Checklist Kỹ Thuật Số: Doanh Nghiệp Có Nên Chuyển Đổi?
Như đã đề cập trong nội dung trước, việc kiểm tra cửa hàng bán lẻ là rất quan trọng đối với các chủ doanh nghiệp để nắm được những gì đang diễn ra trong cửa hàng của họ. Theo truyền thống, ban quản lý thực hiện kiểm tra cửa hàng bằng cách sử dụng bảng tính và phương pháp bút và giấy.
Phương pháp này khá tốn thời gian và gây tiêu hao tài nguyên lớn. Nhờ sự tiến bộ của công nghệ, checklist kỹ thuật số đã trở thành một phương pháp ngày càng phổ biến để các doanh nghiệp kiểm tra hiệu suất của chuỗi cửa hàng của họ.
Vậy chính xác tại sao các doanh nghiệp chuyển sang danh sách kiểm tra kỹ thuật số? Hãy tìm ra câu trả lời trong bài viết hôm nay.
Nhờ sự tiến bộ của công nghệ, checklist kỹ thuật số đã trở thành một phương pháp ngày càng phổ biến trong doanh nghiệp
Tại Sao Doanh Nghiệp Sử Dụng Checklist Kỹ Thuật Số?
Rõ ràng là các công nghệ trao quyền đáng kể cho quy trình làm việc của nhân viên trong các ngành khác nhau. Nhân viên hiện trường và nhân viên từ xa có thể tận dụng sự tiến bộ này trong quy trình làm việc bằng cách chuyển từ danh sách kiểm tra trên giấy sang các giải pháp kỹ thuật số.
Hãy cùng khám phá một số lợi ích nổi bật của digital checklist trong nội dung sau.
Nâng Cao Tinh Thần Trách Nhiệm
Điều quan trọng đối với các doanh nghiệp là nâng cao trách nhiệm giải trình trong ngành. Khi nói đến khía cạnh này, danh sách kiểm tra kỹ thuật số có thể nâng cao khía cạnh đó theo những cách khác nhau.
#1. Xác Minh Hoàn Thành Nhiệm Vụ
Khi bạn áp dụng danh sách kiểm tra kỹ thuật số thực tế, bạn có thể nhanh chóng kiểm tra hoặc báo cáo quy trình của các nhiệm vụ. Cách này rất hữu ích và tiết kiệm thời gian vì bạn sẽ không phải gọi điện, gửi email và liên hệ với các nhân viên có liên quan để nắm tình hình dự án.
#2. Đảm Bảo Tuân Thủ Các Tiêu Chuẩn Và Giao Thức Hiệu Suất Thiết Yếu
Việc duy trì tuân thủ các thủ tục kinh doanh và tiêu chuẩn ngành có thể là một thách thức. Tuy nhiên, điều quan trọng là tuân thủ quy định, sự hài lòng của khách hàng và sự an toàn.
Danh sách kiểm tra kỹ thuật số cung cấp cho doanh nghiệp khả năng đảm bảo tuân thủ kinh doanh thông qua các bước khác nhau cần hoàn thành.
#3. Theo Dõi Thời Gian Làm Việc Hoặc Nhiệm Vụ
Bằng cách theo dõi thời gian thực hiện nhiệm vụ, bạn có thể đo lường và theo dõi mức độ hiệu quả của công việc đang được hoàn thành. Nó cũng hữu ích để nâng cao năng suất bằng cách cung cấp thông tin chi tiết về các hoạt động điều hành mà bạn có thể cải thiện.
Một trong những lợi ích nổi bật của digital checklist là theo dõi công việc hiệu quả
#4. Thể Hiện Giá Trị
Khi áp dụng checklist kỹ thuật số, các nhà bán lẻ có thể có bằng chứng "cụ thể" về mức độ hiệu quả của nhân viên trong việc thực hiện các nhiệm vụ và đóng góp vào sự thành công của công ty họ. Cách này sẽ đảm bảo doanh nghiệp có thể thể hiện giá trị của mình bằng các mục tiêu đã hoàn thành khi cần thiết.
