Ma Trận Quản Lý Thời Gian Eisenhower
Ma trận quản lý thời gian Eisenhower hiện nay vẫn đang được sử dụng rộng rãi trong đại bộ phận cá nhân thuộc nhiều nhóm người, làm nhiều công việc khác nhau.
Mô hình quản lý thời gian để thực hiện công việc này cho thấy được mức độ hiệu quả của mình nhờ tính logic cũng như rõ ràng, có tính ứng dụng cao trong cuộc sống.
Ma trận quản lý thời gian Eisenhower
Vậy thực sự thì ma trận quản lý thời gian là gì? Cách thức sử dụng ma trận này? Hãy tìm hiểu ngay trong các nội dung sau đây.
Ma Trận Quản Lý Thời Gian Eisenhower Là Gì?
#1. Định Nghĩa
Eisenhower hay ma trận quản lý thời gian được xem là phương pháp giúp phân bổ thời gian hiệu quả bằng cách sử dụng tiêu chí độ quan trọng và tính khẩn cấp. Phương pháp chia danh sách các công việc thành bốn nhóm khác nhau.
Một trong những điểm tiêu biểu của ma trận này đó chính là nó thích hợp với những người làm việc theo các mục tiêu tuy nhiên lại không có đủ thời gian để hoàn tất.
Ma trận này còn giúp doanh nghiệp hay cụ thể là nhân viên không bị cuốn vào guồng quay công việc mà quên đi việc làm các nhiệm vụ quan trọng.
Liên quan đến nội dung cơ bản của Eisenhower, ma trận giúp sắp xếp các nhiệm vụ theo cấp độ ưu tiên, giúp hoàn thành các công việc theo định hướng và mục tiêu đề ra. Các nhiệm vụ được phân loại theo các tiêu chí khẩn cấp và quan trọng nhằm quản lý được độ hiệu quả. Ví dụ:
- Các việc khẩn cấp được mọi người xử lý ngay lập tức, ảnh hưởng đến nhiều người.
- Các việc quan trọng mang đến các giá trị dài hạn, giúp tiến gần các mục tiêu.
Ma trận Eisenhower là phương pháp phân bổ thời gian hiệu quả
#2. Xuất Xứ
Nhắc đến nguồn gốc của ma trận này thì nó được phát minh bởi Dwight D.Eisenhower – tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ với nhiệm kỳ từ 1953 đến 1961. Trước khi trở thành Tổng thống, ông phục vụ trong Quân đội Hoa Kỳ trong suốt Chiến tranh Thế giới II.
Ông đã phải gặp khó khăn trong việc sắp xếp cũng như tập trung vào công việc mỗi ngày. Điều này khiến ông phát minh ra ma trận Eisenhower, giúp ích rất nhiều trong việc xử lý nhiều công việc một lúc.
Các Nhóm Công Việc Trong Ma Trận Quản Lý Thời Gian
Ma trận quản lý thời gian sẽ bao gồm 4 nhóm chính sau đây:
#1. Việc Quan Trọng Và Khẩn Cấp
Nhóm 1 của ma trận Eisenhower bao gồm các việc quan trọng và khẩn cấp. Nhóm này cần được thực hiện đầu tiên. Theo đó, các nhiệm vụ thuộc nhóm 1 nên được chiếm 15 – 20% thời gian và có các dấu hiệu nhận biết sau:
- Không có thời gian để hoãn công việc
- Nhiệm vụ bất ngờ, dễ gây khủng hoảng
- Hoàn thành toàn bộ công việc sót lại
Ma trận quản lý thời gian chia thành 4 nhóm với cấp độ ưu tiên khác nhau
#2. Việc Quan Trọng, Không Khẩn Cấp
Các công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp sẽ thuộc về nhóm thứ 2 của ma trận quản lý thời gian. Nhóm này thường sẽ mất khoảng 60 – 65% thời gian dành cho các công việc.
Để xử lý nhóm này, bạn cần tập trung vào công việc và dành nhiều gian hơn cho nhóm này so với 3 nhóm còn lại. Nếu nhiệm vụ nào cần nhiều thời gian hơn để hoàn thành thì cấp độ quan trọng của nó càng cao và ngược lại.
#3. Việc Không Quan Trọng, Khẩn Cấp
Nhóm thứ ba thuộc ma trận Eisenhower gồm các công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng. Các công việc sẽ chiếm khoảng 10 – 15% lượng thời gian hoàn thành công việc. Yêu cầu của nhóm này là cần xử lý các nhiệm vụ sớm và nhanh chóng.
Một số biểu hiện của các công việc nhóm này gồm có:
- Phát sinh từ phần việc nhỏ.
- Được người khác ủy thác các công việc, không nằm trong trách nhiệm của mình.
- Phản hồi email hay các cuộc trao đổi, cuộc họp ngắn.
#4. Việc Không Quan Trọng, Không Khẩn Cấp
Nhóm cuối cùng của ma trận bao gồm các công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp. Bạn không nên dành quá nhiều thời gian thực hiện nhóm công việc này, chỉ nên dành khoảng 5% thời gian để xử lý.
