Quy Trình 8 Bước Quản Lý Bán Lẻ Hiệu Quả
Quản Lý Bán Lẻ Là Gì?
Đầu tiên, chúng ta hãy cùng tìm hiểu về định nghĩa của quản lý bán lẻ và tầm quan trọng của nó.
Quản lý bán lẻ là quá trình vận hành và quản lý các hoạt động hằng ngày của các cửa hàng bán lẻ. Cụ thể hơn, đó là công việc mà chủ cửa hàng và các nhà quản lý phải thực hiện để làm hài lòng khách hàng mà chủ yếu đến từ việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ tại cửa hàng.
Quản lý bán lẻ
Ngoài mục đích là bán hàng thuận lợi, quản lý bán lẻ còn còn đóng vai trò quan trọng giúp cho cửa hàng vận hành trơn tru và duy trì lợi nhuận trong kinh doanh, tăng khả năng cạnh tranh giữa môi trường bán lẻ sôi động như hiện nay.
Vì lẽ đó, quản lý bán lẻ chính là chìa khóa cho sự thành công của bất cứ chiến lược bán hàng hiệu quả nào mà một doanh nghiệp bán lẻ muốn hướng đến.
Quy Trình Quản Lý Bán Lẻ
Giờ đây, khi thị trường bán lẻ phát triển nhanh chóng mặt do nhu cầu tiêu dùng của người dân ngày càng gia tăng, quản lý bán lẻ không còn chỉ là vấn đề quản lý của một cửa hàng truyền thống nữa.
Nó đã trở thành câu chuyện của chuỗi bán lẻ - quản lý nhiều cửa hàng ở khắp mọi nơi, và còn là những nỗ lực đẩy mạnh cửa hàng trực tuyến với gian hàng online trên các trang thương mại điện tử.
Tuy nhiên, trong phạm vi của bài viết hôm nay, chúng tôi sẽ chỉ đến cập đến quy trình để quản lý chuỗi cửa hàng và các cửa hàng bán lẻ vật lý.
Quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ
Quy trình quản lý bán lẻ hiện nay liên quan đến các hoạt động trong chuỗi cung ứng, bán hàng trực quan (visual merchandising), kinh doanh hàng hóa, tiếp thị, quản trị thương hiệu, vận hành cửa hàng, quản lý tài chính và nhân sự.
Để giúp bạn hiểu rõ hơn về cách thức thực hiện những điều trên, tham khảo ngay 8 bước của quy trình quản lý bán lẻ sau đây.
1. Tìm Hiểu Thị Trường
Nghiên cứu thị trường bán lẻ và phân tích cạnh tranh là việc làm rất cần thiết một khi bạn đã có quyết định sẽ mở cửa hàng kinh doanh bán lẻ. Việc thu thập thông tin trên thị trường về các sản phẩm cũng như nhu cầu trong xã hội sẽ giúp nhà bán lẻ có cái nhìn tổng quát và đưa ra được chiến lược bán hàng đúng đắn và phù hợp với ngành hàng của doanh nghiệp.
Cập nhật xu hướng của thị trường cũng là điều quan trọng giúp cho nhà bán lẻ lĩnh hội thêm những phương pháp kinh doanh mới và cải tiến sản phẩm - dịch vụ.
Bên cạnh đó, phân tích thông tin về các đối thủ cạnh tranh hỗ trợ các doanh nghiệp bán lẻ xác định khía cạnh nào của vấn đề mà họ tìm cách giải quyết nhưng vẫn chưa giải quyết được triệt để.
Biết được những gì đối thủ của bạn đang làm có thể giúp bạn có một góc nhìn khác về cách giải quyết vấn đề, giúp bạn có lợi thế để làm những gì họ không thể hoặc chưa làm được.
Tìm hiểu thị trường
2. Tìm Hiểu Khách Hàng
Sự thấu hiểu khách hàng là điều rất quan trọng trong kinh doanh, đặc biệt là trong lĩnh vực bán lẻ.
