Business Intelligence (BI) Là Gì? Tầm Quan Trọng Của BI Đối Với Doanh Nghiệp

Business Intelligence là một công cụ hỗ trợ đắc lực của các nhà lãnh đạo doanh nghiệp lớn trên thế giới hiện nay. Tuy nhiên, ở Việt Nam thì đây là một khái niệm khá mới mẻ và lạ lẫm với nhiều người. 

Chính vì thế mà đa số các doanh nghiệp Việt Nam vẫn chưa biết đến lĩnh vực này cũng như chưa thể triển khai công cụ BI vào trong hoạt động kinh doanh của mình một cách mạnh mẽ.

Business Intelligence

Hãy cùng FieldCheck tìm hiểu về định nghĩa, cách thức hoạt động của Business Intelligence để có cái nhìn khái quát và hiểu rõ hơn tầm quan trọng của BI trong doanh nghiệp. 

Bên cạnh đó, bài viết còn cung cấp thêm một số ví dụ điển hình cũng như bí quyết giúp các doanh nghiệp ứng dụng chiến lược BI thành công. 

Business Intelligence (BI) Là Gì?

Business Intelligence (gọi tắt là BI), là một cụm từ tiếng Anh được dùng phổ biến trong kinh doanh. Nhiều người dịch Business Intelligence ra tiếng Việt là kinh doanh thông minh, tri thức kinh doanh, hoặc là trí tuệ doanh nghiệp.

Theo Solomon Negash và Paul Gray, BI có thể hiểu đơn giản là hệ thống bao gồm 3 thành phần chính sau: thu thập dữ liệu, lưu trữ dữ liệu và quản lý thông tin.

Hệ thống BI, với tập hợp những kỹ năng, chiến lược, các ứng dụng và công nghệ giúp doanh nghiệp phân tích dữ liệu và kiểm soát thông tin kinh doanh, có thể hỗ trợ quá trình ra quyết định và xác định mục tiêu cho doanh nghiệp trong tương lai.

Các nhà lãnh đạo cũng sẽ hành động hiệu quả và chính xác hơn trong môi trường cạnh tranh khốc liệt và thay đổi liên tục như hiện nay.

BI là hệ thống giúp doanh nghiệp phân tích dữ liệu và kiểm soát thông tin kinh doanh

Báo cáo, xử lý phân tích trực tuyến (OLAP), phân tích số liệu, khai thác dữ liệu, quản lý hiệu suất kinh doanh (BPM), đo lường điểm chuẩn (benchmarking), khai thác văn bản, phân tích dự đoán, v.v, là những chức năng phổ biến của các công nghệ BI.  

BI Hoạt Động Như Thế Nào?

Trước khi tìm hiểu quy trình hoạt động của một hệ thống BI, hãy cùng chúng tôi xác định các thành phần chính trong Business Intelligence. 

Những Thành Phần Chính Trong BI

Data Sources (Nguồn Dữ Liệu)

Thành phần đầu tiên và cũng là một bước quan trọng để có được dữ liệu trong hệ thống chính là thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn đa dạng đến từ nhiều định dạng khác nhau như hệ thống quản lý khách hàng (CRM), hệ thống quản trị nhân sự (HRM), khảo sát, thông tin khách hàng trên các nền tảng thương mại, v.v.

Data Warehousing (Kho Dữ Liệu) 

Chứa dữ liệu tổng hợp của doanh nghiệp, và lưu trữ lâu dài bằng hệ thống các thiết bị điện tử của doanh nghiệp. 

Integrating Server (Tích Hợp Máy Chủ)

Hỗ trợ quá trình vận hành công cụ ELT (viết tắt của Extract, Transform, Load) để trích xuất, chuyển đổi tất cả dữ liệu từ Data sources và sau đó tải dữ liệu vào trong Data warehouse. 

Analysis Server (Máy Chủ Phân Tích)

Từ đầu vào của dữ liệu, máy chủ sẽ thu nhận sau đó trả về kết quả dựa trên tiêu chuẩn nghiệp vụ đã được thiết lập sẵn.

Reporting Server (Máy Chủ Báo Cáo)

Bộ phận này sẽ báo cáo các dữ liệu đầu ra ghi nhận được từ Analysis Server.

Data Mining (Khai Thác Dữ Liệu)

Quá trình phân tích trong BI không chỉ dừng lại ở mức cơ bản mà còn cần đến những kỹ thuật trong khai phá dữ liệu nhằm phân loại, phân nhóm, dự đoán hoặc phát hiện luật kết hợp. 

