất yếu để doanh nghiệp có thể tồn tại và đứng vững trước sự phát triển nhanh chóng của cách mạng công nghệ số. Vậy chuyển đổi số trong doanh nghiệp là gì? Chuyển đổi số có phải là hướng đi bền vững cho doanh nghiệp?

Chuyển Đổi Số Trong Doanh Nghiệp Là Gì?

Mỗi doanh nghiệp có một quy trình làm việc, hoạt động khác nhau nên rất khó để xác định chính xác chuyển đổi số là gì. Tuy nhiên, hiểu một cách đơn giản nhất thì chuyển đổi số trong doanh nghiệp là sử dụng công nghệ kỹ thuật số trong quản trị kinh doanh.

Tận dụng các tính năng ưu việt của phần mềm công nghệ để thay đổi mô hình kinh doanh, cách thức vận hành trơn tru, tối ưu nhất. Đây cũng là giải pháp giúp doanh nghiệp thích nghi dễ dàng hơn với xu hướng phát triển của thị trường thế giới.

Áp dụng công nghệ kỹ thuật số trong quản trị kinh doanh

Chuyển đổi số trong doanh nghiệp sẽ tác động tích cực đến tư duy làm việc của nhân viên. Việc tối ưu hoá bộ máy vận hành của doanh nghiệp và ứng dụng phần mềm tác động trực tiếp đến cách làm việc, quản trị, văn hoá, môi trường làm việc giúp doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp hơn.

Quá trình chuyển đổi số thường mang tính chiến lược của một doanh nghiệp. Vì thế nhà quản lý cần phải tìm kiếm được ứng dụng phù hợp nhất với quy mô hoạt động và đặc trưng doanh nghiệp của mình.

Vì Sao Chuyển Đổi Số Lại Quan Trọng?

Chuyển đổi số trong doanh nghiệp là yếu tố quyết định sự phát triển bền vững của tổ chức. Vậy tại sao chuyển đổi số lại quan trọng?

1. Xu Hướng Tất Yếu Của Nền Kinh Tế

Trong thời đại công nghệ 4.0 cùng với sự bùng nổ của dịch bệnh, các nhà quản lý đã nhận thấy tầm quan trọng của công nghệ đối với quá trình vận hành của doanh nghiệp. Ứng dụng công nghệ trong quản lý mang đến nhiều lợi ích to lớn cho doanh nghiệp.

Những tính năng vượt trội của phần mềm công nghệ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru, giảm thiểu ảnh hưởng của dịch bệnh đến doanh số, nhân viên và hoạt động sản xuất.

Ở thời điểm hiện tại, chuyển đổi số đã trở thành xu hướng phát triển tất yếu của doanh nghiệp. Điều này quan trọng tới mức nhiều doanh nghiệp đã xác định quan điểm: Doanh nghiệp cần thay đổi hoặc là chết. Chuyển đổi số trong doanh nghiệp ngay bây giờ hoặc không bao giờ xuất hiện trong tương lai.

2. Mang Lại Nhiều Lợi Ích To Lớn Cho Doanh Nghiệp

Chuyển đổi số tác động trực tiếp lên các hoạt động của doanh nghiệp. Ứng dụng phần mềm công nghệ giúp doanh nghiệp hoạt động mượt mà, chính xác, hiệu quả hơn.

Chuyển đổi số đã trở thành xu hướng phát triển tất yếu của doanh nghiệp

Các dữ liệu được quản lý tập trung trên một hệ thống giúp tối ưu hoá thời gian tìm kiếm, tiết kiệm thời gian, chi phí lưu trữ. Đồng thời hỗ trợ gia tăng hiệu suất làm việc của nhân viên và quản lý tài chính hiệu quả.

Một trong những lợi ích đầu tiên phải kể đến khi chuyển đổi số trong doanh nghiệp là bộ phận kế toán - tài chính, bộ phận hành chính - nhân sự, bộ phận Marketing và kinh doanh,...đều sẽ có hệ thống quản lý, phân tích dữ liệu thông minh. Ứng dụng này có các tính năng hỗ trợ tốt nhất cho công việc của từng bộ phận. 