Với kết quả thu được từ nghiên cứu thị trường, doanh nghiệp sẽ có cơ sở để đưa ra chiến lược kinh doanh đúng đắn nhằm cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ, đồng thời tạo nên sự gắn kết giữa nhãn hàng và khách hàng. Từ đó, chân dung của những vị khách hàng tiềm năng cũng rõ ràng hơn, giúp doanh nghiệp xác định đúng đối tượng cần hướng đến.
Triết lý kinh doanh của tập đoàn bảo hiểm lớn nhất thế giới Prudential là “luôn lắng nghe, luôn thấu hiểu”. Sự “lắng nghe - thấu hiểu” khách hàng của công ty này thể hiện qua các sản phẩm bảo hiểm đáp ứng nhu cầu tài chính của đại đa số người dân trên toàn thế giới.
Hơn nữa, khi giới thiệu sản phẩm cho các đại lý của Prudential, nhân viên bán hàng của họ sẽ không đóng vai trò là những “nhân viên bán hàng” bình thường mà đóng vai trò là những người bạn, những người tư vấn tận tình, những người ủng hộ khách hàng.
Khách hàng lựa chọn những sản phẩm mang lại lợi ích lâu dài cho cuộc sống của họ và cuộc sống của những người thân yêu của họ .
Tìm hiểu khách hàng
3. Thử Nghiệm Và Phát Triển Sản Phẩm, Dịch Vụ
Bất kỳ sản phẩm hoặc dịch vụ mới nào cũng phải được thử nghiệm để xác định hiệu quả của nó và sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn cũng không ngoại lệ.
Chính vì thế, giai đoạn tiếp theo trong quy trình quản lý bán lẻ chính là cho phép người dùng trải nghiệm về sản phẩm để kiểm tra phản ứng cũng như nhận lại những lời đóng góp ý kiến từ khách hàng.
Bước này có thể giúp bạn xác định điểm mạnh và điểm yếu của sản phẩm hoặc dịch vụ, cho phép bạn tập trung vào những gì bạn làm tốt nhất để giải quyết vấn đề của người tiêu dùng.
Việc nhận phản hồi thông qua các cuộc khảo sát về mức độ hài lòng của khách hàng có thể hỗ trợ ban quản lý bán lẻ cải thiện sản phẩm hoặc dịch vụ bằng cách đáp ứng tốt hơn mong muốn và nhu cầu của khách hàng.
Thử nghiệm và phát triển sản phẩm
4. Xử Lý Tất Cả Vấn Đề Liên Quan Đến Pháp Lý Và Tài Chính
Càng mở rộng quy mô kinh doanh thì bạn càng cần phải quan tâm đến các quy định liên quan đến pháp lý và tài chính để đảm bảo sản phẩm và dịch vụ của mình an toàn trước khi khách hàng sử dụng và cửa hàng của bạn hoạt động ổn định.
Nhiệm vụ của bộ phận quản lý bán lẻ là phải đáp ứng tốt các quy định về kiểm tra, kiểm định an toàn sản phẩm cũng như đặt ra các tiêu chuẩn để nhân viên thực hiện tốt về chất lượng của cửa hàng.
Riêng về quản lý tài chính thì đây là một trong những vấn đề cơ bản cần được chú trọng hàng đầu trong quy trình quản lý cửa hàng bán lẻ. Ngoài việc tuân thủ giá bán lẻ đề xuất và nộp thuế theo quy định của nhà nước, các nhà quản lý còn phải chủ động tìm kiếm thêm sự hỗ trợ về vốn đầu tư, thay đổi chính sách thu chi, và nắm rõ tình hình tài chính thông qua các báo cáo theo dõi định kỳ.
Xử lý các vấn đề pháp lý và tài chính
5. Tuyển Dụng Nhân Sự
Đối với những cửa hàng lớn và chuỗi cửa hàng thì việc tuyển dụng nhân viên bán hàng, quản lý bán hàng là điều vô cùng quan trọng để có thể giúp cửa hàng của bạn hoạt động chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.
Chính vì thế, người quản lý cần lập kế hoạch rõ ràng cho quá trình phỏng vấn và tuyển dụng nhân sự để có cho mình đội ngũ bán hàng phù hợp. Sau khi tuyển dụng đủ số lượng nhân viên cần có dựa trên tình hình của cửa hàng, chủ doanh nghiệp cần tổ chức các buổi training để đào tạo năng lực chuyên môn và kỹ năng cần thiết cho nhân viên bán hàng vì họ những người thường xuyên tiếp xúc trực tiếp với khách hàng.
Bên cạnh đó, nhà quản lý cũng cần theo dõi quá trình làm việc của nhân viên để có thể đưa ra nhận xét cũng như có chính sách thưởng phạt hợp lý để khuyến khích nhân viên làm việc tốt hơn.
Tuyển dụng nhân sự
6. Quảng Cáo Thương Hiệu, Sản Phẩm, Dịch Vụ
Xây dựng và quảng bá thương hiệu của doanh nghiệp đến với người dùng là một công việc cần thiết của mọi cửa hàng kinh doanh nói riêng cũng như ngành bán lẻ nói chung.
Trong khi quảng cáo là một hoạt động nâng cao nhận thức của khách hàng về sản phẩm và dịch vụ của bạn, thì tiếp thị đóng vai trò đưa hình ảnh của cửa hàng đến với nhiều người hơn và giúp khách hàng tiếp cận sản phẩm của bạn nhanh hơn. Dù là cách thức mang lại giá trị cao cho doanh nghiệp nhưng hoạt động quảng cáo và tiếp thị khá là tốn kém.
Đó là lý do nhà quản trị cần có chính sách quảng bá hợp lý để vừa mang lại hiệu quả cao vừa tiết kiệm chi phí. Một trong những cách thức tiếp thị cho sản phẩm của cửa hàng đó là kết hợp sử dụng kênh tiếp thị truyền thống với các kênh quảng cáo trực tuyến để thu hút khách hàng và tăng trưởng doanh thu.
Hợp tác bán lẻ, chương trình khuyến mãi và các sự kiện đặc biệt tại cửa hàng đều là những cách thức hữu hiệu trong việc khuyến khích và lôi kéo người tiêu dùng mua hàng của bạn.
Quảng cáo sản phẩm, dịch vụ
7. Chuẩn Hóa Quy Trình Vận Hành
Nếu muốn mở rộng quy mô và thành lập một chuỗi bán lẻ, việc đầu tiên phải làm chính là chuẩn hóa quy trình vận hành. Đặc biệt với vai trò là người quản lý, bạn phải đảm bảo rằng tất cả các cửa hàng đều đang hoạt động ổn định và trơn tru.
Quy trình vận hành phải nhất quán ở tất cả các cửa hàng, từ giờ giấc làm việc, quy trình chăm sóc khách hàng, đến cách trưng bày sản phẩm, và chính sách mua hàng.
Sau một thời gian áp dụng, bạn có thể điều chỉnh lại quy trình và ban hành lại các chính sách cho phù hợp hơn với tình hình thực tế tại cửa hàng.
Chuẩn hóa quy trình làm việc
8. Đảm Bảo Cải Tiến Liên Tục
Để có thể tồn tại và phát triển bền vững trên thị trường, các nhà quản lý bán lẻ phải không ngừng cải thiện phương thức kinh doanh của mình. Khi ban quản lý bán lẻ áp dụng phương pháp tiếp cận linh hoạt đối với bán lẻ, chấp nhận rủi ro và rút ra bài học từ hoạt động không hiệu quả, họ sẽ biết cần cải thiện điều gì trong hoạt động của mình.
