Danh Sách Kiểm Tra Kiểm Tra Cửa Hàng: Các Bước Xây Dựng Một Checklist Dễ Hiểu
Các chuyến thăm cửa hàng được thực hiện định kỳ với mục đích kiểm tra và đánh giá cửa hàng, hay còn có tên gọi khác là audit cửa hàng bán lẻ. Đây là một hoạt động quan trọng trong ngành bán lẻ nhằm đảm bảo việc tuân thủ các tiêu chuẩn của nhãn hàng tại các cửa hàng bán lẻ và quá trình vận hành của cửa hàng diễn ra một cách thuận lợi.
Ngoài ra, một số nhiệm vụ chính khác của retail audits là để gia tăng sự hài lòng khách hàng, doanh thu và hạn chế các rủi ro trong kinh doanh.
Kiểm tra cửa hàng nhằm đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn
Cho dù là bạn chỉ mới bắt đầu lên kế hoạch cho retail audit hay bạn đã nhiều lần thực hiện audit và đang tìm cách cải thiện danh sách audit của mình, thì việc tham khảo qua các bước để xây dựng một danh sách kiểm tra cho store audit là điều vô cùng cần thiết.
Chính vì thế, chúng tôi ở đây để hướng dẫn cho bạn các kỹ thuật hữu ích để thực hiện một danh sách kiểm tra cho việc giám sát cửa hàng. Hãy tiếp tục đọc để tìm hiểu!
Store Audit Checklist Là Gì?
Store audit checklist là một thuật ngữ trong tiếng Anh, dịch ra là danh sách kiểm tra cửa hàng bán lẻ. Đây là một công cụ thông minh và hữu ích, được thiết trên một biểu mẫu với một loạt các đầu mục công việc quan trọng dưới dạng liệt kê.
Nó cho phép nhà bán lẻ theo dõi và kiểm soát tình tình của các cửa hàng bán lẻ và kiểm tra tiêu chuẩn cũng như phát hiện những thiếu sót trong quá trình vận hành cửa hàng để có hướng giải quyết kịp thời.
Store audit checklist còn giúp các nhà quản lý kinh doanh kiểm tra các chính sách và tiêu chuẩn của công ty trong việc bán hàng, cũng như giám sát các chương trình mà doanh nghiệp triển khai có được thực hiện đúng hay chưa.
Ngoài ra, với store audit checklist, các nhà quản lý cửa hàng và kiểm tra viên bán lẻ có thể theo dõi lượng hàng tồn kho, đánh giá mức độ hiệu quả của các loại trưng bày sản phẩm, năng suất làm việc của nhân viên tại cửa hàng, và đảm bảo các yếu tố về an toàn vệ sinh cho cửa hàng.
Danh sách kiểm tra chất lượng cửa hàng là công cụ đắc lực của các nhà bán lẻ
Tại Sao Việc Lập Danh Sách Kiểm Tra Bán Lẻ Lại Quan Trọng?
Bạn đã biết được ý nghĩa và vai trò của hoạt động audit đối với cửa hàng bán lẻ. Vậy còn tầm quan trọng của việc thiết lập một danh sách dành cho quá trình audit thì sao? Có cần thiết phải sử dụng checklist để thực hiện audit hay không?
Dưới đây là những lợi ích to lớn mà một danh sách store audit có thể mang lại cho công việc bán hàng cũng như trong việc phân tích tình hình kinh doanh của cửa hàng:
- Xây dựng danh sách kiểm tra tạo giúp các auditor nhìn ra các mục tiêu của doanh nghiệp rõ ràng hơn
- Việc tạo một loạt câu hỏi và danh sách kiểm tra đơn giản, dễ trả lời có thể hỗ trợ nhân viên hoàn thành nhiệm vụ một cách trơn tru và nhanh chóng
- Chủ động nhận phản hồi từ các nhân viên về những gì đang diễn ra hoặc không diễn ra. Hay nói cách khác là nắm rõ tình trạng hoạt động của cửa hàng.
Hơn thế, việc duy trì khả năng sắp xếp và đặt sản phẩm ở những vị trí hợp lý để thúc đẩy doanh số bán hàng là điều cần thiết, đó là lý do tại sao danh sách kiểm tra kiểm tra cửa hàng bán lẻ lại có vai trò quan trọng như vậy.
Store audit checklist giúp đảm bảo thực hiện các tiêu chuẩn
Làm Thế Nào Để Thiết Kế Danh Sách Kiểm Tra Toàn Diện?
#1. Bắt đầu theo lộ trình di chuyển tự nhiên
Danh sách audit nên được sắp xếp phù hợp với lộ trình di chuyển tự nhiên của người thực hiện. Ví dụ nên bắt đầu từ bên ngoài cửa chính đi vào, xung quanh lối đi bên trong, các cửa sổ và kết thúc ở lối ra sau cửa hàng.
#2. Đảm bảo danh sách có đầy đủ các mục quan trọng
Khi thiết kế bảng checklist phục vụ cho store audit, bạn sẽ cần chú ý các vấn đề cần được kiểm tra sau đây:
Trang trí bên ngoài cửa hàng
Cách bài trí bên ngoài cửa hàng là yếu tố quan trọng quyết định cửa hàng có gây được ấn tượng với khách hàng hay không. Bạn có thể sử dụng checklist để kiểm tra về vệ sinh, window display, hay cách sử dụng POSM để thu hút khách hàng. Một số câu hỏi bạn có thể đặt ra:
- Có rác ở bên ngoài cửa hàng không?
- Có camera an ninh ở ngoài cửa hàng không?
- Bãi giữ xe cho khách có được sắp xếp ngăn nắp không?
Merchandising (trưng bày trực quan)
Có thể bạn chưa biết, 86% báo cáo của nhà bán lẻ cho biết có mối tương quan giữa doanh số bán hàng và hiệu quả của visual merchandising. Khi chuỗi cửa hàng của bạn thực hiện tốt kế hoạch trưng bày, bạn có thể tăng tỷ lệ bán được sản phẩm tại cửa hàng.
Sử dụng checklist về visual merchandising sẽ giúp các chiến lược trưng bày được triển khai đúng đắn và mang lại kết quả tích cực. Một số câu hỏi bạn có thể thêm vào checklist gồm có:
- Tên cửa hàng có dễ đọc và nhận dạng
- Khuôn viên cửa hàng có sạch và đẹp mắt không?
- Giờ hoạt động của cửa hàng có được thể hiện rõ ràng không?
Trưng bày trực quan
Vệ sinh và an toàn thực phẩm
Việc tích hợp checklist về vệ sinh và an toàn thực phẩm tại cửa hàng sẽ giúp tránh các phàn nàn từ khách hàng về dịch vụ cửa hàng cũng như các vấn đề đau đầu khác.
Theo Gary Johnson, Chuyên viên cấp Cao tại Prevention Advisors, “Quá trình audit trở thành động lực để mọi người tuân thủ đồng thời có được thái độ làm việc tốt hơn.”
Một số câu hỏi trong checklist liên quan:
- Thực phẩm nhập từ nhà cung cấp uy tín hay không?
- Thực phẩm khi giao nhận có được bảo quản trong nhiệt độ lý tưởng?
- Nhân viên có tuân thủ FIFO khi nhập sản phẩm mới hay không?
Thái độ phục vụ của nhân viên
Thái độ và kỹ năng phục vụ của nhân viên là một trong những yếu tố quyết định cửa hàng có giữ chân được khách hàng và biến họ thành khách hàng trung thành hay không. Vì thế, khi vận hành kinh doanh chuỗi cửa hàng, bạn sẽ cần đào tạo đầy đủ về kỹ năng bán hàng cho nhân viên của mình.
Bên cạnh đó, việc quan sát và quản lý quá trình làm việc của nhân viên sẽ giúp đảm bảo sự nhất quán về chất lượng phục vụ tại cửa hàng, đồng thời góp phần nâng cao trải nghiệm mua sắm của khách hàng tại cửa hàng.
Bảng checklist của bạn sẽ có thể gồm có:
- Nhân viên có đề xuất, gợi ý về sản phẩm cho khách hàng không?
- Nhân viên có làm việc đúng giờ không?
- Nhân viên có hoàn thành các nhiệm vụ được giao hay không?
Thái độ nhân viên là một trong những yếu tố quyết định để giữ chân khách hàng
Đào tạo con người
Checklist về con người và đào tạo góp phần nâng cao năng lực và kỹ năng cho nhân viên làm việc tại cửa hàng. Bên cạnh được đào tạo về văn hóa và mục tiêu hoạt động của cửa hàng, nhân viên sẽ có ý thức làm việc và cảm thấy mối liên kết giữa mình và cửa hàng hơn.