Chuyển đổi số hỗ trợ hiệu suất làm việc của các phòng ban

Một vài thống kê cho thấy, chuyển đổi số giúp các doanh nghiệp tăng trưởng năng suất lao động tối thiểu 15% mỗi năm. Đặc biệt là các hoạt động bán hàng, tiếp thị, marketing hiệu quả hơn khi ứng dụng công nghệ để nghiên cứu thị trường, thu thập thông tin người tiêu dùng, nắm bắt tâm lý khách hàng,... Thông qua các dữ liệu cập nhật liên tục doanh nghiệp sẽ nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ. Sáng tạo và phát triển sản phẩm mới đáp ứng nhu cầu của người dùng.

Quá trình quản lý doanh nghiệp trở nên gọn gàng, ngăn nắp, hiệu quả, minh bạch, tạo nền móng cho sự phát triển bền vững.

Những Rào Cản Trên Hành Trình Chuyển Đổi Số

Rào cản lớn nhất trên hành trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp là tư duy bảo thủ, sợ thất bại, không chấp nhận thay đổi,...Dưới đây là một số yếu tố ngăn cản quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp.

1. Không Có Tầm Nhìn Rõ Ràng

Nếu người lãnh đạo không có tầm nhìn rõ ràng về xu hướng phát triển của thị trường sẽ rất khó để đưa ra một quyết định sáng suốt. Điều này dẫn đến những sai lầm, vết nứt trong giai đoạn chuẩn bị tiến hành chuyển đổi số trong doanh nghiệp.

Thiếu tầm nhìn cũng là lý do để những người không tán thành ngăn chặn chuyển đổi số. Đồng thời nếu tiến hành, nó có thể trở thành rào cản liên tục trong suốt quá trình phát triển. Có thể nói, tầm nhìn của nhà lãnh đạo chính là ngôi sao dẫn đường đưa doanh nghiệp phát triển.

Doanh nghiệp cần định hướng rõ ràng trong hành trình chuyển đổi số

Vì thế, trước khi tiến hành chuyển đổi số, doanh nghiệp cần định hướng rõ ràng và xác định vị trí của mình trên bản đồ thị trường. Thông qua nhu cầu cụ thể để lựa chọn một giải pháp chuyển đổi số an toàn, hiệu quả.

2. Thiếu Kinh Phí Cần Thiết

Kinh phí chính là yếu tố quyết định sự thành công của quá trình chuyển đổi số. Việc thiếu nguồn kinh phí sẽ dẫn đến lỗ hổng trong quá trình chuyển đổi.

Nhiều doanh nghiệp cho biết, rào cản họ gặp phải khi áp dụng chuyển đổi số chính là thiếu chi phí đầu tư cho phần mềm công nghệ. 

Nguyên nhân là do, doanh nghiệp mới hoạt động trở lại sau đại dịch. Doanh thu bị giảm, thiếu hụt nguồn vốn dẫn đến thiếu chi phí đầu tư, triển khai, duy trì các giải pháp chuyển đổi số trong doanh nghiệp.

3. Thói Quen, Cách Làm Việc Của Nhân Sự

Con người cũng có thể là một trong những yếu tố gây cản trở trong quá trình chuyển đổi số. Ở giai đoạn đầu của quá trình chuyển đổi số, cả nhân viên và người quản lý đều cần phải thay đổi thói quen và cách làm việc truyền thống.

Nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng công nghệ trong quản lý. Nhưng nhân viên không sử dụng hoặc chưa khai thác được tối đa các tính năng của phần mềm. Điều này khiến doanh nghiệp không đạt được các mục tiêu đề ra khi chuyển đổi số.

Rào cản này thường xảy ra ở những công ty vừa và lớn. Các doanh nghiệp, tập đoàn có bộ máy hoạt động, quy trình quản lý phức tạp. 

