Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Báo Cáo Nội Bộ Chấm Công Nhanh Chóng Và Giảm Sai Sót
Chấm công là một hoạt động quan trọng ở hầu hết các cơ quan, công ty, doanh nghiệp nhằm mục đích quản lý tài nguyên quý giá nhất của một tổ chức: nhân viên.
Mỗi doanh nghiệp lại có những quy định riêng cho việc chấm công và điều đó được thể hiện trong báo cáo nội bộ chấm công. Vậy, báo cáo nội bộ chấm công là gì? Làm thế nào để doanh nghiệp có thể quản lý thời gian nhân viên của mình một cách hiệu quả?
Hãy cùng FieldCheck tìm hiểu trong nội dung dưới đây!
Báo cáo nội bộ chấm công là hoạt động quan trọng ở mọi công ty
Báo Cáo Nội Bộ Chấm Công Là Gì?
Nhiều người có thể sẽ cảm thấy khái niệm này khá lạ và khó hiểu nhưng đối với các cán bộ nhân sự thì lại vô cùng quen thuộc. Nói một cách đơn giản, báo cáo nội bộ chấm công là tài liệu lưu trữ mọi thông tin về sự có mặt, nghỉ phép, nghỉ ốm, v.v. của nhân viên trong một giai đoạn nhất định.
Bộ phận nhân sự (HR) hoặc nhà quản lý sẽ căn cứ vào bảng chấm công này để tính lương và trả lương. Bảng chấm lương nhân viên thể hiện tính kỷ luật của từng cá nhân và còn được dùng để phục vụ cho các hoạt động đánh giá lực lượng lao động của doanh nghiệp.
Tùy vào loại hình doanh nghiệp, trình độ và điều kiện mà đơn vị của bạn có thể lập báo cáo hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng. Hơn nữa, bạn có thể sử dụng báo cáo nội bộ chấm công để theo dõi tiến độ của một dự án cụ thể, và đề cao tính kỷ luật và tinh thần trách nhiệm của tập thể nhân viên.
Bộ phận HR sẽ căn cứ vào báo cáo nội bộ chấm công để tính lương nhân viên
Tại Sao Chấm Công Lại Rất Quan Trọng Trong Quản Lý Nhân Sự?
Hoạt động chấm công của nhân sự chính là ghi lại số ngày công thực tế làm việc, số giờ làm thêm, số ngày nghỉ hưởng lương hoặc ngày nghỉ phép trong tháng nhằm mục đích tổng kết số tiền lương cho từng cá nhân lao động trong công ty.
Như vậy thì bản báo cáo nội bộ chấm công có vai trò vô cùng quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch và công bằng của quá trình tính lương, thưởng cho nhân viên.
Ngoài ra, việc lập báo cáo chấm công còn mang lại một số lợi ích to lớn cho doanh nghiệp và nhân viên.
1. Đối Với Chủ Doanh Nghiệp/ Nhà Quản Lý
Bản báo cáo nội bộ chấm công chính là là cơ sở để một tổ chức, doanh nghiệp có thể đánh giá sự nghiêm túc và trách nhiệm của nhân viên trong quá trình đi làm.
Báo cáo giúp lãnh đạo có cái nhìn bao quát về mức độ thường xuyên đi làm của nhân viên, và nắm rõ khả năng và sự sẵn sàng làm việc nhân viên trong một ngày cụ thể để kiểm soát tiến trình của các dự án.
Thêm vào đó, người quản lý có thể sắp xếp ca làm việc và phân bổ khối lượng công việc hợp lý, từ đó quản lý nhiệm vụ một cách hiệu quả hơn.
Duy trì chấm công và công khai báo cáo đến toàn bộ nhân viên còn giúp tăng tính kỷ luật và sự đúng giờ của nhân viên, hạn chế tình trạng vắng mặt thường xuyên.
Báo cáo nội bộ chấm công giúp tăng tính kỷ luật cho nhân viên
2. Đối Với Bộ Phận Nhân Sự
Ngoài mục đích đo lường hiệu quả cách làm việc của các nhóm và từng cá nhân, báo cáo nội bộ chấm công còn giúp HR thanh toán kịp thời các khoản lương cho nhân viên nhờ đơn giản hóa việc lập bảng lương.
Giám đốc nhân sự có thể dựa vào dữ liệu thu thập từ bản báo cáo để xác định các vấn đề hiện diện và tỉ lệ đi làm của nhân sự. Với báo cáo này, HR cũng sẽ dễ dàng lên lịch cho các chuyến đi công tác, chuyến đi du lịch của cả công ty.
3. Đối Với Người Lao Động
Nếu không có báo cáo chấm công, rất dễ xảy ra tình trạng nhiều nhân viên không có ý thức chấp hành về giờ giấc trong khi những người khác rất có trách nhiệm trong công việc, dẫn đến sự bất công khi người này làm nhiều thời gian hơn nhiều kia nhưng vẫn được nhận được mức lương như nhau.
Đảm bảo tính công bằng, minh bạch giúp nhân viên yên tâm cống hiến
Bản báo cáo nội bộ chấm công còn là bằng chứng để giải quyết các tranh chấp về quyền lợi xảy ra giữa người lao động và người sử dụng lao động.
Những Nội Dung Không Thể Thiếu Trong Báo Cáo Nội Bộ Chấm Công
Thông thường, trong bản báo cáo chấm công của nhân viên sẽ có các nội dung cơ bản sau:
1. Thông Tin Nhân Sự
Đối với hầu hết các báo cáo nội bộ nào của doanh nghiệp, thông tin nhân sự là một thành phần không thể thiếu. Nhân sự chỉ cần ghi đầy đủ họ tên và chức vụ của người lao động trong báo cáo chấm công nội bộ. Không cần đi vào các chi tiết như ngày bắt đầu làm việc hay tên chi nhánh, bộ phận. Nhưng có thể bổ sung thêm thông tin mã nhân viên để dễ dàng cho việc tra cứu.
2. Thời Gian Chấm Công
Mỗi doanh nghiệp sẽ có cách trình bày mục này khác nhau để cho phù hợp với hình thức chấm công tại nơi làm việc. Nếu chấm công theo tháng, trong bảng chấm công sẽ hiển thị 31 cột ngày tương ứng số ngày trong mỗi tháng. Nếu chấm công theo giờ, trong mỗi cột ngày sẽ có thêm các cột nhỏ để chỉ giờ vào làm, giờ tan làm, số phút đi trễ hoặc về sớm.
Thời gian chấm công là một nội dung không thể thiếu trong báo cáo
3. Đăng Ký Lịch Nghỉ Phép
Phần thông tin này dành cho các công ty lập báo cáo hàng tuần hoặc hàng tháng. Nghỉ phép, nghỉ không lương, và nghỉ lễ là ba yếu tố nằm trong danh mục ngày nghỉ. Người lao động sau khi đăng ký với nhân sự về vấn đề nghỉ phép của cá nhân sẽ được cập nhật vào trong bản báo cáo.
4. Giờ Làm Thêm
Giờ làm thêm, hay OT (overtime) là một hạng mục thường được tách ra làm báo cáo riêng ở một số doanh nghiệp có chính sách làm thêm ngoài giờ. Tuy nhiên, trong báo cáo chấm công nội bộ của, nhiều tổ chức cũng bao gồm mục này. Phần này thường được chia thành các cột nhỏ, chẳng hạn như Thứ Bảy / Chủ Nhật; ngày lễ/ Tết; và làm việc ban đêm, tương ứng với thời gian ngoài giờ làm của nhân viên.
5. Các Điều Chỉnh/Ghi Chú Nếu Có
Những thay đổi đột xuất trong quá trình chấm công, hay sự thay đổi về mặt nhân sự như nhân viên kết thúc hợp đồng đều sẽ được cập nhật ở mục này.
Thỉnh thoảng, trong quá trình chấm công bằng các thiết bị, ứng dụng sẽ xảy ra lỗi hệ thống, dẫn đến nhân viên chấm công nhưng hệ thống không ghi nhận. Nhân viên cần báo cáo sớm cho người quản lý trực tiếp hoặc cấp trên phụ trách của mình để không bị ảnh hưởng đến quyền lợi lao động.
