Phần Mềm Quản Lý Nhân Viên: Tối Ưu Quản Trị Nhân Lực
Dù là kinh doanh trong bất kỳ lĩnh vực nào, thì bạn đều có thể và có khả năng gặp các vấn đề như sau:
- Nhân viên không nhớ thông tin, vị trí, giá của sản phẩm, gây nhầm lẫn khi thanh toán.
- Khó phát hiện nhân viên không trung thực, dẫn đến thất thoát tài chính.
- Quản lý nhiều chi nhánh, hoặc thường xuyên không có mặt ở cửa hàng, nên khó giám sát hiệu quả làm việc của nhân viên.
- Gặp khó khăn trong việc tính toán doanh số bán hàng, hoa hồng cho đại lý,...
Những vấn đề trên dấy lên nhu cầu về một giải pháp có thể giúp chủ doanh nghiệp quản lý nhân viên của mình một cách hiệu quả. Nắm bắt được nhu cầu này, các nhà cung cấp dịch vụ SaaS đã phát triển nên các phần mềm quản lý nhân viên.
Vậy thế nào là phần mềm quản lý nhân viên? Ngoài ra, bạn nên lựa chọn phần mềm nào khi mà hiện nay có quá nhiều sự lựa chọn? Hãy cùng FieldCheck tìm hiểu trong bài viết ngày hôm nay.
Phần mềm quản lý nhân viên chính là giải pháp tối ưu quản trị nhân lực cho doanh nghiệp
Phần Mềm Quản Lý Nhân Viên Là Gì? Tại Sao Nên Sử Dụng Phần Mềm Quản Lý Nhân Viên?
1. Phần Mềm Quản Lý Nhân Viên Là Gì?
Trong thời đại công nghiệp 4.0, việc ứng dụng các phần mềm trong quản trị doanh nghiệp đã trở thành xu hướng mà bất cứ nhà quản lý nào cũng nên áp dụng.
Phần mềm quản lý nhân viên là ứng dụng hàng đầu được các doanh nghiệp lựa chọn. Phần mềm giúp quá trình quản lý nhân sự, nhất là quản lý nhân viên thị trường dễ dàng, thuận tiện hơn.
Đây là giải pháp công nghệ sở hữu nhiều tính năng thông minh giúp doanh nghiệp bám sát các yêu cầu nghiệp vụ quản lý nhân sự, quản trị phúc lợi, chấm công, tính lương, nghỉ phép online, offline, nhân sự nghỉ việc,...
Tất cả mọi tính năng giúp nhà quản trị theo dõi toàn bộ quá trình vận hành của doanh nghiệp chỉ với vài thao tác đơn giản. Ngoài ra phần mềm quản lý nhân sự còn giúp nhà quản trị tập trung nâng cao chất lượng nghiệp vụ.
Nhờ có phần mềm hỗ trợ mà các công tác tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, phát triển nhân lực,...chất lượng hơn. Nhờ đó mang đến cho doanh nghiệp nguồn tài nguyên giá trị nhất.
Phần mềm quản lý nhân sự mang đến cho doanh nghiệp nguồn tài nguyên chất lượng
2. Tại Sao Nên Sử Dụng Phần Mềm Quản Lý Nhân Viên?
Giải pháp công nghệ này giúp nhà quản trị có cái nhìn tổng quan về tình hình nhân sự. Từ đó đưa ra phương án điều chỉnh tốt nhất cho quá trình phát triển nguồn nhân lực.
Ngoài ra, phần mềm còn giúp nhà quản trị tiết kiệm thời gian, chi phí đào tạo, training người mới. Dưới đây là một số lợi ích cụ thể khi sử dụng phần mềm trong quản trị nhân sự.
Xem thêm: 10 xu hướng quản trị nhân lực hiện đại
2.1. Ghi Nhận Hiệu Quả Làm Việc Của Nhân Viên
Nhân sự là yếu tố quyết định sự phát triển của doanh nghiệp. Hiệu quả làm việc của nhân viên ảnh hưởng đến lợi nhuận, doanh thu, tiến trình phát triển của tổ chức. Hệ thống nhân sự làm việc hiệu quả được đánh giá qua nhiều khía cạnh. Trong đó, kết quả thực hiện công việc là yếu tố chính.
