Phần Mềm Quản Lý Chuỗi Cửa Hàng Sơn - 5 Lưu Ý Quan Trọng Khi Lựa Chọn
Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn là một công cụ được nhiều doanh nghiệp bán sơn hiện đại sử dụng để quản lý hệ thống các chi nhánh, giám sát và theo dõi quy trình vận hành của nhà kho, chuỗi cửa hàng cũng như giúp công việc quản lý tài chính - nhân sự, và quản trị khách hàng được diễn ra thuận lợi và tiết kiệm thời gian hơn.
Hầu hết các phần mềm trên thị trường đều tương thích với các thiết bị di động hiện nay, cũng như có thể tổng hợp và cung cấp thông tin trên cùng một hệ thống. Nhờ đó, người sử dụng phần mềm hay chủ cửa hàng có thể dễ dàng quản lý và linh hoạt kiểm tra công việc ở mọi lúc, mọi nơi.
Cửa hàng bán lẻ sơn
Vậy nếu không áp dụng phần mềm vào trong quản lý thì doanh nghiệp sẽ gặp những vấn đề nào khi vận hành chuỗi cửa hàng sơn? Trong nội dung bài viết hôm nay, FieldCheck sẽ cung cấp cho bạn những yếu tố cần thiết giúp bạn có được quyết định hợp lý trước khi mua và sử dụng phần mềm.
Những Khó Khăn Gặp Phải Khi Vận Hành Chuỗi Cửa Hàng Sơn
Quản Lý Tính Đồng Bộ Trong Việc Trưng Bày Tại Từng Điểm Bán
Với thị trường bán lẻ cạnh tranh như hiện nay, việc thu hút và giữ chân khách hàng trong cửa hàng là điều quan trọng. Lúc này, trưng bày sản phẩm chính là một trong những yếu tố quan trọng thúc đẩy khách hàng ra quyết định mua sản phẩm của bạn.
Tuy nhiên, việc giám sát trưng bày hàng hóa tại từng cửa hàng và đảm bảo tính đồng bộ, nhất quán giữa các cửa hàng khác nhau là một thách thức đối với các nhà quản lý.
Trong trường hợp đó, bạn nên ứng dụng công cụ phần mềm có hỗ trợ báo cáo hình ảnh để ghi nhận cũng như quản lý tình trạng thực tế của việc trưng bày tại cửa hàng. Điều này giúp bạn dễ dàng thiết lập, điều chỉnh tiêu chí trưng bày theo tiêu chuẩn của doanh nghiệp, và giúp cải thiện hình ảnh tại cửa hàng hiệu quả hơn.
Trưng bày sản phẩm hợp lý cũng là một thách thức
Dễ Xảy Ra Sai Sót Khi Kiểm Kê Hàng Hóa
Việc sở hữu một chuỗi cửa hàng sơn sẽ khác với khi bạn kinh doanh chỉ một cửa hàng nhất định.
Với số lượng hàng hóa lớn được phân bổ ở nhiều chi nhánh khác nhau, bạn sẽ phải bỏ ra nhiều công sức để quản lý và kiểm soát hàng hóa ở tất cả các cửa hàng, từ số lượng hàng nhập về, số lượng hàng hiện có/ tồn kho, đến tên sản phẩm, giá thành và ngày sử dụng.
Nếu chỉ quản lý bằng phương pháp thủ công như ghi chép sổ sách hay Excel và không có một hệ thống quản lý rõ ràng thì hoàn toàn có thể dẫn đến vấn đề là mọi thông tin không được đồng bộ và lưu trữ.
Khi đó, các tình trạng như nhầm lẫn thông tin các loại sơn, quá trình kiểm kê và báo cáo sai sót sẽ dễ xảy ra đối với các nhân viên mới và trở thành gánh nặng cho họ.
Đây cũng là một trong những nguyên nhân khiến công việc kinh doanh của doanh nghiệp không được đánh giá một cách chính xác.
Khó khăn khi kiểm kê hàng hóa
Dễ Thất Thoát Tài Chính
Theo như cách quản lý truyền thống thì vào mỗi cuối ngày, cửa hàng trưởng hoặc người giám sát sẽ phải tổng hợp lại các hóa đơn bán hàng và sổ ghi chép doanh thu tại mỗi cửa hàng, sau đó gửi về cho quản lý phụ trách cửa hàng.
