Tiêu Chí Lựa Chọn Phần Mềm Giao Việc Phù Hợp? Top 5 Tốt Nhất

Giữa thời buổi công nghệ hiện nay, việc các công ty, tổ chức và cá nhân có thói quen sử dụng phần mềm để quản lý công việc thay cho các cách quản trị công việc truyền thống rất phổ biến. 

Chính vì thế mà trên thị trường cũng ngày càng xuất hiện nhiều công cụ và ứng dụng quản lý công việc nhóm và cá nhân đa dạng. Trong đó, các phần mềm giao việc, với những ưu điểm và tính năng vượt trội, đang là trợ thủ đắc lực dành cho các nhà quản lý ngày nay. 

Vậy việc ứng dụng phần mềm quản lý - giao việc có thể giúp ích cho bạn như thế nào? Hãy cùng FieldCheck tìm hiểu trong bài viết sau: 

• Các tính năng hiện có của phần mềm giao việc;
• Lợi ích của việc sử dụng phần mềm giao việc trong doanh nghiệp; 
• Tiêu chí để lựa chọn phần mềm phù hợp với bạn; 
• Danh sách các phần mềm giao việc được đánh giá cao nhất hiện nay. 

Phần mềm là công cụ hữu ích để quản lý công việc

Phần Mềm Giao Việc Là Gì?

Một trong những vấn đề đau đầu của các lãnh đạo doanh nghiệp, đặc biệt là các nhà quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ, đó là thế nào để kiểm soát tất cả các dự án cũng như quản lý công việc và nắm được hết tiến độ công việc của nhân viên một cách kịp thời. 

Phần mềm giao việc chính vì vậy mà ra đời để giải quyết bài toán này, giúp các nhà quản lý có thể rút ngắn thời gian nâng cao hiệu suất công việc. 

Làm sao để ghi nhớ hết khối lượng công việc của bạn?

Nhìn chung, phần mềm giao việc có thể đáp ứng được các nhu cầu tối ưu hóa nguồn lực của doanh nghiệp và là xu hướng tất yếu trong quá trình chuyển đổi số trong thời đại 4.0 hiện nay. Một số lợi ích của việc sử dụng phần mềm giao việc có thể kể đến như:

• Là công cụ giúp nhà quản lý lên kế hoạch, đánh giá hiệu suất của nhân viên thông qua các tác vụ được tạo trên một nền tảng chung. Đồng thời, nhân viên cũng dễ dàng nhận nhiệm vụ và sắp xếp công việc hợp lý hơn. 
• Giúp cho quá trình giao, nhận việc giữa các cấp quản lý với nhân viên trở nên rõ ràng và công khai. Cách thức trao đổi công việc nhờ đó cũng thuận lợi hơn với khả năng chia sẻ và tiếp cận thông tin dễ dàng.
• Hỗ trợ quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp nhờ vào việc hệ thống hóa các nghiệp vụ xử lý công việc lên phần mềm. 
• Nâng cao hiệu quả làm việc của toàn bộ nguồn nhân lực trong doanh nghiệp.
• Rút ngắn thời gian xử lý thông tin và trao đổi công việc giữa các đội nhóm, bộ phận khác nhau.   
• Phần mềm giúp doanh nghiệp làm việc một cách chuyên nghiệp, hiệu quả hơn. Đặc biệt là công cụ không thể thiếu đối với các tập đoàn lớn và các công ty ứng dụng kỹ thuật số vào hoạt động kinh doanh. 

Một phần mềm quản lý công việc tốt có thể giải quyết nhiều vấn đề

Tại Sao Phần Mềm Giao Việc Lại Cực Kỳ Cần Thiết?

Để hiểu rõ hơn về sự cần thiết của việc ứng dụng phần mềm quản lý đối với các cá nhân và doanh nghiệp, bạn cần biết được những tính năng cụ thể của các phần mềm này cũng như các lợi ích quan trọng khác. 