Tuy nhiên quá trình kiểm soát hiệu quả công việc không hề dễ. Đặc biệt là đối với doanh nghiệp có hàng ngàn, thậm chí là hàng chục ngàn nhân viên. Lúc này, phần mềm quản lý nhân viên sẽ là trợ thủ đắc lực giúp bạn đánh giá và ghi nhận hiệu quả công việc của từng cá nhân, phòng ban.
Kiểm soát hiệu quả làm việc của nhân viên đầy đủ, chính xác là cơ sở để ghi nhận, tôn vinh, khen thưởng xứng đáng cho cá nhân hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ.
Ghi nhận hiệu quả làm việc của nhân viên đầy đủ, chính xác
2.2. Thiết Lập Quyền Hạn Phù Hợp Cho Từng Vị Trí
Phần mềm quản lý giúp nhà quản trị tăng hiệu quả tuyển dụng. Đồng thời đánh giá đúng năng lực của nhân viên. Từ đó sắp xếp công việc phù hợp với thế mạnh, sở trường của họ.
Khi nhân viên được phân công nhiệm vụ phù hợp với năng lực giúp tăng hiệu suất làm việc. Đồng thời hoàn thiện công việc của họ tốt nhất có thể, đảm bảo mang lại những lợi ích đáng kinh ngạc.
Ngoài ra, tính năng phân quyền sử dụng cho từng nhân viên còn có tác dụng tăng sự trao đổi, kết nối giữa các thành viên. Nhà quản lý cũng dễ dàng giám sát được tình hình làm việc của họ. Từ đó, nắm bắt tiến trình làm việc và đưa ra những giải pháp phù hợp với năng lực của từng người.
2.3. Tiết Kiệm Thời Gian, Công Sức Trong Việc Quản Lý
Hằng ngày, bộ phận nhân sự (HR) phải thực hiện rất nhiều công việc tốn thời gian nếu không ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự. Chẳng hạn như: Kiểm soát công việc hàng ngày, cập nhật dữ liệu nhân viên, phê duyệt ngày phép, tính lương, thưởng, trợ cấp, giám sát đào tạo,...
Khi sử dụng phần mềm quản lý nhân viên, các nhiệm vụ trên sẽ được tự động hoá qua hệ thống. Nhiều vấn đề được giải quyết cùng lúc giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức trong việc quản trị.
Phần mềm thường xuyên cập nhật các thông tin về việc làm, deadline, nhiệm vụ của từng cá nhân, hiệu suất làm việc,...trên hệ thống. Nhà quản lý chỉ cần mở ra và kiểm tra trên điện thoại di động là nắm bắt được mọi thông tin cần thiết.
Quản lý có thể kiểm tra các hoạt động ngay trên điện thoại
2.4. Tính Huê Hồng Nhanh Chóng
Phần mềm quản lý nhân viên tích hợp công cụ tính huê hồng phức tạp. Dựa vào kết quả làm việc cũng như doanh số bán hàng của nhân viên, phần mềm sẽ đưa ra số huê hồng mà nhân viên nhận được.
Bạn sẽ không cần nhập bất kỳ doanh số bán hàng, hay hàm số và công thức nào trên các bảng tính Excel để tính huê hồng cho nhân viên nữa. Chỉ với vài thao tác bạn đã có thể trích xuất ra được bảng tính huê hồng cho nhân viên của mình một cách dễ dàng và thuận tiện.
2.5. Tiết Kiệm Chi Phí Đầu Tư Cho Những Vị Trí Dư Thừa
Phần mềm quản lý nhân viên giúp sàng lọc năng lực làm việc của từng cá nhân, phòng ban. Đồng thời, giải pháp còn giúp tối ưu hoá quy trình tuyển dụng, quản lý nhân sự. Điều này hỗ trợ hiệu quả cho việc cắt giảm nhân lực không cần thiết.