Là một nhà quản lý của chuỗi cửa hàng sơn, bạn không chỉ quản lý nhiều loại hàng hóa với số lượng khổng lồ mà còn phải quản lý và giám sát rất nhiều nhân viên, bao gồm quản lý giờ giấc, tính lương cho nhân viên và cả chất lượng, năng suất làm việc của nhân viên.
Một chuỗi cửa hàng sơn có thể có quy mô có thể lên đến 9-10 cửa hàng, nhà quản lý không thể kiểm soát hết mọi thứ, hoặc phát hiện nếu có trường hợp gian lận xảy ra trong quá trình bán hàng và ghi vào sổ sách.
Với việc sử dụng phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn, nhân viên tại cửa hàng chỉ cần chọn loại sản phẩm, số lượng mà khách hàng mua trên thiết bị hỗ trợ.
Khó kiểm soát doanh thu
Phần mềm lúc này sẽ tính tiền và lên hóa đơn cho khách theo bảng giá của sản phẩm đã được thiết lập sẵn. Tổng số tiền bán hàng trong ngày sẽ thể hiện trực tiếp trên phần mềm, giúp cho việc quản lý doanh thu của chuỗi cửa hàng trở nên hiệu quả và thuận lợi hơn rất nhiều.
Tổng Hợp Báo Cáo Mất Nhiều Thời Gian
Tình trạng sai sót, chênh lệch trong các báo cáo khi phải kiểm soát mặt hàng nguyên vật liệu có số lượng lớn và hàng nghìn mẫu mã khác nhau như sơn là điều rất khó tránh khỏi.
Bên cạnh đó, nhà quản lý cũng cần theo dõi và nắm rõ thông tin để có giải pháp bảo quản và xử lý kịp thời cho những sản phẩm hết hạn sử dụng.
Đây chính là lúc mà một phần mềm quản lý cửa hàng sơn sẽ rất hữu ích. Nó sẽ hỗ trợ bạn trong việc cập nhật thông tin chính xác cũng như tối ưu thời gian và công sức của nhân viên. Quá trình tổng hợp và báo cáo từ đó cũng không còn là vấn đề gây đau đầu nữa.
Khó Khăn Trong Việc Kết Nối Khách Hàng
Trong lĩnh vực kinh doanh và bán hàng, dù là đối với bất cứ mặt hàng nào, thì việc chăm sóc và giữ mối quan hệ với khách hàng vẫn luôn là điều quan trọng. Tuy nhiên, với kiểu quản lý truyền thống, chỉ có nhân viên tại cửa hàng mới tiếp xúc được với khách hàng và hiểu rõ nhu cầu của họ.
Nhà quản lý chuỗi cửa hàng sẽ không thường xuyên đến và có mặt tại khắp các cửa hàng để giám sát và nắm bắt được đâu là khách hàng thân thiết cũng như xác định được đối tượng tiềm năng của doanh nghiệp mình.
Một điểm đặc biệt nữa của kinh doanh mặt hàng sơn là khách hàng cá nhân chiếm đa số và họ còn phải chịu nhiều chi phí khác trong quá trình xây, sửa nhà nên thường sẽ thanh toán trước một khoản thay vì trả hết toàn bộ.
Nhân viên tại cửa hàng bán sơn
Việc áp dụng phần mềm không những giúp bạn có thể quản lý và theo dõi công nợ, mà còn có khả năng ghi nhớ và nhắc nợ khách hàng đúng hạn. Điều này cũng giúp cho mối quan hệ của cửa hàng với khách hàng trở nên minh bạch, rõ ràng và tốt đẹp hơn.
Lưu Ý Khi Lựa Chọn Phần Mềm Quản Lý Chuỗi Cửa Hàng Sơn
Tính Linh Hoạt Cao
Không phải chuỗi cửa hàng sơn nào cũng có quy mô, cách vận hành giống nhau. Do đó bạn cần sở hữu một phần mềm có thể tùy biến nhanh theo từng nhu cầu.
