6 Nhược Điểm Khiến Bạn Không Nên Dùng Checklist Thủ Công Trong Retail Audit
Một trong những tình trạng chung của các thương hiệu bán lẻ hiện nay đó chính là việc quen sử dụng giấy bút hay các bảng tính trong hầu hết các công việc, kể cả retail store audit.
Nguyên nhân là vì đây là quy trình đã được áp dụng trong một khoảng thời gian. Các doanh nghiệp bán lẻ khó lòng nào thay đổi được cách thức này ngay lập tức mặc dù phương pháp này gây không ít khó khăn cho các cấp quản lý cũng như lực lượng nhân viên.
Tuy nhiên vẫn phải nói rằng để có được sự phát triển bền vững, các doanh nghiệp nên cân nhắc việc chuyển đổi số quá trình retail audit của mình.
Nguyên nhân là vì phương pháp thủ công sẽ tạo rất nhiều điểm bất cập. Và sau đây là 6 “red flag' khiên bạn sẽ nói không với checklist thủ công.
Số hóa quy trình retail audit là điều nên làm với mọi nhà bán lẻ
6 “Red Flag" Khiến Bạn Nói Không Với Checklist Thủ Công Trong Retail Audit
#1. Không Phản Ánh Theo Thời Gian Thực Để Kịp Thời Xử Lý
Vì phương pháp thủ công không thể nào khả năng hiển thị ngay lập tức hay ghi nhận theo thời gian thực, nên các bên liên quan thường sẽ nhận thông tin sau khi lực lượng thị trường hoàn thành đánh giá của mình tại các cửa hàng và tổng hợp tại văn phòng.
Theo ước tính, quá trình này có thể tốn đến 3 tuần (Theo chị My, Trợ Lý của Quản lý khối Vận hành tại KAO). Việc sử dụng phần mềm hỗ trợ quá trình retail sẽ có thể cắt giảm đến 70% thời gian cho toàn bộ quá trình nói trên.
Xem thêm: KAO Đã Tối Ưu Hóa 70% Quá Trình Xử Lý Dữ Liệu Như Thế Nào
Nguyên nhân là vì mọi thông tin và dữ liệu cung cấp bởi giám sát viên, PG hay các lực lượng thị trường khác đều được ghi nhận theo thời gian thực trên hệ thống ngay khi người dùng sử dụng thiết bị di động để làm nhiệm vụ và nhấn “Submitted”.
Không những vậy, tất cả các dữ liệu được gửi đều được lưu trữ trên Dòng thời gian của công cụ quản lý của Admin trên web.
Báo cáo trực quan cũng được tổng hợp tự động từ các con số trên từ biểu đồ line đến biểu đồ hình tròn, giúp các cấp quản lý có thể nắm bắt sơ bộ được tình hình hoạt động của việc kinh doanh khi nhìn vào các biểu đồ.
Khi cần các báo cáo chuyên sâu, họ cũng có thể tải về các bảng tổng hợp dữ liệu từ hệ thống về thiết bị, phục vụ cho việc phân tích chuyên sâu nhằm đưa ra các quyết định đúng đắn và kịp thời.
Như các bạn có thể thấy, việc ứng dụng công nghệ trong việc kiểm tra tình hình hoạt động tại các cửa hàng hay retail audit giúp ích rất nhiều cho các nhân sự liên quan.
Giải pháp số vừa giúp cắt giảm thời gian thực hiện vừa giảm tải khối lượng công việc đặt trên vai của họ.
Nhược điểm rất lớn của checklist thủ công là không phản ánh kịp theo thời gian thực
#2. Giao Tiếp Không Hiệu Quả Giữa Quản Lý Và Nhân Viên
Thực tế cho thấy khi thực hiện retail store audit bằng bảng tính hay giấy, việc trao đổi thông tin giữa cấp quản lý, nhân viên giám sát và nhân viên tại cửa hàng trở nên khó khăn và kém hiệu quả.
Nguyên nhân vì các yêu cầu khó có thể nào được thể hiện một cách chi tiết và đầy đủ dựa trên câu chữ. Ngoài ra, việc gửi các tài liệu bằng giấy đến nhân sự liên quan có thể tạo nên sự cồng kềnh khi di chuyển kiểm tra tại nhiều cửa hàng và điểm bán khác nhau.