Một số công việc không quan trọng và không khẩn cấp gồm có:
- Cuộc gọi kéo dài
- Làm việc không có mục đích
- Tán gẫu cùng bạn
- Hoạt động giải trí
Việc phân loại công việc theo các nhóm giúp bạn dễ dàng phân phối thời gian một cách hợp lý và hiệu quả
Ma Trận Quản Lý Thời Gian Eisenhower Hữu Ích Như Thế Nào?
Khi cuộc sống thời nay cuốn mọi người vào guồng quay bộn bề công việc, gây khó khăn trong việc quản lý và xử lý công việc hiệu quả thì ma trận quản lý thời gian có thể được xem là công cụ hữu ích giúp bạn quản lý thời gian thực hiện công việc của mình tốt hơn.
Bằng cách sắp xếp độ quan trọng và khẩn cấp của các công việc cần phải làm, bạn sẽ có được nền tảng để đánh giá, lựa chọn, sắp xếp và thực hiện công việc một cách tốt hơn.
Cách Sử Dụng Ma Trận Eisenhower
Khi sử dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower, bạn sẽ cần thực hiện theo đúng quy trình để có thể quản lý được thời gian của mình hiệu quả.
Quy trình sử dụng ma trận của bạn có thể được thực hiện như sau:
Bước 1: Liệt kê đầy đủ các công việc cần phải làm một cách đầy đủ, tránh bỏ sót hay thêm dư vào danh sách
Bước 2: Suy nghĩ, đánh giá và sắp xếp các công việc vào bốn nhóm được nêu ở trên như:
- Việc quan trọng, khẩn cấp
- Việc quan trọng, không khẩn cấp
- Việc không quan trọng, khẩn cấp
- Việc không quan trọng, không khẩn cấp
Bước 3: Thực hiện các công việc theo cấp độ ưu tiên của các nhóm như sau:
- Cấp độ 1: Việc quan trọng, khẩn cấp
- Cấp độ 2: Việc quan trọng, không khẩn cấp
- Cấp độ 3: Việc không quan trọng, khẩn cấp
- Cấp độ 4: Việc không quan trọng, không khẩn cấp
Ví dụ về ma trận quản lý thời gian
5 Mẹo Quản Lý Thời Gian Khi Làm Việc Với Ma Trận Eisenhower
Khi sử dụng ma trận Eisenhower, bạn sẽ cần nắm được các mẹo sau đây:
- Liệt kê danh sách các công việc cần phải làm
- Đặt câu hỏi về công việc cần làm đầu tiên
- Nhóm công việc chỉ nên gói gọn trong số lượng dưới 8 công việc
- Thêm công việc mới sau khi hoàn thành công việc có độ quan trọng cao nhất
- Công việc và cuộc sống cá nhân có thể được sử dụng cùng ma trận
- Nên tạo ma trận quản lý theo ngày thay vì theo tuần hay tháng
- Tập trung vào thực hiện không nên bị tác động bởi các yếu tố bên ngoài
- Tạo danh sách các việc cần làm vào đêm trước ngày thực hiện để thư giãn và để tâm trí thoải mái
- Chủ động nhận biết nhu cầu của bản thân là gì
Các Lưu Ý Để Lập Ma Trận Quản Lý Thời Gian Của Bản Thân
Khi xây dựng ma trận quản lý thời gian, bạn cần lưu ý một số điểm như sau:
- Cần phân biệt rõ ràng độ quan trọng và khẩn cấp của công việc: Bạn cần hiểu và đánh giá đúng mức độ quan trọng cũng như khẩn cấp của các công việc của mình để có thể thực hiện phân chia nhóm công việc một cách đúng và phù hợp nhất.
Nếu bạn đang bị mơ hồ giữa hai tiêu chí thì rất dễ xảy ra trường hợp làm việc không hiệu quả và dễ bị rối.
- Tối ưu hóa các công việc: Bạn nên liệt kê tất cả các công việc của mình rõ ràng, đồng thời loại bỏ đi các việc thừa, không cần thiết để tập trung vào các công việc quan trọng và đưa chúng vào ma trận. Nhờ vậy, khối lượng công việc của bạn cũng sẽ được tối ưu hóa.
- Định hướng được mục đích rõ ràng: Bạn cần sử dụng ma trận thời gian của mình một cách hữu ích bằng cách xác định đúng được mục đích khi làm việc. Nếu không, việc bạn sử dụng ma trận Eisenhower sẽ trở nên vô ích, và gây lãng phí thời gian và công sức.
Điều quan trọng nhất khi xây dựng ma trận Eisenhower chính là phân biệt rõ độ quan trọng và khẩn cấp của công việc
Lời Kết
Nói tóm lại, ma trận quản lý thời gian hay ma trận Eisenhower là công cụ hỗ trợ bạn có thể quản lý thời gian thực hiện các công việc của mình dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp của công việc.
Sau khi đánh giá đúng được các tính chất công việc của mình, bạn sẽ có thể hoàn thành công việc với hiệu suất tối ưu.
BÀI VIẾT LIÊN QUAN:
