Tại Sao Quản Lý Hàng Tồn Kho Lại Quan Trọng? Các Phương Pháp Kiểm Soát Hàng Tồn Kho

Trong khi việc tăng doanh thu và doanh thu là rất quan trọng cho sự phát triển và mở rộng kinh doanh của bạn, thì việc giảm thiểu chi phí hoạt động cũng quan trọng không kém.

Kiểm soát hàng tồn kho cho phép bạn theo dõi các khoản chi tiêu và giảm thiểu lãng phí, đồng thời quản lý tốt nó có thể là một thách thức đối với các nhà bán buôn, công ty thương mại điện tử hoặc nhà bán lẻ đa kênh.

Hệ thống kiểm kho được giới thiệu để giúp bạn giám sát hàng hóa của mình một cách hiệu quả và chính xác. Theo đó, đầu tư vào công nghệ cho phép bạn thực hiện trơn tru việc kiểm soát hàng tồn kho luôn là lựa chọn lý tưởng cho nhiều nhà bán lẻ và bán buôn trên toàn thế giới để theo dõi hàng tồn kho của họ.

Trong bài viết hôm nay, bạn sẽ tìm hiểu định nghĩa về hàng tồn kho, các ví dụ chi tiết về kiểm soát hàng tồn kho, các hình thức kiểm kho khác nhau và tầm quan trọng của chúng cũng như những lợi ích và trở ngại của hệ thống kiểm soát hàng tồn kho.

Kiểm soát hàng tồn kho là gì?

Nó cũng sẽ mô tả các hệ thống và thủ tục kiểm soát hàng tồn kho và bất kỳ thông tin nào về cách chúng sẽ ảnh hưởng đến chi phí kinh doanh của bạn. Mọi thứ bạn cần để bắt đầu với kiểm soát hàng tồn kho đều có trong hướng dẫn này.

Xem thêm: Supply Chain Management - Tầm quan trọng của quản lý chuỗi cung ứng

Định Nghĩa Kiểm Soát Hàng Tồn Kho

Theo Wikipedia, đôi khi được gọi là kiểm soát kho hoặc kiểm soát kho, kiểm soát hàng tồn kho là hoạt động kiểm tra kho của một cửa hàng.

Đây là quá trình điều tiết và tối đa hóa kho dự trữ của doanh nghiệp và các địa điểm khác để có thể cung cấp đủ từng sản phẩm hoặc số lượng vật tư tối ưu, liên quan đến việc quản lý sản phẩm từ khi chúng còn trong kho đến điểm đến cuối cùng (người tiêu dùng cuối cùng) hoặc loại bỏ ( không chất lượng).

Hệ thống kiểm soát hàng tồn kho theo dõi hoạt động, lưu trữ và sử dụng hàng hóa; bao gồm:

• Quản lý hàng tồn kho thực tế thông qua đơn đặt hàng mua và bán
• Báo cáo các thắc mắc và sửa đổi
• Tích hợp máy quét mã vạch
• Tổng số lượng hàng tồn kho
• Lịch sử sản phẩm, thông số kỹ thuật và vị trí

Chiến lược này nhằm đảm bảo rằng tổ chức có thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng đồng thời cung cấp khả năng co giãn tài chính bằng cách thực hiện các biện pháp kiểm soát nội bộ và sản xuất thích hợp.

Báo cáo kiểm tra kho hàng

Quản lý hàng tồn kho phù hợp có thể luôn cập nhật đơn hàng bán hàng của bạn và duy trì chuỗi cung ứng thành công. Ngoài ra, các hệ thống có thể được thiết lập để hỗ trợ doanh nghiệp của bạn trong việc dự báo và cho phép bạn xác định các điểm sắp xếp lại.

Kiểm soát sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng, tính linh hoạt tài chính, ước tính kỳ vọng của thị trường, bảo vệ tài sản và doanh thu, dữ liệu về mua hàng và sự hài lòng của khách hàng là các yếu tố khác của kiểm kho.

Tại Sao Việc Kiểm Kho Lại Quan Trọng?

Bất kỳ doanh nghiệp nào bán sản phẩm, dù ít hay nhiều, đều dành phần lớn chi phí vốn cho hàng tồn kho. Nhìn vào báo cáo tài chính của công ty này, bạn sẽ thấy rằng hàng tồn kho chiếm một tỷ trọng đáng kể trong dòng tiền và tiêu tốn một lượng vốn lưu động đáng kể.

Với việc thực hành tốt việc kiểm soát lưu trữ, bạn có thể tránh được chi phí cao do mua quá nhiều và căng thẳng khi hết nguồn cung cấp thiết yếu. Mặc dù một số doanh nghiệp sử dụng phương thức đặt hàng ngay trong thời gian ngắn có thể có hàng tồn kho tương đối thấp, nhưng hầu hết mọi công ty đều yêu cầu một số lượng hàng tồn kho, điều này được xử lý tốt nhất bởi hệ thống quản lý hàng tồn kho.

Nếu một doanh nghiệp có thể giảm lượng hàng tồn kho của mình, nó có thể tạo thêm tiền mặt để thu lợi nhuận hoặc mở rộng. Nếu một người cần giữ nhiều hàng hơn và các phương pháp quản lý hàng tồn kho chặt chẽ nâng cao mức tồn kho, thì doanh thu và lợi nhuận sẽ tốt hơn.

Một cách tiếp cận để giảm chi phí và quản lý hàng hóa tốt hơn là sử dụng kiểm soát hàng tồn kho để tổ chức không gian lưu trữ, trung tâm phân phối, kho dự trữ hoặc phòng trưng bày của bạn.

Hơn nữa, việc áp dụng hệ thống kiểm soát hàng tồn kho đầy đủ và hiệu quả có thể đảm bảo khả năng tài chính và sản phẩm của công ty thỏa mãn nhu cầu và mong đợi của khách hàng.

Theo một nghiên cứu toàn cầu về cửa hàng tiện lợi, tình trạng hết hàng có thể khiến một cửa hàng mất đi cứ 100 người tiêu dùng. Đặc biệt, 55% người mua tại cửa hàng sẽ không mua một mặt hàng thay thế nếu sản phẩm yêu thích của họ đã hết hàng.

Các kỹ thuật và thủ tục kiểm soát hàng tồn kho cũng cho phép các doanh nghiệp trong bất kỳ ngành nào giảm thiểu chi phí phát sinh, mở rộng doanh số bán hàng và nhiều thứ khác, chẳng hạn như:

• giảm lãng phí sản phẩm hoặc hàng đã hết hạn sử dụng,
• giảm chi phí lưu trữ dư thừa,
• tối đa hóa hiệu quả chi phí,
• thúc đẩy doanh số bán hàng,
• cải thiện sự hài lòng của khách hàng và
• cắt giảm thất thoát hàng tồn kho.

Các chi phí kiểm soát kho

David Pyke - giáo sư vận hành và quản lý chuỗi cung ứng tại Đại học San Diego và đồng tác giả cuốn Quản lý hàng tồn kho và sản xuất trong chuỗi cung ứng, nhấn mạnh rằng các phương pháp kiểm soát hàng tồn kho phù hợp giúp cân bằng nhu cầu của khách hàng và quản lý hàng tồn kho theo các phương pháp khôn ngoan nhất.

Kiểm Soát Hàng Tồn Kho Và Quản Lý Hàng Tồn Kho

Kiểm soát hàng tồn kho và quản lý hàng tồn kho thường được sử dụng thay thế cho nhau vì những thuật ngữ này thoạt đầu có vẻ giống nhau và bao gồm các khía cạnh về hàng tồn kho. Tuy nhiên, có một số khác biệt nhỏ giữa chúng.

Kiểm soát hàng tồn kho liên quan đến dòng chảy của các mặt hàng hiện có trong nhà kho, trong khi quản lý hàng tồn kho là một khái niệm rộng hơn với tổng thể lô hàng trên các mạng lưới phân phối.

Việc quản lý này đề cập đến quy định của tất cả các thành phần hàng tồn kho, từ những gì đã có trong kho đến cách hàng tồn kho đến và nơi hàng hóa sẽ kết thúc.

Quy trình quản lý kho hàng

Các thủ tục kiểm soát hàng tồn kho nhằm đảm bảo hàng tồn kho luôn trong tình trạng tốt và đủ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Mặt khác, quản lý hàng tồn kho nhằm mục đích có đúng hàng vào đúng lúc, đúng chỗ và đúng giá.

Trong khi kiểm soát hàng tồn kho chủ yếu tập trung vào các câu hỏi: "Những gì và ở đâu trong kho?" hoặc "Tình trạng và tình trạng của các mặt hàng này như thế nào?"; quản lý hàng tồn kho giải quyết các vấn đề liên quan đến số lượng, thời gian và các yêu cầu khác của các mặt hàng mà bạn cần đặt hàng.

Do đó, bạn có thể hoàn thành việc quản lý hàng tồn kho tốt hơn khi tăng cường kiểm soát hàng tồn kho của mình.

Hệ Thống Và Phần Mềm Kiểm Soát Hàng Tồn Kho

Hệ thống kiểm soát hàng tồn kho mở rộng phạm vi kiểm soát hàng tồn kho. Thuật ngữ này có thể là một hệ thống hiện đại và phần mềm được phát triển của nó được sử dụng để điều chỉnh các phần khác nhau của các vấn đề về hàng tồn kho hoặc nó có thể là một cách tiếp cận có thể liên quan đến việc sử dụng các thách thức kỹ thuật để xử lý ngăn ngừa tổn thất trong một tổ chức.

Các doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống kiểm soát hàng tồn kho để kiểm tra tình hình hiện tại của họ về hàng hóa, báo cáo tài chính, tài sản và công nợ. Sự thành công của hệ thống kiểm soát hàng tồn kho, được sử dụng để duy trì hàng tồn kho ở trạng thái dự định và liên tục phục vụ khách hàng, phụ thuộc vào việc duy trì dữ liệu chính xác một cách thường xuyên hoặc liên tục.

Phần mềm quản lý hàng tồn kho đóng vai trò then chốt trong các hệ thống kiểm soát hàng tồn kho ngày nay. Nó cung cấp các giải pháp dự báo phân tích và tối ưu hóa chính xác và kịp thời cho các mối quan tâm phức tạp về quản lý hàng tồn kho.

Các Cách Điển Hình Để Kiểm Soát Hàng Tồn Kho

Hệ thống quản lý hàng tồn kho sẽ cho phép bạn theo dõi lượng hàng tồn kho, tạo đơn đặt hàng và phân phối hàng tồn kho. Sau đây là một số cách theo dõi chứng khoán cơ bản:

1. Phương pháp thủ công

Kiểm soát hàng tồn kho thường xuyên là rất quan trọng trong việc quản lý kho hàng của một doanh nghiệp.

Nó thường được chia thành ba loại: hàng tồn kho thực tế (hàng tồn kho tính tất cả hàng tồn kho của bạn, thường diễn ra vào cuối năm), hàng tồn kho tại chỗ (chọn một sản phẩm cụ thể và kiểm tra số lượng tồn kho và so sánh với thực tế) và kiểm kê định kỳ (kiểm kê theo kế hoạch và tiến hành hàng quý, nửa năm hoặc vào cuối kỳ kinh doanh thông thường).

Cách tiếp cận cơ bản nhất để theo dõi những gì đến và ra khỏi kho của bạn là sử dụng bút và giấy để đăng ký hàng tồn kho của bạn, cho dù bằng sổ tài khoản hay sổ ghi chép.

Kiểm soát kho thủ công

Phương thức này phù hợp với những doanh nghiệp quy mô nhỏ với số lượng hàng hóa nhất định. Tuy nhiên, khi sử dụng một kỹ thuật vật lý như vậy, có thể khó khai thác và sử dụng cho mục đích lập kế hoạch.

2. Thẻ kho

Còn được gọi là thẻ thùng, thẻ kho là bảng cơ sở dữ liệu theo dõi đơn giá, giá bán và số lượng tồn kho hiện tại của từng sản phẩm. Bạn nên tạo thẻ riêng cho từng sản phẩm trong các phòng kho hoặc kho lớn.

Hệ thống cũng lưu giữ nhật ký về việc loại bỏ cổ phiếu cho các mục đích khác, chẳng hạn như rút tiền khuyến mại và mua, bán, trả hàng và các lý do khác.

Phương pháp kiểm soát hàng tồn kho

Bạn có thể thêm thông tin bổ sung vào thẻ kho, cho biết bất kỳ vấn đề nào với mặt hàng đó. Cần cập nhật nhất quán để hệ thống thẻ kho hoạt động hiệu quả. Bạn cũng phải lưu ý những đợt kéo cổ phiếu không mong muốn hoặc có nguy cơ có dữ liệu sai.

3. Bảng tính

Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) sử dụng bảng excel để theo dõi hàng tồn kho. Bảng tính, cho dù trong Microsoft Excel hoặc tương tự, là một nơi tốt để bắt đầu tổ chức và thu thập dữ liệu sản phẩm bằng phương pháp điện tử.

Bạn có thể đảm bảo rằng bạn đã cập nhật thông tin và lượng hàng tồn kho bằng cách cập nhật thường xuyên và sử dụng mã cơ bản. Các doanh nghiệp có thể dễ dàng điều chỉnh các giải pháp này cho các yêu cầu cụ thể của họ.

Người dùng sẽ yêu cầu hiểu biết chi tiết về cách trang tính hoạt động bởi vì mọi người tạo trang tính làm như vậy hơi khác nhau.

Vì cách duy nhất để tự động điều chỉnh hệ thống bảng tính là thêm các công thức cao hoặc lập trình kết nối nó với các hệ thống khác, phương pháp này vẫn được coi là thủ công.

Bảng tính hàng tồn kho

4. Áp dụng các giải pháp phần mềm đơn giản

Phương pháp theo dõi hàng tồn kho truyền thống là bút và giấy. Mọi vật dụng dễ lấy trong phòng kho phải được liệt kê. Bước tiếp theo từ bút và giấy là sử dụng trang tính hoặc bảng tính excel. Tuy nhiên, cả hai phương pháp này đều dễ bị nhầm lẫn dữ liệu.

Các công ty hiện có thể hợp nhất tất cả dữ liệu trên một nền tảng dữ liệu duy nhất và cập nhật dữ liệu đó bằng cách sử dụng kiểm soát khoảng không quảng cáo tự động với ứng dụng dành cho thiết bị di động. Phần mềm kiểm kê cơ bản thường có chi phí thấp và dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Cơ giới hóa cơ bản thường dựa trên đám mây và tích hợp với phần mềm POS của bạn để tạo điều chỉnh kho tự động và theo thời gian thực.

Bạn cũng có thể sử dụng phân tích và báo cáo để so sánh giá cả, đặt hàng lại, tìm sản phẩm kém nhất và bán chạy nhất, đồng thời tìm hiểu chi tiết đơn đặt hàng hoặc thói quen của người tiêu dùng. Khi tổ chức của bạn phát triển, một số phần mềm đơn giản nhất định cho hệ thống quản lý hàng tồn kho có thể mở rộng đến các tính năng phức tạp hơn.

5. Triển khai công nghệ tiên tiến

Trong thời đại công nghệ phát triển, các doanh nghiệp nên ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hàng tồn kho để giảm chi phí nhân viên và thời gian kiểm tra hàng hóa. Ví dụ, bạn có thể sử dụng máy quét mã vạch để thực hiện các công việc, kiểm tra hàng hóa và xuất nhập vật tư hoặc hàng hóa.

Phần mềm quản lý kho cho phép bạn theo dõi tình trạng, tình trạng hàng hóa trong kho. Nó cũng có thể cảnh báo về lượng hàng tồn kho tối thiểu và tối đa, giúp doanh nghiệp ước tính nhu cầu hiện tại và tương lai của sản phẩm.