#5. Giảm Thiểu Sai Sót Do Con Người Trong Việc Nhập Và Thu Thập Dữ Liệu
Như bạn có thể biết, lỗi của con người khá phổ biến trong các ngành công nghiệp khác nhau. Điều đó nói rằng, khi sử dụng các hệ thống quan trọng, dữ liệu nhạy cảm và bảo mật, bạn có thể cắt giảm hoặc giảm thiểu sai sót. Đây là nơi danh sách kiểm tra kỹ thuật số có thể thực hiện được.
#6. Cập Nhật Thông Tin Kịp Thời
Danh sách kiểm tra kỹ thuật số có thể được cập nhật tự động và liên tục. Giải pháp sẽ đảm bảo bạn sẽ không làm việc với các hệ thống và biểu mẫu lỗi thời. Danh sách kiểm tra kỹ thuật số giúp loại bỏ nhu cầu gửi các biểu mẫu mới trên giấy bất cứ khi nào có thay đổi.
Danh sách kiểm tra kỹ thuật số có thể được cập nhật tự động và liên tục
Nâng Cao Hiệu Quả Hoạt Động
Danh sách kiểm tra kỹ thuật số có thể tối đa hóa hiệu quả của doanh nghiệp hoặc nâng năng suất lên một tầm cao mới.
#7. Tập Trung Vào Nhiệm Vụ Trong Tầm Tay
Nhận thức và hiểu rõ nhiệm vụ liên quan sẽ giúp nhân viên tăng hiệu quả rất lớn. Sự tự tin đạt được với sự thể hiện nổi bật các mục tiêu và các bước để hoàn thành công việc có thể nâng cao chất lượng công việc.
#8. Cắt Giảm Thời Gian Thực Hiện Nhiệm Vụ
Khi kiểm toán viên hoặc nhân viên nhập dữ liệu hoặc kiểm tra một số cơ sở, danh sách kiểm tra kỹ thuật số giúp giảm thời gian cần thiết để thực hiện công việc. Bạn có thể tập trung vào việc cải thiện chất lượng công việc bằng cách tiết kiệm thời gian cho các nhiệm vụ.
#9. Nắm Bắt Toàn Bộ Thông Tin Trong Tổ Chức
Bạn có thể loại bỏ những khó khăn khi sắp xếp các đơn đặt hàng công việc trong xe dịch vụ hoặc trên bàn làm việc của nhân viên trong cơ sở. Danh sách kiểm tra kỹ thuật số cung cấp một cách có tổ chức, nhất quán cao để tiếp cận dữ liệu bạn cần.
#10. Cắt Giảm Thủ Tục Giấy Tờ
Làm quá nhiều thủ tục giấy tờ khá lãng phí, trong khi các thủ tục tốn nhiều giấy tờ có thể lãng phí thời gian.
Việc sử dụng danh sách kiểm tra kỹ thuật số có thể cho phép người giám sát hoặc bất kỳ nhân viên nào cắt giảm thủ tục giấy tờ gây lãng phí thời gian. Do đó, việc phân bổ các thủ tục và nhiệm vụ trở nên dễ dàng hơn.
Checklist kỹ thuật số giúp cắt giảm thủ tục giấy tờ gây lãng phí thời gian
#11. Loại Bỏ Chi Phí Vận Hành Thủ Công Không Cần Thiết
Các hoạt động vận hành thủ công có thể nặng nề một cách đáng ngạc nhiên đối với việc quản lý. Từ lưu trữ giấy và xử lý tài liệu đến chi phí môi trường và in ấn, doanh nghiệp của bạn có thể cắt giảm chi phí cho các hoạt động thủ công.
#12. Nâng Cao Tính Linh Hoạt
Khi số hóa danh sách kiểm tra, có một quan niệm sai lầm rằng bạn bị mắc kẹt với máy tính để bàn và máy tính xách tay. Điều đó nói rằng, với máy tính bảng hoặc điện thoại di động, chủ doanh nghiệp có thể lấy danh sách kiểm tra để truy cập dữ liệu mọi lúc, mọi nơi.
