Cách Quản Lý Cửa Hàng Bán Lẻ Hiệu Quả Mọi Nhà Quản Lý Đều Phải Biết
Thị trường bán lẻ hiện nay đang dần trở nên ngày càng sôi động với sự tham gia của nhiều cái tên khác nhau. Các chuỗi cửa hàng dần mọc lên khắp các khu phố sầm uất.
Với sự phát triển về quy mô cửa hàng có thể cho thấy sức hút rất lớn của ngành bán lẻ hiện nay. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng thành công đi trên con đường này.
Câu hỏi đặt ra là làm thế nào quản lý cửa hàng của bạn một cách tối ưu nhất? Làm thế nào có thể tạo được lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp khi mà ngày càng có nhiều tổ chức đang cạnh tranh miếng bánh thị phần này?
Làm cách nào để quản lý cửa hàng bán lẻ một cách tối ưu nhất?
Để có thể cung cấp câu trả lời đầy đủ giúp bạn giải quyết được vấn đề trên, chúng tôi đã nghiên cứu và tổng hợp một số cách quản lý cửa hàng bán lẻ hiệu quả. Khám phá ngay trong nội dung sau đây.
Cách Quản Lý Cửa Hàng Bán Lẻ Tối Ưu
Quản lý nhân viên
Con người là yếu tố quan trọng ở bất kỳ tổ chức và doanh nghiệp nào. Tương tự đối với ngành bán lẻ, cách quản lý nhân viên cũng có thể ảnh hưởng đến vận hành cửa hàng, sức mua và tỷ lệ khách hàng trung thành.
Vậy khi quản lý nhân viên, chủ bán lẻ cần chú ý những yếu tố như thế nào?
#1. Quản lý chấm công và năng suất làm việc
Việc quản lý thời gian làm việc của nhân viên chặt chẽ sẽ giúp cấp quản lý nắm bắt được năng suất làm việc, tinh thần cũng như thái độ của nhân viên cửa hàng.
Để làm được điều này, cấp quản lý cần có công cụ thiết yếu có thể hỗ trợ báo cáo và kiểm tra hoạt động làm việc của nhân viên. Phần mềm quản lý cửa hàng cung cấp nền tảng tối ưu giúp các doanh nghiệp quản lý việc chấm công cho nhân viên một cách dễ dàng.
Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều ứng dụng công nghệ vào quản lý chấm công
Theo đó, nhân viên sẽ sử dụng thiết bị di động để thực hiện check in và check out. Trong khi đó, phía quản trị viên (admin) cũng có thể kiểm tra thông tin về hoạt động của nhân viên trên hệ thống admin theo thời gian thực vào bất kỳ thời gian nào và bất kỳ đâu.
#2. Tuyển dụng
Cấp quản lý ngành bán lẻ không cần đòi hỏi quá cao khi lựa chọn nhân viên bán hàng. Thế nhưng, điều quan trọng cần phải nhớ đó chính là kinh nghiệm bán hàng và thái độ làm việc của nhân viên.
Nhân viên bán hàng triển vọng và tốt cần nắm tốt tâm lý khách hàng và hiểu rằng khách hàng là người mang đến lợi nhuận cho cửa hàng. Chính vì vậy, tuyển dụng nhân viên bán hàng cần chú trọng vào tiêu chí tư duy bán hàng và thái độ bán hàng của ứng viên.
Một điểm cần chú ý nữa đó là cần trình bày rõ thông tin công việc khi tuyển dụng. Theo đó các ứng cử viên có thể nắm bắt rõ hơn tính chất của công việc và yêu cầu của nó trước khi ứng tuyển. Điều này cũng tránh gây mất thời gian cho nhân sự khi thực hiện các bước screening đơn ứng tuyển.
