Quản Lý PG: Các Vấn Đề Thường Gặp Và Giải Pháp Đi Kèm
Tại các thị trường bán lẻ đang phát triển, lực lượng PG (promotion girls) hay PB (promotion boys) hay gọi chung là promoter được nhiều thương hiệu lựa chọn nhằm thúc đẩy kế hoạch marketing như ra mắt sản phẩm, phát sample, khuyến mãi, v.v và thúc đẩy doanh số bán hàng tại các điểm bán.
Nguyên nhân là vì lực lượng này khi được đào tạo bài bản có thể trở thành cầu nối hiệu quả giữa thương hiệu và khách hàng, thúc đẩy nhận diện thương hiệu đến người tiêu dùng.
Ngoài ra, một trong những nguyên nhân khách quan khiến các thị trường đang phát triển lựa chọn PG đó là nhờ chi phí nhân công hợp lý, mang lại hiệu quả kinh tế rõ rệt.
Thế nhưng không giống như quản lý các nguồn nhân lực khác, quản lý PG đòi hỏi các cấp quản lý có cái nhìn bao quát hơn do tính chất công việc như làm việc tại nhiều nơi, tính chất thời vụ, theo ca, v.v.
Nếu không có cách quản lý phù hợp, cấp quản lý sẽ dễ gặp các tình huống bất lợi, chưa kể đến việc dễ gây lãng phí về nguồn lực tài chính và nhân sự.
Promoter là cầu nối quan trọng giữa doanh nghiệp và khách hàng
Vậy quản lý PG hay PB không hiệu quả sẽ dẫn đến hệ lụy gì và cách khắc phục như thế nào? Tìm hiểu ngay trong nội dung sau đây.
Những Lý Do Gây Lãng Phí Khi Quản Lý PG Không Hiệu Quả?
1. Không Kiểm Soát Được Thời Gian Làm Việc Của PG
PG và PB thường hoạt động tại nhiều vị trí cũng như có thời gian làm việc khác nhau. Tùy theo nội dung chiến dịch, các ca làm việc của PG thường được quản lý sắp xếp một cách linh hoạt.
Tuy nhiên, cũng vì tính chất công việc như vậy, các cấp quản lý thường gặp khó khăn trong việc quản lý thời gian làm việc của PG vì một PG có thể làm vào nhiều thời điểm khác nhau, tương tự các điểm bán khác nhau.
Nếu không có phương pháp quản lý hợp lý, các leader hay giám sát viên có thể bỏ sót hay không thể quản lý được các hợp mà các PG không làm việc nghiêm túc. Ví dụ, PG đến muộn hay không đến địa điểm làm việc được giao, ảnh hưởng đến kết quả thực hiện chiến dịch hay sự kiện đã lên kế hoạch.
Trong trường hợp phía thương hiệu cử người đến từng điểm bán để kiểm soát hoạt động của PG, chủ doanh nghiệp mất thêm một khoản chi phí cho nhân sự.
Ngoài ra, việc chấm công thủ công về thời gian làm việc của PG sẽ có thể tiêu tốn một lượng thời gian đáng kể cho các nhân sự ở back office để tổng hợp và cho ra bảng kết quả cuối cùng.
Xem thêm: Phần Mềm Quản Lý PG: Giải Pháp Tối Ưu Hóa Tiếp Thị
2. Khó Cập Nhật Chính Xác Tồn Kho Ngoài Thị Trường Theo Thời Gian Thực
Một vấn đề khác nữa khi quản lý nhân viên tiếp thị không hiệu quả đó là việc không cập nhật kịp thời vấn đề tồn kho trên thị trường. Vì không có công cụ kiểm đếm hỗ trợ theo thời gian thực, các PG không thể nắm rõ được số lượng hàng hóa có sẵn.
Vấn đề này dẫn đến trường hợp khi khách hàng muốn mua nhưng không có hàng và không thể nào bổ sung kịp thời hàng hóa cần thiết. Hệ lụy là doanh nghiệp mất đi cơ hội bán hàng, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu của điểm bán nói riêng và việc kinh doanh của doanh nghiệp nói chung.
