Mẹo Quản Lý Chuỗi Cửa Hàng Cà Phê Hiệu Quả

Mở quán cà phê đã gian nan, để quản lý chuỗi quán cà phê khi đi vào hoạt động lại càng khó trăm lần. Nhiều người chủ khi mới mở quán nghe tưởng dễ, nhưng để quản lý thì bạn sẽ phải quản lý cả nguyên vật liệu, kiểm soát doanh thu, chi phí và hiểu về nhân sự, v.v.

Chính vì vậy, hãy thử áp dụng những phần mềm công nghệ quản lý chuỗi cửa hàng hỗ trợ trực tiếp trên thiết bị di động, dù bạn có mở vài chục hay vài trăm quán thì việc quản lý vẫn nhẹ nhàng, nhanh chóng và chính xác.

Điển hình với FieldCheck, phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ toàn diện trên di động, giúp cải thiện các hoạt động bán hàng và tiếp thị được tốt hơn. Với những đặc tính ưu việt sẽ giúp bạn khảo sát, theo dõi những việc cần phải làm. Đồng thời cũng giúp quản lý và cho ra những phân tích chuẩn xác.

FieldCheck - nền tảng quản lý tất cả trong một dành cho doanh nghiệp

Bài viết này cung cấp cho các chủ cửa hàng cách quản lý chuỗi cửa hàng cafe, nhà hàng hiệu quả. Hy vọng những thông tin này sẽ hữu ích đối với bạn.

Bí Quyết Quản Lý Chuỗi Cửa Hàng Cafe

1. Kiểm Soát Báo Cáo Từng Cửa Hàng Trong Chuỗi Cà Phê

Để phát triển lớn mạnh chuỗi cửa hàng cà phê, điều đầu tiên bạn cần phải nắm rõ cách vận hành và quản lý từng chi nhánh một. Bên cạnh đó, bạn cần đảm bảo mọi thứ phải được đồng bộ, từ chất lượng pha chế đạt chuẩn, menu các món, đến phong cách phục vụ.

Bạn hãy thử đặt câu hỏi làm sao để thực khách khi đến với bất kỳ quán nào trong chuỗi cũng hài lòng trước và sau khi khách hàng trải nghiệm dịch vụ?
Muốn có được điều này, cần phải đảm bảo và duy trì được giá trị cốt lõi của mình, kiểm soát quy trình quản lý, và giám sát báo cáo từng cửa hàng.

Kiểm tra chất lượng cửa hàng thường xuyên

2. Đảm Bảo Chất Lượng Sản Phẩm

Với mục đích đảm bảo chất lượng nguyên liệu một cách tốt nhất, tất cả các chi nhánh phải nhập nguyên vật liệu từ kho tổng, để chất lượng của các món được đồng đều và đạt chuẩn tại tất cả các cửa hàng trong chuỗi.

Và tại kho tổng này, nguồn nguyên vật liệu luôn được giám sát nghiêm ngặt để đảm bảo chất lượng sản phẩm tốt nhất. Cần có những điều kiện bảo quản, nguyên tắc kiểm tra chất lượng sản phẩm khác nhau, tuỳ theo từng cửa hàng.

Đảm bảo chất lượng sản phẩm tại cửa hàng

Tuy nhiên, bộ phận này cần được kiểm tra giám sát thường xuyên để đảm bảo chất lượng và vệ sinh an toàn thực phẩm của toàn chuỗi.
Ngoài ra, để hiệu quả hơn trong việc kiểm tra chất lượng cần có một đội ngũ giám sát bí mật, có thể đóng giả làm khách hàng, gọi món và thưởng thức món ăn, trải nghiệm sử dụng các dịch vụ tại cửa hàng như một khách hàng bình thường.