Ngoài ra, việc đánh giá đúng năng lực của từng nhân viên cũng giúp doanh nghiệp tìm ra nhân tài đáp ứng tốt nhu cầu công việc. Nhờ đó, tiết kiệm chi phí đầu tư, đào tạo cho những vị trí dư thừa.
Các Tiêu Chí Của Phần Mềm Quản Lý Nhân Viên Tốt Tối Ưu Cho Doanh Nghiệp
Một phần mềm quản lý nhân viên tốt phải đáp ứng được các điều kiện như:
- Loại bỏ các thông tin rườm rà, không cần thiết.
- Tích hợp tính năng phân tích, báo cáo chi tiết.
- Bảo mật dữ liệu tốt.
- Cập nhật liên tục hoạt động của nhân viên theo thời gian thực,...
Các tiêu chí đánh giá phần mềm quản lý nhân viên tốt
Dưới đây là một số tính năng cơ bản, cần phải có của một phần mềm quản lý nhân viên hiệu quả.
1. Loại Bỏ Các Loại Giấy Tờ Không Cần Thiết
Trước đây việc quản lý nhân sự ở các doanh nghiệp khá rườm rà khi có hàng tá giấy tờ, hồ sơ đi kèm với mỗi nhân viên trúng tuyển. Giờ đây khi ứng dụng phần mềm quản lý nhân viên bằng thiết bị công nghệ, doanh nghiệp có thể bỏ qua các loại giấy tờ không cần thiết.
Mọi thông tin, tài liệu liên quan đến nhân viên, phòng ban, năng lực làm việc,... đều được cập nhật trên hệ thống máy chủ. Thiết bị điện tử sẽ lưu trữ các tài liệu nội bộ theo từng thư mục.
Điều này không chỉ giúp bạn quản trị quản lý và tìm kiếm thông tin dễ dàng hơn, mà còn hỗ trợ tiết kiệm chi phí lưu trữ cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, các báo cáo hay kế hoạch đều được thực hiện trực tuyến trên thiết bị công nghệ.
Ứng dụng công nghệ trong quản lý nhân sự giúp tiết kiệm giấy tờ và loại bỏ quy trình rườm rà, gây mất thời gian.
Các báo cáo được thực hiện trực tuyến
2. Bảo Mật Dữ Liệu Cao
Mỗi doanh nghiệp thường có đặc thù riêng trong hệ thống nhân sự. Vì thế, họ sẽ có những yêu cầu khác nhau trong phương thức quản lý. Một phần mềm quản lý nhân viên tốt là phải đáp ứng nhu cầu bảo mật thông tin của doanh nghiệp.
Bởi đây là những dữ liệu đặc biệt quan trọng, tối mật của tổ chức. Phần mềm quản lý cần có chức năng phân quyền theo cấp bậc nhân viên, đảm bảo mọi thông tin được lưu trữ an toàn nhất.
3. Kiểm Soát Địa Điểm Và Thời Gian Làm Việc Của Nhân Viên
Phần mềm quản lý nhân viên giúp bạn dễ dàng hơn trong việc kiểm soát, theo dõi hiệu suất làm việc của mỗi cá nhân. Bởi mọi dữ liệu đều được đẩy lên hệ thống nên bạn có thể biết được nhân viên đang làm việc ca nào. Họ làm việc có hiệu quả hay không?
Họ đang ở đâu, làm gì? Tiến độ công việc ra sao? Mọi thông tin chi tiết đều được cập nhật theo thời gian thực, giúp bạn dễ dàng kiểm soát trên điện thoại di động dù ở bất cứ đâu, trong thời điểm nào.
Theo dõi giờ làm việc của nhân viên
4. Tích Hợp Chấm Công Và Tính Lương
Với phần mềm quản lý nhân sự việc chấm công và tính lương sẽ dễ dàng hơn bao giờ hết. Nhân viên có thể chấm công trực tiếp trên ứng dụng hay còn gọi là app, thông qua công nghệ nhận diện thông minh. Chủ động quản lý chuyên cần, ca làm việc, gửi đơn xin nghỉ phép online,...
Tích hợp với tính năng tự động hoá 100% bảng công và bảng lương mà không cần thao tác thủ công. Số liệu sau khi tính chính xác, tự động theo quy định của doanh nghiệp.