Từ đó, họ sẽ có động lực đến cửa hàng làm việc hơn, cải thiện năng suất làm việc nói chung.
Trang thiết bị
Việc đảm bảo các thiết bị tại cửa hàng có hoạt động tốt hay không sẽ giúp tối đa hóa trải nghiệm khách hàng khi mua sắm tại cửa hàng. Bất kỳ vấn đề liên quan đến thiết bị hư hỏng cũng có thể ảnh hưởng tiêu cực đến độ hài lòng của khách hàng.
Kiểm soát thất thoát
Ngăn ngừa thất thoát và quản lý dòng tiền là hai yếu tố thiết thực mà các nhà bán lẻ chú tâm. Thực trạng hiện nay cho thấy vấn đề mất cắp bên trong và bên ngoài khiến chủ cửa hàng mất khoản không hề nhỏ.
Việc kiểm tra số lượng hàng hóa tại cửa hàng, tồn kho thường xuyên sẽ giúp cấp quản lý theo dõi chặt chẽ được tình hình hàng hóa tại cửa hàng, tránh thất thoát.
Bên cạnh đó, chủ cửa hàng còn đảm bảo được việc luôn có hàng sẵn khi khách hàng cần, tránh rủi ro mất cơ hội bán hàng do lỗi quản lý về hàng hóa và kho.
Kiểm soát thất thoát
Khuyến mãi
Khuyến mãi luôn là một trong những phương pháp kích cầu mua sắm nhất. Để có tối ưu hóa hiệu quả của chiến lược khuyến mãi, các chủ cửa hàng sẽ cần nắm chặt tình hình hàng hóa tại cửa hàng, giá bán niêm yết, và nhu cầu của khách hàng đối với từng loại sản phẩm.
Khi có bất kỳ batch sản phẩm tồn kho trong khoảng thời gian khá dài, chủ chuỗi cửa hàng sẽ cần suy nghĩ về các chương trình khuyến mãi hợp lý để có thể tăng sức bán hàng đối với các loại sản phẩm trên.
Tồn kho cửa hàng
Quản lý hàng tồn kho bán lẻ hiệu quả dẫn đến chi phí thấp hơn và hiểu rõ hơn về mô hình bán hàng. Các công cụ và phương pháp quản lý hàng tồn kho bán lẻ cung cấp cho các nhà bán lẻ thêm thông tin để điều hành việc kinh doanh tốt hơn. Một số vấn đề mà doanh nghiệp cần quan tâm:
- Khu vực trưng bày sản phẩm
- Số lượng từng loại sản phẩm
- Sản phẩm nào bán chạy, sản phẩm nào không
- Tỷ suất lợi nhuận theo kiểu dáng, mẫu mã, dòng sản phẩm hoặc mặt hàng
- Lượng hàng tồn kho lý tưởng để dự trữ và lưu trữ
- Có bao nhiêu sản phẩm để sắp xếp lại và tần suất
- Khi nào nên ngừng kinh doanh sản phẩm
- Việc thay đổi mùa ảnh hưởng đến doanh số bán hàng như thế nào
Kiểm soát tồn kho
Nhà vệ sinh
Giữ cho nhà vệ sinh sạch sẽ và gọn gàng cũng giúp tạo ấn tượng đối với khách tại cửa hàng. Chính vì vậy, để đảm bảo hình ảnh tốt của cửa hàng, chủ cửa hàng cần theo dõi và quản lý công tác vệ sinh thường xuyên và chặt chẽ.
Việc sử dụng checklist để kiểm tra sẽ giúp việc này trở nên dễ dàng hơn đối với các giám sát viên.
An toàn cháy nổ
Việc kiểm tra an toàn cháy nổ cũng nên được tiến hành tại toàn bộ các cửa hàng. Audit thường xuyên về các biện pháp chống cháy nổ sẽ tránh được các nguy cơ cháy và tránh gây thiệt hại đáng kể cho doanh nghiệp.
#3. Dán nhãn các mục audit theo tầm quan trọng
Ngoài ra, bước tiếp theo giúp các nhà bán lẻ có thể thực hiện retail audit hiệu quả là sắp xếp các mục cần kiểm tra theo nhóm. Tiêu chí xếp loại sẽ là tầm quan trọng của từng mục.