Khâu tuyển dụng cần chú trọng đến thái độ bán hàng của ứng viên
#3. Đào tạo và thiết lập lộ trình nghề nghiệp rõ ràng
Vì tính chất công viên, tỷ lệ giữ chân của nhân viên bán hàng là khá thấp so với các ngành nghề khác. Để có thể tạo động lực cho các nhân viên của cửa hàng bán lẻ bạn có thể tổ chức các khóa đào tạo để có thể giúp nhân viên của mình phát triển kỹ năng và học hỏi những kiến thức phù hợp để làm việc.
Bằng hành động thiết thực này, cấp quản lý có thể thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên, giúp tiến độ công việc có thể sẽ trở nên suôn sẻ bên cạnh việc tăng sự gắn kết giữa nhân viên và ban lãnh đạo của chuỗi bán lẻ.
#4. Trao quyền cho nhân viên
Một trong những giải pháp hiệu quả khi quản lý nhân viên đó chính là trao quyền cho nhân viên. Theo đó, nhân viên tại cửa hàng có thể chủ động thực hiện, sắp xếp công việc cũng như đánh giá hiệu quả công việc của mình.
Bên cạnh đó, cấp quản lý có thể tạo điều kiện giúp nhân viên tiếp cận những vấn đề liên quan công việc như quản lý nguồn tiền, kho hàng và giấy tờ.
Trao quyền cho nhân viên
Nếu bạn đang trăn trở về cách theo dõi quá trình làm việc của nhân viên thì bạn có thể xem xét phần mềm quản lý cửa hàng bán lẻ. Giải pháp công nghệ này có thể giúp bạn phân quyền cũng như quản lý lực lượng lao động tại các cửa hàng dễ dàng và tối ưu.
Bên cạnh đó, việc thiết lập các tiêu chuẩn, KPI hay OKR để nhân viên có thể linh hoạt thực hiện sẽ giúp họ duy trì được tính thống nhất và nề nếp khi làm việc.
OKR - Phương Pháp Quản Trị Đỉnh Cao Của Các Ông Lớn Công Nghệ
Từ đó, doanh nghiệp bán lẻ có thể cải thiện được hiệu quả kinh doanh cũng như tăng doanh số bán hàng đồng thời nâng cao năng suất làm việc của nhân viên tại chuỗi cửa hàng.
Quản lý hàng hóa
#1. Nguồn hàng
Khi kinh doanh cửa hàng bán lẻ, quản lý hàng hóa là điều cốt lõi mà bất kỳ cấp quản lý nào cũng cần chú ý. Trong đó, kiểm soát nguồn hàng đều đặn là một trong những nhiệm vụ quan trọng.
Các công việc mà cấp quản lý cần phải kiểm tra nguồn hàng như:
- Kiểm tra nơi xuất xứ
- Kiểm tra nguyên liệu
- Kiểm tra chất lượng
- Số lô và ngày còn hạn
Quản lý nguồn hàng
#2. Kiểm soát tồn kho
Quản lý tồn kho sẽ giúp các chủ cửa tránh được các vấn đề như:
- Thất thoát hàng không đáng có
- Chi phí cơ hội do mất đi khả năng bán được hàng hóa khi cửa hàng hết hàng
- Tối ưu chi phí quản lý hàng tồn kho nhờ sự luân phiên tối ưu giữa hàng nhập và xuất kho
#3. Quản lý hết hạn sử dụng
Việc nắm bắt được hạn sử dụng của các sản phẩm có trong cửa hàng và tồn kho sẽ giúp các doanh nghiệp hạn chế tình trạng lãng phí chi phí đầu vào.
Khi quản lý được số ngày còn lại trước khi hết hạn của sản phẩm, cấp quản lý có thể chủ động đưa ra các chương trình phù hợp để kích thích nhu cầu mua hàng của người tiêu dùng như giảm giá, mua 1 tặng 1, v.v.
Theo đó, cửa hàng có thể giảm thiểu chi phí mất đi do hàng hóa hết hạn.