Và so với cách làm việc, quản lý truyền thống thì sử dụng phần mềm trong công việc hằng ngày sẽ có những ưu điểm nội trổi nào?

1. Hỗ Trợ Lên Kế Hoạch, Sắp Xếp Công Việc Hiệu Quả

Khi sử dụng phần mềm, người dùng có thể nắm bắt được những đầu công việc quan trọng mà không sợ bỏ sót việc hay quên deadline (hạn chót). Vì ngày nay các ứng dụng quản lý công việc đều có chức năng tạo task (tác vụ) để thông báo các nhiệm vụ cần phải làm cho nhân viên. 

Người quản lý cũng có thể sử dụng tag (tạo nhãn) để sắp xếp và phân loại công việc theo dự án hoặc chủ đề thích hợp. Các công việc quan trọng cần thực hiện trước sẽ được gắn nhãn ưu tiên để đưa lên đầu danh sách.

Khi công việc đó chưa hoàn thành trong thời hạn đặt ra, ứng dụng cũng sẽ gửi thông báo nhắc nhở đến người dùng và những người có liên quan. 

Sử dụng phần mềm có thể giúp bạn ghi nhớ deadline

Ngoài ra, đối với một số phần mềm quản lý, bạn cũng có thể gắn nhãn tên của một hoặc nhiều người trong cùng cơ quan, tổ chức để nhắc nhở họ về một task nào đó và để phân công trách nhiệm cụ thể hơn. 

2. Giúp Nhà Lãnh Đạo Doanh Nghiệp Có Cái Nhìn Khái Quát Và Rõ Ràng Hơn Về Cách Làm Việc Của Tổ Chức

Việc ứng dụng phần mềm để quản lý công việc không những giúp nhân viên có thể nắm rõ trách nhiệm của mình, sắp xếp các công việc một cách hiệu quả, mà còn cung cấp cho nhà quản trị cái nhìn tổng quan về quá trình tiến hành và tiến độ thực hiện công việc của các bộ phận và cá nhân.

Với dữ liệu cập nhật theo thời gian thực, nhà quản trị có thể theo dõi tiến trình công việc một cách sát sao và nhanh chóng điều chỉnh khi có vấn đề phát sinh. Từ đó, năng suất của doanh nghiệp sẽ được nâng cao và tối ưu hóa được nhiều khoảng thời gian hơn. 

3. Xem Xét Phân Quyền Nhiệm Vụ Cho Các Bên

Khi sử dụng công cụ quản lý để giao việc, một chức năng không thể thiếu trong quá trình quản lý đó là phân quyền nhân viên thực hiện công việc theo trách nhiệm của từng cá nhân, cấp bậc khác nhau. 

Sự phân chia quyền hành sẽ giúp cho các quản lý giảm bớt áp lực khi phải đảm nhiệm quá nhiều trách nhiệm, ngoài ra, còn có thể khai thác và tận dụng được năng lực làm việc của nhân viên. 

Phân quyền rõ ràng cũng là cách để nhân viên nắm rõ trách nhiệm của mình và tập trung vào các trách nhiệm chính mà không can thiệp hay lan man vào những việc của người khác.  

4. Đồng Bộ Và Liên Kết Trên Nhiều Thiết Bị Khác Nhau

Đa số các phần mềm quản lý hiện nay đều có thể dễ dàng tương thích trên nhiều thiết bị khác nhau. Dữ liệu được sử dụng trên máy tính với các hệ điều hành thông dụng như Windows, MacOS sẽ nhanh chóng đồng bộ với dữ liệu trên các ứng dụng di động và mọi thiết bị (điện thoại, máy tính bảng, laptop).

Ngoài ra, nhiều phần mềm còn có tính năng liên kết với nhiều công cụ khác nhau, giúp mọi người dễ dàng chia sẻ và tương tác với nhau mọi thông tin. Khả năng lưu trữ thông tin để truy cập khi cần thiết cũng trở nên dễ dàng và tiện lợi hơn.