Phần mềm quản lý hàng tồn kho

Nhiều hệ thống phần mềm giám sát hàng tồn kho tương tác với các ứng dụng hiện tại rất linh hoạt và cung cấp các mẫu và phân tích. Một số doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện có thể mua được phần mềm tiên tiến vì nó không còn quá đắt nữa.

Những Thách Thức Đối Với Việc Kiểm Soát Hàng Tồn Kho

Điều quan trọng là phải tăng cường hoạt động kinh doanh với việc kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả, nhưng việc thực hiện vẫn còn một số khó khăn lớn. Đặc biệt khi bạn sở hữu một công ty lớn và đang trên đường mở rộng hoạt động kinh doanh của mình, có bốn thách thức phổ biến mà bạn có thể phải đối mặt:

1. Thiếu giám sát thời gian thực

Các doanh nghiệp có nhiều hàng hóa, lưu trữ phức tạp hoặc bán hàng đa kênh có khả năng phải xử lý nhiều bước và thành phần trong hàng tồn kho của họ, điều này có thể dẫn đến các vấn đề về khả năng hiển thị. Không biết thực tế kho hàng của bạn nằm ở đâu, bạn có bao nhiêu mặt hàng và những gì bạn đã bán trên các kênh ngoại tuyến và trực tuyến có thể gây ra sự kém hiệu quả đáng kể trong chuỗi cung ứng của bạn.

Để có được quyền kiểm soát tổng lượng hàng tồn kho, họ phải nhìn thấy bức tranh toàn cảnh về hàng tồn kho để biết được dòng tiền, sổ sách kế toán, dự trữ hàng hóa và mục tiêu bán hàng. Việc cố gắng theo dõi và theo dõi hàng tồn kho của bạn có thể dẫn đến chất lượng hàng tồn kho bị giảm sút và hàng tồn kho chết. Đó là lý do tại sao học cách điều chỉnh hàng tồn kho là rất quan trọng.

Kiểm kho truyền thống thiếu khả năng hiển thị

2. Thiếu khả năng xác định nguồn gốc

Kiểm kho không tốt làm giảm tính minh bạch của kho hàng và có thể gây ra nhiều rủi ro nghiêm trọng hơn đối với sức khỏe và sự an toàn của người tiêu dùng. Nếu không sử dụng các quy trình kiểm soát như số lô, các sản phẩm có thể được tiêu thụ hoặc tiêu hóa, như các sản phẩm thực phẩm, sẽ khó truy tìm nguồn gốc trong trường hợp sản phẩm bị trả lại hoặc có vấn đề ngộ độc.

Vấn đề này có thể gây ra hậu quả lớn cho người tiêu dùng và các vấn đề pháp lý cho công ty của bạn. Kiểm soát hàng tồn kho thông qua giám sát lô cũng hỗ trợ bạn sắp xếp ngăn nắp bằng cách nhận ra sản phẩm nào bạn muốn gửi đi trước, chẳng hạn như những sản phẩm có hạn sử dụng ngắn nhất hoặc nhãn cũ nhất.

3. Lỗi con người

Khi các nhà bán lẻ thường xuyên luân chuyển hàng hóa ra vào cơ sở của mình, việc sai sót và nhầm lẫn từ người lao động là điều khó tránh khỏi. Ví dụ: nhà cung cấp phải gửi các hóa đơn phù hợp với đơn đặt hàng của khách hàng và hàng tồn kho thực tế. Bất kỳ sai sót nào xảy ra tại thời điểm này đều có thể ảnh hưởng đến việc kiểm soát hàng tồn kho của bạn.

Tuy nhiên, bạn có thể giảm thiểu vấn đề này bằng cách tối ưu hóa hệ thống để kiểm soát hàng tồn kho và tích hợp các công cụ công nghệ của bạn. Nó sẽ cho phép chương trình của bạn thông báo cho bạn nếu tồn tại sự mâu thuẫn giữa những gì đã được báo cáo trong các khoản phải trả và những gì được tính trong một kho vật lý.

