SOP Là Gì? Cách Vận Hành Quy Trình Chuẩn SOP

Dù bạn kinh doanh ở lĩnh vực nào thì một chuỗi quy trình chuẩn cũng là điều kiện bắt buộc để doanh nghiệp phát triển bền vững. Đó có thể là những nội quy, quy định, tài liệu chuyên biệt cho từng bộ phận. 

SOP ra đời giúp các doanh nghiệp giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc vận hành doanh nghiệp. Vậy SOP là gì? Và làm thế nào để có được cách vận hành quy trình chuẩn SOP? Hãy cùng FieldCheck tìm hiểu trong bài viết ngày hôm nay.

SOP Là Viết Tắt Của Từ Gì? Định Nghĩa Về SOP Trong Các Lĩnh Vực Phổ Biến

1. SOP Là Viết Tắt Của Từ Gì?

SOP là tên viết tắt của cụm từ Standard Operating Procedure. Tiếng việt gọi là quy trình thao tác chuẩn. Đây là một hệ thống quy trình các bước được thiết kế để hướng dẫn, đào tạo nhân viên. Thông qua quy trình này doanh nghiệp có thể tiết kiệm được thời gian và cải thiện hiệu suất công việc của từng người.

Hệ thống giúp doanh nghiệp thiết lập được quy trình chuyên nghiệp nhanh chóng, hiệu quả. Mọi hoạt động đào tạo nhân viên bằng SOP cực kỳ tiết kiệm thời gian và chi phí.

Quy trình thao tác chuẩn (SOP)

Bên cạnh đó, việc sử dụng SOP trong doanh nghiệp giúp nhân viên thích ứng công việc và môi trường mới nhanh hơn. Nhờ đó mọi hoạt động của doanh nghiệp diễn ra trôi chảy.

SOP là ứng dụng đến nhiều giá trị cho mọi doanh nghiệp hoạt động ở các lĩnh vực khác nhau. Nhưng phổ biến nhất vẫn là kinh doanh khách sạn, ngành hàng không vũ trụ, kỹ thuật, giáo dục, công nghiệp và quân sự. 

2. Định Nghĩa Về SOP Trong Các Lĩnh Vực Phổ Biến

SOP được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực. Mỗi ngành nghề sẽ có định nghĩa riêng về hệ thống này. Chẳng hạn như trong ngành dược SOP được định nghĩa là quy trình, thao tác chuẩn về các trình tự, hoạt động trong nhà thuốc. 

Hệ thống kiểm soát chặt chẽ các quy trình mua, bán dược phẩm và định hình chất lượng sản phẩm. Các quy trình chuẩn được xây dựng dựa trên sàng lọc ý kiến của nhân viên. Sau khi chủ nhà thuốc phê duyệt, quy trình sẽ chính thức có hiệu lực. 

Trong ngành xuất nhập khẩu SOP là hệ thống quy trình, thao tác chuẩn bao gồm các hoạt động liên quan đến nhau như: Hàng hoá, vận chuyển, đóng gói, lưu kho, bảo quản, xuất kho, tiêu thụ đến tay người dùng. Hệ thống SOP giúp các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, nhân lực và tài chính hiệu quả.

SOP Dùng Trong Lĩnh Vực Gì?

SOP được ứng dụng ở nhiều lĩnh vực kinh doanh ở thời điểm hiện tại. Tuy nhiên dưới đây là ba lĩnh vực chính các doanh nghiệp buộc phải áp dụng SOP.

1. SOP Trong Sản Xuất Và Logistics

Trong ngành sản xuất SOP chịu trách nhiệm bảo quản quá trình sản xuất và dịch vụ. Điều này giúp doanh nghiệp mang đến cho khách hàng những sản phẩm, dịch vụ đảm bảo chất lượng và hạn chế sai sót trong sản xuất. Bên cạnh đó, nhờ có hệ thống tiêu chuẩn chung giúp người lao động sẽ tăng hiệu suất công việc.

Ứng dụng SOP trong ngành logistics

Trong ngành logistics, SOP giúp các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, năng lượng và chi phí vận hành chuỗi công việc bao gồm: Hàng hoá, vận chuyển, lưu trữ, bảo quản, phân phối đến người tiêu dùng. 