Một trong những khó khăn khác khi dùng giải pháp truyền thống trong retail audit là vấn đề về việc chia sẻ báo cáo audit. Báo cáo bằng giấy hay bảng tính có thể cản trở các cấp quản lý xem xét và kiểm tra để có thể ra quyết định cần thiết đúng đắn và kịp thời.
Retail store audit có nhiều loại khác nhau
Một trong những lợi ích của việc sử dụng ứng dụng để thực hiện audit chính là tính nhanh chóng và hiệu quả trong truyền đạt thông tin giao tiếp, nhất là giữa quản lý và nhân viên.
Các báo cáo được tổng hợp tức thì trên giải pháp số giúp việc nắm bắt tình hình hoạt động, xu hướng và chia sẻ thông tin trở nên nhanh chóng hơn. Ngoài ra, các vấn đề hiện hữu có thể được giải quyết nhanh chóng hơn.
#3. Khó Theo Dõi Được Tiến Trình Thực Hiện Checklist Đến Đâu
Có thể bạn đã biết, mục tiêu của việc thực hiện retail audit đó chính là nắm bắt được chất lượng hoạt động của cửa hàng hay kịp thời phát hiện các vấn đề liên quan đến an ninh và an toàn tại đây.
Tuy nhiên, câu hỏi đặt ra là “Làm thế nào bạn có thể biết được việc kiểm tra vẫn đang được tiến hành tại các điểm mục tiêu?” Thông tin có thể bị trôi hay lạc khi được gửi bằng email.
Không những vậy, tính minh bạch và tín nhiệm có thể không được đảm bảo khi thực hiện bằng phương thức truyền thống.
Ngoài ra, khi cần các giải pháp kịp thời cho các vấn đề đang diễn ra, audit bằng giấy hay spreadsheet có thể tạo ra sự chậm trễ hay trì hoãn trong việc ra quyết định từ cấp quản lý.
Giải pháp retail store audit số FieldCheck cung cấp tính năng quản lý công việc. Theo đó, khi bạn phát hiện bất kỳ vấn đề gì, bạn sẽ có thể báo cáo hay giao việc trực tiếp cho người có liên quan.
Sau đó, bạn có thể dùng hệ thống để theo dõi tiến độ giải quyết vấn đề mà không cần trực tiếp ghé thăm cửa hàng hay liên lạc trực tiếp đến nhân sự chịu trách nhiệm về phần công việc đó.
Đặc biệt hơn, để đảm bảo tính bảo mật cho một số thông tin, chúng tôi cung cấp tính năng phân quyền cho người dùng. Theo đó, bạn có thể giới hạn quyền xem hay quyền chỉnh sửa đối với các tài khoản khác nhau.
#4. Làm Báo Cáo Mất Nhiều Thời Gian
Sau khi thực hiện retail audit khi ghé thăm nhiều cửa hàng và điểm bán khác nhau, các giám sát viên hoặc auditor sẽ có thể trở lại văn phòng.
Công việc tiếp theo có lẽ sẽ là tổng hợp mọi thứ sau khi thực audit bằng tệp Excel, đính kèm hình ảnh chụp trực tiếp tại các điểm đã ghé thăm, thậm chí là scan bằng chứng ra giấy.
Quá trình này không chỉ làm tốn nhiều công sức mà còn gây tốt nhiều thời gian và sự chậm trễ, làm giảm số lượng các cuộc audit có thể được tiến hành.
Trong khi đó, với các cuộc audit được làm trực tiếp trên các thiết bị di động, các bước trên là không cần thiết.
Bạn có thể trực tiếp đính kèm hình ảnh được chụp bằng thiết bị, nhấn chọn các câu trả lời trên checklist được tạo bởi cấp quản lý trước đó, và thêm nhận xét hay ghi chú tại văn phòng nếu cần.
Báo cáo dễ dàng hơn với FieldCheck
Như các bạn có thể thấy, quá trình này tiết kiệm rất nhiều công đoạn, cắt giảm thời gian thực hiện công việc đi audit, nhất là trong việc tổng hợp các dữ liệu thu thập được trong mỗi lần đi audit.
Đặc biệt hơn, với ứng dụng hỗ trợ retail audit, bạn chỉ cần nhấn vài cú click chuột đã có ngay bản báo cáo chuyên nghiệp được tạo tự động bởi ứng dụng.
