Sales Admin Là Gì? Yêu Cầu Cần Có Đối Với Một Sales Admin
Hầu hết các doanh nghiệp hiện này đều cần có vị trí sales admin để hỗ trợ công việc kinh doanh của mình. Vậy sales admin là gì và công việc cụ thể của vị trí này ra sao? Liệu công việc này có triển vọng nghề nghiệp rộng mở không?
Hãy cùng FieldCheck giải đáp tất cả câu hỏi trên trong bài viết ngày hôm nay.
Sales Admin Là Gì
Sales admin (sales administrator), là vị trí thư ký hành chính chịu sự quản lý của giám đốc kinh doanh và trưởng phòng kinh doanh. Công việc chính của sales admin là làm việc với nhiều bộ phận khác nhau để hỗ trợ hoạt động bán hàng và kinh doanh, nhằm đem lại kết quả lợi nhuận tốt nhất dành cho doanh nghiệp.
Xem thêm: Phân biệt chăm sóc khách hàng và dịch vụ khách hàng
Sales admin trong doanh nghiệp
Công Việc Cụ Thể Của Một Sales Admin
Để có thể hiểu sâu hơn các công việc của sale admin bạn có thể nhìn vào mô tả công việc của sale admin là gì dưới đây.
1. Tiếp nhận & xử lý đơn hàng
Sales admin sẽ chịu trách nhiệm tiếp nhận các đơn đặt hàng từ khách hàng gửi đến công ty qua các kênh khác nhau như website, email, và điện thoại.
Công việc tiếp theo sẽ kiểm tra thông tin và tình trạng đơn đặt hàng để đảm bảo khách hàng đã cung cấp các thông tin chính xác và đầy đủ: giá cả, số lượng, và chiết khấu.
Trong trường hợp sai thông tin, sales admin có thể ghi nhận để khách hàng có thể cập nhật các thông tin cần và gửi lại để Sales Admin có thể tiến hành thực hiện đơn hàng cần thiết.
Sales admin tiếp nhận và xử lý đơn hàng
2. Nhập đơn hàng
Sau khi nhận được thông tin chính xác và đầy đủ từ đơn đặt hàng của khách hàng, sales admin sẽ tiến hành nhập dữ liệu lên hệ thống. Sau đó các bộ phận sẽ tiến hành xử lý đơn hàng.
Các thông tin cần kiểm tra gồm có:
- Tình trạng thanh toán
- Tín dụng
- Hạn mức
Việc kiểm tra sẽ giúp doanh nghiệp xuất đơn đặt hàng để gửi đi hoặc sản xuất. Sales admin phải kiểm tra thông tin xem có chính xác hay không để có thể thông báo cập nhật và bổ sung kịp thời. Khi hoàn tất đơn hàng, bộ phận sales admin sẽ yêu cầu, nhắc kế toán và gửi hàng cho khách.
Quản lý thông tin
3. Quản lý thông tin hồ sơ khách hàng và đối tác
Toàn bộ các thông tin có liên quan đến khách hàng hiện đang thực hiện giao dịch với công ty sẽ do sales admin quản lý và tiến hành cập nhật khi có thay đổi.
Bên cạnh đó, họ cũng sẽ chịu trách nhiệm tạo hồ sơ cho khách hàng mới, bao gồm: tên của người đại điện quản lý, thông tin chi tiết về cách thức liên lạc, đơn đặt hàng và hóa đơn.
Sales admin là người chịu trách nhiệm quản lý thông tin của khách hàng của doanh nghiệp. Khi có bất kỳ sự thay đổi trong giao dịch của khách hàng, sales admin sẽ cập nhật thay đổi trong hồ sơ khách hàng. Một số thông tin trong hồ sơ khách hàng mới cần có:
- Tên người đại diện
- Cách thức liên lạc
- Đơn đặt hàng
- Hóa đơn
Quản lý hồ sơ và thông tin khách hàng chi tiết sẽ giúp sales admin cung cấp đầy đủ, chính xác dữ liệu cần và có ích cho báo cáo bán hàng. Công việc này có thể hỗ trợ cho bộ phận sales tạo kế hoạch kinh doanh phù hợp và kết hợp với các bộ phận khác như marketing hiệu quả hơn.