2. Khái Niệm SOP Trong Ngành Dược

SOP trong nhà thuốc được coi là tiêu chuẩn đảm bảo chất lượng dược phẩm. Đây là yếu tố quan trọng giúp nhà thuốc xây dựng niềm tin với khách hàng. Quy trình thao tác chuẩn SOP trong nhà thuốc cần tuân thủ các nguyên tắc:

• List công việc cần làm
• Thực hiện nghiêm túc các công việc theo task list
• Ghi chép toàn bộ quá trình thực hiện
• Rà soát hệ thống SOP định kỳ
• Soạn thảo quy trình thao tác theo mệnh lệnh cách, từ ngữ ngắn gọn, dễ hiểu.

3. SOP Trong Ngành Khách Sạn

Trong kinh doanh khách sạn SOP là quy trình tiêu chuẩn riêng cho từng bộ phận. Hệ thống quy trình hướng dẫn nhân viên thực hành công việc chất lượng và hiệu suất nhanh chóng.

Về cơ bản hệ thống SOP tại các bộ phận phải đảm bảo yêu cầu về khối lượng công việc, thời gian thực hiện, đặc điểm chuyên môn, kỹ năng và trình độ của từng nhân viên.

Ngành nhà hàng khách sạn có thể áp dụng SOP để tạo ra quy trình cho nhân viên

Người lao động cần thực hiện đúng quy trình và phát hiện những điều bất hợp lý trong hệ thống SOP để báo cáo và điều chỉnh kịp thời. Người quản lý có trách nhiệm giải thích, giám sát chặt chẽ việc thực hiện theo quy trình tiêu chuẩn của nhân viên. Tiếp thu ý kiến và tiến hành phân tích, điều chỉnh SOP phù hợp với tình hình thực tế.

Lợi Ích Khi Sử Dụng Quy Trình Thao Tác Chuẩn Sop

Với mỗi lĩnh vực SOP sẽ mang đến lợi ích riêng nếu thực hiện đúng quy trình. Dưới đây là một số lợi ích cụ thể. 

1. Lợi Ích Của SOP Với Ngành Sản Xuất Và Logistic

Đối với ngành sản xuất SOP mang đến nhiều lợi ích như:

• Tiết kiệm thời gian, tối đa hóa năng suất sản xuất
• Tránh lãng phí tài nguyên
• Giới thiệu quy trình sản xuất đến khách hàng
• Duy trì và nâng cao vị thế của doanh nghiệp
• Giảm thiểu rủi ro vay nợ và tối ưu hoá bảo mật
• Xây dựng thương hiệu tích cực, phát triển vững mạnh khi mở rộng sản phẩm.

Đối với ngành Logistics SOP giúp:

• Cung cấp dịch vụ cho khách hàng
• Cập nhật thông tin, dự báo nhu cầu ở thời điểm phân phối
• Kiểm soát lưu trữ, vận chuyển nguyên liệu
• Quản lý quy trình đặt hàng
• Lựa chọn địa điểm xây nhà máy, kho hàng
• Biên nhận, thu gom hàng hoá
• Phân loại, đóng gói và hỗ trợ sắp xếp hàng hóa.

2.  Lợi Ích Của SOP Với Ngành Quản Lý Khách Sạn

• Đào tạo nhân viên mới nhanh chóng
• Nâng cao ý thức tự giác và tinh thần trách nhiệm của nhân viên
• Đánh giá chính xác năng lực của nhân viên để khen thưởng, đề bạt, phê bình,...
• Quản lý theo dõi chi tiết công việc hàng ngày và cải thiện chính sách phù hợp
• Xác nhận điểm mạnh, điểm yếu của từng nhân viên để có phương án đào tạo hiệu quả nhất.

3. Một Số Lợi Ích SOP Mang Lại Cho Ngành Dược 

SOP đặt ra những tiêu chuẩn giúp đảm bảo chất lượng dược phẩm

• Định vị và chỉ đạo công việc để nhân viên y tế đảm bảo chất lượng, tiêu chuẩn hoạt động
• Tạo cơ sở đánh giá trình độ, kỹ năng của nhân viên
• Cung cấp hệ thống quy trình hoạt động tiêu chuẩn, giúp nhân viên ghi nhớ công việc của họ.
• Đào tạo nhân viên mới nhanh chóng
• Truy vấn thông tin, xác minh chất lượng thuốc và hệ thống nhà thuốc
• Tạo nền tảng sửa đổi và cải thiện quy trình kinh doanh
• Phân loại khiếu nại, thu hồi sản phẩm không đạt tiêu chuẩn trong quá trình lưu thông hoặc nhập khẩu.