Không cập nhật chính xác tồn kho theo thời gian thực dễ gây ra lãng phí
3. Khó Theo Dõi Được Xu Hướng Tiêu Thụ Sản Phẩm Ngoài Thị Trường
Ngoài ra, khi thực hiện quản lý PG thủ công, mọi thông tin dữ liệu được thu thập bởi PG đều được lưu trữ theo cách thức truyền thống là trên giấy bút hay spreadsheet. Có hai vấn đề liên quan đến tình trạng trên đó chính là:
Đối với giấy bút:
- Dữ liệu có thể sai do lỗi ghi nhận thông tin không đúng từ phía PG
- Các bản lưu trữ có thể bị mất, hư hại do yếu tố môi trường
Đối với spreadsheet:
- Dữ liệu nhập lên sai sót do lỗi con người
- Tốn thời gian nhập dữ liệu lên bảng tính
- Tốn thời gian và nhân lực để tính toán và tổng hợp các số liệu
Ngoài ra, khi thu thập các số liệu và thông tin về sản phẩm trên thị trường theo cách truyền thống, các cấp quản lý sẽ không có cái nhìn bao quát về tình hình hiện tại và xu hướng dựa trên các con số trên.
Để có được phân tích cụ thể, bạn sẽ mất một khoảng thời gian để thực hiện, ảnh hưởng đến tiến độ ra mắt chiến lược đẩy sản phẩm hợp lý kịp thời để tăng doanh số. Vấn đề này cũng ảnh hưởng được khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp với các tên tuổi khác trên thị trường.
4. Mất thời gian làm báo cáo
Vấn đề tiếp theo có thể nhắc đến khi doanh nghiệp không có cách quản lý PG phù hợp đó chính là việc mất thời gian làm báo cáo. Vì mọi số liệu đều được ghi nhận trên giấy tờ hay bảng tính, cấp quản lý sẽ cần một khoảng thời gian nhất định để có thể xử lý các số liệu thu thập được.
Khi thời gian được dành cho các công việc tổng hợp thủ công cũng đồng nghĩa với việc doanh nghiệp mất đi thời gian để nghiên cứu, đánh giá và đưa ra các chiến lược phù hợp để thúc đẩy trải nghiệm khách hàng, thu hút khách hàng tiềm năng và thúc đẩy doanh số bán hàng.
Một vấn đề nghiêm trọng khác là về lỗi sai sót gây thất thoát do tình trạng làm báo cáo thủ công. Chỉ một sai số đều có thể ảnh hưởng không nhỏ đến kết quả toàn bộ của kế hoạch.
Báo cáo thủ công thường mất nhiều thời gian
5. Giao tiếp không hiệu quả giữa quản lý và PG
Giao tiếp hiệu quả là một trong những yếu tố then chốt để quản lý mối quan hệ với nhân viên, khách hàng và các bên liên quan của bạn. Giao tiếp kém có thể hủy hoại các mối quan hệ và có khả năng dẫn đến mất doanh thu và danh tiếng của thương hiệu bị tổn hại.
Thông tin được truyền đi chậm cũng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của chiến dịch, nhất là khi thị trường bán lẻ đang ngày càng trở nên cạnh tranh với sự tham gia của nhiều tên tuổi khác nhau.
Ví dụ, khi có sự thay đổi nhanh về thông tin khuyến mãi như số lượng hàng tặng trong chiến dịch không đủ, các cấp quản lý cần nắm bắt được thông tin càng sớm để có thể đưa ra quyết định thay đổi phù hợp.
Tuy nhiên, khi quản lý PG theo cách thủ công, để tổng hợp 1 lượng lớn thông tin tại nhiều điểm bán khác nhau là không thể. Chính vì vậy, thực trạng này dẫn đến hệ quả là hiệu quả của chiến dịch marketing bị ảnh hưởng trực tiếp.
Ngoài ra, nhân viên PG cũng có thể gặp tình trạng lúng túng vì không được được sự chỉ đạo kịp thời. Nếu không có được nghiệp vụ đào tạo đúng đắn, trải nghiệm khách hàng cũng có thể trở nên không tốt, ảnh hưởng đến ấn tượng của khách hàng đối với doanh nghiệp, cửa hàng và thương hiệu.
Làm cách nào để khắc phục?
Câu hỏi đặt ra là làm thế nào để có thể giải quyết được các vấn đề được đề cập phía trên. Nhờ kinh nghiệm thực hiện các nghiên cứu thị trường, chúng tôi thấu hiểu được các vấn đề mà thương hiệu đang gặp phải khi quản lý PG.
Đó cũng là một trong những động lực giúp chúng tôi phát triển nên FieldCheck, ứng dụng giúp quản lý các lực lượng trên thị trường bằng công nghệ một cách hiệu quả hơn, đồng thời giải quyết các vấn đề do việc quản lý thủ công nêu trên.
Được hỗ trợ bởi công nghệ điện toán đám mây và chế độ theo thời gian thực, ứng dụng FieldCheck mang đến 5 lợi ích chính:
Giám sát, chấm công và quản lý PG trực tuyến
Nhờ sử dụng công nghệ GPS, FieldCheck cho phép việc check-in và check-out trực tuyến ngay trên thiết bị di động. Theo đó, người dùng có thể báo cáo giờ làm việc của mình dễ dàng.
Bên cạnh đó, nhờ công nghệ chống giả lập vị trí và kiểm tra gian lận nhiều lớp, các cấp quản lý có thể yên tâm về kết quả được báo cáo.
Một trong những ưu điểm giúp FieldCheck trở thành giải pháp tối ưu đó chính là nhờ khả năng tổng hợp và phân tích số liệu theo thời gian thực một cách tự động.
Các cấp quản trị được cấp quyền Admin có thể truy cập vào hệ thống mọi lúc mọi nơi để có được bảng tóm tắt về thời gian làm việc, tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ, doanh số bán được cho từng người dùng.
FieldCheck cung cấp khả năng giám sát, chấm công PG trực tuyến
Không những vậy, giải pháp số của chúng tôi còn cung cấp khả năng xếp hạng các user có hiệu suất hiệu quả cao nhất. Từ đó, các quản lý nhân sự sẽ có nền tảng để đưa ra các chính sách thưởng hợp lý.
Ngược lại, đối với các nhân viên có biểu hiện làm việc không tốt đều được thể hiện với số liệu cụ thể trên hệ thống. Cấp quản lý có thể sử dụng các con số này để đưa ra các quyết định cải thiện phù hợp.
Cập nhật tin tức thời gian thực
Một trong những vấn đề quan trọng khi cấp quản lý PG giao việc cho các nhân viên cấp dưới đó là sự kém khách quan trong nội dung công việc và trách nhiệm giữa các bên.
Hệ lụy là nhân viên không hiểu rõ nhiệm vụ cần làm hay chi tiết công việc một cách rõ ràng. Khi có bất kỳ sự cố liên quan nhiệm vụ xảy ra, dễ dẫn đến tình trạng đùn đẩy trách nhiệm.
Chính vì vậy, giải pháp về cập nhật thông tin theo thời gian thực sẽ dễ dàng giúp các nhân sự được giao nắm bắt công việc một cách chi tiết tốt hơn. Ngoài ra, cơ chế dựa theo thời gian thực còn giúp việc trao đổi, giao tiếp trở nên suôn sẻ và nhanh chóng hơn.
Từ đó, cơ chế này sẽ giải quyết các vấn đề liên quan đến việc chậm trễ tiếp nhận thông tin giữa quản lý và nhân viên. Không những vậy, một trong những ưu điểm vượt trội khác của cơ chế thời gian thực đó là nâng cao tính minh bạch cho dữ liệu ghi nhận trên hệ thống.
Trên giao diện của Admin, bạn sẽ có thể truy xuất được toàn bộ thông tin về thời gian, vị trí và các chi tiết khác về nhiệm vụ ngay trên hệ thống mà không cần sử dụng hay liên lạc với một bên khác để biết được thông tin về công việc.
Cập nhật thông tin theo thời gian thực
Hiển thị biểu đồ trực quan xu hướng bán hàng
Ngay khi bất kỳ nhân viên báo cáo kết quả công việc bằng thiết bị di động của họ. Hệ thống sẽ cập nhật ngay lập tức thông tin và tiến hành xử lý tự động. Khi hoàn thành, hệ thống sẽ cho ra bảng phân tích trong mục riêng.
