PDCA là gì? Chu trình cải tiến liên tục phổ biến nhất hiện nay

PDCA là gì? Mô hình PDCA có lẽ đã không còn trở nên xa lạ với các doanh nghiệp thuộc các nhóm ngành khác nhau, nhằm mục tiêu thực hiện các cải tiến trong quy trình và bộ máy vận hành. Vậy tại sao mô hình này lại được ưa chuộng như vậy?

Hãy cùng điểm qua một số thông tin quan trọng về mô hình được xem là công cụ đắc lực cho các doanh nghiệp hiện nay trong nội dung sau đây.

Mô hình PDCA

Khái niệm về PDCA

PDCA là gì? PDCA hay Plan – Do – Check – Act đại diện cho bốn nhiệm vụ cần được hoàn thành tuần tự nhằm đảm bảo kết quả đạt được tối ưu nhất.

Cụ thể hơn, bốn công việc này là:

• Plan: Xây dựng kế hoạch
• Do: Triển khai kế hoạch
• Check: Đánh giá kết quả thực tế
• Act: Thay đổi và cải tiến

Bốn công việc này được thực hiện tuần hoàn và khép kín. Điều đó đồng nghĩa PDCA là chu trình từ việc xây dựng kế hoạch, thực hiện kế hoạch, đánh giá việc thực hiện và thực hiện thay để có thể cải tiến quá trình một cách liên tục và cụ thể cho doanh nghiệp.

PDCA: Plan - Do - Check - Act

Lịch sử hình thành của PDCA

Walter A. Shewhart là người đầu tiên phát minh ra vòng tuần hoàn lặp lại để cải tiến, được xem là vòng tuần hoàn Shewhart:

1. Specify – Xác định

2. Produce - Sản xuất

3. Inspect - Kiểm tra

Sau đó Edward Deming đã mở rộng vòng tuần hoàn thành này quy trình gồm 4 bước cho các doanh nghiệp Nhật Bản. Vòng tuần hoàn Deming liên quan trực tiếp và mạnh mẽ đến các khái niệm về chất lượng sản phẩm, sự cải tiến và việc học từ làm qua vòng đời của một sản phẩm.

Đặc biệt, vòng tuần hoàn Deming gồm có:

1. Thiết kế sản phẩm với bước thử nghiệm đúng đắn

2. Tạo ra sản phẩm và thử nghiệm ở phòng lab

3. Bán sản phẩm ra thị trường

4. Kiểm tra trải nghiệm khách hàng và thiết kế lại để cải tiến

Vào năm 1951, Hội liên hiệp các nhà khoa học và kỹ sư Nhật đã thay thế mô hình của Deming thành vòng tuần hoàn PDCA. 

Mặc dù hơn nửa thế kỷ đã trôi qua, nhưng hầu hết các doanh nghiệp vẫn đang sử dụng mô hình này một cách nhanh chóng và rộng rãi, nhằm mục tiêu thu thập được ý kiến từ khách hàng và tạo ra sự cải tiến trên toàn bộ thị trường.

Mô hình PDCA vẫn được sử dụng phổ biến ngày nay

Ví dụ về PDCA

Để hiểu thêm về chu trình trên, bạn có thể xem ví dụ sau đây:

• Plan: Tổ chức chương trình nhằm tri ân khách hàng
• Do: Triển khai kế hoạch chương trình tri ân
• Check: Đánh giá lại số lượng khách hàng của chương trình khuyến mãi, lợi nhuận thu nhận được tư chương trình cũng như phản hồi tư khách hàng sau khi chương trình kết thúc
• Act: Thực hiện các cải tiến cần thiết khi thực hiện chương trình khuyến mãi, để có thể thực hiện các chương trình sau tốt hơn.

Lợi ích chu trình PDCA đối với doanh nghiệp

Chu trình này được xem là một công cụ quản lý chất lượng hiệu quả hiện nay nhờ vào những lợi ích mà chu trình này mang lại. Đây cũng là cơ sở để thực hiện các cải tiến, nhằm đạt được mục tiêu cuối cùng được đặt ra trong bước lập kế hoạch.

Mô hình PDCA giúp các cấp quản lý thực hiện theo dõi, kiểm soát sản xuất, kinh doanh toàn diện và hiệu quả. Bên cạnh đó, chu trình cũng khuyến khích các doanh nghiệp có thể thay đổi phương thức quản lý một cách hiệu quả hơn

Nó còn được áp dụng một cách linh hoạt hệ thống quản lý chất lượng khác nhau như ISO 001, 14001, và 22000. Một số lợi ích khác dành cho doanh nghiệp gồm có:

• Nâng cao hiệu quả lao động của nhân viên trong doanh nghiệp
• Duy trì năng suất hoạt động giám sát quy trình và dự án
• Nâng cao được tính cạnh tranh cho doanh nghiệp so với các đối thủ khác trong ngành

Mô hình PDCA giúp nâng cao tính cạnh tranh của doanh nghiệp

Chu trình PDCA hoạt động như thế nào?

Chu trình này bao gồm bốn công việc và được xem là các thành phần chủ đạo được áp dụng nhằm quản lý chất lượng và hoạt động doanh nghiệp.

Bước 1: Xây dựng kế hoạch

Khi lên kế hoạch cho mọi hoạt động và công việc, các doanh nghiệp nên xác định các yếu tố sau

• Xác định mục tiêu cụ thể cho bước xây dựng kế hoạch
• Xác định được các vấn đề cần được phòng ngừa và giải quyết
• Xác định quy trình và hành động nên được thực hiện nhằm chinh phục được các mục tiêu
• Xác định nguồn lực hiện có hoặc cần để thực hiện quy trình và hành động đó

Bước 2: Thực hiện kế hoạch

Đầu tiên, các doanh nghiệp nên phổ biến về kế hoạch được thiết lập cho toàn bộ các bộ phận trên công ty. Sau đó, phụ thuộc vào nội dung kế hoạch, cấp quản lý của doanh nghiệp có thể bắt đầu thực hiện nhiệm vụ một cách thực tế. 

Ngoài ra, một trong những công việc quan trọng khác là thu thập dữ liệu và thông tin cần thiết trong suốt quá trình thực hiện kế hoạch. Đây được xem là một trong những cơ sở phục vụ cho hoạt động đánh giá sau này.

Xây dựng và thực hiện kế hoạch

Bước 3: Đánh giá được hiệu quả của kế hoạch

Trong bước này, các doanh nghiệp nên tổ chức đánh giá nhằm kiểm tra, xác nhận được tiến độ dự án và đồng thời nắm bắt chi tiết về kết quả công việc hay nhiệm vụ trên thực tế so với kế hoạch được xây dựng ở bước 1. 

Ngoài ra, việc đánh giá để đạt được mục đích để phát hiện vấn đề có thể phát sinh trong quá trình thực hiện. Sau đó, cấp quản lý có thể xác nhận được nguyên nhân, sức ảnh hưởng, đồng thời đưa ra các quyết định nhằm giải quyết một cách phù hợp và nhanh chóng, kịp thời.

Bước 4: Thực hiện để cải tiến

Căn cứ vào khó khăn, các vấn đề sẽ được nhận định từ bước đánh giá và kiểm tra, các doanh nghiệp cần xây dựng các giải pháp phòng ngừa và giải quyết chúng sao cho hiệu quả và phù hợp. 

Ngoài ra, một trong những công việc cần thiết nữa là cần cập nhật các dữ liệu và thông tin cần cho nền tảng dữ để để có thể sử dụng chúng cho các hoạt động cũng như dự án trong tương lai.

Đánh giá hiệu quả và cải tiến

Ưu và nhược điểm của PDCA

Vòng tròn PDCA có một số ưu nhược điểm như sau:

Ưu điểm

• Tính linh hoạt cao: Bạn có thể sử dụng PDCA ở nhiều môi trường kinh doanh khác nhau với nhiều ứng dụng khác nhau. Các trường hợp sử dụng tiềm năng gồm có quản lý chất lượng dự án, quản lý sự thay đổi, sự phát triển sản phẩm và quản lý nguồn lực.
• Đơn giản nhưng mạnh mẽ: Mô hình PDCA cho thấy tính đơn giản và dễ hiểu, nhưng nó cũng là công cụ mạnh mẽ giúp thực hiện các thay đổi ý nghĩa và thúc đẩy chu trình cải tiến liên tục. Đồng thời, mô hình cũng giúp hạn chế được vấn đề lãng phí và cải thiện năng suất hoạt động.
• Hỗ trợ Kaizen: Chu trình PDCA là một công cụ đặc biệt hữu ích cho các công ty áp dụng phương pháp Kaizen. Kaizen là một tư duy và văn hóa tổ chức tập trung vào những thay đổi nhỏ, thường xuyên dẫn đến những cải tiến đáng kể theo thời gian.

Chu trình PDCA hỗ trợ triết lý Kaizen bằng cách cung cấp khuôn khổ để phát triển và thực hiện các cải tiến liên tục.

PDCA là một công cụ đơn giản nhưng mạnh mẽ

Nhược điểm:

• Khó thực hiện: Mặc dù mô hình này đơn giản nhưng việc thực hiện nó trên thực tế lại không hề dễ dàng. Nguyên nhân là vì mô hình này chia sự cải tiến về quy trình thành nhiều bước nhỏ. Và quá trình này có thể diễn ra chậm và có lẽ sẽ không hiệu quả cho các dự án khẩn cấp.
• Yêu cầu độ kiên trì cao: Chu trình PDCA không phải là mô hình chỉ sử dụng một lần. Nó là một quá trình diễn ra liên tục và tuần hoàn. Chính vì vậy, mô hình này đòi hỏi sự kiên trì cao từ toàn bộ các bên của doanh nghiệp. 

Nếu không có sự đồng bộ và cam kết lâu dài từ cấp quản lý đến nhân viên, mô hình này sẽ không thể cho kết quả như mong đợi.

PDCA đòi hỏi độ kiên trì và liên tục

Ví dụ về PDCA ứng dụng trong quản lý chất lượng

Lấy ví dụ về một công ty sản xuất X với quy mô nhỏ, với doanh thu chủ yếu đến từ các hợp đồng cung cấp cho các cửa hàng nhỏ trên địa bàn. Với mục tiêu phát triển và tăng trưởng với tỷ lệ 100% năm 2022, doanh nghiệp đã thực hiện bản kế hoạch cho chu trình PDCA như sau:

Một trong lưu ý quan trọng là cần xây dựng kế hoạch KPI chính xác và cụ thể. Ví dụ, đặt KPI tăng trưởng 100% số lượng hợp đồng. Số lượng hợp đồng cũng nên chia thành hợp đồng khách hàng mới và khách hàng cũ, và giá trị mỗi hợp đồng không cố định. 

Theo đó, doanh nghiệp sẽ dễ dàng thực hiện các hành động tiếp theo chi tiết dựa trên kế hoạch có sẵn. Ngoài ra, xây dựng các KPI nên được hỗ trợ bởi phần mềm công nghệ, thay vì phương pháp thủ công. Đối với công ty nhỏ, cách làm thủ công có thể chưa phải là một cản trở quá lớn. 

Nhưng khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, mức độ và nhu cầu phức tạp của quản trị có mục tiêu càng lớn. Ứng dụng phần mềm quản lý KPI cho doanh nghiệp - ví dụ như FieldCheck là việc cấp quản lý không nên bỏ qua khi quản lý chất lượng hoạt động trong doanh nghiệp.

Phần mềm FieldCheck với tính năng tạo lập, theo dõi mục tiêu và tạo chu trình tuần hoàn cho KPI

Đăng ký dùng thử miễn phí

Lời Kết

Trên đây là một số thông tin giúp bạn trả lời cho câu hỏi, chu trình PDCA là gì? Nhìn chung, mô hình này được xem là một trong những phương thức giúp doanh nghiệp có thể thực hiện các thay đổi để cải tiến liên tục quy trình cũng như bộ máy vận hành của doanh nghiệp một cách hiệu quả. 

“To improve is to change; to be perfect is to change often.” - Winston Churchill.” (Tạm dịch: Để cải thiện, chúng ta cần thay đổi. Để hoàn hảo, chúng ta cần thay đổi thường xuyên.)