Các Bước Xây Dựng Và Hướng Dẫn Vận Hành Quy Trình Chuẩn SOP

1. Các Bước Xây Dựng Quy Trình SOP Tiêu Chuẩn

Để xây dựng được một quy trình thao tác chuẩn SOP, doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Lập danh sách quy trình công việc

Bước 2: Lập kế hoạch SOP

Bước 3: Trao đổi với nhân viên về quy trình SOP phù hợp

Bước 4: Ghi chú, xem xét quá trình thực hiện

Bước 5: Thường xuyên cập nhật SOP theo tình hình thực tế.

Bên cạnh đó để quy trình SOP đạt hiệu quả tối ưu doanh nghiệp cần lưu ý:

• Nội dung quy trình rõ ràng, dễ hiểu, dễ tiếp nhận
• SOP cần được xem xét, phê duyệt ban hành bởi người có thẩm quyền
• Thường xuyên xem xét và cập nhật quy trình
• Nội dung, hình thức thay đổi linh hoạt để phù hợp với từng bộ phận

2. Hướng Dẫn Vận Hành Quy Trình Chuẩn SOP

Để vận hành quy trình SOP hiệu quả bạn có thể tham khảo một số quy chuẩn dưới đây.

2.1. Đối Với Các Cấp Quản Lý

Trực tiếp hướng dẫn và truyền đạt quy trình SOP đến nhân viên cấp dưới. Vì thế, người quản lý cần nắm rõ quy trình công việc để kiểm soát chặt chẽ và kịp thời phát hiện, xử lý sai sót trong quá trình thực hiện.

Bên cạnh đó, bạn cần phải biết lắng nghe ý kiến của nhân viên về vấn đề phát sinh hoặc những điểm không phù hợp để thay đổi, hoàn thiện quy trình SOP tốt hơn.

Người quản lý cần nắm rõ quy trình để truyền đạt SOP đến nhân viên

2.2. Đối Với Nhân Viên

Bạn là những người trực tiếp thực hiện công việc và chịu trách nhiệm theo quy trình SOP. Vì thế, bạn cần có tinh thần tự giác hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Không sai nghiệp vụ và đóng góp ý kiến, đề xuất cải tiến chất lượng sản phẩm, dịch vụ và biện pháp giúp nâng cao hiệu suất công việc.

Nhân viên không thể tự ý sáng tạo hoặc thay đổi quy trình có sẵn. Mọi sự thay đổi cần được cấp trên đồng ý trước khi thực hiện. Ngoài ra, bạn cần lắng nghe ý kiến của khách hàng để đề xuất và cải thiện quy trình SOP hiệu quả nhất có thể.

Nhân viên có thể đề xuất để cải thiện SOP

FieldCheck - Phần Mềm Giúp Chuẩn Hóa Quy Trình Vận Hành Tại Cửa Hàng

FieldCheck là ứng dụng phần mềm hỗ trợ quản lý quy trình vận hành doanh nghiệp sở hữu nhiều tính năng ưu việt. Trong đó, có quản lý hành chính - nhân sự, quản lý nhân viên thị trường, hàng tồn kho, trưng bày sản phẩm, chấm công, tính huê hồng tự động,...Mọi thao tác được thực hiện trực tiếp trên máy tính hoặc điện thoại di động.

Theo dõi cách trưng bày tại cửa hàng trên FieldCheck

Ứng dụng FieldCheck trong quy trình vận hành của cửa hàng giúp nhà quản lý tối ưu thời gian và chi phí quản lý. Bởi mọi thao tác như check-in/check-out, quản lý chấm công, quản lý ngày nghỉ phép, thông báo ca làm việc,...đều được thực hiện nhanh chóng trên điện thoại.

Nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi hiệu suất công việc của nhân viên, cách trưng bày gian hàng, hiệu quả bán hàng, phân tích đối thủ và lưu trữ thông tin khách hàng trên cùng một hệ thống.

Kế hoạch, báo cáo được cập nhật nhanh chóng. Nhà quản lý có thể phân quyền sử dụng cho người thực hiện nhiệm vụ. Đồng thời phân công công việc trực tiếp trên nền tảng online mà không bị giới hạn về thời gian, địa điểm.

FieldCheck cũng có thể tạo báo cáo

Quá trình trao đổi thông tin, đóng góp ý kiến dễ dàng thông qua tính năng chat trực tuyến của ứng dụng. Đặc biệt, phần mềm cho phép bạn cập nhật dữ liệu cả online và offline và có thể sử dụng đồng thời với các ứng dụng có sẵn trên thiết bị. 

Dữ liệu doanh nghiệp được bảo mật tuyệt đối, không lo rò rỉ, bị xoá hay mất cắp. Với ứng dụng doanh nghiệp của bạn sẽ vận hành chuyên nghiệp và bùng nổ doanh số trong tương lai.