Hạn sử dụng là vấn đề cần đặc biệt lưu tâm khi kinh doanh bán lẻ
#4. Quản lý bán hàng
Quản lý bán hàng tại cửa hàng sẽ liên quan đến một số công việc như:
- Trưng bày sản phẩm tại cửa hàng
- Quản lý doanh số bán hàng mỗi ngày
- Lập báo cáo bán hàng mỗi ngày
- Thống kê và phân tích các sản phẩm bán chạy và ngược lại
- Quản lý thái độ bán hàng của nhân viên
Quản lý chất lượng cửa hàng
#1. Quản lý hư hỏng thiết bị
Máy móc và thiết bị tại các cửa hàng sau một thời gian sử dụng chắc chắn sẽ gặp phải các vấn đề hư hỏng cần được sửa chữa và bảo trì.
Để có thể chủ động trong việc quản lý thiết bị hư hỏng, các cấp quản lý cần có công cụ như phần mềm quản lý bán hàng để có thể nắm bắt về bất kỳ hư hỏng nào xảy ra tại cửa hàng.
Ngoài ra, nhân viên cũng có thể báo cáo cho bên liên quan một cách nhanh chóng về tình trạng hư hỏng của thiết bị để có thể kịp thời đưa ra các biện pháp sửa chữa, bảo trì, tránh ảnh hưởng đến hoạt động của cửa hàng.
Điều quan trọng nữa là hành động này sẽ tránh ảnh hưởng đến trải nghiệm mua sắm của khách hàng tại cửa hàng bán lẻ.
Quản lý thiết bị cửa hàng
#2. Quản lý trưng bày
Như có đề cập ở nội dung trước, quản lý trưng bày cũng đóng vai trò trọng yếu lên quản lý cửa hàng bán lẻ.
Trưng bày đẹp mắt có thể thu hút sự chú ý và tạo trải nghiệm mua sắm tốt hơn cho người tiêu dùng vào các sản phẩm của cửa hàng. Từ đó, họ có thể đưa ra quyết định mua hàng cuối cùng dù không có dự định ban đầu.
Theo một nghiên cứu của Salesforce, 84% người tham gia cho biết họ thích các nhãn hàng có thể cung cấp trải nghiệm khách hàng tốt hơn những nhãn hàng không có.
Một số điểm mà cấp quản lý có thể cần phải chú ý khi quản lý trưng bày gồm có:
- Cách sắp xếp các kệ hàng
- Trưng bày các sản phẩm cần được chú ý
- Nghiên cứu về hành vi di chuyển của người tiêu dùng khi tham quan cửa hàng để có thể đưa ra các cách bài trí thu hút sự chú ý
- Truyền đạt đến nhân viên sao để họ có thể nắm bắt được layout trưng bày một cách tốt nhất
- Kiểm tra việc triển khai trưng bày của nhân viên tại các cửa hàng có giống như kế hoạch được đề ra không
- Đánh giá hiệu quả của việc trưng bày
Quản lý trưng bày bằng ứng dụng
Bạn có muốn số hóa quy trình kiểm tra chất lượng và quản lý trưng bày cửa hàng hiệu quả?
Quản lý tài chính
Khi nói đến quản lý tài chính, đa số mọi người sẽ chỉ nghĩ đến khía cạnh quản lý tiền bạc, là doanh số hay chi tiêu của cửa hàng.
Tuy nhiên, nó còn là những yếu tố không kém phần quan trọng khác như tài sản, nguyên liệu, vật tư sản xuất, và những vấn đề phát sinh khác trong quá trình hình thành vốn hoặc thu chi.
Biết cách quản lý tài chính một cách hiệu quả là điều không hề dễ đối với bất cứ lĩnh vực nào, đặc biệt là kinh doanh bán lẻ. Cho dù bạn đang sở hữu một cửa hàng nhỏ hay chuỗi cửa hàng có quy mô lớn thì việc quản lý tài chính tốt sẽ giúp bạn rất nhiều trong việc kiểm soát các yếu tố rủi ro.