Ghi chú nếu có
6. Tổng Ngày/ Giờ Làm Việc
Đây là cột cuối cùng của báo cáo chấm công nội bộ. Cột này có thể được đặt trước hoặc sau cột Ngày nghỉ phép. Người quản lý nhân sự nhập dữ liệu vào cột này và sau đó xác định và xác nhận giờ làm việc thực tế của nhân viên.
Công việc tổng hợp ngày công và chốt công không có quy định chung, nhưng thường sẽ rơi vào các ngày gần cuối tháng (ngày 20-27), tùy vào từng doanh nghiệp, tổ chức. Sau khi tổng hợp xong báo cáo, nhân sự bắt đầu gửi xuống quản lý các bộ phận để mọi nhân viên có thể theo dõi và kiểm tra ngày công của mình. Nếu có sai sót sẽ phản hồi lại để HR kịp thời xử lý trong thời gian quy định.
Các Hình Thức Chấm Công Phổ Biến Hiện Nay
Xem thêm: Ưu nhược điểm của các phương pháp chấm công hiện nay
1. Chấm Công Bằng Vân Tay
Chấm công bằng vân tay là một cách chấm công nhân viên khá phổ biến được nhiều doanh nghiệp và cơ quan áp dụng trên thị trường hiện nay. Nhờ ứng dụng công nghệ sinh trắc học hiện đại, người dùng chỉ cần đặt một ngón tay lên máy chấm công và máy sẽ quét dấu vân tay để xác định danh tính của người được chấm công. Ưu điểm của phương pháp này đó là thao tác đơn giản và giá thành của thiết bị hợp lý. Tuy nhiên đối với các cá nhân có dấu vân tay khó nhận diện hoặc bị dính bụi, bẩn, nước sẽ khó mà thực hiện nhanh chóng.
Chấm công bằng dấu vân tay
2. Chấm Công Bằng Thẻ Từ
Nhiều doanh nghiệp sử dụng thẻ từ chấm công nhân viên để tối ưu hóa quy trình quản lý. Phương pháp chấm công này yêu cầu công ty trang bị một máy chấm công thẻ từ và cung cấp cho mỗi nhân viên một tấm thẻ từ riêng. Mã của nhân viên và thông tin cá nhân sẽ được lưu trữ mã hóa trên mỗi chiếc thẻ chấm công. Nhân viên chỉ cần quẹt thẻ vào đầu đọc thẻ mỗi lần chấm công, máy sẽ lưu lại thông tin trên hệ thống chấm công kết nối với máy đọc.
Chấm công bằng thẻ từ
3. Chấm Công Bằng Nhận Diện Khuôn Mặt
Doanh nghiệp có thể dễ dàng ghi lại thời gian ra vào của nhân viên bằng cách sử dụng công nghệ nhận dạng khuôn mặt. Thực tế, phát minh này đã có từ những năm 1960, thế nhưng với sự phát triển của công nghệ, đặc biệt là trí tuệ nhân tạo (AI), cách thức này ngày cảng đem lại kết quả với độ chính xác cao.
Ở hình thức chấm công này, máy đọc sẽ nhận diện các đặc điểm trên khuôn mặt của người thực hiện chấm công mà nhân sự đã lưu sẵn trước đó và tự động xác nhận thông tin chấm công.
Chấm công bằng nhận diện khuôn mặt
4. Chấm Công Bằng Phần Mềm
Khi áp dụng các hình thức chấm công bằng dấu vân tay, thẻ từ, hay nhận diện khuôn mặt, người chủ lao động phải đầu tư một hoặc nhiều máy chấm công cho cơ sở kinh doanh/ văn phòng và gắn cố định tại một nơi.
Đây sẽ là một khoản đầu tư không hề nhỏ nếu đó là một doanh nghiệp kinh doanh theo chuỗi - sở hữu nhiều cửa hàng hoặc chi nhánh kinh doanh, vì mỗi một địa điểm sẽ cần được trang bị một máy chấm công.
Đối với các công ty thuộc lĩnh vực dịch vụ hiện trường (field service), cách quản lý giờ làm việc của nhân viên bằng ứng dụng di động chính là một giải pháp vừa tiện lợi vừa tiết kiệm.
Giải pháp giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm soát giờ làm việc và địa điểm làm việc của nhân viên. Hơn nữa, một số phần mềm có khả năng chống mô phỏng vị trí giả lập, giúp đảm bảo tính chính xác của dữ liệu do nhân viên báo cáo.
Xem thêm: Tại sao bây giờ là thời đại của chấm công bằng công nghệ?
Ứng Dụng Công Nghệ Để Tăng Độ Chính Xác Chấm Công, Giảm Thời Gian, Giảm Sai Sót
FieldCheck là ứng dụng chấm công hiện đại được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Được phát triển với công nghệ thông minh, nền tảng này cho phép bạn quản lý việc chấm công và thực hiện trực tiếp trên điện thoại di động. Không cần xuất / nhập tệp .csv và bảng tính, FieldCheck giúp tiết kiệm nhiều thời gian để biên dịch và xử lý dữ liệu được thu thập và nhập ở các định dạng này.
FieldCheck là ứng dụng công nghệ giúp báo cáo chấm công nhanh chóng, ít sai sót
Phần mềm FieldCheck là một công cụ hỗ trợ độc lập, giúp bạn làm báo cáo nội bộ chấm công hiệu quả vì những lý do sau đây:
1. Xin Nghỉ Phép Dễ Dàng Và Thuận Lợi
Nhân viên của bạn có thể gửi đơn nghỉ phép, xin đi muộn, về sớm ngay trên thiết bị di động của mình, mà không cần phải điền thông tin vào mẫu đơn như truyền thống hay phải truy cập vào hệ thống quản lý của doanh nghiệp để đăng ký.
Mỗi người sử dụng sẽ được cấp một tài khoản với ID và mật khẩu truy cập vào app FieldCheck.
Từ danh sách nhiệm vụ nằm trên giao diện chính, mục Check-in chính là nơi mà nhân viên sẽ nhấn vào để chấm công khi đến nơi làm việc. Các thông tin như địa chỉ của nơi làm việc, thời gian vào làm/ tan làm sẽ được hiển thị khi nhiệm vụ chấm công hoàn tất.
Nhân viên check in/out, xin nghỉ phép dễ dàng trên điện thoại
2. Xét Duyệt Đơn Xin Nghỉ Phép Nhanh Chóng
Sau khi nhận được thông báo gửi đến từ app, nhà quản lý có thể xét duyệt đơn trực tiếp cho nhân viên nhờ chức năng phân quyền được thiết lập từ hệ thống. Nhà quản lý có thể theo dõi được thời gian, vị trí làm việc của nhân viên trên điện thoại di động. Từ đó chống gian lận ngày công ở nhân viên hiệu quả.
Cấp quản lý cũng có thể xem lại lịch sử nghỉ phép trước đây của nhân viên từ dữ liệu được cập nhật trên ứng dụng cài đặt trong thiết bị điện tử.
3. Phân Tích Dữ Liệu Hữu Ích
Với FieldCheck, bạn không chỉ có thể phê duyệt và sắp xếp nhân sự thay thế một cách nhanh chóng mà còn có được thông tin tổng quát dựa vào bảng tóm tắt thống kê thời gian nghỉ phép của nhân viên thể hiện trên hệ thống Admin.
Phần mềm chấm công FieldCheck tích hợp bảng chấm công và bảng lương trong cùng một hệ thống. Ứng dụng cập nhật bảng chấm công, tính tổng ngày công trong tháng và tự động chấm lương cho nhân viên.
Phân tích dữ liệu nhanh chóng và hữu ích
Điều này giúp bộ phận nhân sự tiết kiệm, tối ưu thời gian trích xuất, nhập, tổng hợp dữ liệu. Đồng thời, tránh những sai sót cơ bản có thể xảy ra trong quá trình nhập dữ liệu.
Vui lòng liên hệ chúng tôi để biết thêm thông tin chi tiết.
