Quy Trình Thao Tác Chuẩn SOP Trong Nhà Thuốc
Để sở hữu quy trình thao tác chuẩn SOP, các nhà thuốc cần nghiên cứu kỹ lưỡng các tiêu chuẩn cần có trong việc mua/bán thuốc, kiểm tra chất lượng thuốc và bảo quản thuốc.
Ngoài ra, quy trình thao tác chuẩn SOP tại nhà thuốc còn đòi nhiều bước thực hiện khác nhau. Để giúp doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực này có được các thao tác chuẩn, FieldCheck đã nghiên cứu và đề xuất quy trình thao tác chuẩn SOP mẫu trong nội dung bài viết hôm nay.
Nhà thuốc GPP
Sơ lược về SOP
SOP (hay Standard Operating Procedure) là quy trình hoạt động chuẩn được thiết lập nhằm hướng dẫn cũng như đảm bảo chất lượng thực hiện công việc tại các cơ sở kinh doanh. Sử dụng SOA giúp hạn chế sai sót tối đa.
Ngoài ra, việc thiết kế tài liệu chuẩn SOP còn giúp doanh nghiệp và các cửa hàng đào tạo nhân viên hiệu quả, hỗ trợ nhân viên mới có thể bắt kịp tiến độ công việc nhanh chóng.
Xem chi tiết: Quy trình chuẩn SOP là gì?
Quy trình thao tác chuẩn SOP là tập hợp các hoạt động diễn ra tại một doanh nghiệp. Quy trình SOP có thể cung cấp nhiều lợi ích cho vận hành các hoạt động của cửa hàng như:
- Tiết kiệm thời gian và nhân lực thực hiện công việc nhờ xây dựng quy trình vận hành rõ, hỗ trợ các nhiệm vụ có trong quy trình được xử lý chủ động và nhanh chóng.
- Hạn chế các sai sót và vấn đề lãng phí thời gian và nhân lực khi áp dụng quy trình mới.
- Đồng bộ và đảm bảo năng suất làm việc trong doanh nghiệp nhờ ứng dụng một chuẩn SOP trên phạm vi toàn doanh nghiệp.
- Kiểm soát chất lượng hoạt động tại nhà thuốc.
Quy Trình Thao Tác Chuẩn SOP Trong Nhà Thuốc
Riêng đối với việc kinh doanh nhà thuốc, quy trình hoạt động chuẩn SOP bao gồm các bước làm cụ thể trong vận hành nhà thuốc.
Thông thường nhà thuốc thường có quy trình hoạt động như sau: mua thuốc, kiểm tra chất lượng, bán thuốc không theo đơn và theo đơn, cuối cùng là việc xử lý các khiếu nại từ khách hàng.
Quy trình thao tác chuẩn SOP nhà thuốc
Để có thể đạt được chất lượng tiêu chuẩn, các nhà thuốc cần có các quy trình chuẩn hóa như:
- Mua thuốc & kiểm tra chất lượng
- Pha chế thuốc dựa trên đơn
- Bán không theo đơn/theo đơn
- Bảo quản & kiểm soát chất lượng thuốc
- Giải quyết khiếu nại (nếu có)
Cùng tìm hiểu thêm một quy trình thao tác chuẩn SOP chi tiết sẽ như thế nào ở nội dung bên dưới.
Bước 1: Chào hỏi khách hàng
Chào hỏi khách hàng là một trong những thao tác mà mỗi nhân viên tại nhà thuốc cần nắm rõ. Các nhân viên cần thể hiện được thái độ hòa nhã và chào đón khách hàng ngay khi khách bước chân vào nhà thuốc.
Một trong những điều kiện quan trọng mà mỗi nhà thuốc cần phải nhớ là cần đảm bảo bí mật về mọi thông tin mua hàng từ khách hàng.
Chào đón khách hàng niềm nở
Bước 2: Kiểm tra đơn thuốc
Bước tiếp theo để có được quy trình chuẩn SOP tại nhà thuốc là các dược viên cần kiểm tra kỹ lượng đơn thuốc mà khách hàng cung cấp. Danh sách một số điểm mà dược viên tại mỗi nhà thuốc cần ghi nhớ như sau:
- Kiểm tra hiệu lực của đơn thuốc: thường sẽ dưới 5 ngày
- Kiểm tra tính hợp lệ của đơn, có theo mẫu quy định và có đủ thông tin như tên, dấu bệnh viện, bác sỹ, chữ ký, v.v hay không
- Kiểm tra thông tin bệnh nhân và bệnh được chẩn đoán
- Đặc biệt chú ý đến tên thuốc, số lượng, hàm lượng, nồng độ, liều dùng, cách dùng
Bước 3: Nhập dữ liệu đơn thuốc và tiến hành thanh toán
Hiện nay, các nhà thuốc phải bắt buộc kết nối với hệ thống dữ liệu dược của quốc gia. Theo đó khi dược viên tại nhà thuốc thực hiện bất kỳ toa đơn nào đều cần phải nhập các thông tin đơn thuốc vào phần mềm quản lý trên máy tính để lưu trữ thông tin.