Sales admin hỗ trợ công việc kinh doanh
4. Tư vấn và hỗ trợ bán hàng
Bên cạnh các công việc được đề cập bên trên, các sales admin còn tư vấn và hỗ trợ bán hàng bằng cách tiếp nhận và thực hiện yêu cầu từ khách hàng, ví dụ: báo giá, thông báo thời gian giao hàng, v.v.
Các Yêu Cầu Cho Công Việc Sales Admin
Trên thực tế, sales admin không cần trang bị quá nhiều kiến thức chuyên môn. Tuy nhiên, các kỹ năng của sale admin các kiến thức cơ bản về kinh doanh là điều kiện cần có. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần sales admin có kinh nghiệm trong ngành bán hàng hay chuyên ngành liên quan quản trị kinh tế, tài chính và kinh doanh.
1. Kỹ năng sắp xếp và quản lý
Sales admin cần rèn luyện và trau dồi kỹ năng quản lý cũng như sắp xếp công việc và thông tin một cách khoa học. Lý do là vì khối lượng công việc trong quản lý và hỗ trợ các bộ phận khác của sales admin là rất nhiều.
Nếu không có sự sắp xếp khoa học, sales admin sẽ gặp khó khăn trong việc giải quyết các vấn đề liên quan. Ngoài ra, cần có sự cẩn thận và tỉ mỉ trong công việc vì sales admin làm việc trực tiếp đến báo cáo, doanh số và hợp đồng.
Kỹ năng sắp xếp và quản lý là quan trọng đối với sales admin
2. Kỹ năng đàm phán và giao tiếp
Đây cũng là một trong những điều kiện tiên quyết của một sales admin cần có khả năng đàm phán và giao tiếp ở mức tốt.
Lý do là vì sales admin là người trực tiếp đảm nhiệm thương lượng và đàm phán các điều lệ trong hợp đồng, nhằm mang lại những lợi ích tốt nhất dành cho doanh nghiệp.
3. Kỹ năng thuyết trình
Để có thể hỗ trợ các phòng ban khác nhau cũng như làm việc với khách hàng, sales admin cũng không thể thiếu kỹ năng thuyết trình. Khả năng này giúp sales admin có thể truyền đạt được các thông tin liên quan đến công việc, báo cáo, hợp đồng một cách dễ hiểu và xúc tích nhất.
Chính vì vậy, nếu bạn định hướng theo nghề sales admin, hãy trang bị cho mình kỹ năng thuyết trình trước đám đông một cách thuần thục nhé!
Kỹ năng thuyết trình trước đám đông là cần thiết đối với sales admin
4. Kỹ năng tin học văn phòng
Một trong những kỹ năng quan trọng khác mà một sales admin cần có đó chính là khả năng sử dụng tốt các phần mềm soạn thảo. Vì công việc của sales admin hầu hết liên quan đến văn bản nên các kiến thức và kỹ năng về tin học văn phòng rất cần thiết.
Kỹ năng này sẽ giúp sales admin hoàn thành công việc suôn sẻ và khoa học nhất có thể.
Kỹ năng văn phòng là thiết yếu đối với công việc sales admin
5. Kỹ năng làm việc nhóm
Kỹ năng cuối cùng nhưng thiết yếu không kém đó chính là khả năng làm việc nhóm. Sales admin hỗ trợ nhiều bộ phận khác nhau, nên khả năng làm việc nhóm sẽ giúp việc trao đổi công việc và theo dõi tiến độ công việc hiệu quả hơn.
Khi sales admin khéo léo trong lúc làm việc nhóm từ việc kết nối giữa các thành viên trong các ban, trao đổi thông tin khách hàng, v.v, kết quả công việc cũng sẽ cho dấu hiệu tích cực vì các bên liên quan đều nhận được thông tin cần có cho công việc.
Học Ngành Nào Để Ra Làm Vị Trí Sales Admin?