3. Quản Lý Nhân Viên Chuyên Nghiệp

Một trong những điểm chung đối với nhân viên tại các chuỗi cà phê đó là họ thường xem công việc của mình hiện tại chỉ là tạm thời. Vì thế, họ có thể sẽ không làm hết sức mình, đôi khi lại sao nhãng trong công việc. Điều này gây khó khăn cho cấp quản lý tại chuỗi cửa hàng cafe.

Vì vậy hãy đặt ra một bản nội quy, yêu cầu và trách nhiệm thật chặt chẽ, phân quyền quản lý chi tiết cho từng nhân viên trong cửa hàng. Điều này sẽ giúp dễ dàng quản lý đội ngũ nhân sự, đảm bảo cung cấp dịch vụ cho khách hàng tốt nhất.

Tất cả các nhân viên trong chuỗi đều phải nắm rõ thông tin sản phẩm, khuyến mãi để cung cấp cho khách hàng nhanh nhất.
Điều này cũng đánh vào tâm lý khách hàng rất nhiều, bạn càng chăm sóc họ tốt, họ càng quay lại và họ sẽ thường xuyên giới thiệu rủ bạn bè, đồng nghiệp, gia đình đến nhà hàng,… sẽ làm tăng doanh số trên một bàn của mình cao hơn.

4. Quản Lý Doanh Thu Có Tính Chính Xác Cao

Một số vốn cố định ban đầu có thể giúp bạn mở quán ở giai đoạn đầu tiên. Tuy nhiên, để duy trì và phát triển một cửa hàng trong giai đoạn dài thì không phải chuyện dễ dàng.

Một trong những chìa khóa để quản lý tài chính trong một quán cà phê là cân đối nguồn thu. Qua đó có thể kiểm soát được độ trung thực của nhân viên.

Quản lý thu
Đối với nguồn thu của quán sẽ có khá nhiều trường hợp xảy ra như: Nhân viên thu ngân không trung thực, nhận tiền của khách nhưng không đưa lại, quán quá đông mà thu nhầm, thu thừa thiếu, quán quá đông, quên thu tiền của khách, v.v.

Do vậy, để quản lý nguồn thu hiệu quả nhất, bạn có thể phân công thêm nhân viên để ghi chép đầy đủ mỗi khoản để đối chiếu hàng ngày. Đồng thời đừng quên lắp camera tại bàn thu ngân để giám sát các hoạt động của nhân viên, tránh các rủi ro không cần thiết.

5. Quản Lý Nguyên Vật Liệu

Khi chọn kinh doanh mô hình chuỗi cửa hàng cà phê, 2 loại chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất đó là tiền thuê mặt bằng và tiền nguyên vật liệu. Nếu nhập hàng không đủ sẽ ảnh hưởng đến món nước phục vụ cho khách, nếu nhập thừa những nguyên liệu khó bảo quản thì sẽ rất lãng phí.

Thậm chí ngay cả khi có công thức chế biến với định mức nguyên liệu chuẩn cho mỗi món nước, cũng khó đảm bảo nhân viên pha chế của mồi quầy sẽ tuân thủ chặt chẽ khi không có quản lý kiểm sát sát sao bên cạnh.

Nhiều quán cà phê khi mở ra dù có doanh số lớn, lượng khách hàng đông nhưng không kiểm soát được nhân viên và lượng nguyên liệu, dẫn đến tình trạng thất thoát doanh thu của quán.

6. Đồng Bộ Hình Ảnh Thương Hiệu Quán

Điều gì sẽ xảy ra khi nước uống của mỗi chi nhánh trong chuỗi có vị khác nhau, nhân viên mặc đồng phục không giống nhau hay chất lượng phục vụ mỗi nơi mỗi khác. Khách hàng sẽ có một cái nhìn không mấy thiện cảm về thương hiệu của bạn.
Do vậy, việc đồng bộ về phục vụ, thống nhất quy trình như nhau tại tất cả các chi nhánh là điều bạn cần làm ngay khi bắt đầu mở rộng kinh doanh.