Không những vậy, một số sản phẩm phần mềm với rất nhiều tính năng có thể bạn không cần dùng tới, điều đó đôi khi tạo ra sự bối rối trong quá trình sử dụng và vận hành.
Thật tuyệt vời nếu có một phần mềm bạn có thể tự do thêm/loại bỏ bất cứ tính năng nào bạn muốn. Bám sát nhu cầu, tiết kiệm thời gian, tiết kiệm ngân sách là điều mà bất cứ chủ cửa hàng nào cũng đều khao khát.
Nhà Cung Cấp Có Am Hiểu Sâu Về Vận Hành Chuỗi
Trên thực tế, nhiều người đã không tìm hiểu kỹ mà chỉ tin hoàn toàn vào lời quảng cáo nên đã chủ quan và mua nhầm phần mềm quản lý không phù hợp với mô hình kinh doanh.
Vậy nên, một tiêu chí quan trọng khác khi lựa chọn một phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn chính là tìm một nhà cung cấp có kinh nghiệm và được nhiều khách hàng trong kinh doanh vận hành chuỗi sử dụng trước đó.
Sử dụng phần mềm chuỗi quản lý cửa hàng sơn
Bạn có thể bắt đầu từ việc tham khảo website của nhà cung cấp, tìm kiếm thông tin về nhà cung cấp trên mạng xã hội và xem đánh giá từ những khách hàng đã sử dụng.
Có như vậy, bạn mới có thể đánh giá được sự uy tín cũng như xem xét được mức độ phù hợp phần mềm với nhu cầu trong doanh nghiệp của mình hay không.
Khả Năng Tương Thích Với Hệ Thống Sẵn Có
Một số chuỗi cửa hàng lớn có thể đã có sẵn hệ thống vận hành (ví dụ DMS, ERP) hoặc phần mềm bán hàng POS, và họ chỉ cần thêm một vài module tính năng cho từng bộ phận riêng biệt.
Lúc này một phần mềm quản lý cần có tính tùy biến cực cao để có thể tương thích và không gây xung đột với hệ thống sẵn có.
Tốt nhất hãy dùng thử trước khi quyết định mua để có cái nhìn cụ thể hơn về những gì nhà cung cấp có thể đáp ứng cho bạn.
Dễ Cài Đặt, Sử Dụng
Một phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn tốt nên được thiết lập đơn giản dễ sử dụng để tất cả người sử dụng phần mềm có thể dễ dàng thao tác trên mọi thiết bị.
Bên cạnh đó, giao diện phải được thiết kế một cách khoa học và thân thiện với người dùng với các tính năng bố trí ở vị trí dễ quan sát và nhận diện. Phần mềm cũng nên hỗ trợ ngôn ngữ tiếng Việt để nhân viên không gặp khó khăn và bất tiện trong quá trình sử dụng.
Có Đội Ngũ Kỹ Thuật Hỗ Trợ Liên Tục
Trong quá trình sử dụng phần mềm, chắc chắn sẽ có những vấn đề bạn cần sự trợ giúp từ nhà cung cấp như cách sử dụng phần mềm, hỗ trợ dùng thử phần mềm, hay lỗi từ hệ thống,...
Các doanh nghiệp mới áp dụng phần mềm vào trong quản lý thường gặp khó khăn trong quá trình làm quen và thành thạo toàn bộ tính năng.
Đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ
Vì vậy, bạn nên tìm hiểu về các dịch vụ tư vấn, hỗ trợ từ nhà cung cấp và chính sách hỗ trợ tại các khu vực khác trước khi triển khai ứng dụng phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn có đội ngũ nhân viên hỗ trợ nhiệt tình và tận tâm.
Fieldcheck - Phần Mềm Quản Lý Chuỗi Cửa Hàng Vượt Trội
Hiện nay, rất nhiều phần mềm có mặt trên thị trường có thể hỗ trợ bạn quản lý chuỗi và cửa hàng bán lẻ sơn. FieldCheck chính là một trong những giải pháp công nghệ mang đến những hiệu quả tốt nhất và quản lý toàn diện dành cho bạn. Hãy cùng xem qua những tính năng đặc biệt sau đây:
Quản Lý Trưng Bày Sản Phẩm Tại Điểm Bán
Để tạo sự nhất quán trong việc trưng bày cửa hàng cũng như cải thiện nhận diện thương hiệu cho chuỗi cửa hàng, FieldCheck cũng hỗ trợ tính năng giúp nhân viên phụ trách trưng bày.