Data Presentation (Trình Bày Dữ Liệu)

Cuối cùng, hệ thống BI sẽ xử lý và tổng hợp dữ liệu từ quá trình Data mining để tạo thành biểu đồ/ sơ đồ phục vụ cho việc trình bày đến các nhà hoạch định chính sách và bên ra quyết định. 

Nhân vật chính trong quá trình hoạt động của BI chính là dữ liệu, chính vì thế mà Kho dữ liệu và Khai thác dữ liệu là những yếu tố cốt lõi của một hệ thống BI, hợp cùng với Phân tích kinh doanh (Business Analysis) để tạo nên những quyết định chiến lược đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Những thành phần chính trong BI

Xem thêm: 10 Xu Hướng Chuyển Đổi Số Quan Trọng Trong Những Năm Tới

Cách BI Hoạt Động

Business Intelligence có nhiệm vụ hỗ trợ doanh nghiệp phân tích dữ liệu và đưa ra các dự đoán chính xác. Các hoạt động chính của Bi bao gồm: hỗ trợ ra quyết định (Decision support); truy vấn và báo cáo (Query and reporting); phân tích xử lý trực tuyến (Online analytical processing); phân tích thống kê (Statistical analysis); dự đoán (Forecasting); và khai thác dữ liệu (Data mining). 

Từ các dữ liệu được lưu trữ tại Kho dữ liệu, hệ thống BI tiến hành phân tích dữ liệu trực tuyến OLAP, nhằm mục đích hỗ trợ doanh nghiệp phân tích và báo cáo kinh doanh. Sau khi đưa ra các dự báo, Business Intelligence sẽ gợi ý những quyết định phù hợp, hiệu quả cho chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. 

Công nghệ BI còn truy vấn kho dữ liệu và trình bày kết quả cho người dùng dưới dạng báo cáo, biểu đồ và bản đồ.

"OLAP cung cấp công nghệ mạnh mẽ giúp nhà quản trị doanh nghiệp khám phá dữ liệu, hỗ trợ hoạt động BI, tính toán phân tích phức tạp và phân tích dự đoán", Doug Dailey, Giám đốc cung cấp của IBM, viết trong blog lưu trữ dữ liệu của mình.

Ông cho biết thêm: Một trong những lợi ích chính của OLAP là tính nhất quán của thông tin và những phép tính mà công cụ này sử dụng để chuyển hóa dữ liệu nhằm cải thiện chất lượng sản phẩm, cải tiến quy trình, và tăng tương tác với khách hàng.

Một số giải pháp Business Intelligence gần đây còn có thể trích xuất và nhập dữ liệu thô trực tiếp, chẳng hạn như sử dụng công nghệ Hadoop, nhưng trong nhiều trường hợp, kho dữ liệu vẫn là nguồn dữ liệu được lựa chọn nhiều nhất.

Tầm Quan Trọng Của BI Đối Với Doanh Nghiệp

Ngoài làm tăng khả năng kiểm soát thông tin của doanh nghiệp một cách chính xác, hiệu quả, Business Intelligence có nhiệm vụ hỗ trợ doanh nghiệp phân tích, khai thác lượng thông tin, dữ liệu khổng lồ và đưa ra những dự đoán về giá cả, hành vi khách hàng. 

Từ đó, các doanh nghiệp lớn đặc biệt là những doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực công nghệ, dịch vụ, tài chính có thể khoanh vùng được đối tượng khách hàng tiềm năng và đưa ra những chiến lược kinh doanh phù hợp nhằm gia tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường. 

Bên cạnh đó, việc áp dụng Business Intelligence vào bộ máy kinh doanh còn đem lại cho doanh nghiệp những lợi ích nổi bật sau đây:

• Hỗ trợ doanh nghiệp thích ứng với môi trường thay đổi liên tục và cạnh tranh khốc liệt trong kinh doanh nhờ vào khả năng nắm bắt nhanh chóng sự biến động của thị trường của BI. 
• Tận dụng hệ thống thông tin một cách triệt để.
• Hỗ trợ quá trình đưa ra các quyết định kinh doanh kịp thời và hiệu quả.
• Xác định được vị thế và khả năng nội tại của doanh nghiệp.
• Phân tích và dự đoán hành vi khách hàng.
• Xác định mục đích và chiến lược Marketing phù hợp.
• Cung cấp cái nhìn tổng thể về doanh nghiệp và các dự đoán trong tương lai. 
• Hỗ trợ xây dựng chiến lược kinh doanh.
• Giúp doanh nghiệp đánh giá, cải thiện quy trình hoạt động của tổ chức.
• Tiết kiệm thời gian và chi phí hoạt động cho công tác điều hành.