Những yếu tố từ đồng phục, cách phục vụ, chào hỏi khách, đến quy trình order, tính tiền,... đều cần phải được chuẩn hóa và áp dụng như nhau tại tất cả chi nhánh.

7. Đồng Bộ Dữ Liệu Khách Hàng

Để có thể giữ chân khách hàng, hiện nay đa số những thương hiệu cà phê sẽ tạo ra chương trình Thẻ thành viên. Những khách hàng sẽ được tích điểm sau mỗi hóa đơn thanh toán và được hưởng những ưu đãi từ cửa hàng.

Vì vậy, việc thu thập thông tin và đồng bộ dữ liệu của khách hàng cũng sẽ giúp bạn chăm sóc được những khách hàng thân thiết, thường xuyên ghé thăm cửa hàng/quán. Từ đó sẽ đưa ra những chương trình khuyến mãi phù hợp với họ.

8. Quản Lý Chương Trình Khuyến Mãi Hiệu Quả

Vào một vài tháng trong năm, các quán cà phê thường tổ chức các chương trình khuyến mãi hấp dẫn nhằm thu hút càng nhiều khách hàng càng tốt.

Tuy nhiên, khi quản lý đồng loạt nhiều chương trình khuyến mại và đa dạng loại hình thì rất dễ nhầm lẫn gây những rủi ro không đáng có cho cửa hàng. Nếu không có biện pháp quản lý khoa học thì khó mà triển khai đồng bộ.

Sử Dụng Phần Mềm FieldCheck Để Quản Lý Chuỗi Cửa Hàng Cafe

Điểm mấu chốt trong quản lý chuỗi cửa hàng là áp dụng công nghệ để quản lý hiệu quả chuỗi cửa hàng. Trong đó FieldCheck tự hào là một ứng dụng quản lý trên di động không thể thiếu cho việc bán hàng, người quảng bá, người bán hàng, hay nhà bán lẻ.

Ứng dụng như một giải pháp giúp bạn có thể số hóa công việc, với nhiều tính năng chính giúp hỗ trợ cho chuỗi cửa hàng cà phê:

1. Giao Diện Thân Thiện Với Người Dùng

Công cụ của chúng tôi được phát triển giúp tối ưu hóa việc giao tiếp giữa quản lý và nhân viên tiếp thị ở các nước đang phát triển.

• Chế độ làm việc offline​: Cho phép thu thập dữ liệu kể cả khi ngoại tuyến. Dữ liệu được thu thập khi kết nối mạng không ổn định có thể được tải lên sau.
• Đa ngôn ngữ: Ứng dụng hỗ trợ nhiều ngôn ngữ khác nhau. Khi tạo mới công việc, bạn có thể thiết lập giao diện với hai hoặc nhiều ngôn ngữ.​
• Chế độ xem nhóm: Quản lý có thể theo dõi tình hình kinh doanh và tiến trình hoàn thành công việc ngay trên ứng dụng di động.

Phần mềm quản lý công việc FieldCheck

2. Quản Lý Vị Trí Cửa Hàng

Nhiều khách hàng sẽ cảm thấy hơi phiền phức khi phải tìm kiếm và truy cập trang fanpage chính thức của nhãn hàng trên Facebook để tìm kiếm vị trí cửa hàng.

Chính vì vậy, FieldCheck hỗ trợ hiển thị địa chỉ các cửa hàng của bạn gần nhất của bạn dựa vào vị trí của khách hàng. Theo đó, khách hàng có thể dễ dàng tìm đến cửa hàng của bạn hơn và có trải nghiệm mua sắm tốt hơn.

FieldCheck hỗ trợ quản lý vị trí cửa hàng

3. Tối Đa Hoá Tệp Khách Hàng Tiềm Năng

Tính năng này sẽ tự động trò chuyện với khách hàng và gửi các sản phẩm phù hợp với sở thích và hành vi tiêu dùng của họ thông qua Chatbot của FieldCheck.

