Sở Hữu Môi Trường Giao Tiếp Hiệu Quả Với Nhân Viên Tuyến Đầu
Giao tiếp là một công cụ quan trọng để đạt được năng suất cao và xây dựng mối quan hệ bền chặt giữa mọi người ở mọi cấp độ trong công ty. Nhiều nhà quản trị đã đầu tư năng lượng và thời gian vào việc cung cấp các đường dây liên lạc rõ ràng và ngắn gọn.
Kết quả là, họ có thể xây dựng lòng tin và lòng trung thành của nhân viên, dẫn đến tăng năng suất, tinh thần và sản lượng. Giao tiếp với nhân viên tuyến đầu kém tại một tổ chức chắc chắn sẽ dẫn đến tình trạng làm việc thiếu động lực, ảnh hưởng đến hiệu suất chung của họ và tổ chức.
Nhân viên tuyến đầu
Tầm Quan Trọng Của Giao Tiếp Với Nhân Viên Tuyến Đầu
Chiến lược và kế hoạch tốt đóng vai trò trọng yếu đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Tuy nhiên, cách thức các phòng ban làm việc và hợp tác với nhau cũng quan trọng không kém.
Để mọi thành viên có thể hoàn thành công việc của mình một cách tốt nhất thì việc trao đổi thông tin hợp lý là cần thiết. Theo đó, việc trao đổi thông tin qua các kênh khác nhau thường tạo ra nhiều rắc rối và khó tiếp thu.
Kết quả là các thông tin quan trọng thường bị bỏ lỡ và khiến việc ưu tiên công việc và theo sát công việc gặp trở ngại. Và bởi vì các tổ chức trở nên ngày càng hợp tác đa chiều, thế nên việc kết nối mọi người ngày càng trở nên quan trọng.
Theo một nghiên cứu từ the Loop về feedback từ đội field force, 40% cảm thấy cấp lý không hiểu rõ vai trò của họ dựa vào nhận xét mà họ nhận được. Vấn đề này là do việc trao đổi thông tin giữa các bên không thống nhất và rõ ràng.
Trong bối cảnh thị trường bán lẻ ngày càng trở nên cạnh tranh, các doanh nghiệp có thể giữ vững vị thế của mình thường là những tên tuổi hiểu rõ được tầm quan trọng của việc giao tiếp hiệu quả trong công việc.
Giao tiếp để trở nên hiệu quả cần cho thấy được hành động, ý nghĩa, ý định và đồng cảm. Ngoài ra, yếu tố quan trọng khác là mọi người đều có thế tiếp cận được thông tin hữu ích. Và quan trọng hơn, người tiếp nhận thông tin cần nắm rõ được đích của việc giao tiếp đó là gì.
Trên thực tế, những biểu mẫu chỉ dẫn sơ sài không kèm chú thích hay những bản ghi chép dài vô tận không được xem là giao tiếp. Chúng chỉ có thể được là ngôn ngữ. Thay vào đó, giao tiếp chỉ có ý nghĩa khi có được các tính chất sau:
- Trực tiếp
- Rõ ràng
- Hấp dẫn
- Liên quan
Giao tiếp hiệu quả đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong bất cứ doanh nghiệp nào
Bên cạnh đó, để đánh giá sự hiệu quả của giao tiếp, bạn có thể sử dụng 3 yếu tố đo lường sau đây.
- Tăng cường tương tác: Nghiên cứu của BeeKeeper cho thấy, 31% nhân viên cảm thấy muốn gắn bó với công việc của mình. Nguyên nhân là vì họ không cảm nhận được môi trường làm việc có ý nghĩa và mình là một phần của tổ chức.
Trong trường hợp này, việc giao tiếp, trao đổi và chia sẻ cởi mở, rõ ràng và nhất quán sẽ mang lại cho nhân viên cảm giác muốn được gắn bó với doanh nghiệp hơn.
- Cải thiện tính hiệu quả: Việc giao tiếp kém tại tổ chức có thể dẫn đến vấn đề chậm trễ và hiểu lầm trong công việc. Ngoài ra, nó còn ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của công việc.
Vì nếu nội dung công việc không được trao đổi rõ ràng thì dễ dẫn đến trường hợp nhân viên thực hiện công việc không đúng với kế hoạch.
Chính vì vậy, doanh nghiệp cần đảm bảo tạo ra môi trường trao đổi thông tin dễ dàng, rõ ràng và hiệu quả, tránh rủi ro ảnh hưởng đến hiệu suất công việc.
- Tăng năng suất: Nhân viên nắm chắc thông tin công việc sẽ tự tin làm việc hiệu quả và cảm thấy gắn bó với tổ chức hơn.
Tương tự, đối với các nhân viên làm việc ngoài thị trường như nhân viên cửa hàng, khi họ được cung cấp đầy đủ thông tin về công việc thì họ sẽ làm việc tốt hơn.
Cuối cùng, các phương pháp hay nhất dành cho nhân viên tuyến đầu là giúp nhân viên đưa ra quyết định đúng đắn và thực hiện công việc một cách tốt nhất.