Theo số liệu thực tế, người dùng ứng dụng có thể tiết kiệm 5 lần thời gian cho audit và báo cáo nhờ sử dụng ứng dụng hỗ trợ retail audit, như FieldCheck.
#5. Khó Theo Dõi Được Hiệu Quả Kiểm Toán Có Xu Hướng Tăng Hay Giảm
Theo cách truyền thống, khi nhận được các số liệu từ lực lượng thị trường, các quản lý sẽ khó biết được liệu điểm audit là đang tốt hơn hay đi xuống. Hay họ khó có thể biết được câu trả lời cho câu hỏi “Top 3 vấn đề chính đang tồn đọng là gì?”
Bằng cách có được thông tin này, bạn sẽ biết được làm thế nào để có thể cải thiện việc kinh doanh của mình.
Một trong những vấn đề thường gặp khi thực hiện retail store audit bằng giấy hay bảng tính đó chính là việc dữ liệu được khai thác rải rác từ nhiều nguồn khác nhau, gây khó khăn lên việc tổng hợp và truy xuất dữ liệu.
Trong khi đó, trong trường hợp tất cả các dữ liệu audit đều được ghi nhận lên một hệ thống, bạn sẽ dễ dàng nhận biết được tình hình và xu hướng hoạt động tại các cửa hàng hay điểm bán của mình bất kể thời gian và địa điểm.
Không những vậy, thông tin này đều được ghi nhận theo thời gian thực. Tất cả những gì bạn cần làm là nhấn chọn tính năng Dashboard và chọn các dữ kiện mà bạn cần xem. Ngoài ra, bạn còn có thể tải các bản báo cáo từ ứng dụng để gửi cho các đối tác của mình một cách dễ dàng.
#6. Không Nhất Quán Được Dữ Liệu
Do tính chất dễ “tam sao thất bản” vì cách thức thực hiện công việc của mỗi người khác nhau, việc tổng hợp thông tin hay dữ liệu audit có thể mất đi tính nhất quán.
Điều này không những gây khó khăn trong việc tổng hợp, làm báo cáo mà còn ảnh hưởng rất lớn đến tính minh bạch trong các con số từ việc retail store audit.
Việc nhập liệu thủ công còn có thể dễ dẫn đến lỗi con người, ảnh hưởng đến tính chính xác trong việc audit.
Trong khi đó, khi thực hiện kiểm tra dựa trên các checklist kỹ thuật số, bạn sẽ có thể hạn tối đa lỗi con người bằng cách tạo lập các bảng câu hỏi được thống nhất về câu trả lời.
Không những vậy, việc thống kê, tổng hợp và phân tích dữ liệu sau đó cũng trở nên dễ dàng hơn, thậm chí còn có thể được làm tự động nhờ công nghệ.
Từ đó, bạn sẽ có tiết kiệm được rất nhiều thời gian từ việc tổng hợp thông tin và con số. Thời gian này bạn sẽ có thể dành để nghiên cứu và đưa ra được các chiến lược để phát triển việc kinh doanh cũng như thu hút thêm khách hàng hiệu quả hơn.
Dữ liệu được đồng bộ khi sử dụng phần mềm retail audit
Lời Kết
Trên đây là 6 nguyên nhân tại sao checklist thủ công ảnh hưởng đến kết quả của retail audit. Không những tiêu tốn nhiều lực lượng tham gia vào cùng một nhiệm vụ mà còn tiêu tốn khá nhiều thời gian.
Ngoài ra, việc nắm bắt tình hình và xu hướng hoạt động tại các cửa hàng cũng gặp khó khăn khi sử dụng checklist thủ công.
Được xem phương pháp tối ưu giúp giải quyết được các vấn đề nói trên, các ứng dụng SaaS hiện nay hỗ trợ việc thực hiện audit một cách dễ dàng hơn, giảm tải khối lượng công việc cho lực lượng lao động đồng thời tối ưu hóa thời gian làm việc.
Đặc biệt hơn, các dữ liệu còn được cập nhật theo thời gian thực, đảm bảo tính minh bạch. Việc truy xuất các biểu đồ phân tích cũng được thực hiện tự động bằng hệ thống.
Vì vậy, các cấp quản lý có thể truy cập và có cái nhìn sơ bộ về tình hình bán lẻ một cách dễ dàng bất kể thời gian và địa điểm.
Tìm hiểu cách FieldCheck có thể hỗ trợ doanh nghiệp bán lẻ của bạn ngay hôm nay