5. Hỗ Trợ Tạo Báo Cáo

Một lợi ích khác của các phần mềm quản lý công cụ là khả năng tạo báo cáo dựa trên số liệu thống kê từ các mức độ hoàn thành công việc, ngày hoàn tất, người chịu trách nhiệm,...

Tính năng báo cáo có thể truy xuất dữ liệu theo ngày, theo tháng, hoặc theo mỗi dự án. 

Nhờ danh sách báo cáo này, các nhà quản lý cũng dễ dàng đánh giá tình hình công việc hoặc kết quả hoàn thành công việc hơn, đồng thời giúp tiết kiệm thời gian làm báo cáo cho cấp trên. 

Tiện ích tạo báo cáo rất hữu ích cho nhà quản lý doanh nghiệp

6. Nâng Cao Hiệu Quả Làm Việc Nhóm

Trong thời đại công nghệ 4.0, xu hướng thảo luận nhóm, họp online đang ngày càng trở thành phổ biến trong mọi lĩnh vực, từ giáo dục, kinh doanh đến các công việc cá nhân khác.

Chính vì thế mà các ứng dụng như Zoom hay Google Meet đang được nhiều người sử dụng vì giúp cho khả năng truyền đạt thông tin có thể diễn ra mọi lúc, mọi nơi.

Nhờ các tính năng trò chuyện nhóm và tạo cuộc thảo luận công khai tích hợp trên các phần mềm quản lý ngày nay, người dùng có thể đưa ra ý kiến, đóng góp chỉnh sửa nội dung công việc trực tiếp ngay trên nền tảng làm việc chung một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Điều này hỗ trợ cho quá trình làm việc nhóm rất nhiều mỗi khi có một dự án mới, cần sự hợp tác của nhiều cá nhân. 

Trong khi đó, nếu xử lý công việc theo cách truyền thống, tức là thảo luận trực tiếp và ghi chú cá nhân trên giấy tờ hoặc bằng các ứng dụng ghi chú khác nhau, quá trình chia sẻ thông tin giữa các phòng ban sẽ mất thời gian hơn, dẫn đến tiến độ công việc chậm trễ và không đạt hiệu quả tối ưu nhất.

Xem thêm: Top 5 phần mềm quản lý nhân sự

Những Tiêu Chí Quan Trọng Để Lựa Chọn Phần Mềm Giao Việc Phù Hợp Cho Tổ Chức

Hiện nay, có rất nhiều các nhà cung cấp phần mềm trên thị trường đang cung cấp các giải pháp, công cụ để quản lý công việc với nhiều tính năng đa dạng khác nhau.

Tuy nhiên, không phải phần mềm nào cũng đáp ứng được các tính năng một công cụ giao việc và phù hợp với nhu cầu cơ bản của mọi doanh nghiệp. 

Trước khi đến với danh sách giới thiệu các phần mềm có thể phù hợp dành cho bạn, hãy tìm hiểu thêm những tiêu chí tạo nên một phần mềm quản lý công việc tốt để bạn có lựa chọn hợp lý và sử dụng hiệu quả nhất. 

1. Các Tính Năng Cần Có Của Phần Mềm Giao Việc

Một phần mềm quản lý công việc tốt phải có đầy đủ các tính năng như: lên kế hoạch công việc, tạo việc, giao việc và điều phối công việc; theo dõi trạng thái; báo cáo, đo lường; lưu trữ dữ liệu và tính năng tương tác. 

2. Tính Dễ Sử Dụng Phần Mềm 

Các thao tác trên phần mềm nên được thiết lập đơn giản và dễ sử dụng. Giao diện phải được thiết kế một cách khoa học và thân thiện với người dùng với các tính năng bố trí ở vị trí dễ quan sát và nhận diện.

Bên cạnh đó, phần mềm nên hỗ trợ ngôn ngữ tiếng Việt để quá trình sử dụng được dễ dàng hơn. 

