3 Ưu Điểm Vượt Trội Của Phần Mềm Chấm Công So Với Phương Pháp Truyền Thống
Giữa làn sóng chuyển đổi số bùng nổ mạnh mẽ như hiện nay, quá trình mà các doanh nghiệp vận hành cũng dần thay đổi để thích nghi với thời kỳ công nghệ 4.0. Trong đó, theo dõi và quản lý thời gian làm việc một cách hiệu quả luôn là một bài toán khó đối với nhiều nhà quản trị nhân sự (HR) nói chung và nhân viên phúc lợi (C&B) nói riêng.
Việc ứng dụng các công cụ hỗ trợ và phần mềm quản lý như phần mềm chấm công vì thế mà trở thành xu hướng đổi mới tất yếu trong quá trình điều hành và quản lý của nhiều công ty trên toàn thế giới và kể cả ở Việt Nam.
Quản lý chấm công nhân viên hiệu quả luôn là một bài toán khó với các nhà quản trị
Trước khi đi vào những ưu điểm nổi bật mà các phần mềm chấm công mang lại, hãy cùng FieldCheck đi tìm hiểu định nghĩa của chấm công, mục đích của hoạt động này, cũng như các hình thức chấm công phổ biến và xu hướng quản lý của thời đại hiện nay.
Chấm Công Là Gì?
1. Định Nghĩa Về Chấm Công Nhân Viên
Chấm công là một hình thức khai báo quen thuộc về sự có mặt của nhân viên tại chỗ làm, cũng như là một tác vụ vô cùng quan trọng của bộ phận nhân sự trong doanh nghiệp.
Dựa vào kết quả chấm công, phòng kế toán và hành chính - nhân sự sẽ nắm được giờ giấc làm việc, thời gian vào làm (check-in), tan làm (check-out), số giờ làm thêm (overtime), số ngày đi làm và nghỉ phép của mỗi cá nhân. Đối với một số công ty có chính sách làm việc tại nhà (work from home), doanh nghiệp cũng cần phải nắm rõ thông tin để quản lý và chấm công khi các người lao động của họ có nhu cầu làm việc tại nhà.
Ngoài ra, nhiều công ty ngày nay còn căn cứ vào thái độ, tác phong và hiệu quả hoạt động của nhân viên để đánh giá quá trình làm việc của nhân viên đó trong một thời gian cụ thể. Đây cũng là một tiêu chí trong quá trình chấm công của doanh nghiệp.
Chấm công là hình thức khai báo sự có mặt của nhân viên
2. Tại Sao Phải Chấm Công Nhân Viên?
Như đã đề cập ở trên, chấm công là một hoạt động rất quan trọng đối với cả người lao động và công ty. Mục đích của việc chấm công là để giám sát và theo dõi số giờ làm việc của mỗi nhân viên một cách công bằng và chính xác nhất.
Nhờ đó, HR sẽ có cơ sở để tính tiền lương và đánh giá được thái độ làm việc của nhân viên để đưa ra quyết định khen thưởng hoặc xử phạt khi cá nhân đó làm việc không nghiêm túc, chẳng hạn như đi trễ, về sớm, hay trốn việc.
Nếu một doanh nghiệp không thực hiện chấm công, sẽ rất khó tránh khỏi tình trạng nhiều nhân viên cảm thấy bất công khi một số đồng nghiệp không có ý thức tự giác về giờ giấc, trong khi những người khác lại rất có tinh thần trách nhiệm với tập thể và công việc chung.
Các Hình Thức Chấm Công Phổ Biến Hiện Nay
1. Chấm Công Bằng Dấu Vân Tay
Chấm công điện tử bằng vân tay hiện đang là một trong hai hình thức chấm công được sử dụng nhiều nhất tại hầu hết các doanh nghiệp tại Việt Nam, bên cạnh chấm công bằng thẻ từ. Rất nhiều văn phòng, công ty, doanh nghiệp sản xuất, và nhiều nhà máy xí nghiệp cũng ưa chuộng phương pháp chấm công này.