4. Thiếu Nhân Lực Nội Bộ

Rào cản cuối cùng các doanh nghiệp gặp phải trong quá trình chuyển đổi số là vấn đề thiếu nhân lực nội bộ, hạ tầng, thông tin về công nghệ. Nhiều doanh nghiệp lo lắng tình trạng rò rỉ dữ liệu hoặc e ngại về vấn đề bảo mật khi sử dụng phần mềm công nghệ.

Thiếu nhân lực là một trong những vấn đề của quá trình chuyển đổi số

Đối với các doanh nghiệp truyền thống, họ lo lắng ứng dụng phần mềm công nghệ tốn kém nhưng hiệu quả không đáp ứng yêu cầu mong muốn. Nhiều doanh nghiệp mới bắt đầu chuyển đổi số thường có nhu cầu tìm kiếm giải pháp tiếp thị trực tuyến.

Trong đó có tới 53,7% nhu cầu về giải pháp quản lý nội bộ, 43% nhu cầu về giải pháp giao dịch điện tử và 39,6% nhu cầu cơ sở hạ tầng mạng và dữ liệu.   

Đối với các doanh nghiệp đang phát triển và có nhu cầu chuyển đổi số để tăng tốc thì nhu cầu lớn nhất của họ là giải pháp phân tích dữ liệu, báo cáo thông minh (BI, Big Data, Data warehouse). Nhu cầu quản lý hệ thống khách hàng, kênh bán hàng, hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp và an toàn dữ liệu.

Đối với nhóm doanh nghiệp đã ứng dụng chuyển đổi số họ có nhu cầu hỗ trợ từ các sản thương mại điện tử quốc tế. Ứng dụng hỗ trợ hướng dẫn, khởi tại, duy trì tài khoản, xây dựng mô hình kinh doanh, tiếp thị, vận chuyển,... và các giải pháp quản lý kho hàng, vận chuyển, thanh toán nhanh chóng,...

Để đáp ứng được tất cả các nhu cầu này, doanh nghiệp cần có đội ngũ nhân viên giỏi, am hiểu công nghệ, kỹ thuật để quản lý ứng dụng. 

Doanh Nghiệp Nhỏ Và Vừa Chuyển Đổi Số Theo Hướng Nào?

Doanh nghiệp vừa và nhỏ nên tìm kiếm phần mềm công nghệ phù hợp với quy mô, ngành kinh doanh và mục đích sử dụng. Dưới đây là một số gợi ý khi chuyển đổi số trong doanh nghiệp vừa và nhỏ.

1. Trao Quyền Cho Nhân Viên Sử Dụng Dữ Liệu

Dữ liệu là yếu tố quan trọng nhất giúp thực hiện những quyết định kinh doanh hiệu quả. Doanh nghiệp vừa và nhỏ nên cho phép nhân viên trích xuất, khai thác thông tin tài liệu trên hệ thống theo yêu cầu công việc thay vì hạn chế họ. Điều này giúp nhân viên hiểu rõ hơn về văn hoá, khách hàng, đối tác, sản phẩm, chính sách, định hướng phát triển,...của doanh nghiệp.

Cho phép nhân viên sử dụng dữ liệu sẽ thúc đẩy họ trao đổi thông tin, giao tiếp nhanh chóng và gia tăng tính liên kết. Các cấp quản lý dễ dàng theo dõi, kiểm soát tiến độ công việc, phê duyệt đơn từ, xử lý tình huống phát sinh nhanh chóng, hiệu quả.

2. Ứng Dụng Công Nghệ Phù Hợp Với Hoạt Động Của Doanh Nghiệp

Khi chuyển đổi số trong doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc lựa chọn được ứng dụng công nghệ phù hợp là vô cùng cần thiết. Phần mềm này phải đáp ứng các tiêu chí nâng cao hiệu suất công việc và tiết kiệm chi phí đầu tư.