Bạn có thể sắp xếp độ quan trọng tăng dần hoặc giảm dần. Điều quan trọng là cần thiết lập các tiêu chí một cách rõ ràng để auditor hay nhân viên có thể sử dụng checklist dễ dàng.
#4. Cụ thể, rõ ràng và trực quan
Tiêu chí quan trọng khác khi thiết lập checklist đó chính là thiết kế chúng một cách chi tiết, rõ ràng và dễ dàng nhìn thấy. Bạn có thể sử dụng các mẫu thiết kế sẵn trên các ứng dụng cho phép tạo checklist để không mất nhiều thời gian.
Checklist cần rõ ràng, trực quan
#5. Có lựa chọn "áp dụng" và "không áp dụng"
Để tăng tính linh hoạt khi sử dụng checklist khi đi audit, bạn có thể chèn thêm lựa chọn “áp dụng" và “không áp dụng". Nguyên nhân là vì đối với một số cửa hàng hay tại từng giai đoạn khác nhau thì một số hạng mục sẽ không cần phải kiểm tra.
Ví dụ, như đối với visual merchandising audit tại thời điểm lễ hội, bạn sẽ có thể thực hiện audit nhất định trong thời gian lễ, nhưng sau đó thì không thực hiện nữa.
#6. Thảo luận với những người có liên quan
Một trong những cách giúp bạn thực hiện được các checklist đúng đắn và hiệu quả là có tham gia của nhân sự liên quan checklist đó. Ý kiến và nhận xét từ họ sẽ giúp bạn thiết kế bảng câu hỏi cho checklist thực tế và bám sát với tình hình cửa hàng hơn.
#7. Tối ưu hiệu quả audit retail bằng công nghệ
Trước đây, hầu hết các cửa hàng thường thực hiện audit qua các bảng tính spreadsheet hay giấy tờ. Các auditor sẽ sử dụng các mẫu giấy hay bảng tính để đến từng cửa hàng để đánh giá chất lượng hoạt động.
Phương pháp này đã được ứng dụng trong một khoảng thời gian khá dài nên hầu hết mọi người đều đã quen với nó. Tuy nhiên, checklist bằng giấy và bảng tính có thể vấp phải một số nhược điểm sau:
- Giấy hay chịu tác động từ môi trường, nhiệt độ và độ ẩm, chưa kể đến vấn đề côn trùng và mối mọt.
- Spreadsheet sau khi tạo ra cũng cần phải in, nếu không auditor sẽ cần cài phần mềm để mở bảng tính trên thiết bị để chấm điểm. Tuy nhiên, bảng tính không cho ra được các thống kê tự động và theo thời gian thực ngay khi đánh giá tại cửa hàng
Đối mặt với các vấn đề nói trên, một số nhà cung cấp dịch vụ số đã cho ra mắt các ứng dụng công nghệ tạo checklist kỹ thuật số (digital checklist) giúp cho các chủ cửa hàng và nhà bán lẻ thực hiện audit hiệu quả và tiện lợi hơn.
FieldCheck là một trong những ứng dụng giúp thực hiện audit dễ dàng với digital checklist mà không cần bất kỳ hiểu biết về coding nào. Bảng câu hỏi có thể được tạo dễ dàng trên công cụ admin sau đó gửi đến nhân sự liên quan để thực hiện nhiệm vụ audit.
Audit cửa hàng dễ dàng và toàn diện với phần mềm FieldCheck
Một số lợi ích từ giải pháp SaaS này gồm có:
- Đa dạng loại câu hỏi
- Tích hợp cơ chế thời gian thực
- Cho ra thống kê phân tích tự động, trực quan và sinh động
- Dễ dàng sử dụng mọi lúc mọi nơi
- Tránh được các rủi ro mất cắp và hư hỏng vì môi trường
- Cài đặt dễ dàng, không mất nhiều thời gian
Bạn có quan tâm bất kỳ tính năng và lợi ích nào nói trên từ giải pháp số của chúng tôi? Liên hệ ngay hôm nay. Đội ngũ tư vấn viên nhiệt huyết từ FieldCheck sẽ cố gắng đưa ra giải pháp tối ưu dành cho doanh nghiệp của bạn. Chúc bạn thành công!
Tìm hiểu cách FieldCheck có thể hỗ trợ doanh nghiệp của bạn