Chấm công bằng dấu vân tay
Chấm công bằng dấu vân tay sử dụng máy chấm công điện tử, với việc ứng dụng công nghệ sinh trắc học vân tay để nhận diện danh tính của mỗi cá nhân bằng dấu vân tay - một đặc điểm nhận dạng riêng biệt của con người và không thay đổi theo thời gian. Tùy vào quy định của mỗi doanh nghiệp mà quy trình chấm công vân tay sẽ được xây dựng khác nhau.
Ưu Điểm
- Giá thành máy chấm công rẻ, không phát sinh thêm chi phí khác trong quá trình sử dụng.
- Máy nhỏ gọn, dễ dàng lắp đặt tại các tòa nhà và nhiều vị trí.
- Thuận tiện, nhanh chóng với thao tác chấm công gọn gàng.
- Chấm công đơn giản, tiện lợi.
- Độ chính xác và ổn định cao.
- Tính linh hoạt cao, nhân viên có thể trích xuất và tổng hợp dữ liệu từ máy để tự tính lương.
- Hạn chế được tình trạng gian lận, chấm công hộ.
Nhược Điểm
- Bộ cảm biến của máy chấm công khó nhận diện được dấu vân tay trong trường hợp ngón tay bị dơ, bị ướt, bị trầy xước, dính dầu mỡ, hoặc có hình dạng phức tạp.
- Không thích hợp với những công việc cần di chuyển nhiều nơi như PG, giám sát chuỗi cửa hàng
2. Chấm Công Bằng Thẻ Từ
Hình thức chấm công bằng thẻ từ cũng là một phương pháp chấm công phổ biến tại các văn phòng công ty hiện nay, thay thế cho hoạt động chấm công bằng ghi chép sổ sách của những thập kỷ trước.
Máy chấm công bằng thẻ từ là loại máy sử dụng thẻ chip RFID cảm ứng được mã hóa và lưu trữ thông tin cần thiết của mỗi nhân viên, với quyền sử dụng cho một tấm thẻ duy nhất.
Khi chấm công, nhân viên dùng thẻ quẹt vào đầu đọc thẻ, thiết bị chấm công sẽ phân tích mã số thẻ từ dữ liệu đã được lưu trong bộ nhớ của máy để xác định người vừa thực hiện chấm công.
Chấm công bằng thẻ từ
Ưu điểm
- Hệ thống của máy tổng hợp và lưu trữ thông tin chính xác và đầy đủ trên máy tính.
- Chấm công nhanh - gọn - tiện, tiết kiệm thời gian chấm công đối với những doanh nghiệp hoặc nhà máy có số lượng lớn nhân viên/ nhân công.
- Thiết bị kết nối với máy tính giúp HR kiểm tra được số lượng nhân viên có mặt/ vắng mặt kịp thời.
- Dễ dàng theo dõi và thống kê lịch nghỉ cho từng nhân trong các trường hợp: nghỉ phép, nghỉ thai sản, nghỉ không lương.
- Một số máy chấm còn tích hợp các tính năng của chấm công vân tay và nhận diện khuôn mặt.
Nhược Điểm
- Chi phí in thẻ tốn kém đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn.
- Nhân viên không thể chấm công được nếu để quên thẻ, làm hỏng thẻ hoặc làm mất thẻ.
- Vì chấm công bằng thẻ nên bất cứ ai cũng có thể dễ dàng sử dụng và chấm công hộ, dễ dẫn đến tình trạng gian lận.
3. Chấm Công Bằng Nhận Diện Khuôn Mặt
Chấm công bằng khuôn mặt là phương pháp chấm công áp dụng công nghệ AI để nhận diện danh tính thông qua các đặc điểm nhận dạng từ dữ liệu khuôn mặt của mỗi cá nhân đã được lưu trữ sẵn trong hệ thống của máy.
Đây là hình thức chấm công hiện đại nhất hiện nay với tính bảo mật cao giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi thời gian làm việc của nhân viên trong công ty. Cách thức hoạt động của hình thức chấm công này cũng tương đối giống với máy chấm công bằng dấu vân tay, chỉ khác là người thực hiện chấm công sẽ đứng đối diện với máy để thiết bị có thể nhận diện và chấm công chính xác.
Chấm công bằng nhận diện khuôn mặt
Ưu Điểm
- Tính bảo mật và độ chính xác cao tuyệt đối, tránh tình trạng gian lận trong chấm công
- Khắc phục được các hạn chế của các hình thức chấm công khác như quên thẻ, dấu vân tay bị mờ,...
- Không phát sinh thêm các chi phí khác khi vận hành.
- Tổng hợp, quản lý và xử lý dữ liệu dễ dàng do được kết nối đồng bộ với máy tính và các thiết bị điện tử khác.
Nhược Điểm
- Chi phí đầu tư ban đầu đắt đỏ.
- Thiếu tính linh hoạt do các nhân viên thị trường, nhân viên bán hàng không thể chấm công được.
- Tốc độ xử lý chậm hơn so với các hình thức chấm công khác.
4. Sử Dụng Phần Mềm Chấm Công Online
Phần mềm chấm công online có thể được hiểu đơn giản là một hệ thống phần mềm trên máy tính hoặc một ứng dụng trên thiết bị di động (smartphone, máy tính bảng), giúp các nhà quản trị quản lý thời gian làm việc của nhân viên. Đồng thời, nhân viên cũng có thể sử dụng phần mềm như một công cụ để chấm công online, xin nghỉ phép, cũng như theo dõi bảng công của họ hàng ngày.
Sử dụng phần mềm để chấm công là một xu hướng mới xuất hiện trong những năm gần đây và ngày càng trở nên phổ biến đối với các doanh nghiệp bởi nó mang lại nhiều ưu điểm vượt trội so với các cách chấm công truyền thống khác.
Tham khảo cách sử dụng phần mềm để tối ưu hóa việc quản lý chấm công nhân viên
Chấm công bằng phần mềm online
Ưu Điểm
- Ghi nhận chặt chẽ các hoạt động của nhân sự: thời gian ra/ vào, số ngày nghỉ, đi muộn, về sớm, v.v
- Quản lý lịch trình, ca làm việc của nhân viên thời vụ.
- Đảm bảo dữ liệu chấm công của nhân viên luôn minh bạch, rõ ràng.
- Có thể theo dõi và truy cập thông tin chấm công từ xa.
- Đưa ra các báo cáo chính xác và phân tích dữ liệu công.
- Hỗ trợ quá trình lập bảng lương, bảng chấm công.
- Tối ưu hóa thời gian quản lý nhân viên.
- Với tính năng phân quyền, phần mềm cho phép người dùng chia sẻ và tương tác hai chiều, từ cấp quản lý đến nhân viên.
Nhược Điểm
- Người dùng buộc phải có kết nối Internet để chấm công và cập nhật thông tin.
- Tiềm ẩn nhiều rủi ro về bảo mật và mất dữ liệu.
- Có thể xảy ra các vấn đề như trục trặc kỹ thuật, lỗi hệ thống, hoặc nhân viên quên thông tin tài khoản, khiến quá trình chấm công bị gián đoạn.
- Trong nhiều trường hợp, nhân viên có thể gian lận chấm công khi không check-in/ check-out tại đúng địa điểm làm việc.
- Chi phí sử dụng cao, bao gồm cả chi phí bảo trì và cập nhật phần mềm.
Xu Hướng Hiện Đại - Phần Mềm Chấm Công Điện Toán Đám Mây
Hiện nay, phương pháp chấm công bằng phần mềm dựa trên công nghệ điện toán đám mây không còn quá xa lạ đối với các nhà quản lý doanh nghiệp. Việc sử dụng phần mềm online để chấm công nhân viên mang lại hiệu quả cao cũng như là giải pháp ưu việt giúp giải quyết tất cả những hạn chế mà các phương pháp thông thường gặp phải.
Sau đây là ba ưu điểm vượt trội mà một phần mềm quản lý chấm công có thể đem lại cho bạn:
Tính Linh Hoạt Trong Việc Check In/Out
Phần mềm online là một app chấm công phù hợp với những công việc thường xuyên di chuyển như: nhân viên tiếp thị sản phẩm (PG/PB), giám sát cửa hàng (auditor), nhân viên làm việc ngoài thị trường (field service), và còn nhiều ngành nghề khác.
Với các phương pháp cũ, doanh nghiệp phải trang bị thiết bị chấm công ở mọi cửa hàng hoặc tại vị trí mà nhân viên tới. Tuy nhiên, khi sử dụng phần mềm chấm công, người dùng chỉ cần tải ứng dụng xuống thiết bị di động là có thể chấm ở bất cứ đâu.