Giao tiếp hiệu quả góp phần tăng năng suất lao động
Những Cách Làm Tốt Nhất Để Giao Tiếp Công Việc Với Nhân Viên Tuyến Đầu
Theo một nghiên cứu gần đây được thực hiện bởi Safety Culture, 40% người lao động làm việc ngoài công sở cho biết họ không thể kết nối và đạt được mục tiêu giao tiếp với lãnh đạo của mình, 44% cho rằng giao tiếp trong tổ chức thường là "vô nghĩa" và 30% cho biết giao tiếp nội bộ cản trở khả năng để thực hiện công việc của họ.
Có rất nhiều kênh từ gặp mặt trực tiếp đến các kênh kỹ thuật số giúp cấp quản lý hiểu và giao tiếp tốt với nhân viên tuyến đầu. Chưa kể rằng, giao tiếp sẽ không đạt hiệu quả nếu không có sự luyện tập tốt và nỗ lực đủ.
Các phương pháp hay nhất về giao tiếp với nhân viên được coi là cách tốt nhất cho các công ty cung cấp dịch vụ ngoài thị trường trong việc phát triển các chiến lược hữu ích nhằm định vị các nhóm để thành công.
Đặt Ra Mục Tiêu Giao Tiếp
Một điều chắc chắn là luôn có lỗ hổng trong giao tiếp giữa các nhân viên làm việc ở các vị trí và có trách nhiệm khác nhau trong cùng một công ty. Việc vận dụng các phương pháp để giao tiếp hiệu quả với nhân viên có thể thu hẹp khoảng cách đó và tận dụng các nguồn lực chính của tổ chức để hoàn thành các mục tiêu trong kinh doanh.
Để làm được điều này, bạn nên thận trọng xác định mục tiêu của mình trong quá trình phát triển một kế hoạch giao tiếp hiệu quả. Dưới đây là một vài lợi ích bạn có thể nhận được khi bạn lên kế hoạch chu đáo và có tổ chức tốt:
- Gia tăng sự tham gia và năng suất làm việc của nhân viên
- Giữ chân nhân viên và cải thiện trải nghiệm của nhân viên
- Nâng cao năng suất và giải quyết vấn đề nhanh hơn
- Tiết kiệm tiền và thời gian cho công ty
Sử Dụng Nhiều Loại Kênh Giao Tiếp
Chúng ta có rất nhiều cách để chia sẻ và trò chuyện với những đối tượng lao động như lực lượng thành viên và các nhóm làm việc từ xa. Một trong số đó có thể là tổ chức các cuộc họp hành lang trực tuyến, cho phép những nhân viên không làm việc tại văn phòng được lắng nghe trực tiếp từ lãnh đạo cao nhất của công ty họ.
Kênh này đặc biệt quan trọng để giúp nhân viên tuyến đầu hiểu được vai trò của họ đóng góp như thế nào vào thành công chung của tổ chức và để sắp xếp các hoạt động hàng ngày của họ với tầm nhìn của lãnh đạo.
Một phương pháp khác để giao tiếp với nhân viên tuyến đầu là giới thiệu sản phẩm và dịch vụ thông qua các bài thuyết trình. Bạn cũng có thể sản xuất video và tài liệu cho các buổi đào tạo và cập nhật chính sách hoặc sử dụng ứng dụng trò chuyện để gửi tin nhắn khẩn cấp.
Nhưng dù thế nào thì các hình thức giao tiếp khác nhau đều có thể được sử dụng dựa trên thông điệp, đối tượng nhân viên và văn hóa của công ty.
Giao tiếp đa kênh
Thu Thập Phản Hồi Của Nhân Viên
Giao tiếp là một con đường hai chiều. Cả nhân viên ở tuyến đầu và người quản lý nên tìm cách tương tác để giao tiếp minh bạch và hiểu rõ nhau hơn. Với kiến thức của mình về hành vi của khách hàng, nhân viên lưu động là những người quan sát rõ nhất cách những lựa chọn trong phòng họp ảnh hưởng như thế nào đến hoạt động hàng ngày và có thể cung cấp những hiểu biết mới cho các quyết định sau.
Vì vậy, làm thế nào bạn có thể biết liệu giao tiếp nhóm của bạn có khả thi hay không? Hỏi ý kiến của các thành viên trong nhóm là cách tiếp cận tốt nhất để tìm hiểu xem một phương pháp giao tiếp có hiệu quả hay không và cách cải thiện nó.
Một kế hoạch giao tiếp nội bộ hiệu quả có thể giúp bạn trao quyền cho nhân viên tuyến đầu đóng góp ý kiến về cách thức thực hiện công việc kinh doanh, giúp hoạt động đơn giản và hiệu quả hơn. Hãy nhớ để làm cho nó dễ dàng cho họ.
Một hộp thư riêng nơi nhân viên có thể gửi phản hồi của mình là cấp độ góp ý cơ bản nhất, nhưng nếu có một biểu mẫu tùy chỉnh, đơn giản để điền vào sẽ tốt hơn nhiều.