Tính năng quản lý trưng bày của FieldCheck
Bạn có thể thiết lập quy chuẩn trưng bày tại chuỗi cửa hàng và gửi đến nhân viên của các cửa hàng để triển khai nhanh chóng và thuận tiện thông qua công cụ Admin. Nhân viên có thể truy cập vào nhiệm vụ trên ứng dụng điện thoại để triển khai nhanh chóng. Ngoài ra, giám sát viên có thể dựa vào các quy chuẩn có sẵn để kiểm tra tiện lợi.
Kiểm Kê Hàng Hóa, Báo Cáo Sự Cố Nhanh Chóng
Thay vì sử dụng giấy bút hoặc Excel để cập nhật doanh số bán được tại cửa hàng mỗi ngày, phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng FieldCheck có thể hỗ trợ nhân viên cửa hàng báo cáo số liệu ngay trên ứng dụng điện thoại di động. Nhân viên của bạn giờ đây chỉ đơn giản mở ứng dụng FieldCheck và nhập số lượng sản phẩm được bán ra sau đó nhấn gửi.
Việc áp dụng phần mềm FieldCheck để quản lý chuỗi cửa hàng sơn sẽ giúp người nhân viên cũng như cấp quản lý nhanh chóng kiểm tra số lượng sản phẩm còn trong kho ở từng cửa hàng và dễ dàng cập nhật thông tin hàng hóa của tất cả cửa hàng trong hệ thống.
Theo Dõi, Đánh Giá Hiệu Quả Kinh Doanh Từng Cửa Hàng
Với phần mềm quản lý FieldCheck, các số liệu sẽ được tự động cập nhật lên hệ thống dựa trên thời gian thực. Theo đó, người quản lý có thể thấy và theo dõi dễ dàng doanh số bán hàng tại các cửa hàng để đề ra những hành động cần thiết.
Việc sử dụng phần mềm giúp thuận tiện quản lý nhiều cửa hàng
Việc kiểm kê hàng tồn kho cũng trở nên đơn giản với FieldCheck. Nhân viên cửa hàng hoặc giám sát viên có thể sử dụng ứng dụng để cập nhật số lượng sản phẩm còn có trong kho hàng và đặt hàng bổ sung nếu cần. Từ đó, các cửa hàng sơn của bạn cũng hoạt động hiệu quả hơn và bạn cũng có thể dễ dàng so sánh và đánh giá được khả năng kinh doanh của từng cửa hàng.
Quản Lý Chấm Công, Ngày Nghỉ Của Nhân Viên Dễ Dàng
Việc quản lý giờ làm việc cũng như năng suất của nhân viên cũng được đơn giản hóa với phần mềm của chúng tôi. Nhân viên có thể sử dụng ứng dụng để check-in hay check-out khi đến cửa hàng. Sau đó, báo cáo sẽ được ghi nhận và thống kê lên hệ thống dựa theo thời gian thực.
Quản lý có thể theo dõi chấm công trong Dòng thời gian hoặc có cái nhìn bao quát hơn với thống kê và phân tích theo biểu đồ trong mục Phân tích về năng suất của nhân viên.
FieldCheck hỗ trợ giám sát công việc của nhân viên
Từ đó, các nhà quản lý có thể giám sát hiệu quả nhân viên có thực hiện đúng quy định làm việc của công ty hay không hoặc đưa ra các quyết định lương, thưởng phù hợp.
BÀI VIẾT LIÊN QUAN:
Kinh Nghiệm Quản Lý Chuỗi Cửa Hàng Bán Lẻ Thành Công
Cách Xây Dựng Mô Hình Quản Lý Chuỗi Cửa Hàng
Tại Sao Nên Sử Dụng Phần Mềm Quản Lý Chuỗi Cửa Hàng?
Mẹo Quản Lý Chuỗi Cửa Hàng Thực Phẩm Hiệu Quả