Theo đó, bạn có thể thấy được các biểu đồ trực quan hay xu hướng của doanh nghiệp dựa trên số liệu cụ thể để có cái nhìn sơ bộ về tình hình hoạt động của việc kinh doanh. Nhờ đó, bạn sẽ có cơ sở để đưa ra các quyết định phù hợp một cách đúng đắn hơn.
Báo cáo hiệu quả và nhanh chóng
Chúng tôi mang đến giải pháp cho vấn đề báo cáo đối phó từ một số bộ phận nhân viên có biểu hiện không trung thực. Bằng cơ chế tự động và cập nhật dữ liệu đầy đủ theo thời gian thực, hệ thống FieldCheck cung cấp các bản báo cáo số mà bạn có thể trực tiếp tải về từ hệ thống và chia sẻ với các bên liên quan chỉ với vài cú nhấp chuột.
Không những vậy, bạn còn có thể tùy chỉnh thêm bớt câu hỏi hay bất kỳ thông tin nào không cần thiết trước khi xuất báo cáo để tải về. Quá trình này giúp tiết kiệm thời gian báo cáo một cách tối ưu.
Và vì các con số đều được cập nhật theo thời gian thực với sự hỗ trợ của công nghệ trong kiểm định tính chính xác về vị trí và thời gian lời việc, bạn có thể yên tâm về tính minh bạch trong các báo cáo trên hệ thống.
Báo cáo hiệu quả và nhanh chóng
Cập nhật tồn kho theo thời gian thực
Một vấn đề quan trọng khác đó là việc cập nhật số lượng tồn kho. Do lượng nhập và xuất hàng tại các cửa hàng đều được cập nhật theo thời gian thực lên hệ thống, mà các bên liên quan đều biết được tình trạng hiện có tại các điểm bán.
Khi có sự thiếu hụt hàng hóa ở bất kỳ kệ hàng nào, quản lý cửa hàng có thể nắm bắt nhanh chóng và đưa ra quyết định bổ sung phù hợp. Do đó, tình trạng hàng sẵn có để khách hàng mua luôn được đảm bảo.
Tình trạng thất thoát hàng hóa do kiểm kê hàng hóa thủ công cũng được giảm thiểu, giúp tối ưu hóa lợi nhuận cho việc kinh doanh tại cửa hàng của bạn.
Quản lý sự cố
Trong hoạt động vận hành cửa hàng, các sự cố xảy ra ngoài mong đợi là không thể tránh khỏi. Yếu tố quan trọng là làm thế nào để phát hiện sự cố sớm để có giải pháp giải quyết phù hợp. Nếu vấn đề không được phát hiện, chúng có thể gây ra các hậu quả lớn hơn cho doanh nghiệp.
Hiểu được tầm quan trọng của việc quản lý sự cố, FieldCheck cũng phát triển tính năng giúp các cấp quản lý có thể trao quyền cho nhân viên, bao gồm PG báo cáo sự cố tại cửa hàng hay điểm bán một cách nhanh chóng. Không những vậy, các PG có thể chọn trực tiếp các nhân sự liên quan đến sự cố, giúp quy trình báo cáo vấn đề - giải quyết được rút ngắn.
Quản lý sự cố dễ dàng
Lời Kết
PG là chiếc cầu nối hiệu quả giữa thương hiệu và khách hàng chỉ khi có sự quản lý đúng đắn. Nếu doanh nghiệp hay chủ cửa hàng không có phương pháp quản lý PG phù hợp, dễ dẫn đến tình trạng gây lãng phí về nhân lực và thời gian.
Với sự hỗ trợ về công nghệ, FieldCheck mang đến giải pháp tối ưu dành cho doanh nghiệp, giảm thiểu một cách tối đa các sự cố có thể xảy ra, đồng thời nâng cao hiệu suất hoạt động cũng như việc giám sát PGs.
Ngoài ra, khi có công cụ giám sát, các nhân viên PG cũng có thể có thái độ làm việc tốt hơn, gia tăng tính kỷ luật trong công việc của họ.
Tìm hiểu cách FieldCheck có thể hỗ trợ doanh nghiệp bán lẻ của bạn ngay hôm nay