Tăng Cường Sự Tham Gia Của Nhóm
Cải thiện sự tham gia và giao tiếp là một lợi ích khác của danh sách kiểm tra kỹ thuật số đồng thời nâng cao sự hợp tác và làm việc theo nhóm.
#13. Cung Cấp Khả Năng Hiển Thị Cho Tất Cả Các Công Việc
Danh sách kiểm tra kỹ thuật số cung cấp khả năng chia sẻ dễ dàng các nhiệm vụ, lịch trình và quy trình, đảm bảo tất cả nhân viên phù hợp đều có khả năng hiển thị cao đối với nhiệm vụ đang được hoàn thành.
Nó cũng giúp các phòng ban, nhóm và địa điểm làm việc cùng nhau và xử lý các rào cản hoặc thủ tục bị đình trệ. Danh sách kiểm tra kỹ thuật số có thể làm cho các nhiệm vụ báo cáo minh bạch và đơn giản hơn nhiều.
Danh sách kiểm tra kỹ thuật số cung cấp khả năng chia sẻ dễ dàng
#14. Tăng Cường Giao Tiếp Giữa Các Nhân Viên
Danh sách kiểm tra kỹ thuật số có thể cho phép tất cả các thành viên trong nhóm giao tiếp hiệu quả và nhanh chóng mà không cần xử lý tài liệu giấy. Cách này có thể mang lại lợi ích đáng kể khi liên lạc kịp thời về trạng thái công việc và các hành động tiếp theo.
Cải Thiện Lòng Tin Giữa Người Quản Lý Và Nhân Viên
Có lẽ hơi ngạc nhiên, nhưng danh sách kiểm tra kỹ thuật số rất hữu ích để xây dựng lòng tin với nhân viên cấp quản lý và tạo uy tín cho nhân viên làm việc từ xa.
#15. Cải Thiện Độ Chính Xác Và Độ Chính Xác Của Dữ Liệu
Danh sách kiểm tra kỹ thuật số có thể cung cấp dữ liệu chính xác và đầy đủ theo thời gian thực với các kiểm tra nhất quán. Dữ liệu phù hợp có thể mang lại sự rõ ràng cho quy trình làm việc và có thể cho phép người giám sát hoặc nhân viên quản lý khác theo dõi hiệu suất và xu hướng.
#16. Đạt Được Sự Tự Tin Với Trách Nhiệm Giải Trình Rõ Ràng
Khả năng hiển thị dự án đang diễn ra theo thời gian thực là rất quan trọng để giữ cho các hoạt động vận hành diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Danh sách kiểm tra kỹ thuật số có thể cung cấp các quy trình được tiêu chuẩn hóa, đảm bảo rằng tất cả các nhiệm vụ được thực hiện một cách nhất quán và ở mức chất lượng cao.
Theo đó, nó có thể giúp bạn hoặc tất cả các thành viên khác trong nhóm tự tin theo dõi các bước và xác nhận hiệu suất cũng như năng suất trong thời gian thực.
Digital checklist cung cấp khả năng hiển thị dự án theo thời gian thực
Mẹo Để Tạo Checklist Kỹ Thuật Số
Nếu bạn muốn sử dụng danh sách kiểm tra kỹ thuật số, hãy xem xét các mẹo sau đây mà chúng tôi đã nghiên cứu để tham khảo.
- Xác định các mục tiêu và thủ tục của nhân viên của bạn một cách ngắn gọn và rõ ràng
- Liên quan đến tất cả các lĩnh vực hoạt động có thể cung cấp thông tin quan trọng
- Thêm hình ảnh và ghi chú để hiểu nhiệm vụ tốt hơn
- Chọn một công cụ hoặc ứng dụng để số hóa danh sách kiểm tra
- Thêm danh sách nhiệm vụ dựa trên lĩnh vực
- Tiến hành kiểm tra thông thường để nâng cao năng suất
- Cho biết giới hạn thời gian cho mỗi nhiệm vụ
Để biết thêm thông tin, bạn có thể xem xét checklist kỹ thuật số 5s để thiết lập văn hóa nơi làm việc tùy thuộc vào chất lượng thể chất và tinh thần của nhân viên. Những ưu điểm chính bao gồm:
- Thứ tự: các cơ sở được dán nhãn để dễ nhận biết
- Phân loại: nó chỉ bao gồm các thiết bị thiết yếu
- Sạch sẽ: liên quan đến thực tế là nơi làm việc vẫn sạch sẽ hoàn hảo
- Tiêu chuẩn hóa: mọi thứ được lưu mạch lạc
- Kỷ luật: đánh giá nội bộ được thực hiện và dựa trên kết quả và những gì cần cải thiện
- Kết luận: tổng kết và lấy chứng nhận
FieldCheck - Giải Pháp Tốt Nhất Cho Danh Sách Kiểm Tra Kỹ Thuật Số
Hiểu được nhu cầu của các doanh nghiệp trong audit bán lẻ, FieldCheck đã phát triển thành một nền tảng hữu ích để cung cấp danh sách kiểm tra kỹ thuật số một cách dễ dàng. Theo đó, bạn có thể tạo nhiệm vụ và phân công nhân sự liên quan thông qua hệ thống.
#1. Cung Cấp Đa Dạng Các Loại Câu Hỏi
Về việc tạo bảng câu hỏi, điều khiến FieldCheck trở nên nổi bật là khả năng cung cấp các loại câu hỏi khác nhau để kiểm tra, chẳng hạn như trắc nghiệm, thanh trượt, kiểm tra SKU và ma trận, v.v.
Dựa trên tính chất kinh doanh của bạn, bạn có thể chọn loại câu hỏi phù hợp khi tạo danh sách kiểm tra kỹ thuật số. Sau khi hoàn thành có thể dễ dàng mời người phụ trách làm nhiệm vụ trên hệ thống mà không cần gửi email.
Ngoài ra, bạn có thể tạo thông báo gửi đến thiết bị của nhân viên để nhắc nhở họ hoàn thành công việc. Khi bạn nhấn nút gửi, họ sẽ ngay lập tức nhận được nó trên thiết bị của họ.
Đa dạng các loại câu hỏi
#2. Phương Pháp Làm Nhiệm Vụ Linh Hoạt
Có trường hợp không có mạng Internet ổn định để nhân viên làm nhiệm vụ. Để giải quyết vấn đề này, FieldCheck tích hợp tính năng này để hoạt động cả ngoại tuyến và trực tuyến. Do đó, bạn không cần lo lắng về việc mất kết nối Internet khi thực hiện tác vụ.
Khi mất kết nối mạng, toàn bộ dữ liệu sẽ được lưu trữ tạm thời trong ứng dụng và tự động tải lên khi có Internet.
#3. Báo Cáo Theo Thời Gian Thực
FieldCheck loại bỏ vấn đề nhân viên chỉ làm báo cáo chỉ để báo cáo mà không có bất kỳ câu chuyện nào đằng sau các con số.
Để giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu, giải pháp của chúng tôi cung cấp các phân tích chuyên sâu thông qua các nhiệm vụ được gửi để bạn có thể dễ dàng biết được xu hướng kinh doanh để hành động kịp thời và kịp thời.
Báo cáo theo thời gian thực
Lời Kết
Tóm lại, checklist kỹ thuật số có thể được áp dụng như một công cụ thực hiện audit tốt hơn. FieldCheck là cung cấp giải pháp audit bán lẻ tốt hơn để theo dõi tình hình kinh doanh, nắm bắt xu hướng kinh doanh và đón nhận mọi rủi ro tiềm ẩn có thể phát sinh.
Do đó, những người ra quyết định có thể được hỗ trợ để giải quyết mọi vấn đề và có thời gian để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh nhằm phát triển bền vững. Nếu bạn quan tâm đến giải pháp của chúng tôi, vui lòng xem qua các giải pháp của chúng tôi tại đây.
Tìm hiểu cách FieldCheck có thể hỗ trợ doanh nghiệp của bạn ngay hôm nay