Ứng dụng phần mềm giúp việc chấm công trên nên dễ dàng và linh hoạt
Dễ Dàng Chấm Ngày Nghỉ, Làm Thêm
Phần mềm chấm công cho phép người lao động theo dõi số giờ làm việc cũng như ngày nghỉ của họ một cách chủ động mà không cần phải yêu cầu truy xuất dữ liệu từ bộ phận nào khác.
Không những thế, người dùng còn có thể dễ dàng đăng ký ngày phép hoặc cập nhật số giờ làm thêm trên hệ thống. Trường hợp có sai sót trong quá trình ghi nhận chấm công từ hệ thống, họ cũng có thể đưa ra đề nghị chấm bù công với phòng HR. Phần mềm còn là công cụ hỗ trợ tính lương tự động, giảm thiểu số lượng công việc cho bộ phận kế toán và tiết kiệm thời gian tổng hợp thông tin của các cấp quản lý rất nhiều.
Tính Toán Hiệu Suất Làm Việc Của Nhân Viên
Ngoài việc tối ưu hóa thời gian quản lý, sở hữu một phần mềm chấm công giúp nhà lãnh đạo có cái nhìn trực quan về tình hình chấm công cũng như đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên.
Từ đó, ban lãnh đạo sẽ có phương án kịp thời cho những vấn đề trong quản lý. Hoặc họ cũng có thể dựa vào kết quả chấm công để tính tiền thưởng/ tiền hoa hồng khi nhân viên vừa hoàn thành công việc vừa tuân thủ giờ giấc làm việc một cách nghiêm túc.
Việc tính toán hiệu suất nhân viên cũng trở nên dễ dàng
Phần Mềm Chấm Công FieldCheck
FieldCheck là ứng dụng chấm công hiện đại được nhiều doanh nghiệp lựa chọn, cho phép nhân viên và nhà quản lý truy cập mọi lúc mọi nơi bằng điện thoại di động.
Thông qua đó nhân viên có thể chủ động đưa ra phản hồi nhanh chóng về sai sót khi chấm công. Quản lý cũng có thể dễ dàng nắm bắt thông tin và đưa ra phương án giải quyết kịp thời.
Ứng dụng FieldCheck là phần mềm công cụ độc lập, hỗ trợ doanh nghiệp tinh giản quy trình quản lý ngày công hiệu quả. Ứng dụng có thể vận hành song song mà không gây ảnh hưởng đến các hệ thống khác như IAP, DMS, CRM có sẵn của doanh nghiệp.
Nhận tư vấn miễn phí cách đơn giản hóa quá trình chấm công nhân viên
Dù bạn đi công tác xa, di chuyển đến các địa điểm khác nhau, việc chấm công vẫn không bị gián đoạn. Ứng dụng được tích hợp tính năng định vị người dùng. Mọi thông tin của nhân viên được theo dõi, quản lý nghiêm cả về vị trí, thời gian và hoạt động. Nhờ đó chống gian lận ngày công hiệu quả.
Phần mềm FieldCheck với thiết kế thân thiện người dùng, dễ dàng sử dụng, phù hợp với cả những người không rành về công nghệ, hứa hẹn là lựa chọn hàng đầu cho doanh nghiệp của bạn.
Phần mềm chấm công FieldCheck
Kết Luận
Trên thực tế, quản lý nhân sự chưa bao giờ là một công việc đơn giản. Đặc biệt là khi số lượng công nhân không kiểm soát được. Đối với những doanh nghiệp có trên 50 nhân viên, hoặc những doanh nghiệp sản xuất, việc quản lý nhân sự thủ công không còn hiệu quả. Các hình thức chấm công bằng vân tay, thẻ từ, hay nhận diện khuôn mặt thì lại có điểm hạn chế đối với một số ngành nghề phải di chuyển liên tục.
Chính vì thế, phần mềm chấm công trên điện thoại là một giải pháp hữu hiệu và là công cụ hỗ trợ đắc lực giúp các doanh nghiệp chủ động lên kế hoạch cũng như quản lý nhân viên tốt hơn.
BÀI VIẾT LIÊN QUAN:
