Phần Mềm Hỗ Trợ Bán Hàng - Công Cụ Không Thể Thiếu Trong Thời Đại Số

Phần mềm hỗ trợ bán hàng đã và đang trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho các doanh nghiệp, đặc biệt là các nhà bán lẻ kiểm soát doanh thu của mình dễ dàng và minh bạch hơn trong thời đại số. 

Các nhà phát triển SaaS đã cho ra mắt nhiều loại hình sản phẩm dịch vụ phần mềm khác nhau để có thể nắm bắt được nhu cầu của khách hàng.

Các tính năng như báo cáo doanh số trên di động dựa trên thời gian thực, các phân tích dựa trên dữ liệu cũng được các nhà phát triển sử dụng để giúp nhà bán lẻ có cái nhìn bao quát và dữ liệu cụ thể khoa học để đưa ra hành động cụ thể.

Phần mềm hỗ trợ bán hàng là gì? Ứng dụng công nghệ này hoạt động như thế nào? Hãy tìm kiếm lời giải trong bài viết ngày hôm nay.

Thời đại kỹ thuật số bùng nổ đòi hỏi các doanh nghiệp phải nhanh chóng chuyển mình để áp dụng công nghệ vào kinh doanh

Nhu Cầu Trong Thời Đại Kỹ Thuật Số

Ta có thể chia động lực giúp các nhà bán chuyển đổi quá trình vận hành truyền thống của mình sang phần mềm hỗ trợ bán hàng thành ba ý chính như sau:

1. Sự Phát Triển Vũ Bão Về Công Nghệ Thông Tin Đòi Hỏi Mọi Doanh Nghiệp Phải Thích Nghi

Có thể thấy sức ảnh hưởng của công nghệ trong thời đại 4.0 cũng như sự phát triển nhanh chóng của công nghệ máy học và AI, đặc biệt là trong thời đại hậu Covid. 

Các nhà bán hàng dần chú tâm nhiều hơn vào các giải pháp công nghệ như phần mềm hỗ trợ bán hàng giúp họ xóa bỏ các bất cập và hạn chế về không gian và thời khi quản lý trực tiếp bằng con người, hay có mặt trực tiếp tại các điểm bán để giám sát.

Cụm từ “chuyển đổi số" hiện diện ở hầu hết các trang báo điện tử cũng như báo giấy truyền thống, khuấy động thị trường bán lẻ khi mà càng nhiều cái tên nhảy vào sử dụng giải pháp công nghệ để quản lý công việc bán hàng của mình, đồng thời tăng hiệu quả hoạt động một  cách đáng kể. 

Kết quả như vậy có thể thấy được trong các công bố tài chính ra công chúng của các doanh nghiệp. Các chuỗi bán lẻ như Coopmart, Winmart cũng cho ra mắt các ứng dụng mua sắm của mình để thu hút khách hàng. 

Có thể thấy việc xu hướng chuyển đổi số đã và đang chuyển từ lựa chọn sang thành bắt buộc trong kỷ nguyên chuyển đổi số hiện nay.

Ứng dụng số trong quản lý

2. Những Quy Trình Truyền Thống Tỏ Ra Cồng Kềnh Và Lỗi Thời

Theo nghiên cứu từ Q&Me, phần lớn các nhân viên bán hàng vẫn phải phụ thuộc vào phương thức thủ công. Có thể thấy phương thức thủ công vẫn chiếm đại đa số, tuy nhiên đã có một bộ phận đã chuyển sang sử dụng các giải pháp số. 

Nhân viên cửa hàng ghi chép thủ công gây khó khăn trong quản lý

Vậy lý do họ chuyển đổi số là gì khi phần lớn đều sử dụng các cách làm thủ công?

Một trong những động lực khiến các nhà bán lẻ chấp nhận thay đổi quy trình vận hành hiện có để sử dụng phần mềm hỗ trợ bán hàng bằng một phương pháp khác là do sự cồng kềnh và lỗi thời do phương pháp truyền thống mang lại.

Ví dụ điển hình cho vấn đề bất cập này có thể thấy rõ ở các điểm sau:

1. Nhân viên sử dụng giấy bút để ghi chép lại số bán mỗi ngày, sau đó bộ phận hành chính văn phòng lại mất một khoảng thời gian để nhập lên hệ thống, xử lý những con số mình đã nhập bằng các bảng tính. Quy trình cồng kềnh như thế tiêu tốn lượng lớn thời gian của con người. 
2. Người quản lý mất nhiều thời gian trong việc tìm kiếm email, xử lý thông tin được gửi email, chưa kể đến trường hợp email bị thất lạc.

Một trong những điểm bất cập nữa của phương thức quản lý truyền thống đó chính là việc thông tin báo cáo thuần chỉ để báo cáo. Nhân sự quản lý không có những thông tin đủ chuyên sâu để có thể có số liệu để đánh giá chuyên sâu về tình hình kinh doanh hiện tại, phục vụ hướng đi tiếp theo.

Ngoài ra, theo cách truyền thống, người quản lý lúc nào cũng túc trực tại các điểm bán để giám sát hoạt của nhân viên và cửa hàng. Không những vậy, cấp quản lý cũng bị hạn chế trong phạm vi công tác và làm việc nhóm do giới hạn về địa lý.

Cách thức quản lý truyền thống cũng thể hiện một số bất cập khác như các tài liệu về quản lý bán hàng được lưu trữ ở nhiều nơi khác nhau mà không có sắp xếp khoa học, gây khó khăn trong việc tìm kiếm và tổng hợp thông tin từ dữ liệu cũ. 

Không những vậy, doanh nghiệp cũng mất một khoảng không gian làm việc để dành cho việc lưu trữ giấy tờ. Trước đây, cấp quản lý cũng gặp khó khăn khi giao việc cho nhân viên của mình. 

Các nhiệm vụ được gửi đi bằng email và dạng giấy dễ dẫn đến sự chồng chéo trong công việc, chưa kể đến trường hợp nhân viên đùn đẩy trách nhiệm khi không có sự rõ ràng khi giao nhiệm vụ. 

Giáo sư tại trường Kinh tế London, John Hunt chia sẻ trong một bài viết trên Forbes như sau:

“Chỉ 30% nhà lãnh đạo nghĩ rằng họ có thể làm tốt nhiệm vụ giao việc cho nhân viên. Và chỉ 1/3 trong số đó được cấp dưới của họ công nhận là nhà lãnh đạo giao việc tốt. Điều này đồng nghĩa với chỉ 1/10 các nhà lãnh đạo thực sự biết cách giao việc cho nhân viên.”

Có thể thấy quản lý công việc cũng như bàn giao công việc sao cho hiệu quả không phải là một nhiệm vụ dễ dàng, nhất là khi làm bằng phương pháp truyền thống. 

Mọi thông tin đều không có tính liên kết với nhau do thông tin được lưu trữ rời rạc ở nhiều nơi khác nhau mà không có tệp quản lý cụ thể.

3. Tính Đào Thải Cao Trong Môi Trường Kỹ Thuật Số Nếu Doanh Nghiệp Không Đáp Ứng Nhanh Chóng Và Hiệu Quả

Vấn đề này có thể thấy rõ trong giai đoạn đại dịch Covid bùng phát. Những nhà bán lẻ không chuyển đổi số từ trước, hay có những bước chuẩn bị khi rủi ro dịch bệnh xảy ra thường không thể vực dậy sau những ảnh hưởng nặng nề của Covid lên nền kinh tế, xã hội. 

Thị trường lúc đó chứng kiến sự rút lui của nhiều cái tên, sự đóng cửa hàng của nhiều chuỗi cửa hàng trong nhiều ngành khác nhau như F&B, dịch vụ chăm sóc sắc đẹp, v.v.

Trái ngược với bức tranh ảm đạm của các nhà bán lẻ được đề cập phía trên, thị trường chứng kiến một số tên tuổi sáng như Bách Hóa Xanh, Pharmacity, v.v. khi đã kịp thời thay đổi bộ máy hoạt động truyền thống, ứng dụng công nghệ để hỗ trợ công việc bán hàng của mình. 

Ứng dụng công nghệ trong quản lý cửa hàng

Thay vì trực tiếp đến giám sát theo dõi điểm bán, nay họ đã có thể quan sát quá trình làm việc của nhân viên, khảo sát chất lượng bày bán tại cửa hàng, chấm công và có được báo cáo doanh số và các báo cáo vấn đề khác ngay tại nhà. 

Theo đó, các nhà bán hàng này đã thành công vượt qua những khó khăn do dịch bệnh gây ra, và có được kết quả kinh doanh khá khả quan nhờ ứng dụng công nghệ vào hoạt động của mình.

Tổng Quan Về Phần Mềm Hỗ Trợ Bán Hàng

Phần mềm hỗ trợ bán hàng được phát triển nhằm giúp các nhà bán hàng có thể quản lý tốt hơn công việc kinh doanh của mình. 

Bằng cách sử dụng phần mềm, việc quản lý quá trình làm việc của nhân viên, doanh số cũng như chất lượng hoạt động tại các điểm bán cũng trở nên suôn sẻ và có khả năng đạt được nhiều kết quả hiệu quả hơn.

Quản lý trưng bày là nhiệm vụ quan trọng tại cửa hàngx

Các tiêu chí đánh giá phần mềm hỗ trợ quản lý bán hàng cần có:

• Tính năng đầy đủ: Một phần mềm quản lý bán hàng tốt sẽ có đủ các tính năng giúp cho nhu cầu của doanh nghiệp, tối ưu hóa quy trình bán hàng. 

Giải pháp công nghệ này cần phải có các tính năng như báo cáo doanh số, quản lý số lượng hàng hóa có tại các điểm bán, báo cáo thông kế trực quan và chi tiết.

• Giao diện thân thiện và dễ sử dụng: Ngoài việc cần có những tính năng cần thiết để quản lý bán hàng, phần mềm cần được phát triển với giao diện dễ sử dụng, không gặp bất kỳ khó khăn trong các thao tác lựa chọn tính năng.
• Khả năng kết nối nhiều kênh: Nhiều nhà bán lẻ hiện nay đang thực hiện việc bán hàng đa kênh để tối đa hóa nội lực và các nguồn tài nguyên sẵn có tại doanh nghiệp. 

Chính vì vậy, phần mềm hỗ trợ bán hàng cần có được khả năng kết nối đa kênh để có thể giúp doanh nghiệp quản lý trên nhiều kênh phân phối khác nhau.

• Chi phí hợp lý: Tiêu chí cuối cùng cũng không kém phần quan trọng đối với nhiều doanh nghiệp đó chính là chi phí sử dụng phần mềm. Các giải pháp có chi phí hợp lý sẽ được nhiều nhà bán lẻ lựa chọn hơn để tối ưu hóa kết quả lợi nhuận ròng.

Những Lợi Ích Vượt Trội Mà Phần Mềm Hỗ Trợ Bán Hàng Mang Lại

​​Một số lợi ích mà phần mềm hỗ trợ bán hàng mang lại có thể kể đến.

1. Quản Lý Vận Hành Dễ Dàng

1.1. Quá Trình Bán Hàng & Tính Tiền Nhanh

Khi doanh nghiệp lựa chọn đúng phần mềm hỗ trợ bán hàng, nhân viên sẽ có thể thực hiện các giao dịch bán hàng, chăm sóc và tư vấn khách hàng được suôn sẻ và dễ dàng hơn.

Không những vậy, quá trình tính tiền cho các đơn hàng bán cũng trở nên thuận tiện và nhanh chóng. Khi khách hàng cần tìm kiếm một sản phẩm nào đó tại điểm bán, nhân viên có thể truy cứu nhanh trên hệ thống để cung cấp cho khách hàng các thông tin cần thiết.

Một điểm nổi bật nữa là nhân viên có thể hỗ trợ bán chéo, hay bán gia tăng, qua đó thúc đẩy doanh số tại các điểm bán hàng nhờ vào việc giới thiệu sản phẩm liên quan, áp dụng chương trình khuyến mãi cho khách hàng thân thiết.

1.2. Hạn Chế Sai Sót

Nhờ vào việc chuẩn hóa các quy trình vận hành, sử dụng hệ thống phần mềm trong quản lý, doanh nghiệp cũng có thể hạn chế được những sai sót không đáng có trong hoạt động so với cách quản lý truyền thống. 

Phần mềm giúp cấp quản lý có thể kiểm soát tốt các hoạt động diễn ra từ bước nhập hàng, sản phẩm đến bán hàng hay chuyển kho.

Ứng dụng công nghệ này còn có thể ghi nhận được các hoạt động trên hệ thống. Nếu xảy ra bất kỳ sai sót gì, cấp quản lý đều có thể truy xuất thông tin, tìm ra nguyên nhân và có được hành động cụ thể để giải quyết nhanh chóng và kịp thời, hạn chế tối đa những ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả kinh doanh.

2. Quản Lý Tốt Đội Ngũ Nhân Viên

Nhờ có sự hỗ trợ giám sát quá trình làm việc nhân viên từ xa từ phần mềm và các báo cáo trên hệ thống đều được ghi nhận dựa trên thời gian thực, tăng tính xác thực cho các dữ liệu. 

Cấp quản lý cũng có thể dựa vào các số liệu này để đánh giá năng suất làm việc của nhân viên dễ dàng và sát sao hơn. Một trong những điểm nổi bật khác của phần mềm là cấp quản lý có thể so sánh hiệu quả làm việc của nhân viên tại các điểm bán. 

Chương trình bonus hay tính huê hồng cũng có thể dựa vào bảng xếp hạng thành tích giữa các nhân viên để có được sự đánh giá chuẩn xác hơn.

3. Đơn Giản Hóa Quản Lý Tồn Kho

Việc ghi nhận hàng tồn kho tại các điểm bán cũng trở nên dễ dàng thực hiện với ứng dụng công nghệ. Nhân viên chịu trách nhiệm về kho hàng có thể báo cáo trực tiếp trên thiết bị di động. Các số liệu theo đó cũng được ghi nhận trên hệ thống ngay lập tức dựa trên thời gian thực.

Các cấp quản lý trên có thể kiểm tra số lượng hàng hóa tại các cửa hàng từ xa mà không cần trực tiếp ghé thăm cửa hàng, liên hệ người chịu trách nhiệm hoặc kiểm tra email để biết được thông tin.

Thay vì trước kia thông tin sẽ được ghi nhận và báo cáo bằng giấy, đòi hỏi phải có nhân sự hỗ trợ nhập dữ liệu lại một lần nữa lên các bảng tính hay phần mềm nội bộ, thì với phần mềm hỗ trợ bán hàng, cấp quản lý chỉ cần vài cú nhấp chuột đã có được số liệu mình cần. 

4. Nắm Bắt Chi Tiết Doanh Thu

Ngoài ra, nhờ vào tính năng báo cáo doanh số theo thời gian thực, cấp quản lý có thể sử dụng để nắm bắt doanh thu một cách chi tiết, kiểm tra các số báo cáo mọi lúc mọi nơi mà không bị giới hạn địa lý và thời gian.

Ngoài ra còn có các phân tích giúp phân tích kết quả báo cáo doanh số tự động trên hệ thống. Cấp quản lý từ đó có thể biết được xu hướng của hoạt động kinh doanh của cửa hàng mình dễ dàng, và đưa ra các kế hoạch hành động tiếp theo tốt hơn.

5. Giảm Chi Phí Và Thời Gian

Phần mềm hỗ trợ bán hàng giúp đơn giản hóa việc vận hành của cửa hàng, từ đó tối ưu hóa thời gian thực hiện các công việc của nhân viên tại cửa hàng

Thay vào đó, cấp quản lý và nhân viên có thể sử dụng thời gian tiết kiệm được để chăm sóc khách hàng tốt hơn, biến khách hàng mới thành khách hàng trung thành cho cửa hàng của mình.