Tầm quan trọng của BI đối với doanh nghiệp

Những Ví Dụ Điển Hình Về Sử Dụng BI

Business Intelligence được áp dụng trong nhiều lĩnh vực và các ngành công nghiệp khác nhau như bán lẻ, dịch vụ tài chính, sản xuất, sức khỏe, năng lượng, công nghệ,....  Dưới đây là hai trong số nhiều công ty đã ứng dụng thành công BI trong hoạt động kinh doanh của họ.

Công ty dịch vụ tài chính Charles Schwab đã sử dụng Business Intelligence để có cái nhìn toàn diện về tất cả các chi nhánh của họ trên khắp Hoa Kỳ nhằm hiểu các chỉ số hoạt động và xác định lĩnh vực tiềm năng. Truy cập vào nền tảng BI trung tâm cho phép Schwab đưa dữ liệu từ chi nhánh của mình vào một chế độ theo dõi duy nhất. 

Nhờ đó, các giám đốc chi nhánh có thể biết được rằng khách hàng của họ có thể thay đổi về nhu cầu đầu tư bất cứ lúc nào. Và ban lãnh đạo có thể theo dõi được hiệu suất của một khu vực cao hơn hay thấp hơn mức trung bình và nhấp vào để xem chi nhánh nào đang thúc đẩy thành tích của khu vực đó. Việc này giúp doanh nghiệp có nhiều cơ hội hơn để tối ưu hóa hoạt động và cải thiện dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt hơn. 

Ví dụ thứ hai mà chúng tôi đem đến là HelloFresh, nhà cung cấp dịch vụ bộ dụng cụ ăn uống. HelloFresh đã tự động hóa các quy trình báo cáo khi bộ phận Digital Marketing của công ty đã dành quá nhiều thời gian cho nhiệm vụ này. 

Với sự trợ giúp của Tableau, HelloFresh đã tiết kiệm được 10 đến 20 giờ làm việc mỗi ngày cho đội ngũ Marketing và giúp họ có thể tạo nhiều chiến dịch phân khúc tiếp thị và nhắm đúng khách hàng mục tiêu hơn.

Xem thêm: Những Xu Hướng Gần Đây Trong Quản Lý Vận Hành

Làm Thế Nào Để Phát Triển Một Chiến Lược BI Thành Công?

Chiến lược BI là bản kế hoạch chi tiết nhằm giúp bạn quyết định cách bạn sẽ sử dụng dữ liệu trong công ty của mình. Bạn cần phát triển chiến lược để áp dụng Business Intelligence với công nghệ phù hợp. 

Hơn thế, việc đầu tư để sở hữu một nền tảng phần mềm là chưa đủ để thu được kết quả ngay lập tức. Trước khi xây dựng chiến lược cho BI, bạn phải xác định ba điều: cách thức triển khai phần mềm, cách quản lý phân tích dữ liệu, và làm thế nào để bạn có thể cho phép nhân viên của mình đưa ra các quyết định sáng suốt dựa trên dữ liệu được cung cấp. 

Sở hữu một chiến lược kinh doanh thông minh với những thông tin chi tiết hữu ích sẽ giúp công ty của bạn gặt hái được nhiều thành quả không ngờ tới. 

Làm thế nào để phát triển chiến lược BI thành công?

Trước hết, chiến lược BI của bạn cần phải phù hợp với mục tiêu và tầm nhìn kinh doanh của doanh nghiệp. Với Business Intelligence, dữ liệu có thể thúc đẩy nhiều sự chuyển đổi trong tổ chức của bạn. Bạn có thể bắt đầu quá trình triển khai BI bằng cách thực hiện theo các bước sau đây:

1. Lập Chiến Lược Và Mục Tiêu Kinh Doanh

Khi xây dựng các dự án BI, bạn nên tạo một kế hoạch tham khảo để có thể theo dõi tiến độ và kiểm soát tốt tình huống trong suốt quá trình áp dụng công cụ này. 

Càng thu thập được nhiều thông tin trước khi bắt đầu càng đảm bảo rằng bạn sẽ có một quy trình Business Intelligence ổn định và dễ dàng ứng phó với những vấn đề có thể xảy ra. 

2. Chọn Một Nhà Tài Trợ Từ Những Người Liên Quan Chủ Chốt

Bạn nên nhận được sự ủng hộ từ các nhân viên cấp cao. Sự lựa chọn nhà tài trợ cho dự án BI lý tưởng nhất chính là một nhà lãnh đạo cấp cao. 