Có thể nói công việc của một sales admin có tính trải dài theo chiều ngang rất cao, không tập trung vào một lĩnh vực hay ngành nhất định, chủ yếu là kiến thức liên quan đến kinh doanh và quản trị. Vì vậy, khi có mong muốn làm công việc này, bạn nên lựa chọn các ngành học liên quan như:
- Quản trị kinh doanh
- Quản trị văn phòng
- Kinh doanh thương mại
- Kinh tế học
- Marketing
- Kế toán
- Luật kinh tế
Bên cạnh đó, cần tích lũy kinh nghiệm làm việc trong các lĩnh vực như buôn bán và kinh doanh. Nếu có thể, việc trang bị kiến thức chuyên môn về kinh doanh sẽ là một điểm cộng rất lớn, mở rộng con đường phát triển trong công việc sales admin.
Triển vọng nghề nghiệp rộng mở cho vị trí sales admin
Triển Vọng Nghề Nghiệp Của Sales Admin
Thực tế cho thấy công việc sales admin có triển vọng thăng tiến cao trong công việc. Lý do là vì vị trí này được quản lý trực tiếp từ trưởng bộ phận kinh doanh hoặc giám đốc kinh doanh.
Nếu nhân viên có kỹ năng cũng như năng lực tốt thì sales admin có thẻ trở thành manager đến giám sát kinh doanh hoặc giám đốc kinh doanh.
Có thể thấy với cơ hội thăng tiến đi kèm thu nhập cao, sales admin là công việc hấp dẫn dành cho các bạn trẻ. Vì hầu hết các doanh nghiệp đều cần bộ phận kinh doanh nên nhu cầu tuyển dụng sales admin luôn ở mức cao.
Mẹo Để Trở Thành Chuyên Gia Về Sales Admin
Sau đây là một số mẹo hữu ích giúp bạn trở thành chuyên gia trong sales admin.
Tạo và phát triển các mối quan hệ thân thiện và hòa nhã
Vì tính chất công việc của sales admin liên quan đến rất nhiều nhân sự ở các phòng ban khác nhau, nên việc xây dựng mối quan hệ hòa nhã là rất quan trọng. Đây cũng là một trong những yếu tố giúp có được sự phối hợp và hỗ trợ từ mọi người.
Kiểm soát tốt công nợ
Là một chuyên gia Sales Admin, bạn cần phải kiểm soát tốt công nợ khách hàng hiệu quả. Việc này nhằm giúp kiểm soát công việc và đảm bảo tiến độ công việc diễn ra suôn sẻ.
Chính vì vậy, một trong những những công việc quan trọng Sales Admin cần làm là triển khai kế hoạch hợp lý để có thể kiểm soát hạn mức tín dụng khách hàng ở mức an toàn.
Khi có tình huống bất ngờ xảy ra, điều đầu tiên cần làm là nên báo cáo với các cấp trên và không nên tự giải quyết.
Cẩn thận trong số liệu và giấy tờ
Trong bất kỳ công việc gì, giấy tờ và số liệu đều nên được xử lý và kiểm tra cẩn thận. Nhiệm vụ của sale admin cũng vậy; tốt hơn hết là không nên để xảy ra bất kỳ vấn đề gì, tránh gây tổn thất và thời gian để xử lý.
Kiểm soát tốt cảm xúc, tác phong chuyên nghiệp với khách hàng
Sales Admin cũng làm việc với khách hàng, vì thế việc kiểm soát tốt cảm xúc của cá nhân là rất quan trọng, không nên để những cảm xúc tiêu cực ảnh hưởng khi làm việc với khách hàng.
Ngoài ra, sales admin cần trang bị cho bản thân tác phong làm việc chuyên nghiệp để có thể giành được sự tin tưởng từ khách hàng, góp phần vào tăng trưởng doanh số cho doanh nghiệp.
Lời kết
Đó là tất cả nội dung liên quan đến câu hỏi sales admin là gì cùng với các thông tin hữu ích khác. FieldCheck mong rằng bài viết có thể cung cấp đầy đủ cần thiết dành cho bạn. Cảm ơn vì đã đọc bài viết!