Bất cứ lĩnh vực nào cũng vậy, nếu không nỗ lực cải tiến liên tục, họ vẫn sẽ bị đối thủ vượt mặt và đối mặt với thất bại cho dù đã từng thành công trước đó.
Tùy thuộc vào quy mô của doanh nghiệp và giai đoạn phát triển, các nhà quản lý bán lẻ có thể thử các phương án như mở rộng sản phẩm hoặc dịch vụ mà họ cung cấp, thay đổi hình ảnh cửa hàng, gia tăng trải nghiệm cho khách hàng v.v.
Đảm bảo cải tiến liên lục
Những Phương Pháp Giúp Hoạt Động Bán Lẻ Hiệu Quả Hơn
Để giúp chuỗi cửa hàng bán lẻ có thể vận hành tốt hơn, chúng tôi đã tổng hợp một số phương pháp phổ biến sau đây.
1. Bài Trí Cửa Hàng Tinh Gọn Theo Nguyên Tắc 5s
Các nhà quản lý bán lẻ có thể áp dụng tiêu chuẩn 5S để thiết kế và bố trí một không gian bán lẻ luôn tươi mới, giúp khách hàng dễ dàng quan sát và hứng thú mua hàng.
Tiêu chuẩn 5S của Nhật Bản là một chiến lược sắp xếp không gian có tổ chức, ngăn nắp và sạch sẽ. Trong đó, 5S được viết tắt bởi 5 từ trong tiếng Nhật là Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc), và Shitsuke (Sẵn sàng).
Dựa trên nguyên tắc này, doanh nghiệp sẽ ưu tiên việc phân loại và sàng lọc sản phẩm theo đối tượng và mục đích sử dụng. Giai đoạn sàng lọc rất quan trọng, giúp cho quản lý tại cửa hàng có thể dễ dàng xác định những loại hàng hóa nào đang cần được tập trung và sắp xếp chúng ở vị trí dễ nhìn, dễ lấy.
Nguyên tắc 5S
Các giai đoạn tiếp theo đề cập đến trách nhiệm mà mỗi nhân viên tại cửa hàng cần hướng tới: sạch sẽ, săn sóc và sẵn sàng. Theo đó, nhân viên phải thường xuyên vệ sinh, lau chùi cũng như kiểm tra cơ sở vật chất để đảm bảo cửa hàng đạt tiêu chuẩn theo như danh mục đánh giá chất lượng mà doanh nghiệp quy định.
Tuy nhiên, nhà quản trị cần xác định tư tưởng rằng, 5S không phải là phương pháp chỉ áp dụng một lần mà nó đòi hỏi sự kiên trì đi kèm với rất nhiều khó khăn rồi mới đạt được mục đích cuối cùng.
2. Kiểm Tra Hàng Ngày
Bên cạnh việc triển khai các nhiệm vụ trong cửa hàng thì các cấp quản lý còn phải thực hiện việc kiểm tra thường xuyên. Nhiệm vụ này nhằm giúp đảm bảo cửa hàng được vận hành tốt và đúng theo kế hoạch.
Một số tiêu điểm chính mà các giám sát viên cần phải kiểm tra gồm có:
- Hàng hóa trên kệ
- Cách thức trưng bày cửa hàng và hàng hóa
- Kiểm tra độ sạch sẽ tại cửa hàng
- Thái độ làm việc của nhân viên
Để có thể kiểm tra toàn diện các cấp quản lý thường sẽ tạo các checklist để có thể kiểm tra tốt hơn.
Kiểm tra hàng ngày
3. Cá Nhân Hóa Trải Nghiệm Khách Hàng
Bên cạnh cung cấp khách hàng trải nghiệm mua sắm tốt, các chuỗi bán lẻ hiện đại đang dần chuyển dịch sang cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng. Chiến lược này nhằm mục tiêu tăng tỷ lệ khách hàng trung thành cho chuỗi cửa hàng. Qua đó doanh nghiệp có thể tăng doanh thu và lợi nhuận.
