7 Thách Thức Gặp Phải Khi Quản Lý Cửa Hàng Tiện Lợi Và Cách Giải Quyết
Hình thức kinh doanh cửa hàng tiện lợi đang ngày càng phát triển và có khả năng sẽ dần thay thế các cửa hàng tạp hóa truyền thống bởi mô hình mua sắm hiện đại và nhiều dịch vụ thuận tiện. Thật không sai khi nói mô hình cửa hàng tiện lợi chính là tương lai của ngành bán lẻ.
Thế nhưng, để giành được lợi thế cạnh tranh trong cuộc chiến cửa hàng tiện lợi, các doanh nghiệp cần biết cách quản lý hiệu quả và có chiến lược kinh doanh hợp lý nhằm mang lại lợi nhuận khổng lồ cho cửa hàng của mình.
Quản lý hiệu quả cửa hàng tiện lợi là ưu tiên hàng đầu để mang lại lợi nhuận
Vậy những khó khăn và thách thức nào mà các nhà quản lý thường xuyên phải đối mặt khi quản lý cửa hàng tiện lợi? Hãy cùng FieldCheck tìm hiểu trong bài viết sau. Và chúng tôi cũng sẽ cho bạn những gợi ý hữu ích để bạn có thể vận hành mô hình bán lẻ này thành công.
1. Quá Nhiều Phân Loại Hàng Hóa, Khó Kiểm Kê, Rà Soát
Một ưu điểm của các cửa hàng tiện lợi đó là mặt hàng đa dạng, từ các sản phẩm tiêu dùng tổng hợp, đến dụng cụ chăm sóc cá nhân, thực phẩm khô, đồ ăn và nước uống. Với số lượng hàng hóa nhiều như vậy, quá trình nhập xuất kho, kiểm kho, và bảo quản dễ có nhiều sai sót xảy ra.
Không những vậy, một mặt hàng còn có đủ các chủng loại, kích cỡ, màu sắc, và môi trường bảo quản khác nhau. Chính vì thế mà nhiều nhà quản lý, đặc biệt là ở các cửa hàng còn áp dụng phương pháp truyền thống, luôn gặp phải khó khăn trong công việc sắp xếp và phân loại hàng hóa. Và những điều này ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả hoạt động cũng như doanh thu của cửa hàng.
Xem thêm: Hướng Dẫn Sử Dụng Hệ Thống Quản Lý Tồn Kho Cửa Hàng Bán Lẻ
Giải Pháp
- Sử Dụng Phần Mềm Quản Lý Kho
Hầu hết các cửa hàng tiện lợi hiện nay đều đã trang bị cho mình phần mềm quản lý để có thể dễ dàng phát hiện sai sót, thất thoát và cũng để gia tăng trải nghiệm của khách hàng. Có thể kể đến một vài cái tên như kiotviet.vn, sapo.vn, pos365,...
- Sắp Xếp Hàng Hóa Theo Chuẩn FIFO
Nguyên tắc này có nghĩa là xuất trước, nhập trước (first in first out). Theo đó, người chủ cửa hàng nên để các mặt hàng mới ở phía trong và hàng cũ thì để ở phía ngoài, và ưu tiên xuất đi các mặt hàng tồn kho trước. Đây là phương pháp vừa khoa học giúp bạn dễ tìm hàng trong kho, vừa đảm bảo được thời hạn sử dụng tốt nhất của sản phẩm.
- Quản Lý Sản Phẩm Theo Mã SKU
Với những sản phẩm có mã vạch, bạn chỉ cần dùng máy quét mã vạch để đọc thông tin chi tiết của sản phẩm trên màn hình bán hàng. Nhưng với những sản phẩm không có mã vạch thì sao?
Ngoài việc tự tạo mã vạch và in ra bằng máy in mã vạch, bạn cũng có thể quản lý hàng hóa theo mã SKU bằng cách đặt cho mỗi sản phẩm 1 mã quản lý nội bộ với các chữ cái và số để quy ước cho thông tin mà bạn muốn sản phẩm thể hiện.