Ngoài ra, bạn còn có thể quản lý ngày nghỉ phép của nhân một cách thuận tiện và dễ dàng ngay trên ứng dụng di động và công cụ Admin. Cách thức này sẽ giúp xóa bỏ những nhược điểm khi quản lý ngày phép trên các ứng dụng tin nhắn và bảng tính như trước đây.
5. Ghi Nhận Để Đánh Giá Hiệu Suất
Phần mềm quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp dễ dàng đánh giá hiệu suất và năng lực của nhân viên bao gồm: Thời gian, nhật ký làm việc, các dự án đang thực hiện và kết quả đạt được.
Bộ phận nhân sự sẽ căn cứ vào kết quả này để đánh giá tiềm năng của nhân viên và có chế độ thưởng, phạt rõ ràng. Từ đó tạo động lực tăng năng suất lao động, nâng cao hiệu quả kinh doanh.
6. Tính Linh Động Và Khả Năng Tiếp Cận, Dễ Thao Tác, Sử Dụng
Mỗi doanh nghiệp có đặc thù riêng trong việc quản lý nhân sự. Vì thế, một phần mềm chất lượng là phải đáp ứng được nhu cầu nghiệp vụ riêng của từng doanh nghiệp.
Sử dụng phần mềm giúp giảm áp lực cho cấp quản lý
Một số tiêu chí điển hình có thể kể đến gồm có:
- Sự linh hoạt, có thể điều chỉnh dễ dàng theo quy trình làm việc.
- Giao diện thân thiện với người dùng.
- Dễ sử dụng và thao tác, đa nhiệm hỗ trợ nhiều loại hình công việc khác nhau.
7. Khả Năng Mở Rộng Tính Năng Khi Bạn Có Nhu Cầu
Phần mềm quản lý nhân viên được đánh giá cao nếu có khả năng mở rộng tính năng khi doanh nghiệp yêu cầu. Chẳng hạn như bên cạnh tính năng chấm công, tính lương, quản lý nhân viên, báo cáo, kế hoạch,...phần mềm đó còn phải có khả năng lưu trữ dữ liệu, tối ưu hoá tìm kiếm, quản lý kho,...
7.1. Hỗ Trợ Liên Tục Từ Đội Ngũ Chuyên Viên Kỹ Thuật
Đơn vị cung cấp phần mềm sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình sử dụng. Hướng dẫn cài đặt, thay đổi và thiết lập tiêu chí phù hợp với mục tiêu quản lý nhân viên của doanh nghiệp. Hỗ trợ kỹ thuật khi doanh nghiệp có nhu cầu.
7.2. Chi Phí Hợp Lý
Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý nhân viên. Việc bạn cần làm là tìm kiếm một nhà cung cấp phù hợp. Lựa chọn phần mềm quản lý có giá thành phù hợp nhất.
Hiện nay phần mềm quản lý nhân viên FieldCheck đang là một trong những ứng dụng được các doanh nghiệp đánh giá cao. Đây là ứng dụng quản lý nhân viên trên điện thoại di động đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp.
Phần mềm sở hữu nhiều tính năng nổi bật như:
- Báo cáo doanh số, tránh gian lận.
- Quản lý nhân viên thị trường, chấm công, check-in/check-out, xin nghỉ phép trên điện thoại di động theo thời gian thực.
- Quản lý công việc liên quan đến kho hàng, hàng tồn kho, không đặt hàng,...
- Quản lý vị trí cửa hàng, tính hoa hồng tự động, giám sát chất lượng cửa hàng, hỗ trợ báo cáo, bàn giao công việc,...
Mọi thông tin doanh nghiệp được bảo mật ở cấp độ cao. Đặc biệt với giao diện thân thiện người dùng, tính năng thông minh, phần mềm phù hợp với cả những người không rành về công nghệ.
Trên đây là một số thông tin cũng như lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý nhân viên cho doanh nghiệp. Nếu bạn có nhu cầu tìm hiểu thêm hoặc trải nghiệm trực tiếp vui lòng liên hệ với chúng tôi để được đặt lịch sớm nhất.