3. Chi Phí Hợp Lý Có Thể Đáp Ứng Được

Khi bắt đầu mua hoặc đăng ký sử dụng phần mềm theo gói, bạn cần nghiên cứu kỹ giá niêm yết của sản phẩm và các giá phát sinh của dịch vụ nếu mua thêm (chi phí ẩn). Việc này giúp bạn có thể đưa ra so sánh và lựa chọn một phần mềm có mức chi phí phù hợp với ngân sách của công ty.

Nên cân nhắc yếu tố chi phí trong quá trình lựa chọn

4. Dịch Vụ Hỗ Trợ Từ Nhà Phát Triển Phần Mềm

Trong quá trình sử dụng phần mềm, chắc chắn sẽ có những vấn đề bạn cần sự trợ giúp từ nhà cung cấp như lỗi hệ thống, hay hỗ trợ dùng thử phần mềm, cách sử dụng phần mềm, v.v.

Chính vì vậy, bạn nên tìm hiểu về các dịch vụ tư vấn, hỗ trợ từ nhà cung cấp và chính sách hỗ trợ tại các khu vực khác trước khi triển khai ứng dụng phần mềm.

5. Mức Độ Khả Thi Của Việc Triển Khai Phần Mềm Trong Tổ Chức

Nếu công ty bạn đang sử dụng hệ thống hay bất kỳ nền tảng công nghệ nào trong quá trình quản lý doanh nghiệp, hãy xem xét kỹ các thông tin chi tiết của phần mềm và kiểm tra xem phần mềm có tương thích và phù hợp với doanh nghiệp hay không. 

Vì mỗi doanh nghiệp sẽ có quy mô hoạt động và quy trình kinh doanh là  khác nhau, đòi hỏi khả năng đáp ứng nhu cầu sử dụng phần mềm của các doanh nghiệp cũng rất đa dạng và không giống nhau. 

Phần mềm phải triển khai được trong doanh nghiệp của bạn

6. Độ Uy Tín Của Nhà Phát Triển Phần Mềm

Khi lựa chọn giải pháp phần mềm cho công ty của bạn, dĩ nhiên bạn cần tìm đến những sản phẩm được phát triển bởi các nhà cung cấp có thương hiệu, có danh tiếng tốt hoặc các nhà cung cấp được nhiều người tin tưởng và đánh giá cao.

7. Độ Phổ Biến Của Phần Mềm Giao Việc 

Một phần mềm được nhiều doanh nghiệp triển khai sử dụng nói lên rằng đây là phần mềm phổ biến, có thể đã được cải thiện nhiều lần để đạt tối ưu cho các nhu cầu của nhiều người dùng. Nhờ vậy, bạn cũng sẽ rất yên tâm với độ uy tín cũng như có được sự tham khảo, trải nghiệm người dùng từ những doanh nghiệp đó. 

Top 5 Phần Mềm Giao Việc Được Đánh Giá Cao Hiệu Quả

1. Microsoft To-Do

Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm nhắc việc hằng ngày tương thích với các công cụ hỗ trợ khác của Windows thì Microsoft To-Do sẽ là một ứng cử viên phù hợp dành cho bạn. Đây là công cụ nhắc việc thuần túy và đáp ứng nhu cầu ghi nhớ cơ bản nhất của người dùng. 

Microsoft To-Do giúp người dùng lên kế hoạch, danh sách các việc cần làm mỗi ngày và nhắc nhở thường xuyên nhờ vào tính năng cài đặt deadline cho từng công việc. 

Ứng dụng Microsoft To-Do

Ưu điểm:

• Sử dụng hoàn toàn miễn phí với tất cả các tính năng của ứng dụng.
• Có tính năng ghi chú và khởi tạo công việc con trong từng hạng mục công việc lớn. Một lợi ích vượt trội mà một số phần mềm trả phí không có. 
• Có thể sử dụng trên đa nền tảng và đồng bộ dữ liệu nhanh chóng.
• Hỗ trợ tính năng thảo luận nhóm online với số lượng người tham gia lên đến 150 người. 
• Dễ dàng chia sẻ danh sách công việc cho đồng nghiệp và bạn bè.
• Tính năng "My Day" hỗ trợ người dùng cập nhật và sắp xếp công việc hằng ngày thông minh và hiệu quả. 

Nhược điểm:

• Chỉ cho phép người dùng kết nối với các công việc và lịch trình tích hợp trên Outlook, nhưng không nhiều người sử dụng đến ứng dụng này của Microsoft.
• Vì là phần mềm giao việc miễn phí, nên các tính năng hữu ích như bộ lọc tìm kiếm, gắn nhãn công việc không có trên phần mềm này, khiến cho việc quản lý trên ứng dụng trở nên khó khăn.

2. Trello

Trello là phần mềm chủ yếu dành cho các hoạt động teamwork (quản lý công việc theo nhóm), được xây dựng dựa trên mô hình Kanban - một phương pháp quản lý công việc kiểu Nhật. Mô hình làm việc này cho phép người dùng tạo nhiều bảng để quản lý và cộng tác trên nhiều dự án khác nhau. 

Công cụ Trello

Với thiết kế tối giản gồm một bảng thông tin, giao diện của Trello giúp trực quan hóa công việc bằng các cột trạng thái tương ứng với tiến độ công việc (To Do - Cần làm, Doing - Đang làm, Done: Đã xong). 

Mỗi một công việc khi được tạo đều được đặt ở cột có trạng thái tương ứng và người dùng có thể dễ dàng thay đổi trạng thái công việc chỉ với thao tác kéo và thả giữa các cột với nhau. 

Thêm vào đó, nền tảng Trello còn được tích hợp với Dropbox, Google Drive, Slack, Evernote, và các ứng dụng hỗ trợ khác, giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi các luồng công việc khác nhau, nhắc nhở công việc qua email và làm việc nhóm hiệu quả. 

Ưu điểm:

• Giao diện thân thiện với người dùng
• Thao tác đơn giản, dễ sử dụng
• Có bản sử dụng miễn phí cho người dùng trải nghiệm (giới hạn tính năng)
• Quản lý công việc nhanh gọn, tiết kiệm thời gian

Nhược điểm:

• Không phải là phần mềm quản lý công việc chuyên nghiệp
• Không có nhiều tính năng cơ bản như: báo cáo công việc, phân cấp thành viên quản trị, tương tác - trao đổi công việc,... 
• Chỉ phù hợp với các doanh nghiệp thường làm việc theo nhóm
• Chi phí dành cho các bản nâng cấp khá cao

3. Google Tasks

Đối với người thường xuyên làm việc với Gmail hay Google Calendar thì Google Tasks chính là phần mềm quản lý dự án vô cùng hữu ích nằm trong hệ sinh thái của Google. 

Khi sử dụng phần mềm, mọi thông tin và dữ liệu đều được kết nối và đồng bộ hóa với nhau, hỗ trợ người dùng tạo việc và nhắc nhở lịch làm việc mà không tốn nhiều thời gian. chính vì vậy, Google Tasks là một công cụ rất phù hợp với những cá nhân làm việc với nhu cầu tác vụ đơn giản. 

Ứng dụng Google Tasks

Ưu điểm:

• Là phần mềm quản lý công việc miễn phí
• Nằm trong bộ ứng dụng được tích hợp sẵn cùng với các công cụ khác của Google
• Dễ dàng luân chuyển giữa các ứng dụng trong hệ sinh thái Google
• Có tính năng đánh dấu và hiển thị công việc đã hoàn thành
• Có thể khởi tạo hệ thống các công việc con nhưng không thể đặt thời hạn deadline cho từng mục này. 