Mã SKU sẽ giúp bạn phân biệt các mặt hàng giữa các kho khác nhau, hạn chế tình trạng hàng thất thoát trong quá trình quản lý hàng hóa.
Cửa hàng tiện lợi luôn có rất nhiều phân loại hàng hóa khiến việc kiểm kê gặp nhiều khó khăn
2. Chậm Trễ Tính Tiền Khi Đông Khách
Nhiều người thích mua hàng ở cửa hàng tiện lợi vì lượng khách ra vào tại các cửa hàng này không quá đông, việc thanh toán cũng diễn ra nhanh gọn hơn.
Tuy nhiên, thông thường, số nhân viên làm việc cho một cửa hàng tiện lợi trung bình từ chỉ có 2-3 nhân viên tại một thời điểm trong ngày.
Nếu cửa hàng chỉ quản lý bằng phương pháp thủ công, tình trạng nhân viên tính tiền chậm cho khách rất dễ xảy ra khi khách hàng đến mua hàng với số lượng lớn cùng một lúc và họ phải xếp hàng chờ thanh toán. Điều này rất dễ khiến cho khách hàng bực bội và bỏ đi nơi khác.
Chưa kể nhân viên còn có thể nhớ nhầm giá nếu phải thanh toán nhanh. Kết quả là tình hình kinh doanh của cửa hàng sẽ bị ảnh hưởng.
Bên cạnh sự đa dạng về chủng loại, mỗi sản phẩm lại còn có một vài mẫu mã và giá cả khác nhau. Chẳng hạn, chỉ một sản phẩm snack đã có hàng chục thương hiệu như O'Star, Poca, Oishi, Lay's ... Và mỗi thương hiệu cung cấp nhiều loại snack với giá khác nhau. Nếu bạn bán một gói snack với giá 12.000 đồng nhưng bán nhầm với giá 6.000 đồng thì coi như bạn đã mất toàn bộ số tiền lãi của gói snack đó.
Làm sao tính tiền nhanh chóng để khách hàng không phải đợi lâu?
Giải Pháp
Nếu không có một hệ thống thích hợp để quản lý, cửa hàng tiện lợi của bạn rất dễ trở nên lộn xộn và thiệt hại về mặt tài chính. Do đó, bạn cần phải có một giải pháp quản lý cửa hàng tiện lợi hơn như phần mềm quản lý bán hàng.
Cùng với việc sở hữu một phần mềm bán hàng, bạn cần đầu tư thêm máy quét mã vạch để có thể nhanh chóng lấy thông tin và giá bán của sản phẩm.
Hoặc bạn vẫn có thể quét mã vạch để tính tiền, in hóa đơn chỉ với một chiếc điện thoại thông minh, bằng cách nhập mã SKU cho các sản phẩm không có mã vạch, với giá sản phẩm đã được lưu trữ trong phần mềm.
Tổng số tiền cũng sẽ được tính toán tự động và hóa đơn chi tiết sẽ được in; bạn sẽ không cần phải sử dụng máy tính để cộng và trừ, và sau đó viết nó ra giấy. Khách hàng sẽ không phải đợi lâu, và bạn sẽ bán được nhiều hàng hơn.
3. Quản Lý Công Nợ Với Nhà Cung Cấp
Trong một ngày, cửa hàng tiện lợi của bạn bán rất nhiều loại mặt hàng. Mỗi một món bán ra phải được nhân viên ghi nhận lại để bạn có thể theo dõi doanh số và hàng hóa bán ra hằng ngày.
Tuy nhiên, việc ghi chép sổ sách và tính toán số tiền ra vào thủ công tốn khá nhiều thời gian và khiến khách hàng phải chờ đợi khi mua sắm. Người quản lý sẽ không thể tính được lãi lỗ trong kinh doanh nếu không có kế hoạch và phương pháp để quản lý thu chi.
Ngoài ra, giải quyết tiền hàng với nhà cung cấp là một vấn đề khác đòi hỏi nhiều nỗ lực của các chủ cửa hàng tiện lợi. Khi không có phương pháp quản lý, doanh nghiệp dễ mắc sai lầm dẫn đến thất thoát tài chính.
Quản lý công nợ với nhà cung cấp là bài toán mà bất cứ cửa hàng nào cũng gặp phải
Giải Pháp
Hiện nay, việc quản lý doanh thu và chi phí bằng phần mềm đã không còn xa lạ với nhiều chủ cửa hàng. Một số tính năng mà phần mềm quản lý bán hàng có thể cung cấp bao gồm: quản lý nợ cần thu, quản lý chi phí nhập hàng/ phiếu thu chi, báo cáo bán hàng, tự động tính toán doanh thu cuối ngày, v.v
Những công cụ này không chỉ hỗ trợ nhà quản lý trong hoạt động theo dõi và kiểm soát thu chi mà còn tiết kiệm công sức và thời gian của nhân viên rất nhiều.
4. Khó Quản Lý Vấn Đề Trưng Bày Có Đạt Tiêu Chuẩn Hay Không
Nếu bạn chưa biết thì không gian và cách trưng bày hàng hóa trong một cửa hàng có tác động đáng kể đến hành vi mua sắm của người tiêu dùng. Nhất là với những chuỗi cửa hàng tiện lợi, độ nhất quán trong cách trưng bày rất quan trọng để tạo cảm giác chuyên nghiệp và gây ấn tượng tốt đối với những khách hàng tiềm năng - những người thường xuyên chọn cửa hàng tiện lợi để mua hàng.
Vậy nhưng sẽ rất khó khăn cho người quản lý nếu họ phải thường xuyên đi đến nhiều cửa hàng cùng một lúc để kiểm tra và giám sát việc trưng bày mà không có công cụ hỗ trợ.
Làm sao để kiểm tra tính đồng bộ cách trưng bày sản phẩm ở mỗi cửa hàng
Giải Pháp
Nắm bắt nhu cầu quản lý trưng bày đồng bộ tại chuỗi cửa hàng, một số phần mềm quản lý đã tích hợp các tính năng thiết yếu hỗ trợ cho các chiến lược bán hàng trực quan.
Trong đó, FieldCheck là giải pháp công nghệ tối ưu được xây dựng dựa trên danh sách kiểm tra kỹ thuật số giúp nhân viên tại cửa hàng thực hiện nhiệm vụ của mình một cách nhanh chóng và hiệu quả. Đồng thời, người quản lý cũng có thể phát hiện sai sót ngay lập tức để kịp thời điều chỉnh.
5. Hư Hỏng Thiết Bị, Không Kịp Báo Cáo Để Xử Lý Nhanh Chóng
Tương tự như việc giám sát tiêu chuẩn trong trưng bày, việc quản lý trang thiết bị, cơ sở vật chất tại các cửa hàng tiện lợi cũng thực sự không hề dễ dàng. Theo quy định về an toàn lao động, các máy móc, thiết bị trước khi đưa vào sử dụng phải được dán tem kiểm định an toàn.
Trong quá trình vận hành cửa hàng tiện lợi, nhà quản lý có trách nhiệm kiểm tra cẩn thận cơ sở vật chất cũng như các thiết bị để đánh giá tình trạng của cửa hàng từ đó có biện pháp khắc phục, sửa chữa và có kế hoạch bảo dưỡng định kỳ cho thiết bị. Việc xử lý nhanh chóng sẽ giúp đảm bảo sự an toàn cho con người và tài sản, giảm thiểu các rủi ro có thể xảy ra đồng thời tăng năng suất lao động.
Quản lý hư hỏng thiết bị
Giải Pháp
Một phần mềm quản lý thiết bị có thể hỗ trợ doanh nghiệp vận hành quy trình bảo trì đầy đủ và liên tục. Đồng thời, giải pháp này cũng có thể hỗ trợ hạn chế những sơ xuất có thể xảy ra.
FieldCheck là ứng dụng công nghệ hỗ trợ các doanh nghiệp theo dõi và báo cáo tình trạng thiết bị. Giải pháp đáp ứng mọi quy mô và lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp. Ứng dụng được thiết kế thông minh với mục đích tối ưu hoá hiệu suất làm việc của máy móc và thiết bị. Phần mềm cho phép bạn tạo ra các quy định bảo trì định kỳ, sửa chữa, thay thế vật tư phụ tùng khi đến thời hạn.
6. Khó Quản Lý Hiệu Suất Nhân Viên
Đối với những cửa hàng tiện lợi thì dù cho có quy mô nhỏ vẫn quản lý một lượng nhân viên khá phức tạp và thay đổi liên tục. Môi trường cửa hàng tiện lợi lại nổi tiếng là nơi có số lượng nhân sự biến động nhiều nhất khi đây không phải là một lựa chọn nghề nghiệp lâu dài của nhiều người lao động.
Chính vì thế, việc giám sát và quản lý nhân viên bán hàng đòi hỏi người quản lý phải thường xuyên theo dõi nhân viên thì mới có thể nắm bắt được tác phong làm việc cũng như những biểu hiện không tốt để tránh những thất thoát không đáng về sau. Ngoài ra, hầu hết các cửa hàng tiện lợi tuyển dụng nhân viên làm việc bán thời gian nên họ sẽ phải làm việc theo ca, nửa buổi hoặc xoay ca.
Xem thêm: Tại Sao Cần Đánh Giá Hiệu Suất Nhân Viên Và Cách Thực Hiện
Nếu như việc quản lý nhân viên không tốt thì cửa hàng sẽ dễ gặp các tình trạng như gian dối, gian lận, hiệu quả kinh doanh không tốt, lãng phí nguồn nhân lực và rủi ro mất nhiều chi phí để hoàn tiền, khắc phục sự cố.
Quản lý hiệu suất nhân viên
Giải Pháp
Ngày nay, hầu hết các phần mềm quản lý cửa hàng tiện lợi trên thị trường đều có những tính năng giúp bạn có thể kiểm soát nhân viên hiệu quả như phân công nhiệm vụ, sắp xếp hàng hóa – lưu kho – kiểm kho, phân công tính tiền…
Bên cạnh đó, phần mềm còn giúp hỗ trợ việc chấm công, tính lương, đo lường năng suất nhân viên qua các chỉ số được thống kê chính xác dù siêu thị mini, cửa hàng tiện lợi của một là một hệ thống nhân viên tương đối phức tạp.
7. Khó Quản Lý Chăm Sóc Khách Hàng
Theo khảo sát về thói quen mua hàng của người tiêu dùng, có không ít khách hàng lựa chọn mua hàng tại cửa hàng tiện lợi vì có chính sách tích điểm, giảm giá cho thành viên, bên cạnh các lý do khác như hình thức thanh toán linh hoạt và không gian hiện đại. Các cửa hàng tiện lợi nên duy trì chính sách này để thu hút khách hàng.
Nhưng để chăm sóc khách hàng tốt thì cần có hệ thống lưu trữ thông tin khách hàng. Bạn sẽ khó mà quản lý thông tin của khách hàng cùng lịch sử mua hàng bằng cách lưu giữ trong sổ sách.
Xem thêm: Sự Khác Nhau Giữa Chăm Sóc Khách Hàng Và Dịch Vụ Khách Hàng
Quản lý chăm sóc khách hàng
Giải Pháp
Một số phần mềm quản lý bán hàng đã ra mắt ứng dụng di động riêng cho khách hàng mua hàng tại cửa hàng tiện lợi giúp chủ cửa hàng tiện lợi quản lý khách hàng đơn giản, không cần nhập liệu. Khi khách hàng đăng nhập vào ứng dụng này, hệ thống sẽ lưu mã QR của khách hàng.
Nhờ vậy, chủ cửa hàng tiện lợi không cần nhập thông tin khách hàng để quản lý khách hàng; thay vào đó, họ chỉ cần quét mã QR trên ứng dụng của khách hàng.
Trường hợp khách hàng không mang theo điện thoại, vẫn có thể đọc số điện thoại cho nhân viên và thông tin sẽ được điền vào hóa đơn. Khả năng khách hàng xem lại hóa đơn, quản lý chi tiêu và tích lũy điểm khi mua sắm trên ứng dụng của riêng họ sẽ là một điểm cộng rất lớn cho sự tiện lợi mà cửa hàng tiện lợi của bạn mang lại cho khách hàng.