Dựa vào báo cáo tài chính, nhà lãnh đạo có thể đánh giá chính xác tình hình kinh doanh của cửa hàng, cũng như có thể lên kế hoạch xây dựng sản phẩm và thương hiệu theo hướng phù hợp nhất.
Quản lý tài chính là sống còn với bất cứ mô hình kinh doanh nào
#1. Quản lý doanh thu, chi phí
Lợi nhuận và doanh thu tại cửa hàng là các chỉ số tài chính mà chủ doanh nghiệp cần nắm vững để đánh giá mức độ lãi - lỗ trong quá trình kinh doanh. Để tính lợi nhuận mà cửa hàng kiếm được trong một tháng, ta có công thức như sau:
Lợi nhuận = Doanh thu (trong vòng 30 ngày) - Chi phí (trong vòng 30 ngày).
Trong đó, doanh thu là tất cả các khoản thu được khi bán được sản phẩm hoặc dịch vụ, và chi phí là các khoản chi trả cố định hoặc phát sinh trong quá trình kinh doanh. Chi phí vận hành cửa hàng bao gồm: chi phí thuê mặt bằng, trả lương cho nhân viên, chi phí sửa chữa, thanh toán tiền hàng hóa nhập về, v.v.
Nếu lợi nhuận có kết quả âm hoặc bằng 0, nghĩa là bạn đang kinh doanh lỗ hoặc chưa có lời. Việc bạn cần làm lúc này là thay đổi phương án, cách thức hoạt động kinh doanh; đồng thời, cắt giảm những khoản chi phí không cần thiết để giảm số tiền lỗ xuống.
Ngược lại, nếu kết quả của chỉ số lợi nhuận dương, đây rõ ràng là một tín hiệu tích cực cho thấy việc kinh doanh của bạn đang đi đúng hướng và nên tiếp tục phát triển.
Doanh thu, lợi nhuận là thước đo quan trọng thể hiện sức khỏe của cửa hàng
#2. Quản lý công nợ
Các khoản phải thu, phải trả cho khách hàng và nhà cung cấp được coi là công nợ phải trả của một cửa hàng kinh doanh. Chủ cửa hàng cần phải đảm bảo khả năng lưu trữ đầy đủ các chứng từ liên quan nhằm đảm bảo việc thanh toán và thu hồi nợ diễn ra suôn sẻ, và cuối cùng là để kiểm soát tốt các khoản nợ.
Nếu không kiểm soát và xử lý nhanh chóng các khoản thu chi này, công việc kinh doanh của cửa hàng có thể xảy ra các vấn đề khi công nợ tồn đọng quá nhiều. Bên cạnh đó, thường xuyên kiểm tra và phân loại các khoản nợ cũng giúp người quản lý sớm phát hiện các khoản nợ có vấn đề hoặc các rủi ro mới phát sinh.
#3. Quản lý dòng tiền
Nhằm mục đích quản lý dòng tiền hiệu quả, hãy đặt cho mình những câu hỏi sau đây:
- Bạn sẽ lấy nguồn vốn ở đâu (huy động vốn, tìm nhà đầu tư hay vay ngân hàng)?
- Làm thế nào để tận dụng nguồn vốn một cách hiệu quả?
- Thời gian để hoàn vốn là bao lâu?
- Tổng doanh của cửa hàng trong 1 tháng/ quý/ năm là bao nhiêu? Có đạt mục tiêu đề ra hay không?
- Lợi nhuận trung bình trong một năm là bao nhiêu?
- Chi phí bỏ ra hằng tháng giữa các cửa hàng có chênh lệch nhiều không?
