KAO Đã Tối Ưu 70% Quá Trình Xử Lý Dữ Liệu Như Thế Nào?

Sau 27 năm hình thành và phát triển trong lĩnh vực hóa mỹ phẩm, KAO Vietnam trực thuộc tập đoàn KAO Nhật Bản đang ngày càng đẩy mạnh sự hiện diện tại thị trường Việt Nam.

Sở hữu hơn 170 điểm bán trực tiếp trên phạm vi toàn quốc, KAO cung cấp nhiều loại sản phẩm hóa mỹ phẩm. KAO hoạt động với sự tham gia của nhiều phòng ban từ khối văn phòng như Marketing, Hành chính-nhân sự, Văn phòng đến khối Kinh doanh như bộ phận Sales, thị trường, v.v. 

Một trong những chiến lược quan trọng giúp thương hiệu thành công trong việc thúc đẩy doanh số và tăng nhận diện thương hiệu là áp dụng chiến lược trade promotion. 

KAO cho biết doanh nghiệp đã phân công lực lượng 160 PG tại các điểm bán để giới thiệu và tiếp thị về sản phẩm đến người tiêu dùng. Để tối ưu hóa quá trình thu thập các dữ liệu đầu vào cho báo cáo sell-in/out và hàng tồn, KAO đã tìm kiếm giải pháp số và đã chọn FieldCheck để giúp doanh nghiệp gỡ bỏ những rào cản của phương pháp truyền thống, tiết kiệm thời gian thu thập và xử lý dữ liệu.

Mong rằng câu chuyện thành công của KAO qua lời chia sẻ của chị My, trợ lý của Giám đốc Quản trị Vận hành, và chị Trang, Chuyên viên Phân tích Dữ liệu Cấp cao tại KAO, sẽ truyền cảm hứng cho các nhà bán lẻ Việt Nam trong việc tối ưu hóa cách thức quản lý vận hành.

Đại diện FieldCheck: Xin chào chị My và chị Trang, hai chị có thể chia sẻ đôi chút công việc quản lý PG của mình không ạ? 

My: Chào em, về công việc quản lý PG, hiện tại team chị đang chịu trách nhiệm quản lý dữ liệu được báo cáo từ hơn 160 PG. Khi bắt đầu dự án, chị sẽ dựa trên ngân sách và chọn cửa hàng top để triển khai. Chị sẽ đặt KPI cho PG và làm proposal bằng excel cho cấp trên duyệt, sau đó chia sẻ file excel này tới các PG.

Team chị sẽ thực hiện quản lý các dữ liệu được báo cáo từ PG như báo cáo sell-in/out, hàng tồn, còn việc chấm điểm về hiệu quả làm việc của PG sẽ do ban sales đánh giá.

Đại diện FieldCheck: Vậy thì khi phải quản lý số lượng lớn PG như vậy, chị tổng hợp báo cáo để gửi cho các bên liên quan như thế nào? Chị có thể chia sẻ thông tin cho báo cáo thường mình nhập ở đâu và bằng phương thức nào được không ạ?

My: Báo cáo sell-in và hàng tồn sẽ được thực hiện hàng tuần, còn báo cáo sell-out sẽ được báo cáo hàng ngày. Dựa vào số liệu sell-in và hàng tồn đầu cuối thì bên chị sẽ tính out tự động, đồng thời cross check với internal sell-in để xem báo cáo có đúng không. 

Quy trình xử lý dữ liệu báo cáo sell-in/out và hàng tồn rất mất thời gian vì phải xử lý tay bằng bảng tính Excel. Quản lý bằng Excel mất thời gian và sai số nhiều nên nếu có một hệ thống giúp lấy data trực tiếp và mọi nhân viên đều có thể đăng nhập, quá trình tải dữ liệu sẽ dễ dàng hơn.

Công việc chính của team chị sẽ là tổng hợp các dữ liệu báo cáo từ PGs, sau đó thực hiện đối chiếu so sánh với các bộ phận nội bộ để đưa ra kết quả báo cáo cuối cùng để gửi xuống bộ phận key account và PG leader để so sánh.

Đại diện FieldCheck: Bên KAO trực tiếp ghé thăm các điểm bán để kiểm tra quá trình làm việc của PG như thế nào ạ?

My: Về vấn đề này, bộ phận sales sẽ là người trực tiếp đánh giá kết quả làm việc của PG. Theo chị được biết thì hiện tại đội sales sẽ tự tạo checklist trên spreadsheet Excel để đánh giá hiệu suất làm việc của PG, chất lượng POSM. 