Nhập đơn hàng và thanh toán
Trong trường hợp nhà thuốc hết loại thuốc được kê trong đơn thì cần phải thông báo với bệnh nhân và yêu cầu kê đơn lại hay chọn các loại thuốc có thành phần và công dụng tương đương nếu bệnh nhân yêu cầu.
Tuy nhiên, quy định hiện này thì chỉ dược viên ở cấp độ đại học mới có quyền thay thế thuốc.
Khi bán theo đơn, nhà thuốc cần in hóa đơn bán và thu tiền theo đơn theo quy trình SOP chuẩn. Nếu khách không mua thuốc, nhà thuốc cần hủy đơn và trả lại đơn.
Bước 4: Lấy thuốc theo đơn
Bước tiếp theo nhân viên nhà thuốc cần lấy thuốc theo đơn, cần trình bày rõ liều dùng và cách dùng. Nếu có bất kỳ lưu ý gì về đơn thuốc, nhân viên cũng cần nói rõ với khách hàng hay ghi chú lại trên túi thuốc.
Ngoài ra, túi đựng thuốc cần đạt tiêu chuẩn tránh ảnh hưởng đến chất lượng thuốc. Trong trường hợp thay thế thuốc, nhân viên cần ghi rõ các thông tin của thuốc và số lượng thuốc đã thay thế.
Lấy thuốc theo đơn
Bước 5: Hướng dẫn sử dụng và giao đơn
Bước cuối cùng là nhân viên nhà thuốc cần hướng dẫn cũng như giải thích cho khách biết về các loại thuốc, liều dùng và công dụng của thuốc. Nếu có các chống chỉ định, cần được trình bày rõ để khách có thể biết và thực hiện.
Sau đó là giao thuốc cho khách và không quên chào cảm ơn khách hàng.
Dù luôn có quy trình chặt chẽ trong nhà thuốc, nhưng các sai sót vẫn luôn xảy ra do cách vận hành thủ công dựa trên yếu tố con người. Để hạn chế điều này, hầu hết các nhà thuốc hiện nay đều ứng dụng các công nghệ kỹ thuật số để:
- Đánh giá hiệu quả hoạt động của cửa hàng, thiết bị và năng suất làm việc của nhân viên.
- Cập nhật tình trạng nhà thuốc theo thời gian thực để phát hiện những chỗ cần cải thiện ngay lập tức.
- Quản lý trưng bày đạt chuẩn tại mỗi nhà thuốc.
- Hỗ trợ nhân viên bán hàng cực kỳ hiệu quả.
Những Lưu Ý Khi Thao Tác
Trong vận hành nhà thuốc, có một số tiêu chí cần nhà thuốc phải tuân thủ. Sau đây là danh sách những điều mà nhà thuốc cần phải lưu ý:
- Liệt kê các công việc cần thực hiện với hệ thống nhà thuốc
- Tiến hành công việc
- Ghi chép lại thông tin công việc chính xác và đầy đủ
- Kiểm tra quy trình SOP định kỳ
Ngoài ra, khi bán hàng tại nhà thuốc, các nhân viên nhà thuốc cần sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu và ngắn gọn, tránh sử dụng từ địa phương hay từ dễ gây nhầm lẫn.
Tư vấn dễ hiểu
Một nhà thuốc chất lượng cần có quy trình thao tác chuẩn SOP bao gồm:
- Mua thuốc & kiểm tra chất lượng thuốc
- Pha chế thuốc theo đơn
- Bán thuốc không theo đơn/theo đơn
- Bảo quản & kiểm soát chất lượng
- Giải quyết khiếu nại (nếu có)
Kết Luận
Tóm lại, các chủ nhà thuốc nên ứng dụng quy trình thao tác chuẩn SOP vào hoạt động vận hành của mình. Quy trình này sẽ giúp kiểm soát hoạt động cũng như nhân viên bán hàng tại nhà thuốc tốt hơn. Việc quản trị rủi ro về đơn thuốc hay khiếu nại cũng trở nên tối ưu hơn.