Các doanh nghiệp nhỏ cũng cần có một ứng dụng công nghệ phù hợp

Doanh nghiệp nên lựa chọn nền tảng tự động hoá thông minh. Phần mềm đảm bảo được các yếu tố:

• Quản lý toàn bộ hệ thống quy trình trên nền tảng số
• Quản lý dữ liệu chuyên nghiệp
• Khai thác dữ liệu nhanh chóng, chính xác
• Dễ dàng cập nhật dữ liệu theo thời gian thực,...

3. Đảm Bảo Tính Liền Mạch Của Hệ Thống

Chuyển đổi số trong doanh nghiệp được thực hiện với mục đích tối ưu hoá quy trình làm việc, tự động hoá công việc các bộ phận, tăng hiệu quả kinh doanh và cải thiện trải nghiệm của khách hàng.

Hệ thống chất lượng là phải đảm bảo được tính liền mạch giữa các ứng dụng. Doanh nghiệp vừa và nhỏ nên sử dụng phần mềm tích hợp ứng dụng bao gồm: Quản lý nhân sự, quản lý tài chính, quản lý dịch vụ khách hàng, quản lý sản phẩm,...trên cùng một hệ thống nền tảng.

Điều này giúp nhân viên các bộ phận tương tác chặt chẽ với nhau hơn, tăng cường hợp tác giữa các bộ phận để xây dựng quy trình làm việc chuyên nghiệp.

FieldCheck Số Hóa Hoạt Động Doanh Nghiệp Như Thế Nào? 

FieldCheck là ứng dụng công nghệ hỗ trợ chuyển đổi số trong doanh nghiệp được đánh giá cao nhờ giao diện thân thiện, tính năng ưu việt, quản lý hiệu quản, bảo mật cao và dễ sử dụng.

1. Quản Lý Doanh Nghiệp Dễ Dàng Trên Điện Thoại Di Động

Mọi hoạt động của doanh nghiệp như: Quản lý nhân sự, sản phẩm, tài chính, dịch vụ khách hàng, tính huê hồng,...đều được thực hiện dễ dàng với vài thao tác trên điện thoại di động. 

Nhân viên có thể check-in/check-out, xin đi muộn, về sớm, nghỉ phép, báo cáo công việc,...nhanh chóng, không giới hạn thời gian, địa điểm.

Nhà quản lý có thể kiểm soát công việc của nhân viên mọi lúc mọi nơi. Giao việc, Feedback, trao đổi và đưa ra các giải pháp khắc phục sự cố ngay trên hệ thống.

Ứng dụng phần mềm được tối ưu hoá cho thiết bị di động, giúp nhân viên, quản lý và khách hàng dễ dàng trao đổi bằng tính năng chat.  Đặc biệt, phần mềm phù hợp với mọi nền tảng trên máy tính và điện thoại di động.

2. Tự Động Hoá Quy Trình Quản Lý

Ứng dụng giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình làm việc bao gồm: Cập nhật và lưu trữ dữ liệu, lập kế hoạch, báo cáo, tính lương, thưởng, huê hồng tự động theo các số liệu cụ thể.

Tự động hóa quy trình bán hàng, xác nhận đơn hàng, hoàn thành giao dịch khi khách mua hàng trực tuyến và hướng dẫn xử lý sự cố khi có lỗi phát sinh.

FieldCheck hỗ trợ doanh nghiệp quản lý mọi hoạt động

3. Tiết Kiệm Thời Gian, Nâng Cao Hiệu Suất Công Việc

Phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng quy trình làm việc hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí quản lý. Các hoạt động như báo cáo, quản lý tài liệu, nhắc lịch,... được thực hiện nhanh chóng bằng vài thao tác đơn giản. 

4. Quản Lý Dữ Liệu Tập Trung Và An Toàn Bảo Mật

Mọi dữ liệu được cập nhật, phân loại, lưu trữ trên một hệ thống giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm. Tính năng bảo mật cao giúp loại bỏ tình trạng rò rỉ, mất hoặc thất lạc dữ liệu hiệu quả.

FieldCheck là ứng dụng phần mềm thông minh hỗ trợ tốt nhất cho quá trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp vừa và nhỏ.