4. Khó kiểm soát hơn khi mở rộng kinh doanh

Các doanh nghiệp nhỏ chứa hàng hóa trong cửa hàng của họ đôi khi thiếu hệ thống kiểm soát hàng tồn kho thích hợp. Tuy nhiên, khi một doanh nghiệp phát triển và cần nhiều không gian hơn, thì việc quản lý và điều tiết có thể trở nên khó khăn hơn.

Trên thực tế, bạn lấy hàng càng nhanh và càng cần nhiều đơn vị thì bạn càng nạp thường xuyên hơn. Bạn càng phát triển dòng sản phẩm của mình và càng có nhiều đơn vị lưu kho (SKU), bạn càng khó theo dõi mọi thứ.

Điều đáng nói là doanh thu cao hơn, lợi nhuận nhiều hơn hoặc lợi tức đầu tư tăng không nhất thiết là do nhiều hàng tồn kho hơn. Mỗi SKU yêu cầu bộ nhớ riêng phù hợp và không phải tất cả chúng đều chuyển qua khoảng không quảng cáo theo cùng một tốc độ.

Theo dõi KPI hàng tồn kho cơ bản có thể giúp bạn kiểm soát tốt hơn kho hàng của mình và tiết lộ thông tin bị ẩn trước đó.

Phần Mềm Quản Lý FieldCheck

Danh sách kiểm tra trên giấy gây khó khăn cho việc cung cấp kết quả hoặc số liệu thống kê cho các bên liên quan. Để giải quyết vấn đề này, FieldCheck đã phát triển danh sách kiểm tra kỹ thuật số được liên kết với công cụ quản lý chuỗi, cho phép người giám sát theo dõi các mặt hàng tồn kho một cách nhanh chóng và thoải mái trên điện thoại thông minh của họ.

Phần mềm này giúp bạn ghi lại chính xác số lượng mặt hàng có sẵn trong kho khi bạn nhập dữ liệu đầu vào như tên, loại và thông số của sản phẩm trên ứng dụng. Với việc áp dụng phần mềm quản lý FieldCheck, bạn có thể nhanh chóng nhận được phân tích đồ họa trực quan để sử dụng và hành động trong tương lai.

Nhờ phát hiện sớm các sự cố trong quá trình kiểm soát hàng tồn kho thông qua ứng dụng di động, bạn có thể tiết kiệm rất nhiều chi phí bảo trì và giảm thiểu thời gian chết của mình.

Phần mềm quản lý hàng tồn kho với FieldCheck

FieldCheck cũng bao gồm nhiều báo cáo phân tích kỹ lưỡng về việc thanh lý thiết bị và tài sản, cho phép bạn dễ dàng tìm kiếm, so sánh và điều chỉnh số lượng tài sản và thiết bị.

Hơn nữa, ứng dụng hỗ trợ bạn nắm bắt chính xác số lượng thiết bị. Nếu xuất hiện sự khác biệt, bạn có thể theo dõi và xác định nguồn gốc, đưa ra các biện pháp khắc phục để giúp tiết kiệm tiền bằng cách giảm lượng hàng tồn kho.

Các tính năng và lợi ích khác mà FieldCheck có thể cung cấp trên các thiết bị điện thoại di động bao gồm:

• Danh sách kiểm tra kỹ thuật số để theo dõi tình trạng hàng tồn kho hàng ngày
• Theo dõi hiệu suất nhân viên của bạn
• Đơn giản hóa việc điều hành và quản lý quy trình làm việc
• Đánh giá và phê duyệt các yêu cầu cho đơn đặt hàng và mua hàng
• Gửi lời nhắc công việc cho nhân viên sử dụng ứng dụng dành cho thiết bị di động

Vui lòng liên hệ với chúng tôi để tìm hiểu thêm về phần mềm kiểm soát hàng tồn kho của chúng tôi và nhận bản demo để sử dụng.