3. Chọn Nền Tảng Và Công Cụ BI Phù Hợp 

Một nền tảng phần mềm BI có thể làm được nhiều thứ cho bạn, nhưng đó chưa phải hoàn toàn là chiến lược BI. Hãy ưu tiên tập trung vào các tính năng sau: 

• Truy cập và xem nội dung liên quan
• Tương tác với dữ liệu dưới dạng trực quan
• Cộng tác với người khác về phân tích dữ liệu và chia sẻ các phân tích được trực quan hóa

4. Tham Khảo Ý Kiến Các Bên Liên Quan

Business Intelligence liên quan đến phần mềm, nhưng điều đó không có nghĩa là nó có mối liên hệ duy nhất với bộ phận công nghệ thông tin. Hệ thống BI cũng yêu cầu sự tham gia của dữ liệu tài chính, và các thông tin từ các phòng ban khác. 

Nếu nhân viên được trao quyền đúng cách, lãnh đạo doanh nghiệp sẽ tạo ra một môi trường làm việc hăng say, nơi mà mọi người chủ động đóng góp cho công ty và cảm thấy mãn nguyện khi đi làm. Điều này tác động không nhỏ tới sự thành công của hệ thống BI.

BI yêu cầu sự tham gia của nhiều bộ phận để tạo nên thành công

5. Thành Lập Bộ Phận BI

Để thiết lập và vận hành nền tảng Business Intelligence một cách chính xác, bạn sẽ cần một đội nhóm phù hợp chịu trách nhiệm cho việc thực hiện chiến lược BI của bạn. Dưới đây là một số vai trò và trách nhiệm đối với một nhóm dự án BI:

Giám đốc phân tích - quản lý nền tảng phần mềm

Kiến trúc sư doanh nghiệp - tích hợp nền tảng với kiến trúc dữ liệu hiện có

Quản trị viên trang web - sắp xếp nội dung, tạo nhóm người dùng và cấp quyền

Người quản lý dữ liệu - nhập dữ liệu, tài liệu các quy trình và thủ tục để sử dụng nền tảng

Thành lập bộ phận BI

6. Xác Định Phạm Vi Của BI

Việc xác định mục tiêu và đặt KPI phù hợp cũng là yếu tố quan trọng dẫn đến sự thành công của một chiến lược Business Intelligence. 

Trước khi triển khai hệ thống phần mềm BI, bạn cần nắm rõ công cụ này có ý nghĩa như thế nào đối với tổ chức của bạn. Kinh doanh thông minh có nghĩa là sử dụng dữ liệu để đưa ra các quyết định kinh doanh. Nhưng bạn cần xác định xem điều đó sẽ hoạt động như thế nào trong hoạt động hàng ngày của công ty bạn và bộ phận nào trong công ty của bạn sẽ sử dụng BI.

Phạm vi phân tích trong doanh nghiệp cần phải rõ ràng trước khi bạn chuyển sang các bước tiếp theo. 

7. Xây Dựng Cơ Sở Hạ Tầng Dữ Liệu

Business Intelligence cần phải có nguồn dữ liệu rõ ràng để thực hiện một phân tích chính xác. Với BI hiện đại, bạn có thể phân tích dữ liệu từ nhiều nguồn. Chúng tôi phân biệt giữa hai loại dữ liệu: đáng tin cậy và không đáng tin cậy.

Dữ liệu đáng tin cậy được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu hoặc dễ dàng nhập vào cơ sở dữ liệu như bảng tính, dữ liệu quản lý quan hệ khách hàng (CRM), dữ liệu tài chính, v.v. Đây là dữ liệu bạn có thể đã sử dụng trong phân tích kinh doanh trước đây.

Dữ liệu không đáng tin cậy là thông tin như email, cuộc trò chuyện với khách hàng, quy trình kinh doanh, hình ảnh, vật phẩm tin tức, tạp chí thương mại, v.v. Với BI hiện đại, bạn có thể đưa dữ liệu không đáng tin cậy vào một môi trường được quản lý và an toàn để phân tích.

Nhóm BI cần khảo sát các bên liên quan và người tiêu dùng thông tin để xem họ sẽ cần nguồn dữ liệu nào để phân tích trước khi triển khai nền tảng BI. 

BI cần nguồn dữ liệu rõ ràng để thực hiện một phân tích chính xác

Tạm Kết

Trên đây là toàn bộ kiến thức cơ bản về thuật ngữ Business Intelligence cùng với một số bước  tham khảo giúp bạn có thể áp dụng phương pháp này vào trong quá trình hoạt động kinh doanh. 

Hy vọng qua bài viết, bạn sẽ hiểu rõ hơn về lĩnh vực BI cũng như xác định hướng xem liệu đây có phải là hướng đi phù hợp cho doanh nghiệp của mình hay không. Chúc bạn đọc gặt hái nhiều thành công!