Một số phương pháp doanh nghiệp có thể sử dụng để cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng:
- Chào hỏi bằng tên khách hàng: Tạo cảm giác thân thiện ở khách hàng, khiến khách hàng cảm thấy gắn bó với cửa hàng.
- Hỏi thăm: Khi khách hàng đến cửa hàng mua hàng, nhân viên có thể hỏi thăm để cho thấy sự hiếu khách của cửa hàng đối với từng khách hàng của mình.
- Chuẩn bị sẵn những sản phẩm khách hàng hay mua: Đối với khách hàng trung thành
Cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng
4. Tận Dụng Công Nghệ
Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và chuyển đổi số trong thời đại hiện nay thì việc sử dụng phần mềm vào trong quy trình quản lý bán lẻ là điều tất yếu. Phương pháp quản lý thủ công bằng giấy tờ ghi chép không còn phù hợp với những nhà bán lẻ có quy mô lớn nữa.
Nếu doanh nghiệp muốn quản lý một cách hiệu quả hơn và không bị tụt hậu thì việc ứng dụng phần mềm quản lý chính là phương án tối ưu. Đó có thể là phần mềm hỗ trợ bán hàng, giúp chủ cửa hàng dễ dàng kiểm soát lượng hàng hóa, thu-chi và hoạt động buôn bán của cửa hàng.
Ngoài ra, một phần mềm quản lý nhân sự kết với với phần mềm kế toán hay phần mềm quản lý kho sẽ giúp bạn đạt hiệu quả toàn diện trong công tác quản lý của mình.
Tận dụng công nghệ để quản lý bán lẻ
Công Cụ Giúp Tối Ưu Hóa Hoạt Động Bán Lẻ
FieldCheck sẽ là công cụ hỗ trợ bạn trong quá trình xây dựng cửa hàng và quản lý bán lẻ, với nhiều tính năng nổi bật sau đây:
- Cho phép nhà quản lý phê duyệt chấm công trực tiếp, theo dõi ca làm việc, giờ giấc làm việc của nhân viên. Đồng thời, phần mềm cũng hỗ trợ xuất báo cáo thể hiện hiệu suất làm việc của nhân viên dựa vào kết quả chấm công.
- Cập nhật doanh thu của từng cửa hàng theo thời gian thực một cách rõ ràng và chi tiết.
- Ghi nhận số lượng hàng hóa trong kho chính xác và kịp thời, giúp bạn dễ dàng nắm bắt tình trạng của cửa hàng.
- Cung cấp bản đồ vị trí của các cửa hàng.
- Tính toán tiền thưởng, tiền hoa hồng cho nhân viên bán hàng dựa trên danh sách sản phẩm bán được và công thức được thiết lập từ nhà quản trị.
- Trao quyền và phân công trách nhiệm công việc nhanh chóng.
- Hỗ trợ giám sát chất lượng cửa hàng thông qua digital checklist.
- Theo dõi doanh số bán hàng, hiệu suất công việc, thông báo tin tức về sản phẩm, chương trình ưu đãi,...nhanh chóng, chính xác trên điện thoại di động.
FieldCheck - Phần mềm quản lý bán lẻ tối ưu
Ngoài ra, còn nhiều những tính năng khác hỗ trợ quá trình quản lý bản lẻ của bạn chuyên nghiệp hơn như: Visual Merchandising, thu thập dữ liệu khách hàng, quản lý nhân viên tiếp thị, v.v.
FieldCheck không chỉ đóng vai trò như một công cụ quản lý bán lẻ mà còn là kênh thông tin hữu ích, giúp cho sự giao tiếp giữa cấp quản lý và nhân viên trở nên dễ dàng hơn với khả năng gửi thông báo đến thiết bị di động tức thì.
Quản lý hoạt động bán lẻ của bạn mọi lúc, mọi nơi với FieldCheck