Nhược điểm:

• Là phần mềm ít được Google chú ý và phát triển, nên các bản cập nhật hay bản vá lỗi từ ứng dụng cũng sẽ không có nhiều thay đổi so với các phiên bản cũ. 
• Không thể sắp xếp công việc hiệu quả do không có tính năng tùy chỉnh, nhóm các tác vụ theo mức độ quan trọng hay theo tính chất công việc lại với nhau.
• Thiếu những tính năng cơ bản để giao việc như: phân công nhiệm vụ, gắn nhãn tên người chịu trách nhiệm, 

4. Wrike

Wrike được đánh giá là công cụ quản lý công việc đáng tin cậy với đầy đủ các tính năng của một phần mềm giao việc hiệu quả như tạo việc, giao việc, chỉ định người thực hiện, sắp xếp công việc theo dự án, v.v. 

Ngoài ra, người dùng còn có thể sử dụng Wrike để quản lý kế hoạch kinh doanh, hỗ trợ làm việc nhóm, thông qua các thiết lập tùy chỉnh trên dashboard và chức năng báo cáo của phần mềm. 

Phần mềm Wrike

Các công ty có quy mô nhỏ muốn trải nghiệm dùng thử hoặc các team làm việc nhỏ có thể đăng ký phiên bản miễn phí của Wrike với tối đa 5 người dùng. Bên cạnh đó, phần mềm này có khả năng tích hợp với các phần mềm quản lý tệp từ Google, Dropbox, Microsoft,, hay các phần mềm tiếp thị và bán hàng như Marketo và Salesforce. 

Ưu điểm:

• Dễ dàng cộng tác chỉnh sửa tài liệu đính kèm
• Có tính năng theo dõi tiến độ, trạng thái công việc cụ thể với các chế độ xem dự án theo biểu đồ
• Không gian làm việc trực quan với nhiều thư mục, tác vụ riêng biệt
• Hỗ trợ xuất báo cáo
• Kết hợp với nhiều phần mềm quản trị khác, giúp quản lý công việc từ xa hiệu quả 

Nhược điểm:

• Chi phí sử dụng của các phiên bản trả phí khá cao ($9.8/ tháng với tối đa 15 người sử dụng, và $24.8/ tháng dành cho tối đa 200 người dùng)
• Dịch vụ sóc khách hàng của nhà cung cấp chưa tốt

5. Monday.com

Monday.com là một trong những phẩn mềm sắp xếp công việc đang rất phổ biến trên thị trường hiện nay  và được các người dùng nước ngoài đánh giá khá cao. Công cụ giúp người dùng quản lý mọi thứ trên một nền tảng duy nhất, từ việc lập kế hoạch đến phân công nhiệm vụ và theo dõi trạng thái công việc. 

Không những vậy, nền tảng làm việc này còn tạo cảm hứng cho người dùng với một không gian làm việc có nhiều màu sắc sinh động và các mẫu trực quan có thể thiết kế theo ý tưởng của riêng bạn.

Phần mềm tích hợp các ứng dụng quản lý dự án (Google Drive, Trello, Slack) và truy cập thông qua Zapier. Ngoài ra, người dùng còn có thể đăng nhập vào Monday.com bằng các tài khoản email như Gmail hay Linkedin. 

Phần mềm Monday.com

Ưu điểm:

• Có bản dùng thử trên website trong 14 ngày
• Giao diện bắt mắt với tùy chỉnh cấu hình và quyền hạn riêng
• Hỗ trợ chế độ hiển thị, xem dữ liệu đa dạng
• Màu sắc trực quan gắn với mỗi loại trạng thái công việc khác nhau giúp người dùng phân biệt một cách rõ ràng và dễ dàng
• Hỗ trợ chức năng tự động lặp lại các thông tin đã có sẵn
• Khả năng tích hợp mạnh mẽ
• Có đầy đủ các tính năng cơ bản của một phần mềm giao việc

Nhược điểm:

• Hệ thống chưa hỗ trợ ngôn ngữ tiếng Việt 
• Mức giá dành cho các gói tài khoản để sử dụng ít nhất là $8/ tháng cho gói cơ bản và $16/ tháng dành cho gói Pro.