Hiện tại thì các bộ phận vẫn chưa thống nhất được các tiêu chuẩn khi đánh giá PG. Vì trước khi bắt đầu công việc, các PG đã được đào tạo kỹ lưỡng và cũng làm việc trong thời gian dài nên chất lượng làm việc cũng ổn định.

Đại diện FieldCheck: Bên mình sẽ tính huê hồng cho PG dựa trên tiêu chuẩn như thế nào và tính bằng công cụ gì ạ? 

My: Hiện tại phía công ty vẫn tính thưởng tháng dựa trên số bán, còn các tiêu chí về tác phong làm việc và chất lượng tư vấn của PG sẽ được tính thưởng quý và năm. Về công cụ tính thì hiện tại team vẫn sử dụng Excel để tính do có nhiều trường tính, và liên quan với nhiều phòng ban.

Đại diện FieldCheck: Chị đánh giá như thế nào về phương thức quản lý công việc hiện tại?

My: Vì việc tính huê hồng cho nhân viên dựa trên số bán và liên quan đến nhiều bộ phận khác như trade marketing, key account nên để có kết quả huê hồng cuối cùng cần phải trải qua nhiều bước so sánh đối chiếu nhiều bên liên quan. 

Trong khi đó các bảng tính trên Excel không thể thể hiện được các thông tin chi tiết về số liệu nên đôi khi mất thời gian trong việc so sánh và tổng hợp dữ liệu. Trước đây, các số liệu đầu vào thường được nhập thủ công nên bộ phận văn phòng phải đợi bạn PG leader tổng hợp rồi mới có thể thực hiện các công việc tiếp theo. 

Còn hiện nay vì có sử dụng FieldCheck, nên team chị có thể chủ động truy cập vào hệ thống để tải dữ liệu đầu vào nhanh chóng mà không còn phụ thuộc nhiều vào báo cáo từ PG leader nữa. 

Trước đây team phải mất 1 tuần đợi tổng hợp dữ liệu đầu vào và 2 tuần xử lý và đối chiếu với PG và quản lý, tổng cộng là 3 tuần thì bây giờ cả quá trình chỉ mất khoảng 1 tuần, tương đương giảm gần 70% thời gian thực hiện công việc.

Đại diện FieldCheck: Vậy thì chị đánh giá như thế nào về việc sử dụng các giải pháp số trong quản lý công việc của mình?

My: Các phần mềm hỗ trợ rất nhiều trong công việc, vì mọi nhiệm vụ đều được tự động hóa nên thời gian xử lý cũng nhanh hơn. Hiện tại, trong bộ máy vận hành của KAO thì khoảng 50% dùng phần mềm 50% thủ công. 

Việc sử dụng FieldCheck giảm được khoảng 70% trong việc lấy thông tin đầu vào. Điều này cho thấy việc ứng dụng các giải pháp giúp tối ưu thời gian xử lý các công việc, giúp giảm bớt các công đoạn hơn. 

Trong thời gian sắp tới, KAO lên kế hoạch sẽ số hóa 80% các hoạt động vận hành, giảm tỷ lệ số lượng các công việc được thực hiện thủ công xuống còn 20% để giúp các hoạt động diễn ra nhanh hơn với kết quả tối ưu. 

Đại diện FieldCheck: Vậy chị có thể cho biết đánh giá của mình sau khi sử dụng FieldCheck được không?

My: Hiện tại, KAO đang sử dụng tính năng lấy dữ liệu báo cáo sell-in/out và hàng tồn từ PG. Nhờ các dữ liệu báo cáo đều được cập nhật trên hệ thống mà team có thể chủ động lên hệ thống để tải số liệu về xử lý. Việc chủ động như vậy giúp KAO tiết kiệm được gần 70% thời gian, như chị có đề cập ở trên. 

Sử dụng FieldCheck giúp KAO có thể biết được giờ check-in/out của từng PG tại các điểm bán. Việc kiểm tra theo dõi quá trình làm việc của PG cũng trở nên dễ dàng hơn vì mọi hoạt động của PG đều được ghi nhận real-time trên hệ thống.

Do tính chất của công việc PG bên phía công ty nên chưa ứng dụng hết được các tính năng về chấm công cho PG, tính huê hồng hay kiểm tra chất lượng của cửa hàng bằng các checklist trên điện thoại. 

Như chị có chia sẻ phía trên, KAO lên kế hoạch sẽ số hóa khoảng 80% các hoạt động vận hành. Trong thời gian tới, bên chị sẽ dần chuyển sang sử dụng giải pháp số cho việc đánh giá chấm công và tính huê hồng bằng phần mềm để có tiết kiệm thời gian và tinh giản các công đoạn quản lý.

Xin cám ơn chị My và chị Trang về buổi chia sẻ!