Ngoài ra, nhờ vào việc tinh giản quy trình làm việc và mô hình hoạt động, cấp quản lý bán hàng cũng đồng thời cắt giảm được các chi phí nhân sự và các chi phí hoạt động khác như in ấn, bảo quản, v.v.

Giảm chi phí và thời gian

6. Tăng Khả Năng Cạnh Tranh

Nhờ việc quản lý bán hàng hiệu quả nhờ phần mềm quản lý bán hàng, cũng như nắm bắt được xu hướng hoạt động, thông tin khách hàng tiết kiệm thời gian và chi phí hoạt động, các cấp quản lý có thể tăng khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp của mình.

Các phân tích thống kê về doanh thu cũng cho biết được sản phẩm nào là bán chạy nhất tại cửa hàng, bạn có thể tăng số lượng mặt hàng, hoặc phát triển sản phẩm tốt hơn, thu hút khách hàng tiềm năng và trung thành. 

Từ đó, kết quả doanh số từ việc quản lý bán hàng hiệu quả cũng trở nên khả quan hơn. 

Top 3 Phần Mềm Hỗ Trợ Bán Hàng Tốt Nhất Hiện Nay

Một số phần mềm hỗ trợ bán hàng tốt nhất hiện nay mà bạn có thể tham khảo cho việc quản lý bán hàng của mình.

1. FieldCheck

Với các tính năng như báo cáo doanh số, kiểm tra chất lượng cửa hàng, kiểm tra trưng bày sản phẩm, FieldCheck hỗ trợ công việc quản lý bán hàng cho các nhà bán lẻ.

FieldCheck hỗ trợ nhiều tính năng hỗ trợ quản lý cửa hàng

FieldCheck giúp bạn chuẩn hóa các hoạt động tại cửa hàng, đồng thời đưa ra được các phân tích chuyên sâu cho các xu hướng hoạt động cũng như năng suất làm việc của nhân viên bán hàng.

Mọi kết quả đánh giá về hiệu quả làm việc cũng trở nên minh bạch hơn vì có số liệu hỗ trợ cho từng đánh giá được ghi nhận trên cả thiết bị của nhân viên và quản lý. 

Một tính năng nổi bật từ FieldCheck là ứng dụng cho phép nhân viên thực hiện nhiệm vụ kể cả khi kết nối mạng không ổn định nhờ tính năng Offline mode (Chế độ làm việc ngoại tuyến). Các dữ liệu nhiệm vụ sẽ được lưu trữ và tải lên ngay khi có kết nối Internet.

2. AnVietsoft

Phần mềm quản lý bán hàng AnVietsoft cung cấp các tính năng như giám sát bán hàng cho các nhà bán lẻ, cá nhân hoạt động trong lĩnh vực F&B, phòng tập sức khỏe, v.v. 

Phần mềm AnVietsoft

Một số tính năng nổi bật của phần mềm gồm có việc cho phép việc truy cập ở bất kỳ đâu, vào bất kỳ thời gian nào. Các cấp quản lý có thể dựa trên báo cáo tổng hợp từ phần mềm bán hàng để giúp quá trình bán hàng tại các điểm bán trở nên hiệu quả hơn.

3. Toko Tech

Phần mềm Toko Tech cho phép cấp quản lý có thể quản lý bán hàng một cách hiệu quả. Các tính năng nổi bật của phần mềm gồm có: Theo dõi bán hàng, kiểm soát kho hàng, quản lý đơn hàng và cung cấp báo cáo chi tiết.

Phần mềm Toko Tech

Kết bài

Phần mềm hỗ trợ bán hàng đã giúp các cấp quản lý tại các chuỗi cửa hàng có thể sử dụng tối đa các nguồn lực hiện có tại doanh nghiệp của mình. 

Giải pháp chuyển đổi số đã giúp xóa bỏ các nhược điểm của phương pháp truyền thống như ghi nhận, kiểm tra chất lượng của hàng bằng giấy bút. 

Các phân tích chuyên sâu cũng được các phần mềm cung cấp một cách tự động, giúp quản lý cửa hàng nắm bắt được xu hướng của thị trường, tình hình hoạt động tại cửa hàng và năng suất làm việc của nhân viên.