Thu thập phản hồi của nhân viên
Sử Dụng Các Công Cụ Di Động
Nhân viên lưu động của bạn không ngồi ở bàn làm việc. Họ làm việc ngoài đường, tại các địa điểm của khách hàng hoặc tại dây chuyền lắp ráp. Thông thường, họ khó liên lạc qua mạng nội bộ và email hơn vì họ không cắm mặt vào máy tính để kiểm tra email cả ngày.
Do đó, một trong những cách giao tiếp quan trọng nhất đối với nhân viên tuyến đầu là dùng ứng dụng di động. Việc giao tiếp sẽ trở nên đơn giản hơn với hệ điều hành tuyến đầu thân thiện với thiết bị di động.
Tại Sao Zalo Không Thể Là Công Cụ Giao Tiếp Kinh Doanh Tối Ưu
Nếu bạn thiết lập mạng nội bộ, hãy đảm bảo nhân viên tuyến đầu của bạn có quyền truy cập vào mạng đó. Nếu không, bạn càng làm cho mọi việc trở nên tệ thêm bởi khoảng cách giữa họ với lực lượng lao động làm việc tại văn phòng của bạn.
Vấn đề với những người không làm việc tại bàn là họ thường không có bàn làm việc ngay từ đầu. Hoặc có thể là không được trang bị máy tính. Ngay cả khi có đi chăng nữa thì họ cũng thường không có thời gian để sắp xếp một lượng lớn thông tin. Trong trường hợp này, việc sử dụng các công cụ di động có thể duy trì sự hợp tác giữa nhân viên và người quản lý.
Tương tác liên tục là một cách để thu hẹp khoảng cách giao tiếp giữa những người quản lý không thoải mái khi nói chuyện và những nhân viên thường xuyên ở bên ngoài.
Các công cụ di động là rất cần thiết để gia tăng hiệu quả giao tiếp
Tích Hợp Trong Một Ứng Dụng
Tích hợp các nhiệm vụ, việc trao đổi thông tin cùng các vấn đề liên quan công việc khác vào cùng một ứng dụng giúp nhân viên và người quản lý dễ dàng quản lý công việc của mình hơn.
Bên cạnh đó, việc số hóa công việc và quy trình làm việc sẽ giúp nhân viên, nhất là nhân viên hoạt động bên ngoài thị trường có thể tiết kiệm thời gian làm việc, tăng cường bảo mật, đồng thời tối đa hóa khả năng hoàn thành công việc hiệu quả.
Các doanh nghiệp có thể áp dụng cách thức trao đổi thông tin trên nhiều kênh khác nhau. Tuy nhiên, giải pháp tối ưu vẫn là tích hợp các công việc liên quan trên cùng một giải pháp số để quản lý dễ dàng và hiệu quả hơn. Theo đó, ứng dụng đó cần cung cấp được các tính năng sau:
- Dễ sử dụng cho cả nhân viên và quản lý
- Check in/out dễ dàng cho nhân viên tuyến đầu
- Khả năng phân công công việc rõ ràng
- Báo cáo nhanh chóng, trực quan
Tích hợp trong một ứng dụng để dễ dàng giao tiếp và quản lý
FieldCheck hiểu rõ nhu cầu của lực lượng field nên đã phát triển nên các tính năng cho ứng dụng của mình.
Không chỉ giúp khách hàng thực hiện điểm danh tại nơi làm việc dễ dàng trên thiết bị di động, giải pháp của chúng tôi còn giúp họ kiểm tra và thực hiện nhiệm vụ được giao trên cùng một môi trường mà không cần truy xuất và sử dụng các nền tảng khác.
Một số tính năng nổi bật trên ứng dụng gồm có:
- Quản lý chấm công, công việc
- Kiểm tra số lượng tồn kho
- Tính toán hoa hồng
- Lên kế hoạch trưng bày cửa hàng
- Thực hiện retail audit
Điều khiến chúng tôi khác biệt là khả năng hoạt động trong thời gian thực. Cơ chế này giúp nâng cao tính minh bạch trong thực hiện nhiệm vụ đồng thời nâng cao khả năng hiển thị giữa các nhân viên tại cửa hàng.
Ứng dụng đa năng FieldCheck
Lời Kết
Tóm lại, giao tiếp với nhân viên tuyến đầu hiệu quả có thể là chìa khóa để nâng cao năng suất kinh doanh. Doanh nghiệp nên sử dụng công cụ hỗ trợ quản lý và giao tiếp với tất cả các bên liên quan một cách liền mạch và thông suốt.
Giải pháp FieldCheck dựa trên công nghệ của chúng tôi có thể là lựa chọn tối ưu cho bạn. Nếu bạn cần thêm thông tin, vui lòng liên hệ với chúng tôi. Chúng tôi có một đội ngũ chuyên gia tận tâm để giúp bạn giải quyết các vấn đề của mình.
Tìm hiểu cách FieldCheck có thể hỗ trợ doanh nghiệp của bạn ngay hôm nay