Sau khi, khách hàng đưa ra các lựa chọn mà họ mong muốn, công cụ sẽ điều hướng khách hàng đến trang web của bạn một cách hiệu quả nhất, gia tăng tỷ lệ chuyển đổi.

Nhờ vào đó, bạn sẽ có thể mở rộng tệp khách hàng tiềm năng cho việc kinh doanh của mình.

4. Thu Thập Dữ Liệu Tiên Tiến Nhất

FieldCheck trang bị đầy đủ các tính năng giúp việc thu thập dữ liệu dễ dàng và nhanh chóng ngay trên điện thoại. Giải pháp của chúng tôi cũng hỗ trợ kiểm tra dữ liệu bị trùng lặp và địa điểm thu thập dữ liệu, tránh được tình trạng thiếu trung thực trong việc thu thập dữ liệu của nhân viên.

Thu thập dữ liệu khách hàng dễ dàng với FieldCheck

5. Quản Lý Trưng Bày Sản Phẩm

Công việc quản lý trưng bày sản phẩm trở nên dễ dàng hơn FieldCheck. Nhân viên phụ trách trưng bày sản phẩm có thể tạo lập quy chuẩn trưng bày cho cửa hàng và sản phẩm tại các thời điểm khác nhau bằng công cụ Admin của chúng tôi. Sau đó, bạn sẽ không mất nhiều thời gian để mà có thể gửi thông báo đến các nhân viên tại toàn bộ cửa hàng của hệ thống để yêu cầu họ thực hiện theo kế hoạch trưng bày bạn tạo ra.

Tính năng này với mục đích hỗ trợ quản lý cơ sở dữ liệu hàng hóa, phân tích dựa trên thời gian thực, quản lý hình ảnh, theo dõi việc triển khai trưng bày và xem lại lịch sử.

Để tìm hiểu thêm về cách thức tính này hoạt động như thế nào, bạn có thể xem demo tại đây.

FieldCheck trang bị đầy đủ các tính năng giúp việc thu thập dữ liệu dễ dàng và nhanh chóng ngay trên điện thoại. Giải pháp của chúng tôi cũng hỗ trợ kiểm tra dữ liệu bị trùng lặp và địa điểm thu thập dữ liệu, tránh được tình trạng thiếu trung thực trong việc thu thập dữ liệu của nhân viên.

Đồng nhất trưng bày cho chuỗi cửa hàng thực phẩm

6. Quản Lý Nhân Viên

FieldCheck giúp tăng năng suất của nhân viên tiếp thị bằng cách số hoá các công việc của họ. Từ việc trao đổi thông tin công việc cần thiết đến việc xin nghỉ, duyệt phép và chấm công, đều được thực hiện ngay trên ứng dụng thông qua thời gian thực.

Theo dõi sát năng suất nhân viên bằng ứng dụng

7. Hỗ Trợ Công Việc Của Giám Sát Viên

Chúng tôi giúp giám sát viên lập kế hoạch dễ dàng và gửi những kế hoạch đó đến nhân viên của mình, qua đó giúp nhân viên biết mình cần làm gì một cách chính xác và rõ ràng hơn.

Bên cạnh đó, nhờ tích hợp các danh sách kiểm tra kỹ thuật số, FieldCheck hỗ trợ giám sát viên có thể đi khảo sát chất lượng các cửa hàng, cũng như đưa ra các đánh giá và chấm điểm dễ dàng ngay trên thiết bị di động.

Thay vì sử dụng giấy bút để ghi chú lại, gây khó khăn trong việc di chuyển cũng như bảo quản giấy tờ, giải pháp của chúng tôi sử dụng công nghệ điện thoại để giúp các giám sát viên có thể kiểm tra công việc cũng như đánh giá chất lượng cửa hàng với chiếc điện thoại của mình.

FieldCheck hỗ trợ công việc của giám sát viên

Bài viết trên FieldCheck đã chia sẻ cho bạn những cách quản lý mô hình cà phê mang lại hiệu quả tối ưu nhất. Chúc bạn thành công!