Dòng tiền là mạch máu của doanh nghiệp
Quản lý khách hàng
Trên thực tế, khách hàng là một nhân tố vô cùng quan trọng, quyết định sự thành công của một doanh nghiệp bán lẻ. Nếu không có khách hàng, sẽ không có doanh thu và việc kinh doanh lúc này là vô nghĩa. Vì họ chính là nguồn doanh thu chính của cửa hàng bạn.
Vì thế, quản lý khách hàng rất có ý nghĩa đối với một cửa hàng kinh doanh, nhưng đồng thời đây cũng là một thách thức không hề nhỏ. Nếu cửa hàng của bạn cung cấp sản phẩm - dịch vụ có chất lượng tốt và ổn định, khách hàng sẽ đánh giá tốt về doanh nghiệp của bạn và sẵn sàng quay trở lại cửa hàng.
Tuy nhiên, chăm sóc khách hàng cũng là một yếu tố khác để khách hàng của bạn hài lòng khi mua sắm tại cửa hàng. Khi hài lòng với cách phục vụ và thái độ của nhân viên, tỷ lệ ghé thăm của khách hàng cũ và thu hút các đối tượng khách hàng mới là vô cùng cao.
Ngoài ra, đừng đánh giá thấp tầm quan trọng của hỗ trợ sau bán hàng. Khách hàng sẽ nhớ đến và đánh giá cao dịch vụ của bạn nếu bạn làm được điều này.
Ứng Dụng Công Nghệ Để Nâng Cao Hiệu Quả Quản Lý
Phương pháp quản lý truyền thống
Hiện nay, khá nhiều doanh nghiệp sử dụng phần mềm Excel và phần mềm Zalo để quản lý, đặc biệt là các cửa hàng nhỏ. Công cụ này rất hữu ích trong việc quản lý cửa hàng với các bảng tính đơn giản và rõ ràng. Người dùng còn có thể xem được biểu đồ và dùng các ô công thức để thể hiện và tính toán chính xác các dữ liệu.
Tuy nhiên, Excel có một số nhược điểm như yêu cầu người dùng phải có kiến thức tổng hợp về Excel để sử dụng và thành thạo sử dụng hệ thống các công thức của Excel để có thể áp dụng hợp lý cho cửa hàng của họ. Còn Zalo thì dễ sai sót và tốn thời gian tổng hợp dữ liệu, khó mà quản lý đơn hàng của cửa hàng một cách hiệu quả.
Những phương pháp truyền thống khiến nhà quản lý mất rất nhiều thời gian và công sức
Ứng dụng công nghệ để quản lý
Để quản lý tài chính, kiểm soát hàng hóa và quản lý nhân viên kinh doanh hiệu quả, nhiều doanh nghiệp đã tìm đến giải pháp DMS.
DMS (Distributors Management System) là một phần mềm quản lý giữa nhà phân phối với nhà bán lẻ hoặc giữa Công ty với nhà sản xuất, giải quyết những thách thức trong quản lý phân phối hàng hóa trong chuỗi cung ứng từ nhà máy đến người sử dụng.
Ngoài ra, một cách quản lý cửa hàng bán lẻ chính là sử dụng hệ thống quản lý chất lượng cửa hàng. Theo đó, các cửa hàng có thể theo dõi chặt chẽ mọi hoạt động liên quan đến mức tồn kho, ngăn chặn những tổn thất bất ngờ do quản lý hàng tồn kho lỏng lẻo.
Quản lý cửa hàng bằng các ứng dụng công nghệ là xu hướng không thể khác trong thời đại 4.0
Phần mềm FieldCheck là một giải pháp hỗ trợ nhà bán lẻ dễ dàng tạo nhiệm vụ và đánh giá tiêu chuẩn của từng cửa hàng với tính năng danh mục kiểm tra chuyển đổi số hóa trên thiết bị di động. Công cụ này cung cấp một danh sách câu hỏi tương ứng với các hoạt động cần thiết có trong quy trình quản lý cửa hàng mà chủ cửa hàng thiết lập trên phần mềm.
Đăng ký dùng thử miễn phí
